Menskalakan Otomasi Cerdas: Tiga Tiang Utama—Proses, Teknologi, dan Orang
Tiga tiang utama menskalakan otomasi cerdas
Menskalakan otomasi cerdas terbukti lebih sulit dari yang diantisipasi, kata Chris Huff, tiga tiang, melibatkan proses, teknologi dan orang adalah kunci.
Pada 2020, lebih dari 70% perusahaan akan telah mengadopsi robotics process automation (RPA), menurut survei Deloitte terbaru. Organisasi ini mengadopsi teknologi otomatisasi sebagai cara untuk mengurangi beban pada tenaga kerja sambil juga merasakan manfaat seperti kepatuhan yang ditingkatkan, produktivitas yang lebih tinggi, dan biaya yang lebih rendah. Namun, meski antusias, menskalakan RPA dan menskalakan otomasi cerdas terbukti lebih sulit dari yang diantisipasi. Faktanya, Deloitte menemukan bahwa hanya 3% organisasi yang mengatakan mereka telah menskalakan tenaga kerja digital RPA mereka.
Bagaimana organisasi dapat melompat ini dan bergerak mulus dari konsep layak RPA ke program otomasi cerdas seluruh perusahaan? Berguna untuk pertama kali memikirkan skalasi dalam kerangka terstruktur yang terdiri dari tiga tiang – proses, teknologi dan orang. Melalui detail setiap tiang akan membantu bisnis menjawab pertanyaan besar tentang skalasi sambil juga menciptakan strategi yang dapat diterapkan untuk mereplikasi keberhasilan awal mereka dengan RPA.
Tiang 1: Proses yang terdefinisi dengan baik
Inti setiap proyek adalah rencana, dan menskalakan otomasi cerdas tidak berbeda. Langkah-langkah berikut akan membantu Anda menentukan kebutuhan dan mengungkap hambatan atau masalah sejak awal.
- Langkah 1: Lakukan penilaian model maturitas. Evaluasi kesiapan organisasi Anda untuk otomasi dari sudut pandang teknologi dan proses. Penting bahwa tim IT Anda terlibat sejak awal. Mereka akan menasihati bagaimana teknologi otomatisasi sesuai dengan tumpukan IT perusahaan Anda serta bagaimana memastikan kepatuhan terhadap protokol keamanan. Setelah implementasi, tim IT akan bertanggung jawab untuk mengelola perangkat lunak — alasan lain untuk menghubungi mereka sejak awal. Praktik terbaik adalah mengevaluasi area bisnis tempat Anda mencari untuk menerapkan otomasi dan mengoptimalkan proses operasional sebelum otomasi.
- Langkah 2: Buat peta perjalanan implementasi. Cetak biru mendefinisikan proses perubahan. Dalam langkah ini, Anda akan mengidentifikasi area bisnis yang matang untuk otomatisasi. Anda ingin mulai dengan ‘kemenangan cepat’ untuk mendapatkan komitmen eksekutif dan tenaga kerja yang lebih luas. Secara paralel Anda akan mulai mendesain kantor program Otomasi Perusahaan Anda dan model operasional yang diperlukan untuk mendukung program Anda pada skala.
- Langkah 3: Skala dan inovasi. Menskalakan program Otomasi Anda akan memerlukan pertimbangan dan perencanaan yang disengaja dari model terpusat, terdesentralisasi atau federasi. Sebagian besar program memulai terpusat untuk mendirikan kebijakan dan tata kelola dan matang menjadi model federasi setelah kebijakan sudah ada dan unit bisnis telah memperoleh tingkat keahlian tertentu untuk mendesain dan membangun otomatisasi mereka. Saat Anda menskalakan, pantau inovasi jadi Anda tidak melewatkan kesempatan untuk mengadopsi teknologi muncul yang mungkin ideal untuk kebutuhan bisnis Anda.
Tiang 2: Platform Otomasi Cerdas (IA) yang dapat diskalakan dengan teknologi yang kuat
Untuk menskalakan, organisasi memerlukan serangkaian teknologi yang menerapkan otomasi ke berbagai kasus penggunaan. Itulah tempat solusi RPA-only yang typical akan kalah. Sebagian besar organisasi memiliki operasi yang kompleks yang melintasi front dan back office dan seringkali menemukan mereka memiliki data terstruktur dalam dokumen atau email yang harus diubah menjadi data terstruktur sebelum diproses oleh RPA. Kemampuan ini biasanya disebut Cognitive Capture dan melibatkan teknologi yang menggunakan Intelligent-Optical Character Recognition dan Machine Learning.
