Enam Cara Mengelola Risiko dalam Rantai Pasokan

Manajemen risiko adalah wajib bagi setiap perusahaan yang berusaha untuk memastikan kesinambungan dan mencapai kesuksesan jangka panjang. Manajemen risiko rantai pasokan melibatkan mitigasi risiko luar biasa dan risiko sehari-hari, dengan tujuan mengurangi biaya terkait, meminimalkan ketidaknyamanan, dan meningkatkan keuntungan perusahaan. Ini mempertimbangkan semua aspek bisnis, mulai dari keuangan dan logistik hingga teknologi informasi.

Bisnis dengan strategi manajemen risiko yang buruk membuat diri mereka rentan untuk keluar dari bisnis, karena ketidakmampuan untuk bangkit kembali setelah terpapar risiko. Perusahaan perlu menerapkan solusi andal yang memungkinkan mereka bersiap untuk segala kemungkinan. Berikut adalah beberapa langkah yang direkomendasikan untuk mengelola risiko dalam rantai pasokan.

Identifikasi dan prioritaskan risiko. Langkah pertama dalam menangani gangguan rantai pasokan secara efektif adalah mengidentifikasi risiko yang ada. Sementara banyak risiko internal dan eksternal dapat mendatangkan malapetaka pada operasi, Anda perlu memecah setiap langkah rantai pasokan Anda untuk mengidentifikasi secara rinci apa yang bisa salah. Ini berarti memeriksa semua node, termasuk produksi, pemasok, transportasi, dan pergudangan. Identifikasi risiko yang dapat memengaruhi harga, kualitas, dan pengiriman produk Anda, serta reputasi perusahaan Anda.

Dokumentasikan dan prioritaskan risiko tergantung pada seberapa besar kemungkinan terjadinya, serta dampak yang dihasilkan. Anda dapat menentukan kemungkinan terjadinya risiko menggunakan data masa lalu atau perkiraan, atau informasi dari perusahaan asuransi yang berkaitan dengan bisnis di bidang Anda. Kemudian buat strategi pencegahan dan mitigasi, dimulai dengan strategi yang paling mungkin terjadi dan memiliki potensi dampak terbesar pada bisnis Anda.

Buat kesadaran risiko di perusahaan Anda. Informasi adalah kekuatan, dan memiliki karyawan dengan pengetahuan yang benar tentang risiko rantai pasokan menempatkan perusahaan Anda pada posisi yang lebih baik untuk menangani risiko yang diketahui dan tidak diketahui. Dengan mengingat hal ini, Anda perlu menciptakan budaya sadar risiko dalam bisnis Anda, dengan melakukan pelatihan dan sosialisasi karyawan mengenai risiko tersebut.

Informasi penting yang harus diketahui staf Anda mencakup risiko dan tantangan umum yang dihadapi rantai pasokan Anda, praktik terbaik untuk mengelola risiko, dan pelatihan tentang cara menggunakan perangkat lunak penilaian risiko. Pengetahuan tersebut memberdayakan staf Anda untuk menjadi proaktif dan responsif saat mencegah dan bereaksi terhadap perubahan internal dan eksternal.

Ciptakan lingkungan yang mendorong keterbukaan, akuntabilitas, dan rasa hormat. Staf Anda harus dapat berkomunikasi dan berbagi potensi risiko apa pun, dan melaporkan berita buruk tanpa rasa takut. Mereka juga harus bertanggung jawab atas kesalahan mereka tanpa merasa putus asa. Hal ini memungkinkan staf Anda untuk belajar dari kesalahan mereka. Lingkungan yang menumbuhkan rasa hormat berarti bahwa karyawan akan berhati-hati untuk tidak mengambil risiko demi keuntungan pribadi dengan mengorbankan perusahaan.

Memperkuat pertahanan keamanan siber. Di era digital, hampir setiap perusahaan beroperasi secara online. Selain meningkatkan efisiensi rantai pasokan Anda, beralih ke digital juga menempatkan Anda pada risiko kejahatan dunia maya. Ancaman keamanan siber seperti ransomware dan malware, peretasan, dan serangan phishing dapat mengganggu operasi bisnis Anda, yang menyebabkan kerugian besar.

Untuk memperkuat keamanan siber perusahaan Anda, Anda perlu melibatkan keduanya. departemen dan seluruh karyawan Anda. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan keamanan dan mengelola risiko rantai pasokan.

