5 Alasan Manajer Pemeliharaan Masih Memilih Spreadsheet Lebih dari CMMS
Ahli industri, akademisi, manajer pemeliharaan dan fasilitas mengenali dan menyebutkan manfaat perangkat lunak manajemen fasilitas dalam studi penelitian, artikel, dan sumber lainnya. Perusahaan perangkat lunak mengklaim return on investment yang potensial tinggi dengan implementasi perangkat lunak pemeliharaan.
Sering disebut sebagai manfaat perangkat lunak CMMS adalah:
- Kemampuan untuk mengelola dan melacak pesan kerja secara efisien
- Pemicu otomatis pesan kerja pemeliharaan mencegah
- Peringatan otomatis untuk acara mendatang dan saat inventaris rendah
- Jadwalan dan manajemen tenaga kerja yang ditingkatkan
- Komunikasi yang ditingkatkan antara pemeliharaan dan departemen lain
- Penghematan biaya yang diperoleh melalui manajemen inventaris yang lebih baik
- Pesan kerja, pembaruan dan transaksi lainnya dicatat secara akurat dan dapat dilaporkan
- Hasilkan laporan yang jelas dan akurat untuk audit industri dan pemeriksaan kepatuhan regulasi
- Akses ke data pemeliharaan di mana saja, kapan saja
- Pembaruan real time
Meski semua manfaat CMMS, mengapa begitu banyak manajer pemeliharaan dan fasilitas masih memegang spreadsheet untuk melacak operasi mereka? Dalam survei terbaru, 45% manajer fasilitas melaporkan bahwa mereka masih menggunakan metode manual untuk melacak operasi pemeliharaan mereka, menunjukkan bahwa mereka “tenggelam dalam kertas”. 15% manajer juga mengatakan bahwa pelacakan pemeliharaan mereka sama sekali tidak terstruktur dan 67% menyatakan bahwa pelacakan mereka cukup terstruktur.
Masalah Dengan Spreadsheet
Mungkin dapat dipertanggungjawabkan bagi departemen pemeliharaan untuk memulai menggunakan spreadsheet, pesan kerja berbasis kertas, dan sistem email dan panggilan telepon untuk mengomunikasikan pekerjaan, namun keberhasilan jangka panjang metode ini menawarkan pengembalian menurun. Afinal, spreadsheet tidak dirancang dengan departemen pemeliharaan Anda dalam pikiran. Misalnya, kesalahan mungkin terjadi saat menyimpan modifikasi spreadsheet jika lebih dari satu orang bertanggung jawab untuk memperbaruinya. Dalam kasus ini, jam input data mungkin hilang atau ditimpa. Selain itu, spreadsheet tidak mengirim peringatan email terjadwal saat tugas pemeliharaan mencegah akan datang atau saat suku cadang sedang habis. Mereka juga tidak dapat membuat pesan kerja atau pesanan pembelian, dan mengukur metrik seperti riwayat pemeliharaan, waktu henti peralatan, dan utilizasi tenaga kerja adalah manual, memberatkan, dan kurang akurat.
Meskipun kita memulai artikel ini dengan menyebutkan manfaat umum perangkat lunak manajemen pemeliharaan, menggunakan fitur pesan kerjanya untuk mengelola pesan kerja. juga penting untuk membahas keuntungan atau biaya yang dapat datang bersama dengan implementasi CMMS. Keuntungan ini adalah alasan kunci mengapa manajer pemeliharaan dan fasilitas terus memilih untuk menggunakan spreadsheet untuk melacak operasi pemeliharaan.
5 Alasan Mengapa Manajer Masih Menggunakan Spreadsheet alih-alih Perangkat Lunak CMMS…dan apa yang bisa kita lakukan tentang itu.
