Tiga Cara Data Seluler Dapat Mengubah Industri Konstruksi

Proyek sipil sangat kompleks dan menuntut, membutuhkan kemampuan beradaptasi, pandangan ke depan dan fleksibilitas untuk tetap mengendalikan biaya pekerjaan. Dan dengan begitu banyak tugas penting yang diperlukan untuk menjaga lokasi kerja — apalagi beberapa lokasi kerja — berjalan dengan lancar, beberapa kesalahan administratif dapat menyebabkan anggaran membengkak, mengurangi pemborosan, dan penundaan yang membuat frustrasi. Untungnya, teknologi pengumpulan data baru memberi kontraktor pandangan sekilas tentang bisnis mereka sehingga mereka dapat tetap menjadi yang teratas dan terdepan.

Seberapa efisien dan akurat sebuah perusahaan mengelola bisnisnya bergantung pada kualitas data yang dikumpulkannya. Di sinilah solusi berbasis cloud real-time saat ini masuk. Solusi ini menyederhanakan proses dan mengintegrasikan titik koneksi utama dari operasi lapangan, seperti akuntansi, penggajian, penetapan biaya pekerjaan, pelacakan waktu, pelacakan peralatan, dan perencanaan sumber daya perusahaan (ERP). Bersama-sama, wawasan ini memberi kontraktor visibilitas yang sangat jelas tentang status dan kesehatan proyek mereka, sehingga mereka dapat membuat keputusan yang lebih cepat dan lebih strategis untuk meningkatkan laba mereka.

Akurasi Jam Kerja

Melacak dan menganalisis tenaga kerja dan produktivitas tim secara akurat sering kali bergantung pada setiap karyawan yang memelihara kartu waktu berbasis kertas atau spreadsheet dengan benar. Seringkali, kartu waktu berbasis kertas atau spreadsheet diisi berhari-hari, bahkan berminggu-minggu, setelah pekerjaan selesai, semua kecuali menjamin data akan cacat karena harus bergantung pada memori mereka. Pengawas lapangan yang mengelola beberapa lokasi kerja dan kru sering tidak mengetahui dengan pasti di mana karyawan berada pada waktu mulai mereka. Mereka juga tidak dapat memastikan bahwa krunya kembali dari istirahat makan siang tepat waktu atau seseorang tidak pulang kerja lebih awal. Selain itu, ini dapat mengekspos risiko lain seperti anggota tim menugaskan jam kerja untuk proyek atau tugas yang tidak aktif atau salah atau secara tidak akurat memperkirakan waktu yang dihabiskan di lokasi atau mengerjakan tugas tertentu. Dengan kemungkinan kesalahan manusia yang begitu tinggi, hasil untuk setiap analisis total jam kerja hampir tidak berguna.

Cara terbaik untuk mendapatkan data jam kerja paling akurat per tugas adalah dengan mengumpulkan data lapangan langsung saat itu terjadi dan menghilangkan kebutuhan karyawan untuk mengandalkan memori mereka untuk mengalokasikan jam ke tugas yang tepat di penghujung hari, minggu, atau bulan. Aplikasi tenaga kerja seluler berbasis cloud yang mengoptimalkan pengumpulan jam kerja per tugas menghilangkan potensi bahwa karyawan akan melebih-lebihkan waktu mereka.

Pertama, setiap anggota tim membuka aplikasi di ponsel mereka, mengautentikasi dengan nomor PIN, memilih proyek, tugas, dan peralatan jika berlaku untuk melakukan pekerjaan hari itu. Selanjutnya, aplikasi mengambil gambar selfie karyawan dan mencatat mereka sambil juga menangkap lokasi GPS mereka. Aplikasi Operasi Lapangan dengan data lapangan langsung memudahkan pelacakan jam kerja per tugas secara real time dengan fitur untuk meningkatkan penghitungan data yang akurat. Pengenalan wajah mengonfirmasi bahwa orang yang tepat sedang melakukan pekerjaan dengan membandingkan foto jam masuk/keluar dengan gambar profil mereka dan memberikan peringatan bila ada ketidakcocokan. Lokasi GPS pada jam masuk, jam keluar, dan pada setiap perubahan tugas, memberi tahu penyelia bahwa karyawan berada di lokasi yang tepat dan tidak mencatat jam kerja di luar lokasi untuk sebuah proyek tanpa berada di lokasi kerja. Ketika terintegrasi dengan sistem ERP, karyawan hanya melihat tugas spesifik proyek yang relevan berdasarkan struktur biaya proyek di ERP untuk mentabulasi jam kerja dengan benar. Informasi tersebut kemudian dimasukkan ke dalam bidang data yang sesuai di ERP untuk diproses dan dilaporkan.

