Data Seluler: 3 Cara Game-Changing yang Mengubah Manajemen Konstruksi

Proyek sipil kompleks dan menuntut, memerlukan adaptabilitas, kebijaksanaan dan fleksibilitas untuk tetap mengontrol biaya pekerjaan. Dan dengan begitu banyak tugas kritis yang diperlukan untuk menjaga lokasi pekerjaan — biarpun banyak lokasi pekerjaan — berjalan lancar, beberapa kesalahan administratif dapat menyebabkan anggaran yang membesar, pemborosan yang mengecewakan dan keterlambatan yang memusingkan. Untungnya, teknologi pengumpulan data baru memberi kontraktor pandangan burung dari bisnis mereka sehingga mereka dapat tetap mengawasi angka mereka dan berada di depan kurva.

Seberapa efisien dan akurat sebuah perusahaan mengelola bisnisnya bergantung pada kualitas data yang dikumpulkan. Inilah solusi cloud berbasis real-time saat ini hadir. Solusi ini menyederhanakan proses dan mengintegrasikan titik koneksi kunci dari operasi lapangan, seperti akuntansi, gaji, biaya pekerjaan, pelacakan waktu, pelacakan peralatan dan perencanaan sumber daya perusahaan (ERP). Bersama-sama, wawasan ini memberikan kontraktor visibilitas kristal jernih ke dalam status dan kesehatan proyek mereka, sehingga mereka dapat membuat keputusan yang lebih cepat dan lebih strategis untuk meningkatkan keuntungan mereka.

Akurasi Jam Kerja

Melacak dan menganalisis tenaga kerja dan produktivitas tim secara akurat sering bergantung pada setiap pekerja yang memelihara kartu waktu kertas atau spreadsheet dengan benar. Seringkali, kartu waktu kertas atau spreadsheet diisi hari, bahkan minggu, setelah pekerjaan selesai, sehingga hampir menjamin data akan salah karena mereka harus mengandalkan ingatan mereka. Pengawas lapangan yang mengelola banyak lokasi pekerjaan dan kru sering tidak tahu dengan pasti di mana karyawan pada waktu mulai mereka. Mereka juga tidak dapat yakin kru mereka kembali dari istirahat makan siang tepat waktu atau tidak ada yang pergi kerja lebih awal. Juga, ini dapat mengekspos risiko lain seperti anggota tim yang mengalokasikan jam kerja ke proyek atau tugas yang tidak aktif atau salah atau memperkirakan waktu yang dihabiskan di lokasi atau bekerja pada tugas tertentu dengan tidak akurat. Dengan probabilitas kesalahan manusia yang tinggi, hasil untuk analisis total jam kerja hampir akan menjadi sia-sia.

Cara terbaik untuk mendapatkan data jam kerja paling akurat per tugas adalah mengumpulkan data lapangan langsung saat terjadi dan menghilangkan kebutuhan karyawan untuk mengandalkan ingatan mereka untuk mengalokasikan jam ke tugas yang tepat di akhir hari, minggu, atau bulan. Aplikasi tenaga kerja seluler berbasis cloud yang mengoptimalkan pengumpulan jam kerja per tugas menghilangkan potensi karyawan akan memperkirakan waktu mereka berlebihan.

Pertama, setiap anggota tim membuka aplikasi di ponsel mereka, mengautentikasi dengan PIN, memilih proyek, tugas, dan peralatan jika berlaku untuk melakukan pekerjaan hari ini. Selanjutnya, aplikasi mengambil foto selfie karyawan dan mencatat waktu masuk sambil juga menangkap lokasi GPS mereka. Aplikasi Operasi Lapangan dengan data lapangan langsung memudahkan untuk melacak jam kerja per tugas secara real-time dengan fitur untuk meningkatkan perhitungan data yang akurat. Pengenalan wajah memastikan orang yang benar melakukan pekerjaan dengan membandingkan foto waktu masuk/keluar mereka dengan gambar profil mereka dan memberikan peringatan ketika ada ketidakcocokan. Lokasi GPS pada waktu masuk, keluar, dan pada setiap perubahan tugas, memberi tahu pengawas bahwa karyawan berada di lokasi yang tepat dan tidak di luar lokasi mengalokasikan jam kerja ke proyek tanpa berada di lokasi pekerjaan. Saat diintegrasikan dengan sistem ERP, karyawan hanya melihat tugas proyek spesifik yang relevan berdasarkan struktur biaya proyek di ERP untuk dengan benar menghitung jam kerja tersebut. Informasi kemudian didorong ke bidang data yang sesuai di ERP untuk diproses dan dilaporkan.

