10 pengguna utama yang harus memiliki akses ke perangkat lunak CMMS
Mengetahui siapa yang harus memiliki akses ke CMMS Anda adalah bagian penting untuk memastikannya berjalan dengan lancar dan menguntungkan operasi Anda. Gagal memberikan akses yang tepat, atau memberikan akses ke terlalu banyak orang, dapat menyebabkan segala hal mulai dari data yang tidak akurat hingga penyimpangan keamanan, pengeluaran yang berlebihan, dan banyak lagi.
Daftar isi
- Apa itu pengguna?:Memahami berbagai tingkat akses CMMS
- Kasus untuk memiliki banyak pengguna CMMS
- Siapa yang seharusnya memiliki akses ke CMMS?
- Siapa yang seharusnya tidak memiliki akses ke CMMS Anda?
- Cara membantu pengguna CMMS menjadi sukses
- Kata terakhir tentang pengguna CMMS
Apa itu pengguna?:Memahami berbagai tingkat akses CMMS
Tidak semua pengguna CMMS dibuat sama. Mengetahui tingkat akses mana yang tersedia dan menentukan siapa yang akan ditempatkan di setiap tingkat sangat penting untuk menyiapkan perangkat lunak CMMS dan mengoptimalkan penggunaannya.
- Tingkat akses pengguna menentukan fitur yang dapat mereka gunakan, informasi yang mereka lihat, dan tingkat kontrol yang mereka miliki.
- Sebagian besar vendor CMMS mengenakan biaya berdasarkan jumlah pengguna aktif. Diskusikan tujuan dan proses Anda dengan mereka sehingga mereka dapat merekomendasikan siapa yang membutuhkan akses dan seberapa banyak.
- Tingkat akses yang berbeda memastikan keakuratan informasi dan efisiensi tugas.
- Setiap operasi dapat memiliki tingkat akses yang disesuaikan, bergantung pada pekerjaan yang mereka lakukan. CFO sebuah perusahaan kecil mungkin menginginkan akses ke fitur pelaporan, sementara perusahaan yang lebih besar mungkin menyerahkan pekerjaan itu kepada orang lain di departemen keuangan.
Meskipun seseorang mungkin tidak memiliki akses ke CMMS, mereka masih dapat mengirimkan dan melacak permintaan pekerjaan pemeliharaan. Joe di bidang keuangan atau Jane dalam pemasaran masih dapat memanfaatkan kekuatan CMMS tanpa menjadi pengguna. Pastikan Anda memilih CMMS dengan alur kerja permintaan kerja yang memungkinkan orang untuk mengirim, mencari, mengurutkan, dan melacak permintaan mereka tanpa harus masuk.
Gagal memberikan akses yang tepat [ke CMMS Anda], atau memberikan akses ke terlalu banyak orang, dapat menyebabkan data yang tidak akurat, audit yang gagal, penyimpangan keamanan, perintah kerja yang terlewat, waktu henti, dan pengeluaran yang berlebihan.
Kasus untuk memiliki banyak pengguna CMMS
Di beberapa organisasi, hanya ada segelintir pengguna CMMS, biasanya manajer pemeliharaan. Meskipun hal ini dapat menghemat uang Anda dalam jangka pendek, hal ini dapat menyebabkan dua masalah besar seiring waktu:
- Lebih sedikit pengguna memberikan lebih banyak pekerjaan pada pengguna tersebut. Mereka bertanggung jawab atas segalanya, termasuk mencatat perintah kerja, menjalankan laporan, dan banyak lagi.
- Ini membatasi upaya dan dampak semua orang, mulai dari teknisi hingga kepemimpinan senior. Jika mereka tidak memiliki visibilitas ke dalam operasi pemeliharaan, hal itu menyebabkan kebingungan, pekerjaan yang terlewatkan, semangat kerja yang rendah, keputusan yang salah informasi, dan kurangnya akuntabilitas.
Di sisi lain, memberi CMMS akses ke berbagai orang dalam organisasi Anda bermanfaat karena dua alasan besar:
- Ini menjadikan pemeliharaan sebagai tanggung jawab bersama di seluruh bisnis Anda, sehingga tim pemeliharaan dapat menemukan cara untuk meningkatkan dan berkembang.
- Anda dapat menangkap informasi dari semua sudut bisnis Anda, menganalisisnya, dan menggunakan data untuk membuat keputusan yang lebih tepat.
Siapa yang harus memiliki akses ke CMMS
Manajer pemeliharaan/administrator sistem
Tidak perlu dipikirkan lagi bahwa administrator sistem harus menjadi pengguna inti dalam CMMS. Ini adalah orang-orang yang mengawasi penggunaan perangkat lunak sehari-hari dan sangat terlibat dalam pemilihan, implementasi, dan pengoptimalan CMMS. Sebagian besar aspek pemeliharaan dijalankan melalui manajer, itulah sebabnya mereka harus memiliki akses administratif. Dengan cara ini, mereka dapat membuat, menjadwalkan, dan memprioritaskan perintah kerja, sambil mengelola aset, membuat laporan, dan banyak lagi.
