Resolusi CMMS Teratas untuk 2021: Transformasi Manajemen Pemeliharaan

Saat datang untuk resolusi Tahun Baru, angka tidak di pihak Anda. Lebih dari 75% orang menyerah sebelum akhir Januari. Berapa yang bertahan jangka panjang? Kurang dari 8%. Alasan besar orang gagal adalah mereka membuat terlalu banyak resolusi. Tetapi pada 2021, Anda akhirnya dapat mengambil kendali atas pemeliharaan dengan fokus pada satu hal saja.

Dan ini tidak terbatas pada manajemen pemeliharaan. Ini adalah manajemen siklus hidup aset, manajemen pemeliharaan mencegah proaktif, manajemen fasilitas lengkap, dan bahkan kontrol inventaris.

Pada akhirnya, mencapai semua tujuan ini kembali ke kualitas data Anda. Itu berarti resolusi Tahun Baru terbaik untuk 2021 adalah fokus pada data.

Dan cara termudah untuk mendapatkan data pemeliharaan yang baik, menjaga agar aman dan dapat diakses, dan bahkan memanfaatnya—membuatnya bekerja untuk Anda—adalah dengan mendapatkan perangkat lunak CMMS yang tepat.

Tangkap data pemeliharaan dengan perangkat lunak CMMS

Saat datang untuk mengambil data berkualitas, untung untuk baik aktif dan pasif. Anda perlu program untuk pergi dan menangkap data yang Anda butuhkan untuk menjaga segalanya berjalan lancar. Tetapi Anda juga perlu cara untuk mengumpulkan data dengan mudah. Ini seperti memancing. Kadang-kadang cara terbaik adalah mengambil tombol dan pergi mencari ikan. Kali lain, lebih masuk akal untuk memas umpan kait Anda dan menunggu makan siang datang ke Anda.

Siapkan dan standarkan SOP Anda dengan perangkat lunak CMMS

Saat ini, departemen Anda kemungkinan besar memiliki banyak data berharga di tempat yang kurang aman. Ini berjalan di kepala teknisi senior Anda.

Anda tidak dapat meremehkan nilai pengetahuan itu. Semua keahlian yang berhasil dengan susah payah tersebut adalah manfaat besar bagi departemen. Begitu banyak waktu, mendiagnosis masalah dan menyelesaikan solusi masalah kembali ke pengalaman. Ini sama seperti saat Anda pergi ke dokter. Tidak ada yang membuat Anda lebih nyaman daripada mendengar mereka bilang, “Oh, saya telah melihat ini banyak kali sebelumnya.”

Dan Anda tidak dapat meremehkan seberapa mudah Anda dapat kehilangan semua keahlian itu. Saat hanya beberapa teknisi senior Anda pindah atau pensiun, semuanya berjalan keluar pintu dengan mereka. Sekolah bisnis memperingatkan manajer terhadap apa yang mereka sebut key-man risk, di mana keberhasilan Anda terlalu erat terkait dengan beberapa karyawan yang bisa keluar dari perusahaan kapan saja. Tetapi ini seringkali lebih buruk dari itu. Bahkan jika teknisi senior Anda dapat tetap dengan perusahaan selamanya, mereka masih tidak dapat berbagi keahlian mereka dengan bagian resto departemen dengan andal, konsisten, dan mudah.

Jadi, Anda perlu secara aktif melindungi semua keahlian itu dengan program “transfer pengetahuan” yang efektif, dan lebih mudah dari yang terdengar. Hanya ada lima langkah yang benar-benar. Setelah semuanya ada di CMMS, Anda kemudian dapat membuat semua pengetahuan tersebut tersedia di seluruh departemen dalam bentuk template pesan kerja yang dipenuhi dengan instruksi langkah demi langkah dan daftar periksa. Semua orang memiliki akses instan, bahkan lama setelah teknisi senior telah meninggalkan departemen.