Pelacakan lapangan langsung juga efisien, ketika pekerja beralih dari tugas ke tugas, seperti mencampur beton hingga menuangkan beton. Mereka hanya memilih tugas berikutnya di ponsel atau tablet mereka dan melanjutkan bekerja. Setiap perubahan tugas memakan waktu kurang dari lima detik untuk diselesaikan. Karyawan hanya perlu mencatat waktu keluar ketika mereka selesai bekerja untuk hari itu. Aplikasi operasi lapangan kelas terbaik untuk tenaga kerja seluler bahkan bekerja ketika koneksi internet terputus. Jam kerja per tangkap di waktu nyata di perangkat seluler dan disinkronkan segera setelah mereka memiliki koneksi layanan tanpa mempengaruhi akurasi jam kerja per tugas.

Progres Tepat per Tugas

Melacak progres yang dilakukan oleh tugas dan proyek dapat memakan waktu dan cukup sulit untuk dilacak. Karena waktu yang dibutuhkan dan keterlambatan dalam berbagi informasi yang dikumpulkan, cara tradisional pelacakan memberikan gambaran yang tidak akurat tentang proyek dalam laporan apa pun. Laporan datang dari banyak sumber dengan berbagai cara pengumpulan seperti kertas, email, teks, dan spreadsheet yang menambah kebingungan. Di atas itu, data yang dikumpulkan hanya sebaik bagaimana itu dicatat. Produksi per kode biaya dapat sangat tidak akurat karena pekerja secara tidak sengaja mengalokasikan pekerjaan yang selesai ke kode atau proyek yang salah, menyebabkan satu tugas dilaporkan sebagai lebih lengkap dan yang lain sebagai lebih sedikit lengkap dari yang sebenarnya. Masalah ini mempengaruhi seluruh bidang konstruksi namun sangat merusak pada proyek infrastruktur di mana tugas harus diselesaikan dalam tahap, tidak secara paralel, sehingga masalah bertumpuk dan dapat menyebabkan biaya tinggi selama masa proyek.

Dibandingkan dengan itu, sistem terpadu, dengan kontrol, memungkinkan semua data progres untuk ditabalkan secara otomatis, dikumpulkan dan disinkronkan. Saat ERP diintegrasikan dengan aplikasi operasi lapangan dengan data lapangan langsung, ini secara dramatis meningkatkan akurasi data produksi per tugas. Ini memungkinkan karyawan lapangan untuk hanya melihat tugas proyek spesifik berdasarkan struktur biaya proyek di ERP. Setiap kali karyawan lapangan beralih ke tugas proyek spesifik baru, mereka diminta untuk memasukkan kuantitas produksi yang sesuai dari pekerjaan yang selesai dengan satuan ukuran yang benar untuk proyek saat terjadi secara real-time. Keterkoneksi ini memastikan struktur data aplikasi operasi lapangan dan ERP cocok, memungkinkan informasi untuk mengalir secara lancar dari kantor ke lapangan dan kembali lagi dengan data progres yang akurat.

Operasi Otomatis

Memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain pada kertas, spreadsheet atau dalam program sangat memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Dan semua orang takut melakukannya. Perusahaan semua ukuran membuang waktu dengan mengumpulkan dan memasukkan data secara manual.

