Membudayakan Citizen Developer: Strategi Memberdayakan Inovasi Bisnis

Beberapa tahun lalu, saya mendapat kesempatan berbicara di beberapa konferensi dengan tema kepemimpinan. Presentasinya berdasarkan pengajaran luar biasa yang bisa didapat dari menonton acara televisi Amerika Serikat (AS) Undercover Boss. Bagi yang tidak familiar, setiap semaine seorang “peserta” (pemilik bisnis, CEO, atau eksekutif lainnya dalam samaran) ke cabang perusahaan untuk mempelajari bagaimana nilai dan proses perusahaan dijalankan. Para pemimpin bisnis bersamaran sebagai karyawan baru.

Yang selalu saya temukan menarik adalah betapa banyak pemimpin terkejut menemukan seberapa berbeda pandangan mereka tentang perusahaan dibandingkan dengan pandangan karyawan. Meskipun niat baik, komunikasi, dan pelatihan karyawan, kepemimpinan (dalam samaran dalam acara) sering menemukan bahwa hal-hal bukan seperti yang mereka bayangkan. Para pemimpin bisnis mengalami berbagai momen “aha” saat melihat perusahaan melalui kacamata karyawan baru.

Minggu lalu, saya memiliki momen “aha” yang tidak terduga saat bergabung dalam acara dengan Spruce Technology. Kepemimpinan mereka tidak mengirim siapa pun bersamaran, dan juga tidak meninjau survei karyawan untuk memperkuat apa yang ingin mereka meresapkan di seluruh organisasi.

Sebaliknya, tim kepemimpinan merayakan kelangsungan hidup perusahaan selama 15 tahun dengan memimpin UiPath Citizen Developer Challenge selama lima jam (juga dikenal sebagai “bot-a-thon”).

Bayangkan kejutannya saya saat bergabung dengan karyawan dari seluruh Spruce Technology untuk menghadiri penilaian Citizen Developer Challenge, hanya untuk menemukan bahwa ini bukan keterlibatan klien. Ini adalah seluruh tim kepemimpinan Spruce Technology yang menyatakan bahwa mereka ingin:

• Memberdayakan pembelajar seumur hidup
• Menciptakan lingkungan yang mempromosikan kreativitas dan inovasi
• Memanfaatkan nilai otomatisasi bagi diri sendiri
• Berbicara dengan klien dari posisi pengetahuan, bukan hanya memberikan presentasi slide

Luarbiasa.

Acara adalah ide dari tim eksekutif Spruce Technology, diorganisir oleh Sarah Knapp, Executive Vice President (EVP) Bidang Pengembangan Bisnis dan Strategi.

Cara internal, inovatif, dan luar biasa mereka untuk benar-benar memahami otomasi layak untuk dibagikan. Dan siapa yang lebih tepat untuk membaginya dengan Anda daripada Knapp sendiri.

Sarah, senang bisa membuat blog ini dengan Anda. Mari saya mulai dengan bertanya: mengapa citizen developer challenge?

“Kami merayakan 15 tahun Spruce dan ingin melakukan sesuatu yang spesial yang menghimpun berbagai tim dari Spruce. Meskipun ‘bersama’ telah mendapatkan arti baru selama 15 bulan terakhir, kami melihatnya sebagai kesempatan untuk melibatkan orang dari semua lokasi kami di seluruh dunia. Kami fokus pada memastikan semua level dan jenis karyawan dapat berpartisipasi. Dan bahwa pengalaman tersebut akan memberikan kesempatan untuk kerja tim yang berfokus pada teknologi kreatif dan inovatif, yang inti dari misi Spruce.”

Baik, dan mengapa citizen developer challenge dengan UiPath?

“UiPath adalah pilihan yang jelas bagi kami dari berbagai alasan. Kami ingin acara ini inklusif, terjangkau, dan pengalaman positif bagi semua yang terlibat. Ada use case yang kuat untuk UiPath yang dapat dipahami oleh semua orang, dan kami tahu bahkan karyawan non-teknis kami akan dapat berkontribusi secara bermakna bagi tim mereka. Ada juga kepercayaan bahwa tim akan dapat mengembangkan bot yang berfungsi dalam waktu yang relatif singkat yang telah dialokasikan.