• Terapkan kebijakan dan standar kepatuhan yang harus dipatuhi oleh semua pihak dalam rantai pasokan Anda, termasuk pemasok, produsen, dan distributor Anda.
• Bagi peran dengan tidak membiarkan satu orang memiliki terlalu banyak kendali. Juga, tentukan siapa yang dapat mengakses sistem dan data Anda, dan apa yang dapat mereka lakukan dengan informasi tersebut.
• Lakukan pelatihan keamanan siber bagi karyawan, agar mereka tidak terjebak jebakan yang dibuat oleh penjahat siber.
• Buat rencana cadangan yang akan memastikan operasi Anda tidak berhenti jika terjadi pelanggaran keamanan.
• Selalu perbarui perangkat lunak Anda dan gunakan alat keamanan seperti VPN, antivirus, dan firewall. Anda juga dapat mempertimbangkan kontrol akses jaringan serta pemfilteran sistem nama domain (DNS) untuk keamanan lebih.

Ambil asuransi. Sebagai bagian dari strategi untuk memastikan kelangsungan rantai pasokan Anda, polis asuransi sangat penting. Ini tidak hanya melindungi Anda dari kewajiban keuangan dan hukum yang mungkin timbul karena ketidakmampuan Anda untuk memenuhi perjanjian kontrak, tetapi juga melindungi keuntungan Anda dan melindungi Anda dari kerugian akibat gangguan rantai pasokan.

Dengan asuransi, Anda berada dalam posisi yang lebih baik untuk bangkit kembali dari eksposur risiko apa pun tanpa mengalami kerugian atau membahayakan citra perusahaan Anda. Beberapa perlindungan penting yang harus Anda pertimbangkan termasuk kredit perdagangan dan asuransi kargo.

Asuransi kredit perdagangan melindungi Anda dari pelanggan yang tidak membayar atau membayar lambat. Ini juga memungkinkan Anda untuk membebaskan modal dan mendapatkan persyaratan pembiayaan yang lebih baik dari pemberi pinjaman. Asuransi kargo melindungi barang Anda dalam perjalanan dan penyimpanan dari kerusakan atau kehilangan terlepas dari pengangkutnya. Pastikan pemasok Anda juga memiliki sertifikat asuransi, bersama dengan pihak ketiga yang bekerja sama dengan mereka.

Lakukan uji tuntas saat memilih pemasok Anda. Salah satu cara untuk mengelola risiko rantai pasokan adalah memiliki pemahaman mendalam tentang pemasok Anda sebelum mengontrak mereka. Hal ini memungkinkan Anda untuk membangun hubungan kerja yang lebih baik dan meminimalkan kerentanan Anda terhadap risiko.

Sebelum menandatangani kontrak, periksa stabilitas keuangan dan kelangsungan hidup masing-masing pemasok. Melakukannya akan melindungi Anda dari risiko bisnis eksternal yang menyertai kebangkrutan pemasok Anda. Anda dapat memperoleh informasi stabilitas keuangan pemasok dari lembaga pemeringkat kredit, daripada hanya mengandalkan laporan keuangan yang diberikan pemasok kepada Anda.

Selain kelayakan finansial, pertimbangkan faktor-faktor seperti kualitas barang, kepatuhan terhadap peraturan, dan cara pemasok Anda memperlakukan mitra dan karyawan mereka. Melakukan hal ini di awal memastikan kualitas pemasok dan mengurangi risiko rantai pasokan terkait.

Mengandalkan satu pemasok membuat Anda rentan terhadap risiko yang disebabkan oleh lingkungan ekonomi atau politik yang tidak menguntungkan yang mempengaruhi vendor tersebut. Dianjurkan untuk mendiversifikasi pemasok dengan mencari bahan dari berbagai entitas. Dengan cara ini, kegagalan satu pemasok tidak akan berdampak parah pada rantai pasokan Anda.

Lakukan tinjauan rutin. Cara terbaik untuk memperkuat manajemen risiko rantai pasokan Anda terletak pada pemantauan terus-menerus. Tinjau strategi Anda secara teratur, untuk mempelajari apa yang berhasil dan apa yang perlu ditingkatkan. Jangan berasumsi bahwa Anda aman setelah menerapkan strategi manajemen risiko.

Kembangkan sistem pemantauan yang mencakup seluruh rantai pasokan, dan beri tahu Anda tentang indikator risiko, penyimpangan, atau gangguan apa pun. Ini dapat dilakukan dengan alat digital yang mengotomatiskan pemantauan. Mereka memudahkan untuk merampingkan berbagai aspek rantai pasokan Anda. Sistem pemantauan yang efektif memfasilitasi respons cepat dan memungkinkan perencanaan yang lebih baik. Selalu pastikan bahwa Anda menyesuaikan pendekatan Anda sesuai dengan perubahan risiko pasokan.

Meskipun risiko rantai pasokan mungkin tidak dapat dihindari, tips di atas akan membantu Anda menangani potensi risiko secara efektif, bangkit kembali dari gangguan apa pun, dan mencapai pertumbuhan jangka panjang.

Angela Sanderson adalah penulis konten dengan Akademi Sebelas Lima Puluh .