5 Strategi Teratas bagi Produsen California untuk Melindungi dari Bencana Alam

Sebagai penduduk California, kita tahu bahwa bukan masalah kapan, tetapi kapan bencana alam berikutnya akan datang. Kerugian dari kebakaran hutan California Utara terbaru merusak atau menghancurkan lebih dari 700 bisnis; yang lain masih gulna dari longsor Montecito. Dan gempa bumi Mexico City 2017 terus membuat para ahli menyelisihi tentang "yang besar" Southern California, dengan kerugian yang diharapkan dari peristiwa seperti itu diperkirakan mencapai lebih dari $300 miliar.

Mengakui insiden-insiden ini serta kemungkinan yang akan datang, Asosiasi Bisnis Kecil Amerika Serikat sekarang menawarkan pinjaman hingga $2 juta untuk memperbaiki dan mengganti real estate, mesin, dan peralatan yang rusak atau hancur. Dan sambil ini memberikan beberapa ketenangan, rencana kesiapsiagaan bencana masih kritis untuk menjaga perusahaan Anda tetap berjalan. Menurut Kantor Manajemen Darurat Santa Monica, kurangnya persiapan dapat dengan harga:

• Perusahaan yang gagal melanjutkan operasi dalam 10 hari setelah bencana kemungkinan besar tidak akan bertahan
• Dari bisnis yang mengalami bencana dan tidak memiliki rencana darurat, 43% tidak pernah buka kembali; dari yang buka kembali, hanya 29% yang masih beroperasi dua tahun kemudian.

Sementara kita berharap yang terbaik, cerdas untuk merencanakan yang terburuk. Jadi kami telah mengidentifikasi lima area penting dari bisnis Anda yang harus dievaluasi untuk tetap siap untuk apa pun yang mungkin datang kepada Anda.

1.   Evaluasi Fasilitas Anda

Produsen terus bekerja untuk menjadikan lantai pabrik tempat yang aman. Namun bahkan dengan jaga-jalah dan prosedur keamanan yang paling ketat, bencana masih bisa menjadi mematikan. Tiga langkah yang dapat Anda ambil untuk melindungi fasilitas Anda dengan lebih baik meliputi:

• Memasang shutter gulung untuk pintu dan jendela
• Memeriksa kembali baut dan penguat pada peralatan berat yang bisa runtuh (atau memasangnya jika belum terpasang)
• Memastikan semua keluar selalu dapat diakses (cenderung ada untuk memblokir beberapa yang biasanya tidak digunakan untuk akomodasi penyimpanan, persediaan, atau peralatan)

Beberapa produsen juga melihat adopsi otomatisasi dan robotika canggih sebagai bagian dari rencana bencana; sementara niat awal mungkin untuk meningkatkan efisiensi, teknologi ini juga dapat menjaga karyawan dari peralatan berbahaya dan bahan berbahaya yang bisa menjadi lebih mengancam nyawa dalam hal bencana tiba-tiba.

Selain langkah-langkah keamanan ini, Anda harus selalu memastikan fasilitas Anda memiliki masing-masing persediaan berikut yang disimpan di lokasi:

• Persediaan air dan makanan non-rusak seminggu, cukup untuk mengakomodasi paling banyak karyawan yang mungkin hadir setiap saat
• Kotak pertolongan pertama
• Tabung pemadam api
• Lampu sentrin dan baterai
• Kantong plastik tahan air
• Radio gelombang pendek
• Genset

Beberapa dari ini mungkin terdengar seperti hal yang wajar, dan sambil mungkin ada di fasilitas Anda, mereka sering tidak diperiksa dengan cukup sering—persediaan habis, baterai habis seiring waktu, dan lampu sentrin rusak, jadi penting untuk memeriksa persediaan Anda secara teratur.

2.   Evaluasi Asuransi Anda

Sementara produsen kecil dan menengah biasanya memiliki beberapa bentuk asuransi properti komersial, kemungkinan tidak komprehensif. Polisi asuransi harus ditinjau setiap tahun, dan Anda akan ingin memeriksa empat polisi cakupan berikut untuk mengurangi potensi kerusakan dari bencana.

• Cakupan kerugian fisik. Polisi ini mencakup biaya perbaikan, penggantian, atau pembangunan ulang properti yang rusak atau hancur.
• Cakupan gangguan bisnis. Polisi ini akan memungkinkan Anda untuk mendapatkan kembali beberapa kerugian karena kerusakan properti jika Anda memilih untuk mempertahankan operasi sambil Anda memperbaiki dan membangun ulang.
• Cakupan gangguan bisnis kontingen. Bencana mungkin tidak mempengaruhi Anda secara langsung, tetapi mungkin telah mempengaruhi operasi supplier atau partner bisnis Anda. Cakupan ini melindungi Anda dari kerugian yang ditimbulkan karena ketergantungan pada perusahaan lain (misalnya, pembuat anggur yang mengandung anggur Napa Valley yang dihancurkan dalam kebakaran hutan).
• Cakupan biaya tambahan. Ini mencakup biaya tambahan yang mungkin Anda timbulkan untuk menjaga operasi tetap berjalan meski ada bencana.

