Perubahan utama:Cara berhasil mendorong adopsi dan everboarding CMMS

Memimpin perubahan tidak mudah. Ini terutama benar dalam hal membuat orang menggunakan teknologi baru. Statistik menunjukkan bahwa hampir tiga perempat proyek TI gagal dan jumlahnya bahkan lebih buruk dalam pemeliharaan, di mana 90% kegagalan CMMS terjadi karena perangkat lunak kurang dimanfaatkan atau tidak digunakan sama sekali. Kami tidak ingin Anda menjadi statistik.

Itu sebabnya kami mengundang manajer sumber daya air dan profesional manajemen proyek, Devon Aaroe, dan operator pengolahan air limbah, Gordon Mielke, untuk berbagi pengalaman mereka dengan komunitas Fiix. Dalam rekaman webinar ini, mereka berbagi perspektif unik mereka tentang perjalanan manajemen perubahan organisasi mereka dari kertas ke digital dan seterusnya.

Tonton rekaman lengkapnya untuk mendapatkan ide baru, menjawab pertanyaan yang ingin Anda pecahkan, dan mempelajari (atau mempelajari kembali) praktik terbaik tentang memimpin perubahan. Anda juga dapat mengunduh dan mendengarkan versi audio webinar menggunakan tautan tersemat di bawah.

Devon Aaroe AScT, PMP

Pengelola Sumber Daya Air

Kota Sungai Dawson

Gordon Mielke AScT

Operator Pengolahan Air Limbah

Instalasi Pengolahan Limbah Tingkat III EOCP

Sinopsis singkat

Devon Aaroe, manajer sumber daya air untuk Kota Dawson Creek, pertama kali menyadari kesulitan memimpin perubahan ketika upaya mereka untuk menerapkan perangkat lunak kontrol dokumen macet dan terbakar karena kurangnya dukungan.

Mengandalkan pelajaran dari upaya pertama mereka, Devon ingin tim operatornya, seperti Gordon Mielke, memiliki sistem manajemen pemeliharaan Fiix mereka.

Sebagai seorang manajer, tugas Anda adalah mengelola orang-orang, dan tugas mereka adalah mengelola fasilitas. Pertama, itu perlu bekerja untuk tim saya, dan kemudian saya akan membuatnya bekerja untuk saya.
– Devon Aaroe

Dengan tujuan meningkatkan keandalan dan waktu kerja fasilitas air dan air limbah kota mereka, Devon dan Gordon bekerja sama untuk memastikan pemilihan dan implementasi CMMS mereka berhasil.

Menciptakan rasa memiliki

Membeli di. Sebuah kata sederhana dan sering digunakan secara berlebihan yang bisa sangat sulit untuk dicapai dan bahkan lebih sulit untuk dipaksakan. Bagi Devon, ini sangat penting untuk proyek CMMS-nya.

Itu harus seintuitif Facebook atau Instagram, itu hanya harus berfungsi. Jangan beri saya binder tebal berisi instruksi tertulis tentang cara menggunakannya.
– Devon Aaroe

Devon mengerti bahwa kemudahan penggunaan tidak akan cukup untuk membuat pembelian. Dia juga ingin melibatkan orang-orang yang benar-benar akan menggunakan sistem dalam proses pengambilan keputusan.

Jadi, Devon melakukan penelitian CMMS awal dan mempersempit pilihan mereka menjadi dua pelari terdepan. Dia kemudian memberikan demo gratis Fiix dan perangkat lunak CMMS yang kompetitif kepada semua operatornya dan meminta mereka untuk bermain-main dengan keduanya. Semua operator dengan suara bulat memilih Fiix.

Ketika saya mengikuti proses seleksi itu, rasanya luar biasa. Sangat menyenangkan bisa memilih. Saya ingin pergi ke mana saja dengan kurang dari 3 klik.
– Gordon Mielke

Kiat Pro: Ciptakan peluang bagi pengguna untuk mendapatkan masukan tentang keputusan guna menciptakan rasa kepemilikan dan kegembiraan terhadap proyek.

Menetapkan harapan yang realistis

Devon menyarankan untuk membingkai implementasi perangkat lunak sebagai sebuah proyek. Sebuah proyek memiliki awal dan akhir, dengan target dan jadwal. Proyek juga memiliki tim proyek, alokasi waktu, sumber daya, dan anggaran untuk diselesaikan. Dia memperingatkan bahwa mengimplementasikan perangkat lunak dengan sukses bukanlah sesuatu yang dapat Anda lakukan di luar meja.

