Tulisan Terbaik Blog Hippo CMMS 2020: Wawasan Pakar & Tips Manajemen Aset

Pada 2020, kata “tak terdahulu” mendapatkan arti yang sama sekali baru. Dalam banyak hal, pandemi COVID-19 benar-benar menuliskan ulang semua aturan. Namun pada saat yang sama, dasar-dasar manajemen pemeliharaan tidak benar-benar berubah. Manajemen aset yang sukses tetap berpadanan pada mendapatkan data yang tepat kepada orang yang tepat sehalus mungkin. Perangkat lunak CMMS masih adalah cara terbaik untuk mendapatkan kendali atas program pemeliharaan Anda.

Itu adalah tahun yang sulit di banyak industri. Misalnya, menurut survei terbaru oleh Canadian Manufacturers & Exporters, “65% responden telah mengalami tingkat output yang menurun selama pandemi” karena penurunan permintaan dalam negeri dan luar negeri.

Mari kita lihat apa yang dapat kita pelajari dari posting terbaik blog Hippo 2020 untuk memastikan kita siap untuk segalanya yang 2021 sediakan bagi kita.

Kita dapat mulai dengan melihat apa yang masih benar tentang menguasai manajemen pemeliharaan.

Mulai dari awal untuk membangun pesan kerja berdasarkan permintaan yang efisien dengan perangkat lunak CMMS

Manajemen pesan kerja masih berarti memiliki langkah yang tepat dalam urutan yang tepat, terutama ketika datang untuk apa yang Anda lakukan pertama.

Kembali pada Februari 2020, dalam Get Your Workflows Flowing with Maintenance Management Software, kami melihat pentingnya portal permintaan terbuka untuk menangkap data yang terkait dengan tugas pemeliharaan berdasarkan permintaan.

Salah satu manfaat kunci dari portal terbuka adalah bidang yang wajib. Saat orang mengajukan permintaan pemeliharaan, mereka dapat melihat informasi apa yang diinginkan departemen, memastikan mereka menyertakannya.

“…Dan saat permintaan pemeliharaan tidak lengkap atau membingungkan, departemen pemeliharaan membuang waktu untuk mengetahui apa yang harus mereka lakukan. Saat teknisi tidak tahu apa yang mereka hadapi sampai mereka tiba, mustahil untuk sepenuhnya siap dengan bagian dan materi yang tepat. Waktu pada kunci suffer.”

Dengan portal permintaan terbuka, semua orang memulai dengan kaki kanan.

Tanyakan pertanyaan yang tepat pada diri sendiri untuk membangun alur kerja pemeliharaan mencegah yang efisien dengan perangkat lunak CMMS

Lalu pada September, kami menyelami lebih dalam bagaimana dan mengapa manajemen pemeliharaan mencegah dengan A Complete, Simple Guide to World-Class Work Orders.

Menyiapkan program yang efisien sering dimulai dengan menanyakan pertanyaan yang tepat, baik di dalam maupun di luar departemen pemeliharaan.

“Apakah perangkat lunak pesan kerja saat ini Anda membantu membuat pemeliharaan mencegah mungkin? Tanyakan pada diri sendiri pertanyaan ini:

• Apakah ada cara yang efisien untuk melihat data aset historis untuk menentukan tugas pemeliharaan dan frekuensi?
• Bahkan jika saya tahu apa yang harus dilakukan dan kapan harus dilakukan, apakah mudah untuk menghasilkan dan menetapkan PM? Seberapa banyak proses ini manual versus otomatis?
• Setelah program berjalan, bagaimana saya tahu apakah sukses atau tidak? Apakah ada cara mudah untuk mengambil jumlah PM yang dihasilkan dan terlewat untuk menghitung tingkat penutupan?

Saat datang untuk pesan kerja, departemen pemeliharaan bukan satu-satunya yang terpengaruh, jadi Anda perlu berbicara dengan departemen lain, cari tahu tujuan spesifik mereka, dan lihat apakah proses pesan kerja saat ini menghalangi mereka juga. Ingat, tujuan bukan untuk mengumpulkan keluhan dari departemen berbeda, jadi pastikan pertanyaan Anda berfokus pada tujuan dan hambatan. Terbaik untuk menghindari pertanyaan tentang bagaimana proses membuat mereka merasa dan bagian mana yang mereka sukai atau tidak. Sebaliknya, tanyakan kepada mereka apa yang ingin dicapai oleh departemen mereka dan bagaimana proses pesan kerja membuatnya lebih mudah atau lebih sulit untuk mereka membuat kemajuan.”

Dengan jawaban ini, Anda dapat mulai memperbaiki proses Anda. Anda perlu serangkaian sistem untuk bekerja dengan data, kurang lebih dibagi menjadi tiga jenis tugas:

• Menangkap
• Mendistribusikan
• Memanfaatkan

Kali lagi, Anda memulai dengan menanyakan pertanyaan yang tepat pada diri sendiri.