Artinya untuk bisnis mencapai otomasi, mereka perlu menggabungkan beberapa teknologi, menurut Everest Group. Namun, karena mengintegrasikan solusi dari beberapa vendor itu merepotkan, pendekatan platform Otomasi Cerdas direkomendasikan untuk meminimalkan multiple procurement, manajemen vendor dan menjahit teknologi bersama. Jadi, penting untuk mengevaluasi vendor dalam hal portofolio teknologi lengkap mereka. Platform terintegrasi, terpadu dengan campuran lengkap teknologi harus mampu memproses dokumen secara cerdas sambil mengotomatisasi aktivitas downstream. Selain itu, organisasi harus mengevaluasi platform IA untuk kemampuan berikut:
- Emulasi aplikasi: Kelola tugas dalam aplikasi web, file Excel, PDF dan lebih banyak tanpa mesin desktop.
- Footprint desktop minimal: Terapkan otomatisasi pada runtime tanpa instalasi terpisah.
- Arsitektur fleksibel: Dukungan untuk cloud, on-premise dan hybrid deployment, dan integrasi sederhana dengan aplikasi pihak ketiga.
- Analitik platform agnostik vendor: Analisis dan ukur hasil otomatisasi untuk mengidentifikasi efisiensi, kepatuhan dan paparan risiko.
- Dukungan mobile: Pantau dan kelola otomatisasi dari lokasi mana pun.
Tiang 3: Orang yang tepat untuk memimpin dalam menskalakan otomasi cerdas
Di inti Digital Workforce adalah karyawan. Model enam kompetensi adalah praktik terbaik yang dirancang untuk memastikan organisasi memberdayakan orang yang tepat untuk mendukung program otomatisasi. Tingkat sumber daya akan bergantung pada ukuran program IA Anda, tetapi harus ada pemikiran yang khusus diberikan untuk mengelola setiap area berikut:
Tata Kelola: Tim ini mengawasi program otomatisasi secara keseluruhan dan memastikan karyawan sadar akan perubahan mendatang saat skalasi berlangsung.
Teknologi: Anggota tim ini bertanggung jawab untuk mengelola hubungan eksternal dengan vendor otomatisasi, bersama dengan pertimbangan teknologi internal, seperti persyaratan server dan infrastruktur.
Alat dan pelatihan: Sumber daya harus didedikasikan untuk menciptakan alat dan dokumen untuk pelatihan dan adopsi.
- Manajemen perubahan: Bahkan perubahan positif dapat menakutkan bagi karyawan. Organisasi perlu sumber daya yang berkomitmen pada manajemen perubahan. Grup ini mengidentifikasi bagaimana otomatisasi akan mempengaruhi tenaga kerja dan menemukan cara untuk mempertahankan karyawan terdaya selama transisi.
- Pelaporan: Ekspansi didorong oleh rekaman keberhasilan yang terbukti. Tujuan kinerja harus didefinisikan sejak awal, sehingga dapat dilacak, diukur dan dibagikan di seluruh organisasi, terutama dengan eksekutif yang memiliki kekuatan pengambilan keputusan atas inisiatif otomatisasi.
- Berbagi pengetahuan: Untuk setiap kasus penggunaan di mana IA diterapkan, ada pelajaran yang dapat dipelajari. Kelompok individu yang didedikasikan harus menangkap, mendokumentasikan dan berbagi informasi ini, sehingga dapat digunakan untuk meningkatkan implementasi atau iterasi berikutnya.
Mereplikasi hasil konsep bukti dapat menantang bagi organisasi mana pun, tetapi pendekatan metodik yang dibangun pada proses yang terdefinisi dengan baik, teknologi yang kuat dan orang yang berdaya di peran yang tepat menyediakan struktur yang tepat untuk memfasilitasi perubahan dan mencapai skala.
Chris Huff adalah Kofax Chief Strategy Officer. Ia mengembangkan dan mendorong inisiatif strategis perusahaan sebagai penyedia otomasi cerdas (IA) dan generasi berikutnya dari robotics process automation (RPA).