Selain itu, kami percaya pada kekuatan otomasi untuk membantu organisasi beroperasi lebih efisien dan meningkatkan kualitas hidup karyawan. UiPath adalah pilihan solusi yang jelas di ruang RPA [robotic process automation]—baik sebagai mitra kami maupun pemimpin pasar.”

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyatukan bot-a-thon dan bagaimana logistiknya?

“Tim Pengembangan Bisnis Spruce membutuhkan sekitar empat bulan untuk mengorganisir dan mengeksekusi bot-a-thon ini dengan UiPath menggunakan hanya sumber daya internal (sumber daya yang memiliki tanggung jawab lain yang harus diurus secara paralel dengan perencanaan). Ada juga kolaborasi yang besar dengan Chief Technology Officer (CTO) kami Albert Balcells dan EVP Professional Services James Mahoney untuk mendukung identifikasi use case, pembentukan tim, penetapan kriteria penilaian, dan lebih banyak lagi.

Ada banyak bagian yang bergerak yang harus diatur agar bot-a-thon berhasil. Seperti yang Anda tahu, kami segera menghubungi UiPath dan kami senang mengetahui Anda dapat bergabung dengan kami sebagai hakim! Kami merasa partisipasi eksternal penting bagi karyawan kami untuk memvalidasi acara dan kesadaran atas upaya mereka. Saya juga sangat senang dengan dukungan yang ditunjukkan oleh tingkat kepemimpinan tertinggi, dengan CEO dan mitra manajemen kami semua hadir dalam acara.

Secara taktis, kami harus memperhitungkan segala hal mulai dari rencana komunikasi, pembentukan tim, pengisian peran yang diperlukan untuk menjalankan acara pada hari itu, mengkoordinasikan akses ke UiPath untuk mengembangkan bot, hingga struktur untuk memberikan pemenang dan hadiah mereka.

Sementara menjalankan acara virtual memberikan keuntungan partisipasi yang lebih beragam secara geografis, ini memerlukan perencanaan teknologi yang besar di luar acara tatap muka tradisional.”

Pada hari acara, berapa banyak peserta yang Anda miliki? Dari bidang apa di perusahaan?

“Secara total, kami memiliki hampir 40 orang yang terlibat pada hari acara, antara pengembang warga, hakim, dan peran kunci lainnya.

Peserta datang dari hampir setiap bagian Spruce. Ini sekitar pembagian 40/60 antara peran non-TI dan TI. Di sisi non-TI, kami memiliki perwakilan dari Pengembangan Bisnis, Rekrutmen, dan departemen Kontrak dan Proposal. Dari sisi teknis, kami memiliki keberagaman peran yang diwakili, termasuk analis TI, manajer akun, pengembang, dan insinyur.”

Pertanyaan terakhir: apakah Anda memiliki rencana untuk acara serupa?

“Tentu saja! Kami senang untuk menjadikan acara ini tahunan sekarang setelah kami memiliki yang pertama di balik kami.”

Apa yang saya pelajari tentang menciptakan budaya citizen developer

Saya harap pembaca menghargai seluruh citizen developer challenge dilakukan dalam beberapa jam. Saya harus percaya Anda telah memiliki offsite tahunan yang berlangsung jauh lebih lama dan mungkin menghasilkan jauh lebih sedikit.

Saya sangat menikmati mendengar presentasi tim, menjelaskan mengapa mereka ingin mengotomatisasi apa yang mereka otomatisasi, dan kemudian mempresentasikan robot kepada tim yang lain. Dua pernyataan yang diungkapkan selama penilainya benar-benar membuat saya terkesan sebagai sesuatu yang kuat.

Seperti Undercover Boss, saya tidak akan memberitahu Anda mengapa mereka kuat, tetapi biarkan Anda memikirkannya (lalu silakan berbagi pendapat Anda):

“Saya bukan dari TI. Ini menakutkan.”

Ini datang dari salah satu karyawan Spruce Technology, yang berasal dari latar belakang penyediaan tenaga kerja tetapi bersedia melompat dan mempelajari hal baru. Dia initially takut, tetapi setelah bekerja dengan timnya, menyadari bahwa UiPath mudah dinavigasi dan tidak rumit seperti yang dia pikirkan dulu.