“Pada dasarnya, seberapa baik [program pemeliharaan mencegah] dalam mengumpulkan data yang baik, seberapa baik itu membuat data tersebut tersedia untuk orang yang membutuhkannya, dan akhirnya, apa yang dapat Anda lakukan dengan data? Sekarang setelah Anda memilikinya, berapa banyak cara berbeda Anda dapat merapatkan nilainya?”

Dengan banyak pertanyaan ini, jawaban yang benar adalah, “Kita dapat lebih baik dengan solusi CMMS yang tepat.”

Lakukan langkah ini untuk program pemeliharaan mencegah yang efisien dengan perangkat lunak CMMS

Berita buruk adalah menyiapkan program pemeliharaan mencegah memerlukan lebih dari sekadar menjalankan daftar pertanyaan yang cepat. Berita baik adalah ada proses yang terdefinisi dengan baik, dan kami telah membahasnya pada Agustus, dengan 6 Items Your Preventive Maintenance Checklist Should Include.

Menariknya, langkah pertama tidak terkait dengan aset, peralatan, atau data.

Ini tentang orang.

“Salah satu hal terpenting yang harus dipertimbangkan saat mengembangkan daftar periksa pemeliharaan mencegah adalah mendapatkan orang yang tepat di tim pemeliharaan. Sama seperti komputer tidak akan menghasilkan informasi yang berguna tanpa orang yang berpengetahuan untuk menjalankannya, juga benar bahwa program pemeliharaan mencegah tidak akan efektif tanpa orang yang tepat untuk mengawasi dan melakukan pekerjaan.

Saat datang untuk mengoperasikan program pemeliharaan mencegah berbasis CMMS, memilih individu dari manajemen atas, manajer pemeliharaan, teknisi pemeliharaan, dan staf lain yang memahami cara sistem bekerja sangat penting.”

Melindungi pengetahuan suku dengan perangkat lunak CMMS

Manfaat perangkat lunak CMMS adalah topik favorit untuk blog, jadi tidak mengherankan kami menerbitkan How CMMS Software Protects Value and Cuts Costs.

Tetapi yang mungkin mengherankan adalah manfaat “pengetahuan suku” CMMS dan proses transfer pengetahuan.

“Untuk banyak departemen, milik paling berharga mereka adalah pengetahuan yang berhasil dengan susah payah tentang aset yang mereka rawat. Tidak ada yang mengetahui mesin atau peralatan lebih baik dari teknisi yang telah menjaga agar tetap berjalan. Saat seseorang dapat mendiagnosis masalah hanya dengan mendengarkan aset atau hanya meletakkan tangan padanya untuk merasakan getaran, itu mengesankan. Dan sangat berbahaya.

Itu karena segera setelah Anda kehilangan teknisi, Anda juga kehilangan semua keahlian tersebut. Ini bukan masalah baru, dan bahkan ada legenda urbana yang hebat tentang ini. Dalam cerita, seorang teknisi pemeliharaan pensiun setelah bertahun-tahun bekerja. Dalam sebulan pertama, dipanggil kembali oleh bos yang putus asa. Salah satu mesin mati, dan tidak ada teknisi baru yang tahu cara menghidupkannya kembali. Teknisi pensiun datang, berjalan di sekitar mesin beberapa kali, lalu menandai tempat dengan kapur. Itu adalah bagian yang perlu diganti, dia menjelaskan. Lalu dia menghadirkan faktur kepada bos lama. Tanda kapur? Sebuah koin. Mengetahui di mana meletakkan tanda kapur? Sepuluh ribu dolar.

Perangkat lunak CMMS melindungi semua pengalaman dan keahlian teknisi Anda dengan membuatnya mudah untuk menyertakan banyak informasi dalam pesan kerja. Ingat, pesan kerja bukan dicoret di kertas atau terjebak di spreadsheet. Mereka ada di dalam CMMS, membuatnya mudah untuk menambahkan semua yang diperlukan teknisi untuk melakukan pekerjaan dengan benar dan menutup secara efisien.”

Kami menyukai ide ini begitu banyak Hippo menciptakan infografis yang menjelaskan nilai transfer pengetahuan dan beberapa langkah cepat untuk membantu mewujudkannya.

 

Jangan dapatkan CAFM saat Anda membutuhkan CMMS

Beberapa posting blog paling populer kami adalah penjelasan istilah, teori, dan praktik umum untuk pemeliharaan dan manajemen fasilitas, yang tidak sedikit mengherankan. Saat orang mencari perangkat lunak manajemen pemeliharaan, mereka ingin mempelajari sebanyak mungkin tentang industri.

