Cara Menentukan Dan Menulis Kebijakan Pemeliharaan
Sering disalahgunakan dan disalahpahami, kata kebijakan adalah istilah umum. Namun, penerapan dan efektivitasnya pada manajemen bisnis dan tata kelola pemeliharaan tidak perlu dipertanyakan lagi. Baca terus untuk mengetahui apa itu kebijakan pemeliharaan dan bagaimana penerapannya serta mendukung strategi pemeliharaan yang efisien dan efektif.
Apa itu kebijakan pemeliharaan?
Kebijakan pemeliharaan adalah dokumen yang dibuat, dimiliki, dan dikelola oleh manajemen senior. Dalam hierarki tata kelola bisnis, semua kebijakan mengalir dari dan berada di bawah visi, misi, dan nilai perusahaan.
Sebagai pernyataan niat faktual, kebijakan pemeliharaan adalah dokumen formal. Ini menetapkan apa yang diharapkan manajemen puncak dari departemen pemeliharaan. Isi kebijakan pemeliharaan harus mendukung dan memungkinkan misi, nilai, dan tujuan bisnis.
Anda akan menemukan kebingungan seputar kebijakan versus strategi, jadi mari kita luruskan. Kebijakan pemeliharaan berada di bawah strategi bisnis – namun di atas strategi departemen pemeliharaan dan rencana pemeliharaan strategis.
Mengapa Anda memerlukan kebijakan untuk pemeliharaan?
Kebijakan pemeliharaan menetapkan batasan untuk pengembangan strategi pemeliharaan. Anggap saja sebagai misi dan nilai untuk departemen pemeliharaan. Dengan menetapkan ekspektasi pemeliharaan yang jelas, objektif, dan dapat diukur, kebijakan tersebut memfokuskan tindakan departemen pemeliharaan ke arah hasil yang diperlukan dan diinginkan, seperti membuat proses bisnis hemat biaya, mengurangi biaya pemeliharaan, mengurangi waktu henti dan kerusakan yang tidak direncanakan, dll.
Tindakan menulis kebijakan pemeliharaan membutuhkan sedikit analisis yang adil. Ini memaksa keputusan tentang analisis risiko, tingkat kepatuhan peraturan yang diinginkan, biaya pemeliharaan dan komitmen pengeluaran, dan tingkat keselamatan tenaga kerja . Proses seperti itu menggabungkan pemikiran, menciptakan konsensus, dan kolaborasi antara manajemen senior dan pekerja pemeliharaan.
Ini juga merupakan komitmen yang jelas dan dapat diaudit dari pemilik atau tim senior. Ketika seorang insinyur pemeliharaan atau ahli pemeliharaan lainnya menulis strategi pemeliharaan, dokumen mereka harus memenuhi maksud dan komitmen yang disyaratkan oleh kebijakan pemeliharaan. Pada dasarnya, mereka dimintai pertanggungjawaban oleh kebijakan tersebut.
Siapa yang menulis dokumen kebijakan pemeliharaan?
Tindakan menulis dokumen kebijakan pemeliharaan kurang penting daripada siapa yang merumuskannya.
Minimal, Anda dapat mengharapkan Direktur SDM, Direktur Operasi, dan Direktur Teknik untuk hadir. Tim senior ini harus merumuskan semua kebijakan, berdasarkan dampaknya terhadap departemen mereka. Tim biasanya dipimpin oleh CEO atau Managing Director.
Tulisan biasanya akan diteruskan ke manajer teknik atau manajer pemeliharaan. Diajukan ke tim manajemen senior untuk ditinjau dan ditantang, CEO dan kepala departemen pemeliharaan akan menandatangani dokumen setelah semuanya dipoles dan disetujui.
Pembagian tanggung jawab yang tepat antara peran akan bergantung pada ukuran organisasi Anda dan departemen pemeliharaan Anda.
Apa yang menentukan kebijakan pemeliharaan yang baik?