1. Kurangnya dukungan dari manajemen atas:
Saat recession ekonomi atau kesulitan keuangan, organisasi sering mengecil untuk mengimbangi biaya, dan salah satu departemen pertama yang terpengaruh adalah pemeliharaan. Ini karena manajemen atas biasanya melihat pemeliharaan sebagai biaya. Manajemen cenderung melihat laporan laba rugi dengan pandangan yang terlalu sederhana. Mereka mengurangi biaya untuk meningkatkan keuntungan jangka pendek. Anehnya, studi menunjukkan bahwa jika diimplementasikan dengan benar perangkat lunak CMMS menghasilkan return on investment yang tinggi. Lebih aneh lagi, dengan taktik mengecil jangka pendek, perusahaan tidak mengurangi jumlah aset (gedung dan peralatan), tetapi mengurangi sumber daya yang dimiliki departemen pemeliharaan untuk memeliharanya, resep yang jelas untuk tim pemeliharaan yang overworked dan fasilitas yang rusak. Memiliki pengambil keputusan yang berpikir seperti ini membuat sangat sulit untuk menempatkan sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi karena CMMS dianggap sebagai biaya tambahan saja.
2. Biaya awal yang tinggi:
Ada lebih dari 150 sistem manajemen pemeliharaan untuk dipilih, semuanya bervariasi dalam harga dan struktur biaya. Secara tradisional, sebagian besar implementasi CMMS adalah on-premise, atau terinstal pada PC. Implementasi ini melibatkan biaya instalasi dan penyiapan yang tinggi yang menghalangi manajer untuk membuat investasi. Ada terlalu banyak “what ifs?” Bagaimana jika staf pemeliharaan menolak teknologi baru? Bagaimana jika vendor CMMS berhenti mendukung aplikasi? Bagaimana jika perangkat lunak tidak menghasilkan hasil yang dijanjikan? Bagaimana akan terlihat biaya perpindahan? Semua ketidakpastian ini membuat ide untuk menginstal perangkat lunak manajemen pemeliharaan sangat berisiko dan tetap dengan spreadsheet adalah alternatif yang nyaman. Dalam sepuluh tahun terakhir ada perpindahan menuju CMMS berbasis web dengan biaya awal dan perpindahan yang rendah, membatalkan banyak risiko yang disebutkan di atas. Selain itu, sebagian besar sistem memungkinkan Anda untuk memigrasikan data pemeliharaan historis, pengguna, aset dan peralatan ke sistem baru Anda secara gratis. Anda tidak perlu memulai dari nol untuk mengumpulkan data dan Anda dapat menjalankan laporan pemeliharaan historis segera. Biaya implementasi sebelumnya dari sistem lama tidak pernah hilang saat bermigrasi ke yang baru.
3. Biaya tersembunyi dan tidak terwujud:
Secara permukaan, cukup mudah untuk menghitung biaya implementasi sistem perangkat lunak manajemen pemeliharaan. Misalnya, jika Anda melihat CMMS berbasis web dengan pengguna tidak terbatas (tidak asing saat ini), Anda mungkin mengharapkan biaya akan $3,000 dalam biaya lisensi perangkat lunak tahunan dan tambahan $1,500 dalam biaya pelatihan dan penyiapan awal. Itu akan $4,500 untuk tahun pertama dan $3,000/tahun setelahnya, kan? Sayangnya, tidak begitu sederhana. Kami telah melewatkan sejumlah biaya tidak terwujud yang terkait dengan pemasangan perangkat lunak manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (Perangkat Lunak CMMS). Beberapa di antaranya adalah:
a. Biaya yang terlibat dengan mengevaluasi berbagai vendor CMMS:
Sering diabaikan adalah waktu yang dibutuhkan untuk mengevaluasi berbagai vendor perangkat lunak. Manajer yang telah melalui proses ini sebelumnya mungkin terbiasa dengan kunjungan langsung dari vendor perangkat lunak, penerbangan, akomodasi, maksiot, dll. Dengan semua waktu dan biaya yang terlibat banyak manajer akan menolak untuk mengevaluasi solusi perangkat lunak pemeliharaan. Zaman telah berubah, dan semua gangguan ini dapat dihindari. Sebagian besar evaluasi perangkat lunak pemeliharaan dapat dilakukan online melalui webinar langsung, dan demo yang dipersonalisasi. Zaman kunjungan situs, wining and dining, dan negoisasi tentang biaya perjalanan telah hilang.