Dalam What are the Key Differences Between CAFM and CMMS Solutions?, kami membahas beberapa kasus penggunaan utama CAFM.

“…karena istilah telah menjadi sedikit payung untuk sejumlah jenis perangkat lunak manajemen fasilitas yang berbeda, kita hampir sama mudahnya bertanya, Apa yang bukan fitur CAFM? Mari kita sederhanakan daftar ke dua yang sangat penting.

CAFM dan perencanaan ruang

Ini dimulai dengan rencana lantai detail dari ruang kantor, termasuk meja, aset, dan peralatan. Manajer fasilitas dapat memastikan ruang digunakan secara efisien dan pekerja diakomodasi dengan baik. Misalnya, jika ada karyawan baru di departemen teknik, manajer fasilitas dapat memastikan ada ruang untuk meja baru. Mereka juga dapat menggunakan perangkat lunak untuk memindahkan meja dari penyimpanan ke kantor. Untuk karyawan yang ada, perencanaan ruang mencakup manajemen dan pelacakan ruang fleksibel, seperti ruang rapat dan breakout. Perangkat lunak mengumpulkan data berharga tentang siapa yang menggunakan apa, apa yang efektif dimanfaatkan, dan apa yang terbuang sia-sia.

CAFM dan jarak fisik

Manajer fasilitas sekarang menghadapi tantangan terkait mencegah penyebaran COVID-19, dan satu cara adalah melalui memastikan jarak sosial antara karyawan di tempat kerja. Karena perangkat lunak sudah memiliki data tentang tata letak kantor dan di mana orang duduk, manajer fasilitas dapat menggunakannya untuk memastikan jarak yang aman dengan segera menugaskan ulang meja. Manajer juga dapat mengontrol akses dengan manajemen pengunjung dan mengatur ulang waktu kedatangan karyawan. Mereka juga dapat membuat dan mengelola pemeriksaan kesehatan dan mengumpulkan data untuk penelusuran kontak.”

Posting diakhiri dengan beberapa saran paling umum dan terbaik kami: memilih solusi yang tepat dimulai dengan melihat masalah yang ingin Anda selesaikan. Setelah Anda tahu apa yang ingin Anda capai, Anda dapat dengan cukup mudah memilih alat yang tepat. Pada level yang sangat dasar, ini sama dengan memilih obeng yang tepat. Langkah Satu adalah melihat kepala sekrup.

Untuk semua hal yang tetap sama dalam manajemen pemeliharaan, ada banyak perubahan besar. Pandemi COVID-19 menciptakan banyak tantangan baru untuk manajer pemeliharaan dan fasilitas. Di blog Hippo, kami membahas beberapa cara berbeda solusi CMMS yang tepat membantu melawan coronavirus.

Standarisasi proses agile dengan perangkat lunak CMMS

Pada April, kami menerbitkan Passing COVID-19 Tests: Educational Facilities and CMMS School Software, yang mencakup beberapa cara fasilitas pendidikan dapat menggunakan CMMS untuk membantu melawan COVID-19.

Salah satu ide penting adalah menggunakan perangkat lunak CMMS untuk menyesuaikan program pemeliharaan mencegah Anda.

“Secara umum, pemeliharaan mencegah menghasilkan:

• Waktu aktif yang meningkat
• Umur aset yang lebih lama
• Manajemen inventaris yang lebih mudah
• Efisiensi yang ditingkatkan
• Keamanan yang meningkat

Semua ini penting, tetapi dengan COVID-19, mereka menjadi krusial.

Tingkatkan beberapa PM

Organisasi di seluruh industri dipaksa untuk memotong setiap biaya yang mungkin. Dan itu berarti departemen pemeliharaan diminta untuk melakukan lebih dengan lebih sedikit, bertahan dengan jumlah teknisi yang lebih sedikit dan perhatian yang lebih ketat pada biaya. Hal terakhir yang Anda butuhkan saat ini adalah waktu henti yang tidak terjadwal pada aset penting. Sekarang bukan waktu untuk boiler berhenti bekerja. Untuk memastikan segala sesuatu yang Anda butuhkan tetap online, tingkatkan frekuensi dan jumlah pemeliharaan mencegah pada aset kritis.

Jeda beberapa PM

Pada saat yang sama, ada beberapa PM yang mungkin Anda ingin pertimbangkan untuk menghentikan sepenuhnya. Misalnya, untuk sekolah dasar, tidak perlu secara berkala memeriksa struktur bermain luar. Di sebagian besar area, mereka dilarang. Di kampus perguruan tinggi yang besar, departemen dapat menjeda pemeliharaan terjadwal pada beberapa aset di dapur kafetaria. Sebagian besar aset yang diam tidak perlu tingkat perhatian yang sama.

