5 Cara Pabrikan California Dapat Bersiap untuk Bencana Alam

Sebagai orang California, kita tahu bahwa ini bukan masalah jika, tetapi kapan bencana alam berikutnya akan terjadi. Kerugian dari kebakaran hutan California Utara baru-baru ini merusak atau menghancurkan lebih dari 700 bisnis; yang lain masih terhuyung-huyung dari tanah longsor Montecito. Dan gempa bumi Mexico City 2017 terus membuat para ahli berspekulasi tentang "gempa besar" California Selatan, dengan perkiraan kerusakan dari peristiwa semacam itu yang diperkirakan mencapai lebih dari $300 miliar.

Mengakui insiden ini serta kemungkinan yang akan datang, Asosiasi Bisnis Kecil Amerika Serikat sekarang menawarkan pinjaman hingga $ 2 juta untuk memperbaiki dan mengganti real estat, mesin, dan peralatan yang rusak atau hancur. Dan sementara ini menawarkan beberapa kepastian, rencana kesiapsiagaan bencana masih penting untuk menjaga perusahaan Anda tetap bertahan. Menurut Kantor Manajemen Darurat Santa Monica, kurangnya persiapan dapat mengakibatkan kerugian:

• Perusahaan yang gagal melanjutkan operasi dalam 10 hari setelah bencana tidak mungkin bertahan
• Dari bisnis yang mengalami bencana dan tidak memiliki rencana darurat, 43% persen tidak pernah dibuka kembali; dari mereka yang membuka kembali, hanya 29% yang masih beroperasi dua tahun kemudian.

Sementara kita mengharapkan yang terbaik, adalah cerdas untuk merencanakan yang terburuk. Jadi, kami telah mengidentifikasi lima area penting bisnis Anda yang harus dievaluasi agar tetap siap menghadapi apa pun yang mungkin terjadi.

1. Evaluasi Fasilitas Anda

Pabrikan terus bekerja untuk membuat lantai pabrik menjadi tempat yang aman. Tetapi bahkan dengan prosedur pengamanan dan keselamatan yang paling ketat, bencana masih bisa mematikan. Tiga langkah yang dapat Anda ambil untuk melindungi fasilitas Anda dengan lebih baik meliputi:

• Memasang daun jendela lipat untuk pintu dan jendela
• Memeriksa ulang baut dan penyangga pada alat berat yang dapat roboh (atau memasangnya jika belum terpasang)
• Memastikan semua pintu keluar selalu dapat diakses (ada kecenderungan untuk memblokir beberapa yang umumnya tidak digunakan untuk menampung penyimpanan, persediaan, atau peralatan)

Beberapa produsen juga melihat adopsi otomatisasi dan robotika canggih sebagai bagian dari rencana bencana; meskipun tujuan awalnya mungkin untuk meningkatkan efisiensi, teknologi ini juga dapat menjauhkan karyawan dari peralatan berbahaya dan bahan berbahaya yang dapat menjadi lebih mengancam jiwa jika terjadi bencana mendadak.

Selain tindakan pencegahan keselamatan ini, Anda harus selalu memastikan fasilitas Anda memiliki masing-masing persediaan berikut yang disimpan di lokasi:

• Air untuk seminggu dan makanan yang tidak mudah busuk, cukup untuk menampung sebagian besar karyawan yang mungkin hadir pada waktu tertentu
• Peralatan P3K
• Alat pemadam kebakaran
• Senter dan baterai
• Kantong plastik tahan air
• Radio gelombang pendek
• Generator

Beberapa di antaranya mungkin terdengar tidak masuk akal, dan meskipun mungkin ada di fasilitas Anda, sering kali tidak diperiksa dengan frekuensi yang cukup—persediaan digunakan, baterai mati seiring waktu, dan senter rusak, jadi penting untuk memeriksa persediaan Anda secara teratur.

2. Evaluasi Asuransi Anda

Sementara produsen kecil dan menengah biasanya memiliki beberapa bentuk asuransi properti komersial, itu tidak mungkin mencakup semua. Polis asuransi harus ditinjau setiap tahun, dan Anda dapat melihat empat kebijakan pertanggungan berikut untuk mengurangi potensi kerusakan akibat bencana.

• Cakupan kerugian fisik. Kebijakan ini mencakup biaya perbaikan, penggantian, atau pembangunan kembali properti yang rusak atau hancur.
• Cakupan gangguan bisnis. Kebijakan ini akan memungkinkan Anda untuk mengganti beberapa kerugian akibat kerusakan properti jika Anda memilih untuk mempertahankan operasi saat Anda memperbaiki dan membangun kembali.
• Cakupan gangguan bisnis berkelanjutan. Sebuah bencana mungkin tidak mempengaruhi Anda secara langsung, tetapi mungkin telah mempengaruhi operasi pemasok atau mitra bisnis Anda. Cakupan ini melindungi Anda dari kerugian yang timbul karena ketergantungan pada perusahaan lain (misalnya, pembuat anggur yang mengandalkan anggur Lembah Napa yang dihancurkan dalam kebakaran hutan).
• Cakupan pengeluaran ekstra. Ini mencakup peningkatan biaya yang mungkin Anda keluarkan untuk menjaga operasi tetap berjalan meskipun terjadi bencana.