Sebagai manfaat tambahan, Anda juga telah menstandarkan tugas pemeliharaan dan perbaikan Anda, memastikan pekerjaan yang sama dilakukan dengan cara yang sama setiap kali. Ini membuat pembaruan dan penyesuaian halus SOP Anda jauh lebih mudah. Karena teknisi melakukan semuanya dengan cara yang sama, Anda dapat membuat perubahan dan melacak hasilnya dengan akurat. Saat setiap teknisi melakukan hal dengan cara mereka sendiri, jauh lebih sulit untuk tahu apa yang bekerja dan apa yang tidak. Pikirkan hal ini: bagaimana Anda dapat meningkatkan resep jika setiap chef menambahkan bahan yang berbeda?

Buat menangkap data menjadi bagian dari alur kerja dengan aplikasi pemeliharaan seluler

Anda juga harus membuatnya mudah untuk menangkap data di luar program transfer pengetahuan formal. Saat teknisi bekerja pada aset, mereka memperhatikan sesuatu atau menemukan sesuatu yang departemen pemeliharaan harus sertakan dalam pesan kerja di masa depan.

Menggunakan fitur tugas dan komentar pesan kerja yang built-in dalam aplikasi pemeliharaan seluler, mereka dapat dengan cepat berkomunikasi dengan departemen pemeliharaan, menjelaskan apa yang mereka lakukan dan mengapa. Dan seluruh proses mudah seperti mengeluarkan perangkat seluler mereka dan mengetik beberapa catatan cepat. Saat cara alternatif atau wawasan mereka telah ditambahkan ke sistem, seluruh departemen akhirnya mendapat manfaat.

Memanfaatkan data pemeliharaan dengan perangkat lunak CMMS

Setelah Anda memiliki data yang baik, Anda dapat mulai menggunakannya untuk membuat hidup Anda lebih mudah. Data yang tepat bekerja untuk Anda, dan itu berarti Anda melakukan pekerjaan lebih sedikit.

Sederhanakan pekerjaan dengan menyertakan data dalam pesan kerja perangkat lunak CMMS

Kami telah membahas bagaimana penggunaan template pesan kerja membantu Anda menambahkan instruksi langkah demi langkah dan daftar periksa ke pesan kerja. Tetapi mereka hanyalah awal. Dengan perangkat lunak pesan kerja yang tepat, Anda dapat dengan cepat menambahkan semua informasi yang diperlukan teknisi untuk menutup secara efisien, termasuk:

• Peta dan rencana lantai interaktif
• Suku cadang dan materi terkait
• Skema digital, gambar, manual O&M, dan garansi
• Riwayat pemeliharaan dan perbaikan aset

Mari kita lihat bagaimana mereka membantu teknisi menyelesaikan lebih banyak dengan usaha lebih sedikit.

Pertama, peta dan rencana lantai berarti mereka tidak pernah membuang waktu mencari tempat pergi. Segera setelah ditugaskan pesan kerja, mereka pergi langsung ke tempat yang tepat. Bahkan jika ini adalah hari pertama mereka di pekerjaan. Mereka juga tidak pernah tiba dengan tangan kosong karena mereka sudah tahu bagian dan materi apa yang diperlukan. Tidak perlu lagi tiba di aset hanya untuk harus berlari kembali ke lemari persediaan. Tidak hanya mereka memiliki apa yang diperlukan, tetapi mereka juga tahu apa yang harus dilakukan dengan itu, berkat instruksi dan daftar periksa yang detail. Dan saat aset rusak secara tidak terduga, teknisi dapat mengakses manual serta riwayat pemeliharaan dan perbaikan detail untuk membantu mereka memecahkan masalah.

Buat program pemeliharaan mencegah dengan perangkat lunak CMMS

Data yang baik membantu dengan pesan kerja berdasarkan permintaan, tetapi tempatnya bersinar adalah dengan pemeliharaan mencegah. Dan untuk begitu banyak pemimpin pemeliharaan, ini adalah resolusi Tahun Baru mereka: akhirnya, jalankan program pemeliharaan mencegah. Dengan data yang baik dan perangkat lunak pemeliharaan mencegah yang tepat, 2021 adalah tahun Anda akhirnya mewujudkannya.