Pelacakan lapangan langsung juga efisien, ketika seorang pekerja beralih dari tugas ke tugas, seperti mencampur beton ke menuangkan beton. Mereka cukup memilih tugas berikutnya di ponsel atau tablet mereka dan terus bekerja. Setiap perubahan tugas membutuhkan waktu kurang dari lima detik untuk diselesaikan. Karyawan hanya perlu keluar jam ketika mereka selesai bekerja untuk hari itu. Aplikasi operasi lapangan terbaik di kelasnya untuk tenaga kerja seluler bahkan berfungsi saat koneksi internet terputus. Jam kerja per tugas ditangkap secara real time di perangkat seluler dan disinkronkan segera setelah mereka memiliki koneksi layanan tanpa berdampak pada keakuratan jam kerja per tugas.

Kemajuan Tepat Menurut Tugas

Melacak kemajuan yang dibuat oleh tugas dan proyek dapat memakan waktu dan agak sulit untuk dilacak. Karena waktu yang dibutuhkan dan keterlambatan dalam berbagi informasi yang dikumpulkan, cara tradisional untuk melacak memberikan pandangan yang tidak akurat tentang proyek dalam laporan apa pun. Laporan datang dari berbagai sumber dengan cara pengumpulan yang berbeda seperti kertas, email, teks, dan spreadsheet menambah kebingungan. Selain itu, data yang dikumpulkan hanya sebaik cara pencatatannya. Produksi per kode biaya bisa sangat tidak akurat karena pekerja secara tidak sengaja menugaskan pekerjaan yang telah selesai ke kode atau proyek yang salah, menyebabkan satu tugas dilaporkan lebih lengkap dan tugas lainnya kurang lengkap dari yang sebenarnya. Masalah ini mempengaruhi seluruh bidang konstruksi tetapi terutama merusak proyek infrastruktur di mana tugas harus diselesaikan secara bertahap, tidak secara paralel, sehingga masalah menjadi rumit dan dapat menyebabkan biaya tinggi sepanjang umur proyek.

Sebagai perbandingan, sistem terintegrasi, dengan kontrol, memungkinkan semua data kemajuan ditabulasi, dikumpulkan, dan disinkronkan secara otomatis. Ketika ERP terintegrasi dengan aplikasi operasi lapangan dengan data lapangan langsung, itu secara dramatis meningkatkan akurasi data produksi per tugas. Hal ini memungkinkan karyawan lapangan untuk melihat hanya tugas khusus proyek berdasarkan struktur biaya proyek di ERP. Setiap kali seorang karyawan lapangan beralih ke tugas khusus proyek baru, mereka diminta untuk memasukkan jumlah produksi yang sesuai dari pekerjaan yang diselesaikan dengan unit ukuran yang benar untuk proyek seperti yang terjadi secara real-time. Interkonektivitas ini memastikan bahwa struktur data aplikasi operasi lapangan dan ERP cocok, memungkinkan informasi mengalir dengan lancar dan mengalir dari kantor ke lapangan dan kembali lagi dengan data kemajuan yang akurat.

Operasi Otomatis

Memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain di atas kertas, spreadsheet, atau dalam program sangat memakan waktu dan rawan kesalahan. Dan semua orang takut melakukannya. Perusahaan dari semua ukuran membuang-buang waktu dengan mengumpulkan dan memasukkan data secara manual.