Di beberapa organisasi, hanya ada satu atau dua pengguna CMMS, biasanya manajer pemeliharaan. Meskipun hal ini dapat menghemat uang Anda dalam jangka pendek, hal ini menyebabkan beberapa inefisiensi yang semakin parah seiring waktu.
Manajer fasilitas dan/atau manajer operasi
Pemeliharaan adalah bagian penting dari bagaimana fungsi fasilitas produksi. Itu sebabnya manajer fasilitas dan manajer operasi memerlukan akses ke CMMS. Mereka harus dapat melihat informasi pemeliharaan, jadwal, metrik, dan kinerja di berbagai fasilitas untuk meningkatkan efisiensi, menentukan anggaran, mempersiapkan audit, membeli inventaris, dan banyak lagi.
Insinyur keandalan, manajer TPM, dan/atau manajer peningkatan berkelanjutan
Orang-orang dalam peran ini harus memiliki akses administratif ke perangkat lunak pemeliharaan Anda karena mereka harus dapat mengambil data yang dikumpulkan dengan CMMS, mengolah angka, dan mengubahnya menjadi informasi yang dapat ditindaklanjuti. Menjadi administrator di CMMS memungkinkan mereka mengakses semua data yang diperlukan, menjalankan laporan, dan membuat proses dalam CMMS yang dapat mengurangi waktu henti, meningkatkan efisiensi, dan memangkas biaya.
Manajer inventaris
Memberi manajer inventaris akses administratif ke CMMS Anda memungkinkan mereka untuk mencatat informasi tentang suku cadang, melihat data historis, menetapkan jumlah minimum, dan mengirim permintaan pembelian. Ketika Anda menambahkan semua ini, ini mengarah pada pelacakan dan pembelian inventaris yang lebih baik sehingga tim pemeliharaan memiliki suku cadang yang tepat, di tempat yang tepat, dan dalam jumlah yang tepat untuk setiap pekerjaan. Ini juga menghasilkan catatan dan pengeluaran yang lebih akurat, dan koordinasi antar departemen yang lebih baik.
Petugas kesehatan dan keselamatan
Kesehatan dan keselamatan sangat penting untuk mengurangi kecelakaan dan lulus audit agar tetap patuh. Akses administratif ke CMMS memberi personel ini kemampuan untuk menempatkan semua informasi kesehatan dan keselamatan dalam satu sistem, seperti sertifikasi, kebijakan, daftar periksa, dan hasil audit. Ini adalah cara yang bagus untuk mengurangi risiko keselamatan di tempat kerja dan memastikan organisasi tetap patuh.
Teknisi
Teknisi harus langsung disertakan sebagai pengguna di CMMS Anda. Merekalah yang akan paling banyak menggunakan CMMS dan fitur-fiturnya untuk melakukan pemeliharaan. Meskipun beberapa teknisi akan memiliki akses administratif, mereka harus dapat melihat perintah kerja, menerima pemberitahuan, menambahkan informasi ke profil aset, dan melakukan tugas lain yang penting untuk proses perbaikan dan inspeksi. Hal ini memungkinkan mereka untuk menjadi efisien, akurat, dan aman, sekaligus memastikan data dicatat secara real-time.
Personil produksi
Supervisor lini, operator mesin, dan personel produksi lainnya bekerja dengan peralatan setiap hari, yang berarti mereka sering kali dapat mendeteksi tanda-tanda kegagalan lebih awal dan berada di lokasi saat terjadi kerusakan. Memiliki akses ke CMMS memungkinkan personel produksi untuk mengirimkan permintaan atau menambahkan detail ke perintah kerja sehingga masalah dapat diketahui lebih awal dan proses perbaikan menjadi lebih efisien. Operator juga dapat diberi tugas pemeliharaan dasar dalam CMMS, seperti membersihkan peralatan, yang menghemat waktu, menjaga peralatan tetap sehat, dan membebaskan teknisi untuk pekerjaan yang lebih besar dan terampil.
Kontraktor
Kontraktor dan teknisi pihak ketiga yang tidak selalu berada di lokasi atau berafiliasi langsung dengan organisasi Anda harus memiliki akses tamu ke CMMS Anda sehingga mereka dapat melihat perintah kerja, daftar tugas, dan sumber daya sambil juga dapat menambahkan catatan dan menyelesaikan tugas. Namun, mereka tidak perlu menjadi pengguna penuh karena mereka hanya sesekali mengakses CMMS.
Memiliki akses ke CMMS memungkinkan personel produksi untuk mengirimkan permintaan atau menambahkan detail ke perintah kerja sehingga masalah dapat diketahui lebih awal dan proses perbaikan menjadi lebih efisien.
