6 Strategi Terbukti untuk Pelacakan Aset Kesehatan Secara Efisien

Organisasi kesehatan bergantung pada peralatan, alat, dan aset lainnya untuk memberikan layanan kesehatan berkualitas kepada pasien. Ini mencakup lebih dari sekadar peralatan medis yang digunakan dalam perawatan langsung, tetapi juga komputer dan aset lainnya yang dipercaya oleh perusahaan kesehatan untuk mengelola rekaman pasien, penagihan medis, dan proses lain yang terjadi di latar belakang.
Pelacakan aset yang efektif adalah keharusan bagi organisasi kesehatan untuk memastikan pengiriman layanan yang efisien dan mengurangi peralatan yang hilang dan dicuri. Perkiraan menunjukkan bahwa peralatan yang hilang dan dicuri saat ini membiayai rumah sakit AS sekitar $4.000 per tahun per tempat tidur, dan pencurian peralatan membiayai rumah sakit setidaknya $52 juta per tahun. Untuk meningkatkan proses pelacakan aset kesehatan, ikuti praktik terbaik ini.

1. Lakukan audit inventaris lengkap dan tandai semua aset dengan nomor identifikasi unik.

Mengkategorikan aset berdasarkan jenis, mendokumentasikan nilai aset, tahun layanan, informasi produsen, vendor bagian, dan informasi lain tentang setiap aset membuatnya lebih mudah untuk mengelola aset seiring waktu. Status operasional yang ada dari semua aset harus didokumentasikan, serta catatan perawatan sebelumnya yang ada.
Mengkategorikan aset berdasarkan jenis sangat penting selama audit inventaris awal, karena aset dengan jenis yang berbeda akan memerlukan jadwal perawatan yang unik serta prosedur manajemen aset yang berbeda lainnya yang unik untuk jenis atau kategori aset. Audit inventaris lengkap dan penandaan semua aset yang ada adalah dasar dari praktik manajemen aset yang sehat bagi organisasi kesehatan dan mendukung praktik terbaik yang dijelaskan di bawah ini.

2. Pilih label aset dan label barcode yang cocok untuk aplikasi.

Aset kesehatan mungkin tunduk pada prosedur sanitasi rutin atau bahaya lingkungan lain, jadi sangat penting untuk memilih label aset yang dapat menahan paparan rutin terhadap kondisi ini. Ada juga solusi label aset yang dirancang untuk peralatan bernilai tinggi yang sering hilang atau dicuri. Label vinil yang dapat dihancurkan dan label barcode yang menunjukkan kemanipulasi, misalnya, meninggalkan bukti kemanipulasi yang jelas, mencegah pencurian.
Label foil dan label barcode polyester adalah opsi yang cocok untuk menandai banyak aset kesehatan, seperti peralatan komputer, sementara Metalphoto® Aluminum Asset Tags dan Metalphoto® Foil Labels adalah ideal untuk menandai aset bernilai tinggi untuk daya tahan yang abadi, dan label aset dua bagian berguna untuk menyederhanakan dokumentasi dan pencatatan, titik nyeri umum ketika datang untuk efisiensi secara keseluruhan di sektor kesehatan. 

3. Optimalkan utilizasi peralatan dengan solusi manajemen inventaris.

Banyak rumah sakit akhirnya berinvestasi berlebihan dalam aset untuk mengatasi kesulitan dalam menemukan aset penting dengan cepat. Dengan mengimplementasikan sistem manajemen inventaris rumah sakit, organisasi dapat mengurangi (atau bahkan menghilangkan) pembelian peralatan yang berlebihan dan tidak perlu dengan mengoptimalkan utilizasi peralatan.
Melabel aset dan mendokumentasikan lokasi peralatan dalam database terpusat membuatnya mudah bagi staf untuk dengan mudah menemukan alat, persediaan, dan peralatan yang mereka butuhkan untuk pengiriman perawatan yang efisien. Ini juga membuatnya lebih mudah untuk mengelola proses yang kompleks pengujian, inspeksi, dan perawatan yang diperlukan bagi organisasi kesehatan untuk mematuhi kepatuhan regulasi.

4. Kembangkan sistem manajemen siklus hidup aset.

Pelacakan aset, ketika dikombinasikan dengan solusi perangkat lunak manajemen aset, dapat digunakan untuk mengelola siklus hidup aset untuk berbagai jenis aset. Menggunakan metode ini, organisasi kesehatan memantau kondisi aset, mengelola jadwal perawatan, dan melacak biaya seumur hidup yang terkait dengan aset unik. Organisasi dapat memilih untuk mengganti aset setelah menyusut penuh untuk meningkatkan keamanan dengan mengeluarkan aset lama dari layanan sebelum kecelakaan atau kerusakan permanen terjadi.
Manajemen siklus hidup aset juga menyediakan data berharga bagi organisasi kesehatan yang dapat memberatkan investasi peralatan di masa depan. Misalnya, penyedia kesehatan dengan data aset historis yang kuat dapat dengan mudah mengidentifikasi aset yang unggul dibandingkan aset jenis yang sama, memungkinkan pembeli untuk memilih produsen yang menawarkan nilai seumur hidup terbaik saat saatnya untuk mengganti peralatan yang usang.

5. Terapkan perawatan pencegahan.

Rumah sakit dan organisasi kesehatan lainnya mengelola volume besar aset bernilai tinggi. Pelacakan aset dapat menyederhanakan manajemen program perawatan pencegahan, yang dapat mengurangi frekuensi kerusakan tidak terduga dengan mengidentifikasi masalah potensi peralatan sebelum menyebabkan gangguan. Selain itu, perawatan pencegahan yang berkelanjutan biasanya memperpanjang umur pakai aset yang mahal dengan menjaga mereka dalam kondisi kerja optimal. Solusi pelacakan aset juga dapat membantu rumah sakit dan penyedia lainnya dalam melacak prosedur sanitasi untuk mengurangi infeksi nosokomial.

6. Terapkan sistem check-in/check-out.

Ketika aset ditandai dengan nomor identifikasi unik, organisasi kesehatan dapat menerapkan sistem check-in/check-out untuk memberikan informasi ketersediaan dan lokasi real-time di ujung jari penyedia dan anggota staf. Data yang dikumpulkan seiring waktu memungkinkan optimasi investasi: aset yang sering diminati dan tidak tersedia saat dibutuhkan adalah aset yang harus diduplikasi dalam inventaris organisasi kesehatan.
Jika ada beberapa aset identik tetapi jarang semuanya digunakan secara bersamaan, sebagian besar organisasi mengecilkan jumlah aset dalam inventaris mereka saat aset yang ada dikeluarkan dari layanan. Hasilnya? Biaya peralatan yang lebih rendah tanpa mengorbankan ketersediaan peralatan yang vital.
Organisasi kesehatan dapat mendapatkan manfaat dari pelacakan aset dengan banyak cara, tetapi mengikuti praktik terbaik untuk melacak aset kesehatan memastikan manajemen aset yang terstruktur, menghemat biaya, dan pada akhirnya meningkatkan pengiriman perawatan.