Cara termudah untuk menjelaskan seperti apa kebijakan pemeliharaan yang baik adalah dengan meninjau karakteristik yang diinginkan. Kami mengidentifikasi enam di antaranya.
1. Koherensi dengan nilai-nilai perusahaan
Jika nilai-nilai perusahaan berbicara tentang hak bagi semua karyawan untuk pulang ke rumah dengan selamat dari tempat kerja setiap hari, akan lalai untuk tidak menyoroti harapan kesehatan dan keselamatan dari departemen pemeliharaan.
Jika kepedulian terhadap kelestarian dan lingkungan dihargai, ekspektasi tingkat tinggi tentang pembuangan limbah akan sesuai, mendorong manajer pemeliharaan untuk lebih ramah lingkungan.
Cara terbaik untuk kehilangan dukungan dari karyawan Anda adalah dengan menunjukkan ketidakkonsistenan antara kata-kata dan perbuatan.
2. Sesuai dengan tujuan
Rancang kebijakan Anda sesuai dengan ukuran dan aktivitas perusahaan, dengan tetap memperhatikan pemeliharaan yang sesuai. Organisasi pemeliharaan enam orang mungkin memiliki 4 atau 5 kebijakan satu halaman yang mencakup SDM, Operasi, Kesehatan &Keselamatan, dan Keuangan. Kebijakan produsen multi-situs besar akan memiliki serangkaian dokumen yang komprehensif.
Tulis kebijakan untuk mendukung panduan yang jelas, pengambilan keputusan yang baik, dan publikasikan posisi perusahaan Anda terkait dengan pemeliharaan. Tulislah untuk menginformasikan dan menyertakan pedoman yang realistis.
3. Kejelasan
Kebijakan pemeliharaan harus memperjelas peran dan tujuan pemeliharaan serta bagaimana mendukung visi perusahaan. Ini harus menetapkan batas-batas yang jelas di mana departemen pemeliharaan tidak boleh beroperasi. Ini juga akan dengan jelas mengartikulasikan kewajiban dan dukungan yang diharapkan dari organisasi yang lebih luas terhadap departemen pemeliharaan.
4. Dibentuk melalui keterlibatan eksternal
Lewatlah sudah hari-hari ketika seorang CEO menulis dokumen kebijakan sebagai cara mengawasi staf mereka. Diskusikan kebijakan dengan mereka yang akan terpengaruh, dan pertimbangkan masukan dan kekhawatiran mereka. Kebijakan yang tidak praktis akan diabaikan, dengan alasan mengapa kebijakan itu ditulis sejak awal .
5. Aksesibilitas &penerapan
Kebijakan tidak kering, dokumen berdebu, ditulis untuk menyenangkan auditor setiap beberapa tahun sekali. Mereka ada untuk menginformasikan dan memandu keputusan sehari-hari. Semua personel harus dapat mengakses dan membaca dokumen kebijakan perusahaan mana pun.
Pengguna Limble CMMS memiliki opsi untuk membuat aset digital dan melampirkan kebijakan pemeliharaan yang baru ditulis/diperbarui ke dalamnya. Dengan cara ini, setiap karyawan dengan akun pengguna Limble dapat dengan cepat mengakses dokumen di PC atau perangkat seluler apa pun. Mengapa ini penting? Karena dokumen yang sulit ditemukan akan berhenti digunakan.
Ukuran, strategi, atau praktik perusahaan akan berubah sepanjang siklus hidupnya. Kebijakan pemeliharaan harus menjalani pembaruan rutin untuk memastikan penerapan untuk operasi saat ini. Dengan cara itu, mirip dengan prosedur operasi standar.
6. Pernyataan komitmen
Kebijakan tersebut harus ditandatangani dan didukung oleh CEO dan kepala departemen, yang menandakan komitmen formal dari orang yang bertanggung jawab. Saat individu berubah dalam peran mereka, peninjauan dan penandatanganan dokumen oleh pemegang jabatan baru harus dilakukan.
Apa isi kebijakan pemeliharaan biasa?
