Peran Perencana Pemeliharaan: Mengoptimalkan Operasi dan Memastikan Keandalan
Di tim pemeliharaan yang lebih kecil, semua orang memegang banyak topi yang berbeda, dengan manajer pemeliharaan yang sama mungkin mengatur jadwal maupun mengulurkan lengan untuk bekerja pada peralatan. Namun ketika operasi Anda mulai berkembang baik dalam ukuran maupun kompleksitas, Anda membutuhkan seseorang di tim yang difokuskan pada semua detail kecil tetapi tidak pernah kehilangan pandangan terhadap gambaran besar. Seseorang yang tidak hanya dapat bekerja dengan tim tetapi juga lintas departemen.
Anda membutuhkan perencana pemeliharaan.
Seperti biasa, membantu untuk memulai dengan definisi dasar.
Apa itu perencana pemeliharaan?
Perencana pemeliharaan memastikan departemen pemeliharaan mendapatkan hasil terbaik dari teknisi, alat, dan waktu mereka dengan memastikan semua orang memiliki apa yang mereka butuhkan untuk bekerja secara efisien. Ini adalah pekerjaan mereka untuk merencanakan pekerjaan yang akan dilakukan teknisi, mencocokkan teknisi yang tepat dengan tugas yang tepat, dan kemudian mengontrol inventaris sehingga tim memiliki tepat apa yang mereka butuhkan tepat saat mereka membutuhkannya.
Ini mencakup peran strategis mereka di departemen. Namun bagaimana dengan taktik mereka? Langkah spesifik apa yang mereka ambil, sehari-hari, untuk mencapai tujuan tersebut?
Apa saja tanggung jawab perencana pemeliharaan?
Perencana memulai dengan memastikan mereka memahami kemampuan departemen dan tanggung jawabnya, termasuk memperkirakan baik apa yang perlu diselesaikan tim maupun berapa lama setiap pekerjaan harus berlangsung. Mereka juga perlu melihat tujuan bisnis organisasi secara keseluruhan, sehingga mereka tahu cara terbaik untuk mendukungnya melalui aktivitas pemeliharaan.
Merencanakan pemeliharaan
Dari sana, mereka menentukan strategi pemeliharaan mana yang akan diterapkan untuk setiap aset, dan kemudian mengatur serta menjadwalkan program pemeliharaan pencegahan. Mereka juga perlu mengatur serangkaian alur kerja untuk menangani permintaan kerja on-demand, termasuk cara meninjau permintaan, memprioritaskan pekerjaan, menetapkan permintaan kerja, dan kemudian melacak tingkat penyelesaian.
Menyeimbangkan kepentingan
Sering banyak pekerjaan mereka berfokus pada aktivitas untuk departemen pemeliharaan, tetapi satu keterampilan kunci juga adalah mampu mendukung indikator kinerja utama (KPI) di seluruh organisasi, atas dan bawah struktur organisasi. Jadi, mereka tahu mereka perlu menjadwalkan inspeksi dan tugas untuk tim pemeliharaan, tetapi mereka juga tahu mereka harus mencoba menyelaradkannya dengan jadwal produksi.
Misalnya, saat pemeliharaan perlu mematikan mesin press untuk menguji atau mengubah pelumas, perencana pemeliharaan mencoba menjadwalkannya di antara siklus produksi, meminimalkan waktu henti.
Apa perbedaan antara perencana pemeliharaan vs penjadwal pemeliharaan?
Jika Anda pernah mendengar tentang penjadwal pemeliharaan, Anda mungkin bertanya-tentang semua tumpang tindih antara kedua posisi. Kenyataannya adalah perencanaan dan penjadwalan sebenarnya adalah dua pekerjaan terpisah, tetapi tergantung pada ukuran operasi, semuanya mungkin dilakukan oleh satu orang.
Jika departemen pemeliharaan cukup besar untuk memiliki baik perencana maupun penjadwal, perencana akan lebih berfokus pada memastikan teknisi memiliki apa yang mereka butuhkan untuk bekerja dengan baik, termasuk alat dan bagian yang tepat, sementara penjadwal akan mengurus kapan teknisi melakukan pekerjaan, termasuk memprioritaskan permintaan kerja dengan hati-hati dan menyeimbangkan kebutuhan pemeliharaan dan produksi.
Jika mereka memberikan begitu banyak manfaat, mengapa tidak semua departemen pemeliharaan memiliki perencana?
Ini adalah alasan yang sama mengapa meskipun departemen memiliki perencana, mereka masih mungkin tidak memiliki penjadwal. Semuanya kembali pada ukuran operasi.
Jadi, dalam kasus di mana ukuran fasilitas, jumlah dan kompleksitas aset dan peralatan, dan ukuran departemen pemeliharaan tidak memerlukan perencana pemeliharaan waktu penuh, manajer pemeliharaan melakukan semua perencanaan dan penjadwalan pemeliharaan sendiri.
Ini adalah kebenaran umum tentang semua organisasi: semakin sedikit orang dalam band, semakin banyak alat musik yang harus dimainkan masing-masing.
Bagaimana cara menjadi perencana pemeliharaan?