Saat Anda menyiapkan program, dalam garis besar, Anda memulai dengan melihat aset Anda dan menentukan strategi pemeliharaan terbaik untuk masing-masing. Untuk beberapa, itu run to failure. Lampu adalah contoh klasik. Tetapi untuk banyak dari mereka, itu pemeliharaan mencegah. Setelah Anda tahu mana yang ingin Anda sertakan dalam jadwal PM Anda, Anda perlu menentukan tugas dan jadwal waktu. Anda perlu tahu apa yang akan Anda lakukan dan seberapa sering.

Untuk tugas, Anda membaginya menjadi hal yang Anda cari dan hal yang Anda lakukan. Jadi, untuk sabuk penggerak, Anda memeriksa sabuk untuk keausan dan menambahkan pelumas. Dan untuk jadwal waktu, Anda membaginya menjadi kalender dan meter. Beberapa PM Anda lakukan sesuai waktu, yang lain sesuai penggunaan. Misalnya, dengan mobil Anda mengganti ban salju berdasarkan musim, tetapi Anda mengganti oli berdasarkan jarak tempuh.

Itu banyak keputusan yang harus dibuat untuk banyak aset. Dalam beberapa kasus, terutama untuk aset yang lebih baru, Anda dapat mengikuti rekomendasi produsen. Tetapi untuk aset yang lebih lama, lebih masuk akal untuk memanfaatkan data Anda.

Seberapa sering Anda harus menjalankan PM pada forklift Anda? Periksa seberapa sering ia rusak dalam setahun terakhir, lalu jadwalkan PM dengan interval yang lebih pendek. Jika cenderung rusak setiap tiga bulan, Anda dapat mengatur PM setiap dua setengah. Data Anda juga memberi tahu tugas apa yang harus disertakan. Apakah forklift cenderung bocor? Buat PM untuk memeriksa segel dan mengisi ulang cairan.

Setelah semuanya diatur dalam CMMS, perangkat lunak melakukan semua pengingat untuk Anda. Saat PM jatuh tempo, secara otomatis menghasilkan pesan kerja pemeliharaan mencegah. Bergantung pada bagaimana Anda mengatur, juga dapat secara otomatis menugaskannya.

Terapkan program pemeliharaan mencegah itu dan buat lebih baik lagi

Saat Anda membangun jumlah dan kualitas data Anda, Anda dapat terus kembali dan menyesuaikan program pemeliharaan mencegah Anda dengan halus. Setelah enam bulan, mungkin lebih masuk akal untuk memeriksa forklift itu lebih jarang. Atau, Anda mungkin beralih ke serangkaian inspeksi dan tugas yang berbeda. Ingat, bagian besar dari apa yang membuat penyesuaian halus mungkin adalah konsistensi keseluruhan pemeliharaan dan perbaikan. Karena semua orang melakukan pekerjaan yang sama dengan cara yang sama, Anda dapat dengan andal melacak tugas dan jadwal waktu mana yang bekerja dan apa yang perlu ditingkatkan.

CMMS yang tepat bahkan datang dengan laporan otomatis bawaan untuk program pemeliharaan mencegah Anda, memungkinkan Anda melacak KPI seperti persentase PM yang selesai tepat waktu. Data dapat memberi tahu apakah Anda perlu menyesuaikan jumlah sumber daya yang Anda alokasikan untuk pemeliharaan mencegah, misalnya. Anda dapat melihat di mana hambatan ada, siapa yang membutuhkan lebih banyak pelatihan, dan siapa yang membutuhkan lebih banyak supervisi.

Langkah selanjutnya

Saatnya lagi, saat orang membuat janji pada diri sendiri tentang tahun baru. Jika Anda lelah menghadapi 2020, buat 2021 Tahun Data Anda. Dan cara termudah untuk melakukannya adalah dengan CMMS yang tepat.

Jadi, langkah selanjutnya Anda adalah mulai menghubungi penyedia. Setelah mereka memiliki ide tentang tujuan Anda untuk 2021, mereka dapat mulai menjelaskan opsi Anda dan bagaimana Anda dapat membuat resolusi Tahun Baru ini bertahan.