Setiap kebijakan pemeliharaan yang Anda baca akan berbeda, tetapi kebijakan yang baik harus mencakup area berikut:
1. Pendahuluan
Pendahuluan adalah gambaran umum, singkat, tingkat tinggi untuk seseorang yang tidak memiliki pengetahuan pemeliharaan. Ini berbicara tentang apa itu pemeliharaan, mengapa itu dilakukan, dan manfaat yang dibawanya bagi organisasi.
Ini harus menjelaskan bagaimana pemeliharaan membantu perusahaan mencapai visi, misi, dan tujuannya, menangani pemeliharaan yang tepat, pemeliharaan preventif, dan semua kegiatan pemeliharaan lainnya.
2. Tujuan kebijakan
Tujuan menjelaskan maksud di balik penulisan dokumen. Mungkin Anda ingin menyediakan lingkungan yang aman dan sehat bagi karyawan dan operator mesin. Anda mungkin ingin memaksimalkan waktu kerja peralatan untuk memastikan penggunaan aset yang efektif dan efisien. Mungkin komponen atau kualitas layanan merupakan bagian integral dari apa yang Anda lakukan, dan Anda ingin mempertahankan keunggulan produk.
Mungkin manajemen inventaris yang efektif adalah bagian dari perhatian Anda, atau mungkin pengurangan pengerjaan ulang. Jika peralatan yang Anda gunakan padat modal, Anda mungkin ingin mencapai total biaya operasi serendah mungkin.
Paragraf ini harus menjelaskan alasan untuk meresepkan harapan pemeliharaan ini.
3. Pernyataan niat
Bagian dari kebijakan ini merupakan komitmen perusahaan. Itu harus dimulai dengan pernyataan yang pasti. Tidak ada lagi bahasa halus tingkat tinggi di sini. Apa yang akan dilakukan kebijakan ini? Contohnya meliputi:
Kebijakan Pemeliharaan kami akan…
Kebijakan ini akan memastikan…
Pendekatan perusahaan terhadap pemeliharaan adalah…
Setelah pernyataan ini, akan ada daftar butir komitmen yang dimulai dengan kata-kata tindakan:memelihara, menerapkan, memastikan, mencegah, membantu, mempromosikan, menyediakan . Seharusnya tidak ada ambiguitas dalam pernyataan ini, tidak ada ruang untuk salah tafsir.
4. Ruang lingkup kebijakan dan prosedur pemeliharaan
Paragraf ini menjelaskan tingkat pertama penerapan dan pemeliharaan proses manajemen pemeliharaan yang komprehensif. Ini menguraikan perencanaan dan pengembangan kegiatan yang terkait dengan pemeliharaan perusahaan Anda, dan setidaknya harus mencakup:
mengembangkan strategi pemeliharaan
menetapkan standar pemeliharaan
menulis rencana pemeliharaan strategis
mengembangkan dan menulis prosedur pemeliharaan
5. Persyaratan kebijakan
Bab persyaratan adalah inti dari dokumen kebijakan pemeliharaan, karena lebih taktis daripada strategis. Di sini, Anda menulis paragraf singkat yang menjelaskan pendekatan perusahaan atau departemen terhadap isu-isu penting. Pada dasarnya, Anda menguraikan ruang lingkup pekerjaan pemeliharaan yang diperlukan dengan menentukan tugas pemeliharaan yang diperlukan. Topik umum adalah:
Persiapan strategi pemeliharaan yang menangani pemeliharaan terencana dan tidak terencana.
Menulis dan meninjau secara berkala Rencana Manajemen Strategis (SMP) yang membahas kebutuhan pemeliharaan perusahaan dalam jangka pendek, menengah, dan panjang.
Pengembangan anggaran, untuk memastikan pencapaian standar pemeliharaan yang ditetapkan.
Pengembangan sistem manajemen pemeliharaan yang memanfaatkan data original equipment manufacturer (OEM), pengalaman dalam layanan, dan data historis.
