Mengambil Tanggung Jawab Terhadap Tagihan Balik dalam Rantai Pasokan
Fokus tahun 2020 tidak dapat disangkal pada krisis COVID-19, dan setiap bidang bisnis merasakan panasnya — terutama rantai pasokan. Hingga 75% perusahaan melaporkan gangguan signifikan dalam rantai pasokan mereka, memaksa 16% untuk menyesuaikan target pendapatan ke bawah. Namun jauh sebelum wabah COVID-19 dimulai, ada kata "c" lain yang memengaruhi intinya:tagihan balik.
Akibat terlambat, tidak akurat, atau tidak terbaca di muka (ASN), tolak bayar begitu mendarah daging ke dalam perusahaan sehingga dianggap sebagai item baris aktual dalam anggaran. Faktanya, biaya ini memakan rata-rata 2% dari pendapatan baris teratas. Sebagai gambaran, sebuah perusahaan yang menghasilkan $10 juta per tahun pada akhirnya akan menghubungkan $200.000 dengan biaya dan denda ini.
Setelah satu tahun gejolak ekonomi dan gangguan rantai pasokan, pemasok tidak mampu membuang pendapatan. Akibatnya, kepala petugas pengadaan telah mendaftarkan manajemen pengeluaran sebagai prioritas nomor satu mereka, memberikan delapan kali lebih banyak fokus dalam operasi sehari-hari. Karena organisasi terus mencari cara kreatif untuk memangkas biaya tanpa mengurangi efektivitas, satu solusi jelas:saatnya mengambil alih tanggung jawab terhadap tolak bayar. Berikut adalah beberapa tips tentang cara mencapai tujuan tersebut.
Ubah mentalitas Anda dari pasif menjadi proaktif. Langkah pertama yang dapat diambil bisnis saat ini untuk mengurangi biaya yang tidak perlu tanpa mengorbankan produktivitas adalah mulai menolak gagasan bahwa tolak bayar hanyalah biaya menjalankan bisnis. Biaya ini sering diterima tanpa perselisihan secara pasif. Faktanya, pada 1990-an, merek pengecer besar seperti Kmart hanya akan menambahkan biaya tolak bayar 2% untuk setiap pesanan, dengan asumsi bahwa setiap pemasok akan melakukan pelanggaran. Tiga dekade kemudian, pemasok terus menerima pendekatan ini.
Kunci untuk berubah adalah mengambil pendekatan proaktif untuk mengelola pengeluaran dan perlindungan pendapatan. Menganggap tolak bayar sebagai tidak berbahaya adalah asumsi yang mahal untuk dibuat, terutama di saat banyak organisasi berjuang untuk tetap bertahan. Perubahan mungkin sulit, tetapi jika perubahan disamakan dengan uang tunai, inilah saatnya untuk mengesampingkan rasa takut dan maju.
Pahami titik lemah Anda. Langkah penting lainnya untuk menghilangkan tolak bayar adalah dengan melakukan audit internal. Lagi pula, bagaimana Anda bisa membuat kemajuan tanpa memahami kinerja Anda saat ini? Periksa biaya rantai pasokan Anda dan di mana pengeluaran terjadi. Hitung berapa biaya polis asuransi "bawaan" ini. Anda akan segera menyadari bahwa biaya yang tampaknya tidak signifikan ini secara keseluruhan sebenarnya sangat signifikan. Penting juga untuk mengevaluasi tolak bayar untuk mengetahui di mana letak kesalahannya untuk mendorong perubahan.
Memecah silo data akan membantu memberi Anda gambaran lengkap tentang seluruh siklus hidup pesanan, untuk mengidentifikasi kesalahan dan pengecualian. Setelah Anda mengetahui masalahnya, Anda dapat mengambil langkah-langkah untuk menyelesaikan masalah dengan cepat dan mencegahnya terjadi lagi.
Berinvestasi dalam teknologi yang tepat untuk visibilitas maksimum. Tanpa teknologi yang tepat, bisnis tidak akan dapat menetapkan tingkat visibilitas yang diperlukan untuk memahami titik lemah mereka. Ini tidak berarti menginvestasikan jutaan dolar atau ratusan jam ke dalam solusi. Ini tentang memilih platform yang tepat yang secara efektif memanfaatkan data dari seluruh rantai pasokan Anda, memberikan visibilitas waktu nyata ke dalam siklus hidup pesanan. Pendekatan proaktif ini memungkinkan perusahaan untuk tetap berada di depan kemungkinan pengecualian dan mengatasi masalah tersebut sebelum berubah menjadi denda yang mahal.
Saat meneliti opsi teknologi untuk mengurangi tolak bayar, pertimbangkan solusi perangkat lunak yang dapat diakses oleh semua anggota tim terlepas dari TI mereka. keahlian. Penting juga untuk menyertakan tim kepatuhan Anda dalam pengambilan keputusan, untuk memastikan bahwa peraturan dapat dipatuhi dengan alat ini.
Membuka jalan masa depan. Dalam dekade baru ini, jangan terbebani oleh biaya yang tidak perlu dari tolak bayar. Bisnis harus fokus pada mengubah mentalitas mereka, memahami titik lemah mereka, dan berinvestasi dalam teknologi yang tepat untuk memangkas biaya dan meningkatkan efisiensi. Akibatnya, rantai pasokan dapat menjadi pembeda dan bukan pusat biaya — dan masa depan akan lebih bermanfaat bagi seluruh organisasi.
Michael Rabinowitz adalah pendiri dan CEO Perusahaan Bersama.
