6 Praktik Terbaik untuk Pelacakan Aset Layanan Kesehatan
Organisasi perawatan kesehatan mengandalkan peralatan, peralatan, dan aset lainnya untuk memberikan perawatan kesehatan yang berkualitas kepada pasien. Itu mencakup lebih dari sekadar peralatan medis yang digunakan dalam perawatan langsung, tetapi juga komputer dan aset lain yang diandalkan oleh perusahaan layanan kesehatan untuk mengelola catatan pasien, tagihan medis, dan proses lain yang berlangsung di latar belakang.
Pelacakan aset yang efektif adalah suatu keharusan bagi organisasi kesehatan untuk memastikan pemberian layanan yang efisien dan mengurangi peralatan yang hilang dan dicuri. Perkiraan menunjukkan bahwa peralatan yang hilang dan dicuri saat ini merugikan rumah sakit AS sekitar $4.000 per tahun per tempat tidur, dan pencurian peralatan merugikan rumah sakit setidaknya $52 juta per tahun. Untuk meningkatkan proses pelacakan aset layanan kesehatan, ikuti praktik terbaik berikut.
1. Lakukan audit inventaris lengkap dan beri tag semua aset dengan nomor identifikasi unik.
Mengategorikan aset menurut jenis, mendokumentasikan nilai aset, masa pakai, informasi produsen, vendor suku cadang, dan informasi lain tentang setiap aset mempermudah pengelolaan aset dari waktu ke waktu. Status operasional yang ada dari semua aset harus didokumentasikan, serta catatan pemeliharaan sebelumnya yang ada.
Mengategorikan aset menurut jenis sangat penting selama audit inventaris awal, karena aset dari jenis yang berbeda akan memerlukan jadwal pemeliharaan yang unik serta prosedur manajemen aset berbeda lainnya yang unik untuk jenis atau kategori aset. Audit inventaris lengkap dan penandaan semua aset yang ada merupakan dasar dari praktik pengelolaan aset yang baik untuk organisasi layanan kesehatan dan mendukung praktik terbaik lainnya yang dijelaskan di bawah.
2. Pilih tag aset dan label kode batang yang sesuai untuk aplikasi.
Aset perawatan kesehatan mungkin tunduk pada prosedur sanitasi reguler atau bahaya lingkungan lainnya, jadi sangat penting untuk memilih tag aset yang dapat menahan paparan reguler terhadap kondisi ini. Ada juga solusi tag aset yang dirancang untuk peralatan bernilai tinggi yang sering hilang atau dicuri. Label aset vinil yang dapat dirusak dan label kode batang anti rusak, misalnya, meninggalkan bukti yang jelas tentang perusakan, mencegah pencurian.
Label foil dan label kode batang poliester adalah opsi yang sesuai untuk menandai banyak aset perawatan kesehatan, seperti peralatan komputer, sementara Metalphoto ® Aluminium Asset Tag dan Metalphoto® Foil Labels ideal untuk menandai aset bernilai tinggi untuk ketahanan yang tahan lama, dan tag aset dua bagian berguna untuk menyederhanakan dokumentasi dan pencatatan, masalah umum yang berkaitan dengan efisiensi keseluruhan dalam perawatan kesehatan sektor.
3. Optimalkan pemanfaatan peralatan dengan solusi manajemen inventaris.
Banyak rumah sakit akhirnya berinvestasi berlebihan dalam aset untuk mengimbangi kesulitan menemukan aset penting dengan cepat. Dengan menerapkan sistem manajemen inventaris rumah sakit, organisasi dapat mengurangi (atau bahkan menghilangkan) pembelian peralatan yang berlebihan dan tidak perlu dengan mengoptimalkan pemanfaatan peralatan.
Memberi label aset dan mendokumentasikan lokasi peralatan di database pusat memudahkan staf untuk menemukan peralatan dengan mudah. , persediaan, dan peralatan yang mereka butuhkan untuk pemberian perawatan yang efisien. Ini juga mempermudah pengelolaan proses pengujian, inspeksi, dan pemeliharaan yang rumit yang diperlukan oleh organisasi layanan kesehatan untuk menjaga kepatuhan terhadap peraturan.
4. Kembangkan sistem manajemen siklus hidup aset.
Pelacakan aset, bila dikombinasikan dengan solusi perangkat lunak manajemen aset, dapat digunakan untuk mengelola siklus hidup aset untuk berbagai jenis aset. Dengan menggunakan metode ini, organisasi perawatan kesehatan memantau kondisi aset, mengelola jadwal pemeliharaan, dan melacak biaya seumur hidup yang terkait dengan aset unik. Organisasi dapat memilih untuk mengganti aset setelah disusutkan sepenuhnya untuk meningkatkan keamanan dengan menghentikan layanan aset lama sebelum terjadi kecelakaan atau kerusakan permanen.
Manajemen siklus hidup aset juga menyediakan data berharga bagi organisasi layanan kesehatan yang dapat menginformasikan investasi peralatan di masa mendatang. Misalnya, penyedia layanan kesehatan dengan data aset historis yang kuat dapat dengan mudah mengidentifikasi aset yang mengungguli aset lain dengan jenis yang sama, sehingga pembeli dapat memilih produsen yang menawarkan nilai masa pakai terbaik saat tiba waktunya untuk mengganti peralatan usang.
5. Terapkan pemeliharaan preventif.
Rumah sakit dan organisasi perawatan kesehatan lainnya mengelola sejumlah besar aset bernilai tinggi. Pelacakan aset dapat merampingkan pengelolaan program pemeliharaan preventif, yang dapat mengurangi frekuensi kerusakan tak terduga dengan mengidentifikasi potensi masalah peralatan sebelum menyebabkan gangguan. Selain itu, pemeliharaan preventif yang berkelanjutan biasanya memperpanjang umur yang dapat digunakan dari aset-aset mahal tersebut dengan menjaganya dalam kondisi kerja yang optimal. Solusi pelacakan aset juga dapat membantu rumah sakit dan penyedia lainnya dalam melacak prosedur sanitasi untuk mengurangi infeksi nosokomial.
6. Terapkan sistem check-in/check-out.
Ketika aset ditandai dengan nomor identifikasi unik, organisasi layanan kesehatan dapat menerapkan sistem check-in/check-out untuk menempatkan ketersediaan waktu nyata dan informasi lokasi di ujung jari penyedia dan anggota staf. Data yang dikumpulkan dari waktu ke waktu memungkinkan untuk mengoptimalkan investasi:aset yang sering diminta dan tidak tersedia saat dibutuhkan adalah aset yang harus diduplikasi dalam inventaris organisasi layanan kesehatan.
Jika ada beberapa aset yang identik tetapi jarang digunakan secara bersamaan, sebagian besar organisasi berhemat jumlah aset dalam inventaris mereka sebagai aset yang ada ini diambil dari layanan. Hasil? Biaya peralatan lebih rendah tanpa mengorbankan ketersediaan peralatan vital.
Organisasi layanan kesehatan dapat memperoleh manfaat dari pelacakan aset dalam banyak cara, tetapi mengikuti praktik terbaik untuk melacak aset layanan kesehatan memastikan pengelolaan aset yang efisien, memangkas biaya, dan pada akhirnya meningkatkan pemberian layanan.
