Tiga pilar untuk menskalakan otomatisasi cerdas:proses, teknologi, orang

Tiga pilar penskalaan otomatisasi cerdas

Menskalakan otomatisasi cerdas terbukti lebih sulit daripada yang diantisipasi, kata Chris Huff, tiga pilar, yang melibatkan proses, teknologi, dan manusia adalah kuncinya.

Pada tahun 2020, lebih dari 70% perusahaan akan mengadopsi robotic process automation (RPA), menurut survei Deloitte baru-baru ini. Organisasi-organisasi ini merangkul teknologi otomasi sebagai cara untuk mengurangi ketegangan pada tenaga kerja mereka sambil juga menuai manfaat seperti peningkatan kepatuhan, produktivitas yang lebih tinggi, dan pengurangan biaya. Namun, terlepas dari antusiasme, penskalaan RPA dan penskalaan otomatisasi cerdas terbukti lebih sulit daripada yang diantisipasi. Faktanya, Deloitte menemukan bahwa hanya 3% organisasi yang mengatakan bahwa mereka telah meningkatkan tenaga kerja digital RPA mereka.

Bagaimana organisasi dapat membuat lompatan ini dan bergerak mulus dari proof-of-concept RPA yang layak ke program otomasi cerdas di seluruh perusahaan? Sebaiknya pikirkan terlebih dahulu tentang penskalaan dalam kerangka kerja terstruktur yang terdiri dari tiga pilar – proses, teknologi, dan manusia. Mengerjakan detail setiap pilar akan membantu bisnis menjawab pertanyaan besar tentang penskalaan sekaligus menciptakan strategi yang dapat diterapkan untuk mereplikasi kesuksesan awal mereka dengan RPA.

Pilar 1:Proses yang terdefinisi dengan baik

Inti dari setiap proyek adalah rencana, dan penskalaan otomatisasi cerdas tidak terkecuali. Langkah-langkah berikut akan membantu Anda menentukan persyaratan dan mengungkap hambatan atau masalah lebih awal.

• Langkah 1: Melakukan penilaian model maturitas. Evaluasi kesiapan organisasi Anda untuk otomatisasi dari perspektif teknologi dan proses. Sangat penting bahwa tim TI Anda terlibat sejak awal. Mereka akan memberi saran tentang bagaimana teknologi otomatisasi sesuai dengan tumpukan TI perusahaan Anda serta cara memastikan kepatuhan terhadap protokol keamanan. Setelah implementasi, tim TI akan bertanggung jawab untuk mengelola perangkat lunak – alasan lain untuk menghubungi mereka lebih awal. Praktik terbaik adalah mengevaluasi area bisnis tempat Anda ingin menerapkan otomatisasi dan mengoptimalkan proses operasional sebelum otomatisasi.
• Langkah 2: Buat peta perjalanan implementasi. Cetak biru mendefinisikan proses perubahan. Pada langkah ini, Anda akan mengidentifikasi area bisnis yang siap untuk otomatisasi. Anda ingin memulai dengan 'kemenangan cepat' untuk mendapatkan dukungan eksekutif dan tenaga kerja yang lebih luas. Secara paralel, Anda akan mulai mendesain kantor program Enterprise Automation dan model operasi yang diperlukan untuk mendukung program Anda dalam skala besar.
• Langkah 3: Skala dan berinovasi. Menskalakan program Otomasi Anda akan memerlukan pertimbangan dan perencanaan yang matang dari model terpusat, terdesentralisasi, atau federasi. Sebagian besar program mulai terpusat untuk menetapkan kebijakan dan tata kelola dan matang menjadi model federasi setelah kebijakan diterapkan dan unit bisnis telah memperoleh tingkat kemahiran tertentu untuk merancang dan membangun otomatisasi mereka. Saat Anda menskalakan, awasi inovasi agar Anda tidak melewatkan kesempatan untuk mengadopsi teknologi baru yang mungkin ideal untuk kebutuhan bisnis Anda.

Pilar 2:Platform otomatisasi cerdas (IA) yang dapat diskalakan dengan teknologi yang kuat

Untuk menskalakan, organisasi memerlukan rangkaian teknologi yang menerapkan otomatisasi ke berbagai kasus penggunaan. Di sinilah solusi khas RPA saja akan gagal. Sebagian besar organisasi memiliki operasi kompleks yang menjangkau kantor depan dan belakang dan sering kali menemukan bahwa mereka memiliki data tidak terstruktur dalam dokumen atau email yang harus diubah menjadi data terstruktur sebelum diproses oleh RPA. Kemampuan ini biasanya disebut Cognitive Capture dan melibatkan teknologi yang menggunakan Intelligent-Optical Character Recognition dan Machine Learning.

