Menguasai Chargebacks: Perkuat Rantai Pasok Anda Hari Ini

Fokus tahun 2020 tidak dapat diragukan lagi pada krisis COVID-19, dan setiap area bisnis merasakan panasnya — terutama rantai pasok. Hingga 75% perusahaan melaporkan gangguan signifikan dalam rantai pasok mereka, memaksa 16% untuk menyesuaikan target pendapatan ke bawah. Namun jauh sebelum wabah COVID-19 dimulai, ada kata "c" lain yang mempengaruhi garis bawah: chargebacks.

Hasilnya dari pemberitahuan pengiriman lanjutan (ASN) yang terlambat, tidak akurat, atau tidak dapat dibaca, chargebacks begitu terintegrasi ke dalam perusahaan hingga dianggap sebagai item garis aktual dalam anggaran. Faktanya, biaya ini mengonsumsi rata-rata 2% dari pendapatan garis atas. Untuk memberikan perspektif, perusahaan yang menghasilkan $10 juta per tahun akan mengakui $200.000 untuk biaya dan denda ini.

Setelah tahun kekacauan ekonomi dan gangguan rantai pasok, pemasok tidak dapat lagi membuang pendapatan. Akibatnya, chief procurement officers telah mencantumkan manajemen pengeluaran sebagai prioritas nomor satu mereka, memberinya delapan kali lebih banyak fokus dalam operasi sehari-hari. Saat organisasi terus mencari cara kreatif untuk mengurangi biaya tanpa mengurangi efektivitas, satu solusi jelas: saatnya untuk mengambil tindakan terhadap chargebacks. Berikut adalah beberapa tips untuk mencapai tujuan tersebut.

Ubah mentalitas Anda dari pasif menjadi proaktif.

Langkah pertama yang dapat diambil bisnis hari ini untuk mengurangi biaya yang tidak perlu tanpa menyakiti produktivitas adalah mulai menolak ide bahwa chargebacks hanyalah biaya dari melakukan bisnis. Biaya ini sering diterima tanpa sengketa dengan cara pasif. Faktanya, pada tahun 1990-an, merek ritail besar seperti Kmart akan secara sederhana menambahkan biaya chargeback 2% pada setiap pesanan, dengan asumsi bahwa setiap pemasok akan memiliki pelanggaran. Tiga dekade kemudian, pemasok terus menerima pendekatan ini.

Kunci untuk perubahan adalah mengambil pendekatan proaktif terhadap manajemen pengeluaran dan perlindungan pendapatan. Menganggap chargebacks sebagai tidak berbahaya adalah asumsi yang mahal untuk dibuat, terutama pada saat banyak organisasi sedang berjuang untuk tetap hidup. Perubahan mungkin menantang, tetapi ketika perubahan sama dengan uang, saatnya untuk mengecualikan takutan dan maju dengan cepat.

Pahami titik lemah Anda.

Langkah krusial lainnya untuk menghapus chargebacks adalah melakukan audit internal. Akhirnya, bagaimana Anda bisa membuat kemajuan tanpa memahami kinerja saat ini? Periksa biaya rantai pasok Anda dan di mana pengeluaran terjadi. Hitung berapa banyak "polisi asuransi" bawaan ini mengakibatkan garis bawah Anda. Anda akan segera menyadari bahwa biaya yang tampaknya tidak signifikan ini secara keseluruhan sebenarnya sangat signifikan. Juga penting untuk mengevaluasi chargebacks untuk mendapatkan gambaran tentang di mana sesuatu yang salah untuk mendorong perubahan.

Memecahkan silo data akan membantu memberi Anda gambaran lengkap dari seluruh siklus hidup pesanan, untuk mengidentifikasi kesalahan dan pengecualian. Setelah Anda memiliki visibilitas ke masalah, Anda dapat mengambil langkah-langkah untuk menyelesaikan masalah dengan cepat dan mencegahnya terjadi lagi.

Investasikan dalam teknologi yang tepat untuk visibilitas maksimum.

Tanpa teknologi yang tepat, bisnis tidak akan dapat mendirikan tingkat visibilitas yang diperlukan untuk memahami titik lemah mereka. Ini tidak berarti menginvestasikan jutaan dolar atau ratusan jam ke dalam solusi. Ini tentang memilih platform yang tepat yang secara efektif menggunakan data dari seluruh rantai pasok Anda, menyediakan visibilitas real-time ke siklus hidup pesanan. Pendekatan proaktif ini memungkinkan perusahaan untuk tetap di depan pengecualian potensial dan mengatasi masalah sebelum berubah menjadi denda yang mahal.

Saat meneliti opsi teknologi untuk mengurangi chargebacks, pertimbangkan solusi perangkat lunak yang dapat diakses oleh semua anggota tim terlepas dari keahlian TI mereka. Juga penting untuk menyertakan tim kepatuhan Anda dalam keputusan, untuk memastikan bahwa peraturan dapat dipatuhi dengan alat tersebut.

Menjajaki jalan di masa depan.

Pada dekade baru ini, jangan dibebani oleh biaya yang tidak perlu dari chargebacks. Bisnis harus fokus pada mengubah mentalitas mereka, memahami titik lemah mereka, dan berinvestasi dalam teknologi yang tepat untuk mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi. Akibatnya, rantai pasok dapat menjadi pengbeda bukan pusat biaya — dan masa depan akan lebih subur bagi seluruh organisasi.

Michael Rabinowitz adalah pendiri dan chief executive officer dari CoEnterprise.