Tidak ada jalan pintas, tetapi beberapa rute lebih umum dari yang lain. Banyak perencana memulai dengan gelar universitas atau associate, seringkali dalam manajemen fasilitas atau sesuatu yang terkait dengan teknik. Dari sana, mereka mempelajari manajemen proyek.
Tapi karena ini adalah pemeliharaan, juga ada magang tradisional. Dimungkinkan untuk memulai di posisi asisten perencana, mendapatkan banyak pelatihan langsung dan pengalaman langsung, dan kemudian mencoba naik dari sana.
Terlepas dari rute, perencana pemeliharaan masa depan perlu menjadi multitasker yang detail-oriented yang tidak pernah kehilangan pandangan terhadap gambaran besar.
Dan mereka perlu mampu menggunakan berbagai teknologi, termasuk perangkat lunak manajemen pemeliharaan komputer (CMMS).
Bagaimana CMMS memudahkan kehidupan perencana pemeliharaan?
Jika departemen pemeliharaan cukup besar untuk memiliki perencana pemeliharaan, itu terlalu besar untuk beroperasi dengan kertas dan spreadsheet. Ada terlalu banyak bagian yang bergerak untuk metode manual lama. CMMS yang tepat memungkinkan Anda untuk tetap atas pekerjaan dan satu langkah di depan masalah dengan mengotomatisasi alur kerja krusial, membantu Anda menjaga data Anda tetap aman, terlindungi, dan dapat diakses.
Ini hanya dua dari cara CMMS membantu.
Menjadwalkan pemeliharaan
Ingat, perbedaan besar antara metode manual dan solusi CMMS modern adalah perangkat lunak membantu Anda menjaga semua data Anda di satu tempat, basis data terpusat di mana semuanya aman, terlindungi, dan dapat diakses oleh semua orang di tim.
Dan itu membuat penjadwalan jauh lebih mudah. Alih-alih mencoba mengatur segalanya di catatan kecil atau di seluruh spreadsheet yang sulit dibaca, perencana pemeliharaan dapat melihat semua tugas dan inspeksi yang perlu mereka tetapkan pada kalender yang intuitif. Ketika mereka perlu mengubah jadwal untuk menyesuaikan permintaan kerja on-demand baru, mereka dapat dengan cepat menyeret dan melepaskan tugas ke tanggal baru.
Mengontrol inventaris
Dengan kertas dan spreadsheet, mustahil untuk melacak bagian dan bahan dengan akurat karena kesalahan manusia. Dan meskipun selalu menulis angka yang benar, jeda waktu antara saat tim menggunakan bagian dan saat mereka memperbarui catatan berarti Anda selalu sedikit tertinggal. Anda mungkin memiliki angka yang baik tentang apa yang Anda miliki minggu lalu, tetapi Anda tidak pernah yakin apa yang Anda miliki saat ini.
Dengan CMMS, masalah tersebut hilang. Alih-alih harus mempercayai teknisi untuk menghitung, perangkat lunak membantu Anda melakukannya secara otomatis. Ketika perencana pemeliharaan mengatur permintaan kerja, mereka dapat menghubungkan bagian dan bahan yang diperlukan di dalam perangkat lunak. Kemudian, saat teknisi menyelesaikan, CMMS secara otomatis memperbarui jumlah inventaris.
Dan begitu tingkat mencapai minimum yang dapat disesuaikan, CMMS mengirimkan peringatan, sehingga departemen tahu untuk mengatur pemesanan.
Langkah selanjutnya
Kami ingin memastikan Anda mendapatkan solusi yang paling sesuai untuk Anda. Kami dapat membantu dengan segala sesuatu mulai dari menjawab pertanyaan Anda tentang segala sesuatu yang terkait pemeliharaan hingga memesan demo perangkat lunak langsung.
Ringkasan
Perencana pemeliharaan bekerja untuk memastikan departemen pemeliharaan mendapatkan hasil terbaik dari alat, teknisi, dan waktu mereka dengan mengatur inspeksi, tugas, dan jadwal dengan hati-hati. Meskipun mereka bekerja dari dalam departemen pemeliharaan, mereka sering koordinir dengan sisi produksi organisasi untuk memastikan setiap orang dapat mencapai tujuan dan KPI spesifik mereka. Misalnya, mereka akan mencoba menjadwalkan waktu henti yang direncanakan di antara siklus produksi.
Tidak semua departemen pemeliharaan memiliki perencana, dan di tim yang lebih kecil, manajer fasilitas atau pemimpin pemeliharaan melakukan semua perencanaan. Di tim yang lebih besar, bagaimanapun, mungkin ada baik perencana maupun penjadwal.
Terlepas dari jumlah teknisi dan aset, perencanaan pemeliharaan menjadi lebih mudah dengan CMMS modern. Alih-alih mencoba merencanakan dan melacak pekerjaan menggunakan lembar kertas yang mudah hilang dan sulit dibaca atau file spreadsheet, Anda dapat menjaga semua data Anda di satu tempat, diperbarui secara real-time. Dan karena Anda telah mengotomatisasi pelacakan inventaris, angka Anda akurat dan terkini, Anda tidak perlu lagi khawatir kehabusan bagian atau bahan penting.