Eksekutif dan kepemimpinan senior
Eksekutif dan pemimpin senior lainnya membuat keputusan besar tentang perusahaan menggunakan semua data yang mereka bisa. Memiliki akses ke CMMS Anda membuat mereka tetap mengetahui tentang kinerja operasi pemeliharaan, termasuk pencapaian utama, tantangan, dan KPI, sehingga mereka dapat membuat keputusan yang tepat dan memandang pemeliharaan sebagai hal yang penting untuk keberhasilan organisasi. Pimpinan senior hanya memerlukan akses terbatas ke CMMS karena mereka tidak akan menggunakannya setiap hari.
Departemen TI
Tim TI mengawasi seluruh infrastruktur digital perusahaan Anda, termasuk CMMS. Memberi tim TI Anda akses ke CMMS Anda memungkinkan mereka untuk memantau integrasi, pembaruan perangkat lunak, dan penyimpanan data serta tugas keamanan yang dilakukan oleh penyedia perangkat lunak untuk memastikan kebijakan dan prosedur yang tepat dipatuhi.
Siapa yang seharusnya tidak memiliki akses ke CMMS Anda?
Jawaban singkatnya adalah, siapa pun yang tidak ada dalam daftar di atas mungkin tidak memerlukan akses ke CMMS Anda. Karyawan di departemen lain sering memiliki sedikit atau tidak ada kontak dengan produksi atau pemeliharaan. Biaya dan upaya untuk memberi karyawan ini akses dan melatih mereka akan lebih besar daripada manfaatnya. Meskipun beberapa permintaan pemeliharaan datang dari personel ini, integrasi CMMS memungkinkan staf menggunakan sistem yang nyaman bagi mereka, daripada harus mengadopsi CMMS.
Cara membantu pengguna CMMS agar berhasil
Mengetahui siapa yang harus menggunakan CMMS Anda hanyalah langkah pertama— karyawan tersebut juga perlu menggunakan sistem secara konsisten dan tepat. Implementasi CMMS yang sukses sering kali bergantung pada adopsi pengguna, yang bergantung pada kenyamanan staf dengan teknologi baru.
Dapatkan masukan semua orang sebelum memilih CMMS
Jika CMMS tidak memiliki fitur yang sesuai dengan tim Anda atau pengguna tidak mau beradaptasi dengan proses baru, investasi Anda akan sia-sia. Penting untuk memutuskan siapa yang harus diajak bicara saat memilih CMMS, tanyakan bagaimana perasaan mereka tentang mengadopsi rutinitas baru, pertimbangkan apa yang mereka butuhkan, dan pastikan itu ditangani saat membeli dan mengimplementasikan perangkat lunak.
Buat kebijakan pengelolaan aset
Kebijakan manajemen aset memberikan serangkaian prinsip panduan, maksud, tujuan, dan metode untuk manajemen aset sehingga setiap orang merasa yakin dengan pilihan dan kontribusi mereka terhadap fasilitas. Kebijakan manajemen aset membantu memberdayakan pengguna CMMS dengan memberi mereka serangkaian proses dan batasan yang jelas. Saat pengguna dapat membuat keputusan yang tepat, mereka cenderung merasa nyaman dengan CMMS dan mengadopsi perangkat lunak baru dengan lebih cepat dan mudah.
Jika CMMS tidak memiliki fitur yang sesuai dengan tim Anda atau pengguna tidak mau beradaptasi dengan rutinitas baru, investasi Anda akan sia-sia.
Pilih juara CMMS
Seorang juara CMMS berkoordinasi dengan vendor, manajemen atas, dan pengguna untuk memastikan CMMS diimplementasikan dan memenuhi potensi penuhnya. Mereka mendorong adopsi pengguna dengan membangun strategi implementasi, program orientasi, dan rencana pelatihan sehingga setiap pengguna tahu mengapa perangkat lunak itu penting, bagaimana dampaknya, dan bagaimana menggunakannya secara efektif. Juara CMMS juga membuat semua orang terlibat dalam transisi ke teknologi baru dengan menjadi kontak utama bagi pengguna yang memiliki pertanyaan, tantangan, atau saran tentang CMMS.
Kata terakhir tentang pengguna CMMS
Setiap fasilitas akan mendefinisikan pengguna CMMS sedikit berbeda. Namun, ada beberapa pengguna kunci yang penting bagi keberhasilan perangkat lunak pemeliharaan, seperti manajer pemeliharaan, teknisi, dan insinyur keandalan. Penting juga untuk fokus pada bagaimana pengguna ini dapat didorong untuk menggunakan perangkat lunak dengan benar dan konsisten. Menemukan keseimbangan yang sempurna akan menciptakan fondasi di mana CMMS dapat berkembang dan operasi pemeliharaan dapat memberikan nilai lebih bagi bisnis.