Apakah karyawan Anda telah dilatih CPR (Resusitasi Kardiopulmoner)? Apakah mereka dapat mengoperasikan AED (Defibrillator Eksternal Otomatis)? Pelatihan untuk ini dan keterampilan pertolongan pertama lainnya dapat menjadi penyelamat nyata dalam hal bencana (tentu saja, mereka juga dapat berguna dalam situasi non-bencana, memberikan manfaat tambahan).

Ada banyak cara untuk menjadwalkan pelatihan dengan penyedia lisensi di tempat kerja Anda; misalnya, American Red Cross menawarkan pelatihan yang disesuaikan dan memenuhi OSHA di lokasi untuk kelompok karyawan kecil atau besar.

Ada juga program CERT (Tim Tanggap Darurat Komunitas) yang tersedia di California yang mendidik orang tentang kesiapsiagaan bencana, melatih mereka dalam keterampilan tanggap bencana dasar seperti keselamatan api, organisasi tim, dan operasi medis bencana. Anggota CERT dapat membantu orang lain di tempat kerja mereka setelah peristiwa ketika penanggulang profesional tidak segera tersedia untuk membantu; tentu saja, pelatihan ini juga bisa berguna di luar tempat kerja yang memberikan insentif tambahan bagi karyawan untuk ikut serta.

Beberapa langkah tambahan yang perlu dipertimbangkan ketika berkaitan dengan karyawan:

• Berikan satu set kunci dan/atau kode alarm kepada manajer atau karyawan yang tepercaya
• Pastikan karyawan terpilih tahu di mana alat pemadam utama ada dan cara menggunakannya dengan benar.
• Berikan beberapa karyawan tanggung jawab spesifik sehingga mereka tahu apa yang harus dilakukan dalam keadaan darurat.
• Wajibkan setiap karyawan memberikan informasi kontak yang didistribusikan kepada semua orang.
• Dorong transfer gaji untuk memastikan karyawan terus menerima cek gaji jika mereka berhak padanya (Departemen Ketenagakerjaan memberikan pedoman untuk membayar karyawan yang dikecualikan dan tidak dikecualikan setelah bencana di sini; disarankan Anda meninjau ini sebagai bagian dari rencana persiapan Anda).

4.  Evaluasi Rencana Pemulihan Data Anda

Peralatan fisik bukanlah kekhawatiran satu-satunya. Anda juga perlu mempertimbangkan apa yang ada di dalam beberapa peralatan—yakni, sistem TI Anda. Komputer dan server Anda mungkin menyimpan tahunan data yang tidak dapat diganti dan catatan pelanggan yang bisa menjadi tidak dapat diambil kembali dalam hal bencana jika satu-satunya sumber cadangan data Anda adalah di lokasi.

Mencadangkan data di masa lalu membutuhkan banyak upaya dan uang, melibatkan perpindahan data secara fisik ke lokasi lain yang tidak akan terkena bencana yang sama yang mungkin merusak lokasi utama Anda. Namun saat ini, Disaster Recovery as a Service (DRaaS) memungkinkan Anda menyimpan data penting dalam solusi berbasis cloud. Ini dapat sangat bermanfaat dan hemat biaya bagi produsen kecil hingga menengah yang tidak mampu mendukung tim TI untuk mendukung rencana pemulihan bencana.

5.   Evaluasi Rantai Pasok Anda

Di sisa bencana, orang selalu berkumpul—bahkan mereka yang biasanya berada di sisi yang berlawanan! Sebelum insiden terjadi, pertimbangkan teknik manajemen rantai pasok berikut:

• Hubungi orang lain di industri Anda, termasuk pesaing, tentang berbagi sumber daya dalam hal bencana
• Bicara dengan supplier Anda saat ini untuk melihat apakah mereka memiliki rencana bencana yang ada, dan bagaimana mereka berniat untuk terus melayani perusahaan Anda jika mereka terpengaruh
• Buat daftar supplier alternatif yang mungkin dapat Anda gunakan jika perlu

Seperti yang telah ditunjukkan oleh peristiwa terbaru, bencana dapat datang kapan saja, di mana saja, sehingga rencana kesiapsiagaan bencana sangat penting untuk mengamankan perusahaan dan karyawan Anda (menurut Kantor Manajemen Darurat, lebih dari 60 persen pekerja Amerika telah menyatakan kekhawatiran mengenai rencana manajemen bencana pemberi kerja mereka; kekhawatiran ini tidak hanya stres, tetapi dapat mempengaruhi produktivitas secara keseluruhan). Namun, dengan mengevaluasi lima area yang telah kami sorot—fasilitas dan persediaan, asuransi, keterampilan dan pedoman gaji karyawan, pemulihan data, dan rantai pasok—baik Anda dan karyawan Anda dapat memperoleh rasa keamanan yang lebih baik. Bagaimanapun, persiapan adalah pertahanan terbaik, dan kadang-kadang satu-satunya!