3. Evaluasi Keterampilan Karyawan dan Pedoman Pembayaran

Apakah karyawan Anda terlatih dalam CPR (Cardiopulmonary Resuscitation)? Bisakah mereka mengoperasikan AED (Automated External Defibrillator)? Pelatihan untuk ini dan keterampilan pertolongan pertama lainnya dapat menjadi penyelamat nyata jika terjadi bencana (tentu saja, keterampilan ini juga dapat berguna dalam situasi non-bencana, menawarkan manfaat lebih lanjut).

Ada banyak cara untuk menjadwalkan pelatihan dengan penyedia berlisensi di tempat kerja Anda; misalnya, Palang Merah Amerika menawarkan pelatihan sesuai OSHA yang disesuaikan di tempat untuk kelompok kecil atau besar karyawan.

Ada juga program CERT (Tim Tanggap Darurat Komunitas) yang tersedia di California yang mendidik masyarakat tentang kesiapsiagaan bencana, melatih mereka dalam keterampilan dasar tanggap bencana seperti keselamatan kebakaran, organisasi tim, dan operasi medis bencana. Anggota CERT dapat membantu orang lain di tempat kerja mereka setelah suatu peristiwa ketika responden profesional tidak segera tersedia untuk membantu; tentu saja, pelatihan ini juga dapat berguna di luar tempat kerja yang memberikan insentif lebih lanjut bagi karyawan untuk ikut serta.

Beberapa langkah tambahan yang perlu dipertimbangkan terkait karyawan:

• Berikan satu set kunci dan/atau kode alarm kepada manajer atau karyawan tepercaya
• Pastikan karyawan tertentu mengetahui lokasi penghentian peralatan utama dan cara menggunakannya dengan benar.
• Percayakan beberapa karyawan dengan tanggung jawab khusus sehingga mereka tahu apa yang harus dilakukan jika terjadi keadaan darurat.
• Mengharuskan setiap karyawan memberikan informasi kontak yang didistribusikan ke semua orang.
• Dorong setoran langsung untuk memastikan karyawan terus menerima gaji jika mereka berhak menerimanya (Departemen Tenaga Kerja memberikan pedoman untuk membayar karyawan yang dikecualikan dan tidak dikecualikan setelah bencana di sini; Anda disarankan untuk meninjau ini sebagai bagian dari rencana persiapan Anda).

4. Evaluasi Paket Pemulihan Data Anda

Peralatan fisik seharusnya tidak menjadi satu-satunya perhatian Anda. Anda juga perlu mempertimbangkan apa yang disimpan di dalam beberapa peralatan—yaitu, sistem TI Anda. Komputer dan server Anda mungkin menyimpan data dan catatan pelanggan yang tak tergantikan selama bertahun-tahun yang dapat menjadi tidak dapat dipulihkan jika terjadi bencana jika satu-satunya sumber cadangan data Anda ada di lokasi.

Mencadangkan data di masa lalu membutuhkan banyak usaha dan uang, melibatkan pemindahan data secara fisik ke lokasi lain yang tidak akan terpengaruh oleh bencana yang sama yang berpotensi mendatangkan malapetaka di situs utama Anda. Namun hari ini, Disaster Recovery as a Service (DRaaS) memungkinkan Anda untuk menyimpan data penting dalam solusi berbasis cloud. Ini bisa sangat bermanfaat dan hemat biaya bagi produsen kecil hingga menengah yang tidak mampu membayar pasukan TI untuk mendukung rencana pemulihan bencana.

5. Evaluasi Rantai Pasokan Anda

Setelah bencana, orang-orang selalu berkumpul—bahkan mereka yang biasanya berseberangan! Sebelum insiden terjadi, pertimbangkan teknik manajemen rantai pasokan berikut:

• Hubungi orang lain di industri Anda, termasuk pesaing, tentang berbagi sumber daya jika terjadi bencana
• Bicaralah dengan pemasok Anda saat ini untuk mengetahui apakah mereka memiliki rencana bencana, dan bagaimana mereka berniat untuk terus melayani perusahaan Anda jika mereka terkena dampak
• Buat daftar pemasok alternatif yang mungkin dapat Anda gunakan jika perlu

Seperti yang ditunjukkan oleh peristiwa baru-baru ini, bencana dapat menyerang kapan saja, di mana saja, menjadikan rencana kesiapsiagaan bencana penting untuk mengamankan perusahaan dan karyawan Anda (menurut Office of Emergency Management, lebih dari 60 persen pekerja Amerika telah menyatakan keprihatinannya mengenai rencana manajemen bencana majikan mereka.; kekhawatiran ini tidak hanya membuat stres, tetapi dapat memengaruhi produktivitas secara keseluruhan). Namun, dengan mengevaluasi lima area yang telah kami soroti—fasilitas dan persediaan, asuransi, keterampilan karyawan dan pedoman gaji, pemulihan data, dan rantai pasokan—baik Anda dan karyawan Anda dapat memperoleh rasa aman yang lebih baik. Bagaimanapun, persiapan adalah yang terbaik, dan terkadang satu-satunya, pertahanan!