Implementasi, pemantauan, dan tinjauan berkelanjutan terhadap kinerja pemeliharaan terhadap standar industri.
Menetapkan proses untuk pengambilan, penyimpanan yang aman, dan pemanfaatan data pemeliharaan, untuk memenuhi persyaratan pelaporan perusahaan dan peraturan.
Pengadaan kontraktor pemeliharaan dan layanan pemeliharaan.
Paragraf persyaratan kebijakan adalah penjelasan yang luas dan mendalam tentang masalah yang memerlukan kepatuhan dari perusahaan atau departemen. Keterlibatan departemen lain dalam pengembangan tahap ini menguntungkan dan direkomendasikan.
6. Alokasi tanggung jawab
Meskipun singkat, di sinilah Anda mengidentifikasi peran yang dipengaruhi atau bertanggung jawab atas kebijakan ini. Siapa yang akan dimintai pertanggungjawaban olehnya? Konsultasi apa yang harus dilakukan, dan dengan siapa? Siapa yang akan diberitahu tentang isinya?
Untuk menghindari terus memperbarui bagian ini, gunakan peran daripada nama. Alamat persyaratan pemeliharaan dan garis besar tanggung jawab tim pemeliharaan.
7. Dokumen terkait
Daftar semua dokumen yang mempengaruhi kebijakan pemeliharaan dalam beberapa cara. Ini mungkin undang-undang eksternal atau kebijakan internal lainnya.
Sertakan dokumen internal yang ada karena kebijakan ini. Contohnya termasuk dokumen strategi pemeliharaan, rencana manajemen strategis, sistem manajemen pemeliharaan, dan standar pemeliharaan.
Turun hanya satu tingkat dalam hierarki dokumen:Anda tidak perlu untuk membuat daftar semua prosedur, catatan panduan, atau praktik kerja aman yang berada di bawah standar.
Tidak tahu harus mulai dari mana? Lihat beberapa contoh kebijakan pemeliharaan
Di bawah ini adalah beberapa tautan ke dokumen kebijakan pemeliharaan dan panduan untuk berbagai industri yang ditemukan di domain publik. Contoh-contoh ini tidak harus berisi semua komponen yang direkomendasikan; meskipun demikian, mereka cukup baik untuk dijadikan contoh praktis.
Ingat, mengambil ini dan menyalinnya kata demi kata tidak akan membantu Anda. Kebijakan pemeliharaan Anda harus mencerminkan nilai perusahaan Anda, industri tempat Anda bekerja, tingkat teknologi, dan peralatan bekas .
Sebagai gantinya, gunakan contoh berikut untuk fokus pada format dan jenis konten yang disertakan:
Kebijakan Pemeliharaan Peralatan Medis #1
Kebijakan Pemeliharaan Peralatan Medis #2
Kebijakan Pemeliharaan Sistem Keamanan Informasi
Kebijakan Pemeliharaan Gedung
Pendekatan pemeliharaan dari atas ke bawah
Kebijakan perawatan yang kuat adalah langkah pertama bagi organisasi untuk mengoptimalkan pengeluaran perawatan mereka, meningkatkan waktu kerja peralatan, dan menyelaraskan strategi dan prosedur perawatan dengan misi dan nilai perusahaan.
Dengan menetapkan harapan pemeliharaan yang objektif dan dapat diukur, kebijakan pemeliharaan memfokuskan departemen teknik dan pemeliharaan pada penyampaian maksud dan komitmen yang diperlukan oleh kebijakan pemeliharaan. Jika dirancang dan dikomunikasikan dengan benar, diharapkan dapat meminimalkan kerugian dan kerusakan produksi, meningkatkan kualitas produk, dan mengoptimalkan peralatan pemeliharaan, suku cadang, dan personel.
Pendekatan top-down yang koheren dan dapat diaudit untuk manajemen pemeliharaan dimulai dengan kebijakan pemeliharaan yang jelas dan dapat dipahami yang selaras dengan tujuan perusahaan Anda dan didukung oleh manajemen senior.
