Strategi Terbukti: Enam Cara Ahli Mengurangi Risiko Rantai Pasok

Manajemen risiko adalah wajib untuk setiap perusahaan yang mencari untuk memastikan kelangsungan dan mencapai kesuksesan jangka panjang. Manajemen risiko rantai pasok melibatkan mitigasi risiko luar biasa dan sehari-hari, dengan tujuan untuk mengurangi biaya terkait, meminimalkan ketidaknyamanan, dan meningkatkan keuntungan perusahaan. Ini mempertimbangkan semua aspek bisnis, dari keuangan dan logistik hingga teknologi informasi.

Bisnis dengan strategi manajemen risiko yang buruk membuat mereka rentan untuk keluar dari bisnis, karena tidak mampu pulih setelah paparan risiko. Perusahaan perlu menerapkan solusi yang andal yang memungkinkan mereka untuk mempersiapkan segala kemungkinan. Berikut adalah beberapa langkah yang direkomendasikan untuk mengelola risiko di rantai pasok.

Identifikasi dan prioritaskan risiko.

Langkah pertama dalam menangani gangguan rantai pasok secara efektif adalah mengidentifikasi risiko yang ada. Meskipun banyak risiko internal dan eksternal dapat menyebabkan kerusakan pada operasi, Anda perlu membagi setiap langkah rantai pasok Anda untuk mengidentifikasi secara detail apa yang bisa salah. Ini berarti memeriksa semua node, termasuk produksi, pemasok, transportasi, dan gudang. Identifikasi risiko yang dapat mempengaruhi harga, kualitas, dan pengiriman produk Anda, serta reputasi perusahaan Anda.

Dokumentasikan dan prioritaskan risiko berdasarkan seberapa mungkin mereka terjadi, serta dampak yang timbul. Anda dapat menetapkan probabilitas terjadinya risiko menggunakan data masa lalu atau peramalan, atau informasi dari perusahaan asuransi terkait bisnis di bidang Anda. Kemudian buat strategi pencegahan dan mitigasi, mulai dari yang paling mungkin terjadi dan memiliki dampak potensi terbesar pada bisnis Anda.

Buat kesadaran risiko di perusahaan Anda.

Informasi adalah kekuatan, dan memiliki karyawan dengan pengetahuan yang tepat tentang risiko rantai pasok menempatkan perusahaan Anda dalam posisi yang lebih baik untuk menghadapi risiko yang diketahui dan tidak diketahui. Dengan ini di pikiran, Anda perlu menciptakan budaya sadar risiko dalam bisnis Anda, dengan melakukan pelatihan dan sosialisasi karyawan terkait risiko tersebut.

Informasi penting yang harus diketahui staf Anda meliputi risiko dan tantangan umum yang dihadapi rantai pasok Anda, praktik terbaik untuk mengelola risiko, dan pelatihan tentang cara menggunakan perangkat lunak penilaian risiko. Pengetahuan tersebut memberdayakan staf Anda untuk menjadi proaktif dan responsif saat mencegah dan merespons perubahan internal dan eksternal.

Ciptakan lingkungan yang mendorong keterbukaan, akuntabilitas, dan rasa hormat. Staf Anda harus dapat berkomunikasi dan berbagi risiko potensial apa pun, dan melaporkan berita buruk tanpa takutan. Mereka juga harus bertanggung jawab atas kesalahan mereka tanpa merasa terpuruk. Ini memungkinkan staf Anda untuk belajar dari kesalahan mereka. Lingkungan yang memupuk rasa hormat berarti karyawan akan berhati-hati untuk tidak mengambil risiko untuk keuntungan pribadi pada bekas perusahaan.

Pertahtakan pertahanan keamanan siber.

Di era digital, hampir setiap perusahaan memiliki operasi mereka online. Sambil digitalisasi meningkatkan efisiensi rantai pasok Anda, itu juga menempatkan Anda pada risiko kejahatan siber. Ancaman keamanan siber seperti ransomware dan malware, hacking, dan serangan phishing dapat mengganggu operasi bisnis Anda, mengakibatkan kerugian besar.

Untuk mempertahtakan keamanan siber perusahaan Anda, Anda perlu melibatkan baik departemen TI Anda dan karyawan lainnya. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda gunakan untuk memperketat keamanan Anda dan mengelola risiko rantai pasok.