“Kita bisa menggunakan teknologi ini sekarang!”

Ini datang dari analis TI pada salah satu tim yang melihat seberapa mudah robot UiPath mereka digunakan, dan seberapa mudah dapat diterapkan hari ini setelah hanya tiga jam kerja.

Saya menikmati melihat robot pemenang dalam bot-a-thon karena menunjukkan apa yang dapat dilakukan oleh bisnis dalam era otomasi. Saya tidak dengan cara apa pun mengatakan IT bayangan. CIO harus bertanggung jawab atas jaringan, termasuk menyediakan komputer yang distandardisasi, infrastruktur UiPath Orchestrator, dan memastikan kredensial perlindungan digunakan untuk mengurangi kekhawatiran siber tentang robot dengan akses berbasis peran.

Dikatakan demikian, citizen developer yang membangun aplikasi untuk Apple App Store atau Google Play Store bebas untuk membayangkan (dan mengimajinasikan kembali) pekerjaan.

Standar, pengujian otomatis, dan pedoman yang jelas yang diterapkan memastikan kelincahan dan skalabilitas dalam proses, memungkinkan citizen developer untuk menciptakan jutaan aplikasi yang membuat kehidupan kita lebih baik. Spruce Technology telah menemukan cara untuk meningkatkan hari kerja karyawan mereka, perusahaan mereka memiliki pengalaman bersama yang luar biasa, dan saat mereka duduk dengan klien mereka akan dapat berbicara sebagai tepercaya advisor dan dengan otoritas.

Knapp dan timnya “mengambil hal biasa dan membuatnya wajar!” Terima kasih kepada Knapp atas menjadi mitra, inovator, dan pemimpin yang hebat.

Oh, saya hampir membiarkan pembaca menunggu. Di awal tulisan blog ini saya menyebutkan saya memiliki momen ‘aha’ selama Citizen Developer Challenge di Spruce Technology.

Apa momen ‘aha’ saya?

Nah, jujur, itu adalah pengingat dari tahun-tahun lalu ketika saya di Angkatan Bersenjata AS dan ditempatkan di perbatasan antara Jerman Timur dan Jerman Barat. Komandan 11th Armored Cavalry Regiment (ACR) pada saat itu adalah Kolonel John Abrams. Di atas Humvee yang melihat perbatasan, dia tegas bahwa pemimpin tidak bisa memimpin dari belakang. Bos yang memimpin dari laporan adalah memimpin dari berita kemarin.

Tim kepemimpinan di Spruce pasti berada di depan dan Anda dapat melihatnya di mata setiap karyawan yang rela dan berpartisipasi.

Sarah, terima kasih lagi atas berbagi dan memberi saya kesempatan untuk melihat kepemimpinan manusia dan otomasi UiPath semua dari satu acara yang hebat.

Kekuatan demokratisasi otomasi

Dampak dan kekuatan demokratisasi RPA luar biasa. Pada 2017, robot RPA pertama yang diterapkan di pemerintah AS muncul selama kontes inovasi National Aeronautics and Space Administration (NASA).

Instansi yang berhasil menskalakan RPA dan manajemen perubahan melihat keberhasilan itu segera setelah citizen developer challenge. Sementara Knapp melakukan tantangan lima atau enam jam, lihat hasil dari tiga tantangan 90 hari yang diadakan oleh Angkatan Udara AS.

Digital Wingman Challenge menunjukkan penerimaan dan kegemaran baik dari anggota militer maupun karyawan pemerintah terhadap otomasi. Tentu saja, jika Anda tidak punya 90 hari tetapi ingin lebih dari satu siang hari untuk citizen developer challenge, ikuti contoh dari Departemen Kesehatan dan Layanan Manusia AS (HHS). HHS mengistirahatkan beberapa minggu untuk tantangan Battle of the Robots mereka.

Citizen developer challenge menghasilkan ide, kolaborasi, dan kegembiraan tentang otomasi. Citizen developer challenge bukan beban berat dan kami senang membantu.