Lebih dari 65% kontraktor masih menggunakan kertas dan spreadsheet, menurut laporan 2020 oleh platform manajemen sumber daya WorkMax. Laporan juga mengungkapkan korelasi antara ukuran perusahaan konstruksi dan ketidakmampuannya untuk memproses data secara efisien. Semakin besar ukuran perusahaan, semakin tidak efektifnya. Temuan dari Laporan Penggunaan Data Lapangan ini juga ditemukan dalam studi serupa lainnya. Pada 2019, 26% semua perusahaan konstruksi menyatakan bahwa tidak ada satu pun dari solusi perangkat lunak mereka yang berkomunikasi satu sama lain, menurut laporan oleh penyedia layanan TI JBKnowledge.

Dalam sistem berbasis cloud dengan pengumpulan data lapangan langsung, tidak masalah seberapa besar ukuran perusahaan karena pelacakan dan manajemen data dilakukan melalui satu aplikasi yang berinteraksi dengan pekerja individu. Ini menghilangkan kebutuhan untuk spesialis untuk fokus sebagian besar waktu mereka pada pengumpulan dan mereka dapat menghabiskan lebih banyak waktu pada analisis data lapangan. Data lapangan langsung:

• Menghilangkan kesalahan entri data manual di semua sistem, terutama gaji
• Menjaga ERP tetap sinkron dengan semua operasi lapangan
• Menghilangkan penggunaan kode biaya dan proyek yang usang atau tidak aktif
• Memberikan penambahan atau perubahan karyawan, tugas dan proyek yang sesuai permintaan ke lapangan dari pembaruan ERP
• Menawarkan aturan lembur, serikat dan bergeseran yang diotomatisasi untuk menjamin gaji diproses secara akurat
• Memberikan peringatan ketidakcocokan pengenalan wajah dan geofence yang diotomatisasi untuk pelacakan tenaga kerja karyawan, memastikan karyawan berada di lokasi dan mengelola waktu mereka sendiri

Semua data lapangan diformat digital, diotomatisasi, dan lebih akurat dari proses manual yang menggunakan sistem pengumpulan data lapangan yang tidak terintegrasi. Ini membebaskan karyawan kantor untuk menjadi lebih efisien dan produktif dan memungkinkan mereka untuk fokus pada analisis daripada menghabiskan waktu mereka untuk mengejar data lapangan dan memasukkan data tersebut secara manual ke sistem yang terpisah. Memberikan semua orang laporan yang dibuat dari data terbaru mengungkapkan status saat ini dari setiap tugas di setiap proyek. Memiliki informasi ini memberikan kontraktor kejelasan tentang perubahan status proyek saat terjadi dan memungkinkan mereka untuk membuat keputusan cepat ketika penyesuaian perlu dilakukan.

Ini adalah contoh dunia nyata: Karyawan di Nayland Scaffold Ltd menghabiskan empat hingga lima jam per hari memasukkan data gaji secara manual dan memastikan waktu karyawan mereka dikodekan ke proyek yang benar. Mereka juga harus memindai dan mengatur kertas kerja untuk penyimpanan digital. Saat mereka beralih ke aplikasi pelacakan berbasis cloud dan mengumpulkan data lapangan mereka secara real-time, mereka mengurangi proses manual mereka menjadi hanya satu jam per hari, yang merupakan peningkatan produktivitas 78% dan ROI 2.926%.

Proyek konstruksi sipil sangat kompleks dengan banyak bagian yang bergerak dan banyak tekanan eksternal yang dapat menyebarkan perhatian pengawas lapangan. Kemampuan data lapangan langsung untuk menyediakan data yang akurat dan terkini dalam satu aplikasi mempertahankan pemegang kepentingan proyek internal dan eksternal semua berada di halaman yang sama, sepanjang waktu. Karyawan lapangan dan pemegang kepentingan internal dan eksternal tahu dimana proyek berada dan yakin dengan akurasi data lapangan langsung. Dengan data lapangan langsung, tim operasi lapangan dapat berputar ketika jam kerja dan progres kurang baik untuk mengembalikan proyek ke jalur yang benar. Semakin banyak pemilik yang mencari visibilitas global ke dalam progres proyek dan menuntut lebih banyak akurasi, ini akan menciptakan perbedaan yang jelas antara perusahaan konstruksi berat yang menggunakan data lapangan langsung dan yang tidak.

Mike Merrill adalah pendiri dan chief evangelist di WorkMax.