Artinya, bagi bisnis untuk mencapai otomatisasi, mereka harus menggabungkan beberapa teknologi, menurut Everest Group. Namun, karena mengintegrasikan solusi dari beberapa vendor tidak praktis, pendekatan platform Otomatisasi Cerdas direkomendasikan untuk meminimalkan beberapa pengadaan, manajemen vendor, dan menggabungkan teknologi bersama-sama. Oleh karena itu, penting untuk mengevaluasi vendor dalam hal portofolio teknologi lengkap mereka. Platform terpadu dan terpadu dengan perpaduan teknologi yang lengkap harus mampu memproses dokumen secara cerdas sambil mengotomatiskan aktivitas hilir. Selain itu, organisasi harus mengevaluasi platform IA untuk kemampuan berikut:

• Emulasi aplikasi:Kelola tugas dalam aplikasi web, file Excel, PDF, dan lainnya tanpa menggunakan mesin desktop.
• Jejak desktop minimal:Terapkan otomatisasi saat runtime tanpa instalasi terpisah.
• Arsitektur yang fleksibel:Dukungan untuk cloud, penerapan di lokasi dan hibrid, serta integrasi sederhana dengan aplikasi pihak ketiga.
• Analisis platform agnostik vendor:Menganalisis dan mengukur hasil otomatisasi untuk mengidentifikasi efisiensi, kepatuhan, dan eksposur risiko.
• Dukungan seluler:Pantau dan kelola otomatisasi dari lokasi mana pun.

Pilar 3:Orang yang tepat untuk memimpin dalam penskalaan otomatisasi cerdas

Inti dari Digital Workforce adalah karyawan. Model enam kompetensi adalah praktik terbaik yang dirancang untuk memastikan organisasi memberdayakan orang yang tepat untuk mendukung program otomatisasi. Tingkat sumber daya akan bergantung pada ukuran program IA Anda, tetapi harus ada pemikiran khusus yang diberikan untuk mengelola setiap area berikut:

Tata Kelola:Tim ini mengawasi program otomatisasi secara keseluruhan dan memastikan karyawan mengetahui perubahan yang akan datang saat penskalaan berlangsung.

Teknologi:Anggota tim ini bertanggung jawab untuk mengelola hubungan eksternal dengan vendor otomatisasi, bersama dengan pertimbangan teknologi internal, seperti server dan persyaratan infrastruktur.

Alat dan pelatihan:Sumber daya harus didedikasikan untuk membuat alat dan dokumen untuk pelatihan dan adopsi.

• Pengelolaan perubahan: Bahkan perubahan positif dapat menjadi hal yang menakutkan bagi karyawan. Organisasi membutuhkan sumber daya yang berkomitmen untuk mengubah manajemen. Grup ini mengidentifikasi bagaimana otomatisasi akan berdampak pada tenaga kerja dan menemukan cara untuk membuat karyawan tetap berdaya selama masa transisi.
• Pelaporan: Ekspansi didorong oleh catatan keberhasilan yang telah terbukti. Sasaran kinerja harus didefinisikan dengan jelas di awal, sehingga dapat dilacak, diukur, dan dibagikan di seluruh organisasi, terutama dengan para eksekutif yang memiliki wewenang pengambilan keputusan atas inisiatif otomatisasi.
• Berbagi pengetahuan: Untuk setiap kasus penggunaan di mana IA diimplementasikan, ada pelajaran untuk dipelajari. Sekelompok individu yang berdedikasi harus menangkap, mendokumentasikan, dan membagikan informasi ini, sehingga dapat digunakan untuk meningkatkan implementasi atau iterasi berikutnya.

Mereplikasi hasil proof-of-concept dapat menjadi tantangan bagi organisasi mana pun, tetapi pendekatan metodis yang dibangun di atas proses yang terdefinisi dengan baik, teknologi yang kuat, dan orang-orang yang diberdayakan dalam peran yang tepat memberikan struktur yang tepat untuk mendorong perubahan dan mencapai skala.

Chris Huff adalah Chief Strategy Officer Kofax. Dia mengembangkan dan mendorong inisiatif strategis perusahaan sebagai penyedia otomatisasi cerdas (IA) dan otomatisasi proses robot (RPA) generasi berikutnya.