Menjeda PM juga dapat membantu dengan laporan. Pada akhir bulan, Anda tidak perlu menelusuri banyak PM yang terlewat yang seharusnya tidak Anda lakukan sama sekali. Lebih masuk akal untuk menjeda mereka untuk saat ini, membebaskan Anda untuk menggunakan waktu departemen Anda dengan cara yang lebih sesuai dengan situasi saat ini. Pikirkan hal ini: Anda mungkin memiliki jadwal untuk menyiram rumput Anda setiap Minggu malam selama musim panas, tetapi tidak masuk akal untuk mengikuti jadwal ketika ada badai petir Minggu sore.”

Di sini kita melihat bagaimana CMMS yang baik memungkinkan untuk menciptakan konsistensi sambil juga membantu organisasi menjadi agile.

Tetap terhubung dari jarak yang aman dengan perangkat lunak CMMS

Pada Mei, kami menerbitkan Maintain Social Distancing with CMMS Software, sekilas tentang semua cara CMMS memungkinkan jarak sosial.

Sebelum COVID-19, ada banyak posting blog yang menjelaskan manfaat menggunakan database CMMS yang dapat diakses dari perangkat seluler apa pun. Saat teknisi dapat dengan cepat mengakses pesan kerja, PM, dan riwayat pemeliharaan dan perbaikan aset serta peralatan detail dari mana saja, kapan saja, ini meningkatkan waktu pada kunci. Tidak perlu lagi berlari kembali ke kantor untuk mengumpulkan tugas pekerjaan berikutnya atau mengambil manual untuk perbaikan yang rumit.

Tetapi dengan COVID, kemampuan untuk bekerja secara mandiri mendapatkan pentingnya baru. Untuk keselamatan mereka, teknisi harus menghindari kontak dekat. Perangkat lunak CMMS membuatnya lebih mudah. Misalnya:

“Bergantung pada ukuran fasilitas, kompleksitas tugas, dan senioritas teknisi, banyak manajer akan secara visual memeriksa pekerjaan sebelum menutup pesan kerja. Perangkat lunak CMMS memungkinkan inspeksi ini dilakukan dari jarak yang aman.

Saat teknisi selesai, menggunakan perangkat seluler yang terhubung internet, mereka dapat mengambil gambar pekerjaan mereka, yang kemudian ditinjau oleh manajer. Puas pekerjaan telah dilakukan sepenuhnya, mereka dapat menutup pesan kerja sendiri menggunakan perangkat lunak manajemen pesan kerja.”

Dan:

“Bergantung pada ukuran dan tata letak fasilitas Anda, mungkin ide yang baik untuk memindahkan pesan kerja di sekitar sehingga teknisi tidak saling bertabrakan. Misalnya, untuk departemen pemeliharaan di hotel, kemungkinan tidak masalah jika Anda memiliki dua teknisi bekerja di kamar berdekatan pada waktu yang sama. Tetapi di pabrik manufaktur, Anda tidak akan ingin dua teknisi bekerja pada waktu yang sama pada aset yang berdampingan.

Cara termudah mungkin untuk melakukannya adalah dengan menjeda PM untuk aset yang berdekatan. Menggunakan tampilan kalender dalam perangkat lunak CMMS, Anda dapat menyeret dan melepas PM. Dalam sebagian besar kasus, terutama dengan PM melayang, tidak ada perbedaan nyata antara melakukan pekerjaan satu hari lebih awal atau satu hari lebih lambat. Dengan PM berbasis meter dan pesan kerja berdasarkan permintaan, ada lebih sedikit ruang gerak, tetapi memindahkan pesan kerja di sekitar masih seringkali dapat dilakukan.”

Langkah selanjutnya

Dari posting blog yang sama:

“Proses untuk menemukan dan mengadopsi solusi CMMS tidak berubah.

Lakukan penelitian online, baca tentang perangkat lunak secara umum dan berbagai penyedia secara spesifik. Lalu hubungi dan mulai mengatur beberapa pertemuan cepat dan demonstrasi langsung. Ini satu-satunya cara untuk mendapatkan rasa bagaimana perangkat lunak bekerja dan bagaimana dapat bekerja untuk Anda. Selalu pikir dalam hal masalah yang Anda hadapi dan bagaimana mereka terhubung dengan fitur spesifik dalam perangkat lunak. Langkah ini krusial karena hal terakhir yang Anda inginkan adalah CMMS yang dipenuhi fitur yang tidak Anda butuhkan dan tidak gunakan. Ini akan seperti memesan setiap hidangan di menu, makan beberapa, dan membuang sisa.

Tetapi ada sesuatu tentang mendapatkan CMMS yang telah berubah. Itu adalah urgensi. Sekarang lebih dari jamais, manajer fasilitas dan pemeliharaan membutuhkan prosedur dan alur kerja yang dapat menahan tekanan COVID-19. Anda membutuhkan solusi CMMS.”