b. Biaya yang terlibat dengan pembelian perangkat lunak pemeliharaan:
Jika Anda bekerja untuk organisasi yang lebih besar biasanya ada proses procurement formal. Semakin banyak formalitas yang ada, semakin banyak waktu dan orang yang terlibat. Pembelian perangkat lunak khususnya, memerlukan input dari berbagai departemen; Pemeliharaan harus meneliti persyaratan fungsional perangkat lunak dan memutuskan apakah biaya sesuai dengan anggaran mereka, IT perlu yakin bahwa perangkat lunak pemeliharaan lolos persyaratan keamanan mereka, dan hukum perlu memastikan perjanjian tingkat layanan yang valid. Departemen akuntansi mungkin menginginkannya untuk terintegrasi dengan perangkat lunak akuntansi mereka, sementara manajemen atas mungkin mencari fitur pelaporan yang menarik. Dengan semua kebutuhan ini, harga perangkat lunak CMMS justru naik secara signifikan. Untungnya organisasi yang lebih kecil tidak perlu melewati semua huruf ini dan manajer pemeliharaan memiliki wewenang untuk membuat keputusan dengan sangat sedikit keterlibatan dari departemen lain. Organisasi yang lebih besar harus belajar untuk melemaskan pegangan mereka dan memberikan lebih banyak otonomi kepada manajer pemeliharaan atau memperkuat kebutuhan setiap departemen dan memenuhi yang paling penting. Jika CMMS adalah deal SaaS (Software as a Service), sangat mudah untuk keluar dari perjanjian jika tidak puas.
c. Waktu yang terlibat untuk penyiapan:
Siapa pun yang memiliki pengalaman melalui implementasi perangkat lunak bisnis tahu bahwa banyak waktu yang terlibat dalam proses penyiapan dan banyak yang bisa salah. Jika Anda bekerja di fasilitas kecil (hotel tunggal, pabrik manufaktur) dengan hanya 50 peralatan dan hanya mencari pemasang perangkat lunak pemeliharaan mencegah otomatis, penyiapan yang terlibat cukup sederhana. Yang diperlukan hanya mendapatkan daftar aset, dan menyiapkan jadwal pemeliharaan. Namun, jika Anda mengawasi beberapa fasilitas dengan ratusan atau ribuan aset dan mencari untuk melacak inventaris, vendor, biaya tenaga kerja, supplier, dan perbaikan, waktu yang terlibat untuk menyiapkan sistem manajemen pemeliharaan jauh lebih besar. Manajer pemeliharaan mungkin menyadari manfaat yang dapat diberikan oleh perangkat lunak CMMS, tetapi cukup tidak memiliki waktu untuk menyiapkan sistem. Memadamkan kebakaran dan memastikan sistem berjalan lebih prioritas daripada menyiapkan program pemeliharaan baru.
d. Waktu yang terlibat untuk pelatihan:
Semakin besar operasi dan semakin banyak persyaratan fungsional yang terlibat, semakin banyak waktu yang diperlukan untuk melatih staf tentang CMMS. Hal yang membuat sulit adalah memiliki tim pemeliharaan yang tidak teknis. Banyak organisasi kita lihat berbagai tingkat keterampilan teknis yang besar di antara tim pemeliharaan. Departemen yang lebih tua dalam demografi memiliki waktu yang lebih sulit untuk mengadopsi teknologi baru. Sisi terang, semakin banyak Millennials memasuki tenaga kerja kita akan melihat perpindahan menuju adopsi yang lebih cepat dan kurang resistensi terhadap teknologi baru. Ini bukan berarti generasi lebih tua tidak dapat mempelajari perangkat lunak manajemen pemeliharaan, tetapi mungkin menyiratkan bahwa tim Anda akan membutuhkan lebih banyak jam pelatihan untuk nyaman dengan perangkat lunak. Ingatlah bahwa banyak vendor CMMS menawarkan pelatihan gratis untuk klien dan cepat untuk menyediakan layanan dukungan berkualitas. Juga membuat hal lebih mudah adalah tren yang meningkat dari perangkat lunak CMMS yang ramah pengguna. Vendor meluncurkan versi baru dari perangkat lunak mereka dengan desain yang lebih sederhana dan navigasi yang intuitif untuk meningkatkan pengalaman pengguna.