Lebih dari 65% kontraktor masih menggunakan kertas dan spreadsheet, menurut laporan tahun 2020 oleh platform manajemen sumber daya WorkMax. Laporan tersebut juga mengungkapkan korelasi antara ukuran perusahaan konstruksi dan ketidakmampuannya untuk memproses data secara efisien. Semakin besar ukuran perusahaan, semakin tidak efektif. Temuan dari Laporan Penggunaan Data Lapangan ini juga ditemukan dalam penelitian serupa lainnya. Pada tahun 2019, 26% dari semua perusahaan konstruksi menyatakan bahwa tidak ada solusi perangkat lunak mereka yang berkomunikasi satu sama lain, menurut laporan oleh penyedia layanan TI JBKnowledge.

Dalam sistem berbasis cloud dengan pengumpulan data lapangan secara langsung, tidak peduli seberapa besar perusahaannya karena pelacakan dan pengelolaan data dilakukan melalui satu aplikasi yang berinteraksi dengan masing-masing pekerja. Ini menghilangkan kebutuhan spesialis untuk memfokuskan sebagian besar waktu mereka pada pengumpulan dan mereka dapat menghabiskan lebih banyak waktu pada analisis data lapangan. Data lapangan langsung:

• Menghilangkan kesalahan entri data manual di semua sistem, terutama penggajian
• Menjaga ERP tetap sinkron dengan semua operasi lapangan
• Menghilangkan penggunaan kode proyek dan biaya yang kedaluwarsa atau tidak aktif
• Memberikan karyawan, tugas, dan proyek tambahan atau perubahan sesuai permintaan pada bidang dari pembaruan ERP
• Menawarkan aturan lembur, serikat pekerja, dan shift otomatis untuk menjamin bahwa penggajian diproses secara akurat
• Menyediakan peringatan ketidakcocokan pengenalan wajah dan geofence otomatis untuk pelacakan tenaga kerja karyawan, memastikan bahwa karyawan berada di lokasi dan mengatur waktu mereka sendiri

Semua data lapangan terdigitalisasi, otomatis, dan lebih akurat dibandingkan proses manual yang menggunakan sistem pendataan lapangan yang tidak terintegrasi. Ini membebaskan pekerja kantor untuk menjadi lebih efisien dan produktif dan memungkinkan mereka untuk fokus pada analisis daripada menghabiskan waktu mereka untuk memburu data lapangan dan memasukkan data tersebut secara manual ke dalam sistem yang berbeda. Memberikan laporan kepada semua orang yang dibuat dari data terbaru mengungkapkan status terkini dari setiap tugas di setiap proyek. Memiliki informasi ini memberikan kejelasan kepada kontraktor tentang perubahan status proyek saat terjadi dan memungkinkan mereka membuat keputusan cepat saat penyesuaian perlu dilakukan.

Berikut adalah contoh nyata:Karyawan di Nayland Scaffold Ltd menghabiskan empat hingga lima jam per hari untuk memasukkan data penggajian secara manual dan memastikan waktu karyawan mereka dikodekan ke proyek yang tepat. Mereka juga harus memindai dan mengatur dokumen untuk penyimpanan digital. Ketika mereka pindah ke aplikasi pelacakan berbasis cloud dan mengumpulkan data lapangan mereka secara real-time, mereka mengurangi proses manual mereka menjadi hanya satu jam per hari, yang merupakan peningkatan 78% dalam produktivitas dan 2.926% ROI.

Proyek konstruksi sipil sangat kompleks dengan banyak bagian yang bergerak dan banyak tekanan eksternal yang dapat mengurangi perhatian pengawas lapangan. Kemampuan data lapangan langsung untuk menyediakan data yang akurat dan terkini semua dalam satu aplikasi membuat pemangku kepentingan proyek internal dan eksternal semua pada halaman yang sama, sepanjang waktu. Karyawan lapangan dan pemangku kepentingan internal dan eksternal tahu di mana posisi proyek dan yakin akan keakuratan data lapangan langsung. Dengan data lapangan langsung, tim operasi lapangan dapat berputar ketika jam kerja dan kemajuan tidak berjalan dengan baik untuk mengembalikan proyek ke jalurnya. Karena semakin banyak pemilik yang mencari visibilitas global terhadap kemajuan proyek dan menuntut akurasi yang lebih tinggi, ini akan menciptakan perbedaan yang jelas antara perusahaan konstruksi berat yang menggunakan data lapangan langsung dan yang tidak.

Mike Merrill adalah salah satu pendiri dan kepala penginjil WorkMax.