Menghilangkan Ketidakefisienan Pembayaran Rantai Pasok dengan Otomatisasi
Dunia tanpa rantai pasok tidak akan terlihat seperti yang kita kenal hari ini. Namun dunia tanpa pembayaran yang terintegrasi di seluruh rantai pasok itu adalah dunia yang kita huni sekarang.
Ada kesenjangan yang terlalu umum antara aliran suplier yang sangat terotomatisasi dan efisien, dan proses accounts-payable (AP) yang sangat manual dan berbasis kertas yang digunakan untuk membayar suplier tersebut. Ini telah mengakibatkan sistem yang rusak, hingga titik 61% perusahaan menyebut biaya manajemen rantai pasok yang naik sebagai tantangan nomor satu mereka. 50% lebih banyak mengatakan bahwa satu dari sepuluh pembayaran ke suplier keluar terlambat karena proses manual, menempatkan tekanan lebih lanjut pada hubungan dengan suplier kunci.
Tekanan ini memiliki konsekuensi bisnis yang nyata.
Sebuah 97% organisasi masih melakukan pembayaran cek kepada sebagian suplier mereka, menurut Survei Pembayaran Elektronik AFP 2019, dan pembayaran tersebut lebih rentan terhadap penipuan dan kesalahan yang mahal dibandingkan tipe lainnya.
Kerusakan reputasi dari penipuan dan biaya pembayaran yang lambat dan kuno dapat merusak semua kerja yang telah dilakukan perusahaan untuk memodernisasi rantai pasok mereka dan memuaskan suplier.
Namun, ada jalan yang lebih baik untuk melanjutkan. Di industri di mana memelihara rantai pasok yang sehat sangat penting untuk mencegah gangguan bisnis dan kerugian terkait, membayar suplier tepat waktu dan dalam format yang mereka sukai dapat memperkuat hubungan tersebut dan memastikan rantai pasok yang tidak terputus. Manfaat semacam ini, ditambah biaya dan ketidakefisienan yang lebih rendah bagi organisasi yang melakukan pembayaran, adalah alasan mengapa begitu banyak departemen AP sekarang berfokus pada mengotomatisasi proses invoice-to-pay.
Revolusi untuk proses back-office sama pentingnya dengan yang sedang berlangsung untuk produksi manufaktur, dan itu dimulai dengan otomatisasi AP.
Dengan mitra teknologi keuangan atau bank yang tepat, transisi menuju otomatisasi pembayaran jauh kurang menakutkan daripada mengotomatisasi dan menyederhanakan rantai pasok. Solusi ideal memungkinkan departemen AP untuk memanfaatkan sistem akuntansi dan hubungan bank yang ada, untuk menyederhanakan dan mendigitalkan segalanya mulai dari terima faktur hingga pembayaran di seluruh rantai pasok. Dengan campuran pembayaran yang tepat, suplier dapat merasakan manfaat dari kemudahan dan fleksibilitas pembayaran virtual card atau automated clearing house (ACH). Yang lebih banyak, organisasi dapat mendapat manfaat dari sumber kas baru melalui rebate yang diperoleh pada jenis transaksi ini.
Kemampuan suplier untuk menyederhanakan proses piutang dan mendapatkan akses yang lebih cepat ke kas adalah hasil sampingan dari proses pembayaran yang tepat. Organisasi yang beralih ke pembayaran elektronik dapat menawarkan data remittance yang sangat ditingkatkan dalam format yang disukai suplier mereka, termasuk Corporate Trade Exchange (CTX), file accounts receivable (AR) kustom, dan email. Kemudahan semacam ini membuatnya jauh lebih mudah bagi suplier untuk menerapkan kas saat pembayaran elektronik diterima, dan memungkinkan kemampuan pelaporan AR yang ditingkatkan, menambah nilai pada hubungan pembeli-suplier dengan cara yang tidak mungkin melalui cek saja.
Tidak memakan waktu lama untuk pembayaran elektronik menunjukkan ROI bagi organisasi, juga, karena biaya yang terkait dengan implementasi pembayaran digital seringkali diimbangi oleh rebate yang diperoleh, hemat dari mengotomatisasi proses kunci, dan efisiensi yang diperoleh dengan memungkinkan staf kunci menghabiskan waktu yang lebih sedikit pada tugas manual.
Mungkin manfaat terbesar bagi pembayar dan suplier adalah fakta bahwa keamanan pembayaran yang lebih baik datang dengan otomatisasi AP. Alur kerja penerimaan dan persetujuan faktur elektronik yang dapat ditindaklanjuti membantu mencegah atau memberikan visibilitas pada faktur penipuan. Pembayaran elektronik memiliki keuntungan karena jauh lebih sulit diubah, diarahkan ulang, atau diekspos terhadap penipuan. Dalam kasus pembayaran virtual card yang menggunakan nomor satu kali untuk jumlah yang tepat, peluang pembayaran ditangkap semakin berkurang.
Mitra pembayaran yang canggih harus memiliki pemantauan bawaan yang dapat mengidentifikasi ancaman, menghentikan perpindahan dana yang tidak sah, dan memelihara informasi bank suplier yang sensitif dengan cara yang aman, sehingga organisasi tidak perlu melakukannya. Dengan biaya yang sangat nyata dan sangat parah yang terkait dengan penipuan — dan mengingat sebagian besar bisnis melaporkan setidaknya mengalami upaya penipuan dalam dua tahun terakhir — ini bukan keuntungan yang kecil.
Mengimbangi semua manfaat otomatisasi AP, mengapa adopsi tidak lebih luas? Seperti halnya dengan perubahan signifikan lainnya, ini banyak terkait dengan biaya yang dirasakan, kesalahpahaman tentang kesulitan implementasi, dan inersia terhadap proses saat ini.
Faktanya, kekhawatiran utama dari staf AP biasanya berputar di sekitar biaya dan waktu yang terkait dengan implementasi. Di sini juga, solusi otomatisasi AP telah menjadi cukup canggih sehingga peluncuran yang panjang dan intensif TI menjadi hal dari masa lalu. Mereka telah memotong waktu antara berkomitmen pada solusi dan merasakan manfaatnya.
Dengan teknologi dan intelijen bisnis yang tersedia saat ini, pembayaran bisnis yang mendorong rantai pasok dapat ditransformasikan secara digital seperti bagian lain dari operasi rantai pasok. Tekanan untuk menurunkan biaya, melindungi bisnis dari penipuan, dan menyederhanakan segalanya yang dilakukan setiap hari mengarah pada satu solusi yang jelas: transformasi digital dari proses AP.
Bill Wardwell adalah vice president of strategy and product di Bottomline Technologies.