• Terapkan kebijakan dan standar kepatuhan yang harus diikuti oleh semua pihak di rantai pasok Anda, termasuk pemasok, produsen, dan distributor Anda.
• Bagi peran dengan tidak membiarkan satu orang memiliki terlalu banyak kendali. Juga, tentukan siapa yang dapat mengakses sistem dan data Anda, dan apa yang dapat mereka lakukan dengan informasi tersebut.
• Lakukan pelatihan keamanan siber karyawan, sehingga mereka tidak jatuh ke dalam jebakan yang ditetapkan oleh kriminal siber.
• Buat rencana cadangan yang akan memastikan operasi Anda tidak terhenti dalam hal pelanggaran keamanan.
• Perbarui perangkat lunak Anda dan gunakan alat keamanan seperti VPN, antivirus, dan firewall. Anda juga dapat mempertimbangkan kontrol akses jaringan serta penyaringan nama domain (DNS) untuk keamanan lebih lanjut.

Ambil asuransi.

Sebagai bagian dari strategi untuk memastikan kelangsungan rantai pasok Anda, polis asuransi adalah kritis. Ini tidak hanya melindungi Anda dari tanggung jawab keuangan dan hukum yang mungkin timbul karena ketidakmampuan Anda untuk memenuhi perjanjian kontrak, ini juga melindungi garis bawah Anda dan melindungi Anda dari kerugian sebagai akibat gangguan rantai pasok.

Dengan asuransi, Anda berada dalam posisi yang lebih baik untuk pulih dari paparan risiko apa pun tanpa mengalami kerugian atau menempatkan citra perusahaan Anda dalam bahaya. Beberapa cakupan kritis yang harus Anda pertimbangkan termasuk asuransi kredit perdagangan dan asuransi barang muatan.

Asuransi kredit perdagangan melindungi Anda dari pelanggan yang tidak membayar atau membayar lambat. Ini juga memungkinkan Anda untuk membebaskan modal dan mendapatkan persyaratan pembiayaan yang lebih baik dari pemberi pinjaman. Asuransi barang muatan melindungi barang Anda dalam transit dan penyimpanan dari kerusakan atau kehilangan terlepas dari pengemudi. Pastikan bahwa pemasok Anda juga memiliki sertifikat asuransi, bersama dengan pihak ketiga yang mereka kerjakan.

Lakukan due diligence saat memilih pemasok Anda.

Salah satu cara untuk mengelola risiko rantai pasok adalah dengan memiliki pemahaman yang mendalam tentang pemasok Anda sebelum mengontrak mereka. Ini memungkinkan Anda untuk membangun hubungan kerja yang lebih baik dan meminimalkan kerentanan Anda terhadap risiko.

Sebelum menandatangani kontrak, periksa stabilitas keuangan dan kelayakan setiap pemasok. Melakukannya melindungi Anda dari risiko bisnis eksternal yang datang dengan pemasok yang pailit. Anda dapat memperoleh informasi stabilitas keuangan pemasok Anda dari agensi penilaian kredit, bukan hanya mengandalkan laporan keuangan yang disajikan pemasok kepada Anda.

Selain kelayakan keuangan, pertimbangkan faktor seperti kualitas barang, kepatuhan terhadap peraturan, dan bagaimana pemasok Anda memperlakukan mitra dan karyawan mereka. Melakukan hal ini di awal memastikan kualitas pemasok dan mengurangi risiko rantai pasok terkait.

Bergantung pada satu pemasok membuat Anda rentan terhadap risiko yang disebabkan oleh lingkungan ekonomi atau politik yang tidak menguntungkan yang mempengaruhi vendor tersebut. Disarankan untuk mempersiapkan pemasok dengan mendapatkan bahan dari berbagai entitas. Dengan cara ini, kegagalan satu pemasok tidak akan memiliki dampak yang seberat pada rantai pasok Anda.

Lakukan tinjauan secara teratur.

Cara terbaik untuk mempertahtakan manajemen risiko rantai pasok Anda terletak pada pemantauan yang konstan. Tinjau strategi Anda secara teratur, untuk mempelajari apa yang bekerja dan apa yang perlu ditingkatkan. Jangan asumsikan bahwa Anda aman setelah menerapkan strategi manajemen risiko.

Kembangkan sistem pemantauan yang mencakup seluruh rantai pasok, dan memberitahu Anda tentang indikator risiko, penyimpangan, atau gangguan apa pun. Ini dapat dilakukan dengan alat digital yang mengotomatisasi pemantauan. Mereka memudahkan untuk menyederhanakan berbagai aspek rantai pasok Anda. Sistem pemantauan yang efektif memfasilitasi respons yang cepat dan memungkinkan perencanaan yang lebih baik. Selalu pastikan bahwa Anda menyesuaikan pendekatan Anda sesuai dengan perubahan dalam risiko pasokan.

Sementara risiko rantai pasok mungkin tidak dapat dihindari, tips di atas akan membantu Anda untuk menangani risiko potensial secara efektif, pulih dari gangguan apa pun, dan mencapai pertumbuhan jangka panjang.

Angela Sanderson adalah penulis konten di Eleven Fifty Academy.