e. Biaya kustomisasi perangkat lunak:
Seringkali setelah membeli perangkat lunak manajemen pemeliharaan sebuah perusahaan menyadari bahwa perubahan harus dilakukan sehingga perangkat lunak lebih sesuai dengan kebutuhan operasional spesifik mereka. Di masa lalu, saat instalasi CMMS hanya on-premise dan dibeli secara langsung, kustomisasi perangkat lunak diharapkan dan datang dengan biaya tinggi. Saat ini, dengan lebih banyak perusahaan memilih kesepakatan SaaS, masalah kustomisasi perangkat lunak menjadi kontroversial. Klien kurang bersedia untuk menginvestasikan jumlah besar dalam biaya kustomisasi perangkat lunak untuk perangkat lunak yang pada dasarnya mereka sewa. Namun, bahkan jika vendor perangkat lunak pemeliharaan tidak membuat perangkat lunak yang dapat disesuaikan oleh pengguna, mereka bersedia bekerjasama dengan klien untuk mendengarkan kebutuhan pengembangan mereka dan berbagi beberapa biaya kustomisasi.
4. Risiko kegagalan yang tinggi:
Kenyataan yang sedih adalah instalasi manajemen pemeliharaan tidak memiliki catatan terbaik. Beberapa studi menunjukkan tingkat kegagalan 40% sementara yang lain melaporkan hingga 80%. Tingkat kegagalan yang tinggi dikaitkan dengan rencana implementasi yang buruk, penyiapan yang buruk, kurangnya dukungan vendor, resistensi dari pengguna, dan pelatihan yang tidak mencukupi. Apapun alasan, vendor perangkat lunak pemeliharaan bekerja lebih keras untuk membuat perangkat lunak yang lebih ramah pengguna, menawarkan lebih banyak dukungan dan pelatihan yang lebih baik.
5. Resistensi dari pengguna akhir:
Resistensi staf terhadap perubahan adalah hambatan besar untuk beralih dari spreadsheet ke perangkat lunak manajemen pemeliharaan terkomputerisasi. Baik manajer maupun bawahan menolak perubahan dari berbagai alasan. Staf pemeliharaan sering melihat perangkat lunak CMMS sebagai alat yang digunakan untuk mengukur kinerja mereka dan dapat dengan mudah merasa terancam atau ragu tentang perubahan. Mereka juga melihat penggunaannya sebagai pekerjaan tambahan yang tidak mereka miliki waktu untuk. Untuk mengurangi resistensi, manajer perlu melibatkan staf mereka sejak awal, menjelaskan dengan jelas tujuan implementasi sistem (dan tidak menekankan pelacakan kinerja mereka), dan menunjukkan bagaimana alat ini akan membuat hidup mereka lebih mudah. Setelah Anda mendapatkan setuju dari tim Anda, mereka akan mendukung untuk meninggalkan spreadsheet untuk perangkat lunak pemeliharaan.
Kesimpulan:
Daftar manfaat CMMS sangat luas. Dalam teori, tampaknya seperti solusi yang logis untuk departemen pemeliharaan apa pun. Akan sulit untuk mengira mengapa manajer pemeliharaan atau fasilitas akan terus menggunakan spreadsheet dan tidak mengimplementasikan sistem perangkat lunak pemeliharaan mengetahui semua keuntungan. Saat kita melihat lebih dekat situasi kita melihat bahwa ada banyak risiko yang datang dengan instalasi perangkat lunak pemeliharaan. Manajer ragu untuk membuat perubahan karena biaya tersembunyi yang tidak terduga, resistensi dari staf, dan takut gagal. Namun, vendor CMMS sedang mengatasi ini dengan menghasilkan perangkat lunak yang lebih murah dengan rencana pembayaran yang lebih fleksibel dan CMMS yang lebih ramah pengguna. Terkait, lebih banyak orang pemeliharaan yang teknis memasuki tenaga kerja dan terbuka terhadap teknologi perangkat lunak pemeliharaan.