Tim proyek Devon termasuk operator senior yang kembali dari pensiun dengan kontrak 6 bulan untuk menambah lebih dari 1.400 aset dan membuat lebih dari 400 SM. Admin, manajer perencanaan dengan pengalaman manajemen proyek, dan jagoannya, Gordon.

Devon menetapkan harapan yang jelas dengan kepemimpinan senior dan operator bahwa ini akan sulit. Mereka mengalokasikan waktu satu tahun dan mengelola proyek dengan check-in reguler.

Awalnya akan menyebabkan lebih banyak masalah daripada menyelesaikannya, tetapi dalam jangka panjang, ini akan menghemat waktu dan uang.
– Devon Aaroe

Kiat Pro: Implementasi tidak dapat terjadi dalam ruang hampa dan akan membutuhkan waktu dan usaha. Jujurlah kepada diri sendiri dan semua pemangku kepentingan terkait waktu dan anggaran yang dibutuhkan.

Pentingnya seorang juara

Ketika dihadapkan dengan perubahan, biasanya ada beberapa pengadopsi awal, bersama dengan beberapa pencela awal. Gordon adalah salah satu pengadopsi awal itu. Dia ahli teknologi, memiliki pengalaman CMMS sebelumnya, dan langsung melihat potensi perangkat lunak.

Gordon secara teratur melontarkan ide di antara operator di ruang makan dan membantu rekan kerja dengan pertanyaan atau kesulitan apa pun. Devon memutuskan untuk memberikan akses admin kepada Gordon sehingga dia dapat dengan cepat menerapkan perubahan dan membangun sistem agar berfungsi untuk seluruh tim.

Dia bisa membantu saya hidup sebagai operator, lihat apa yang tidak bisa saya lihat.
– Devon Aaroe

Devon juga menunjukkan bahwa seorang juara sebenarnya adalah orang yang terus-menerus mendatangi Anda dengan masalah dan terlihat seperti pencela. Itu benar-benar pertanda bahwa mereka terlibat tetapi sistemnya tidak berfungsi untuk mereka. Dengan mempercayai mereka untuk memiliki pengaruh yang lebih besar dalam perkembangan, mereka dapat menjadi juara baru.

Kiat Pro: Identifikasi jagoan Anda lebih awal dan dukung influencer peer-to-peer dengan memberi mereka tanggung jawab yang lebih tinggi.

Membangun momentum positif

Selama 90 hari pertama khususnya, penting untuk mulai mendapatkan beberapa kemenangan kecil. Bahkan jika itu sesederhana memecahkan masalah login dan kata sandi. Membangun lingkaran umpan balik yang penuh perhatian dari perubahan kecil yang bertahap untuk membuat perubahan besar dari waktu ke waktu.

Devon memberikan akses ke pelatihan tetapi dia juga mengadakan pertemuan tim mingguan untuk bertanya; hal-hal apa yang bekerja dengan baik, hal-hal apa yang tidak berfungsi sama sekali, dan apa yang Anda butuhkan untuk melakukan pekerjaan Anda? Gordon sering memberikan umpan balik atas nama rekan-rekannya bahwa Devon bisa naik ke Fiix untuk memecahkan. Devon akan menutup pengulangan dalam stand-up mingguan mereka dengan selalu melaporkan kembali apa yang telah dilakukan, atau tidak dilakukan, dan alasannya.

Bolak-balik antara kami dan Fiix sangat besar. Dalam pengalaman saya sebelumnya, tidak ada komunikasi antara pengembang perangkat lunak dan orang-orang yang mencoba mengimplementasikan perangkat lunak.
– Gordon Mielke

Kiat Pro: Jadwalkan check-in yang sering dan bangun momentum positif dengan umpan balik yang penuh perhatian.

Everboarding

Ketika pengguna mengambil alih perangkat lunak dan mereka menggunakannya setiap hari, itu bukan lagi sebuah proyek. Everboarding adalah gagasan bahwa belajar itu konstan. Bukan acara orientasi yang dilakukan satu kali, melainkan proses berkelanjutan.

Fiix adalah bagian dari orientasi dan pelatihan kami, tetapi juga bagian dari manajemen kinerja berkelanjutan dan proses satu lawan satu.
– Devon Aaroe

Untuk Kota Dawson Creek, pengguna veteran melatih pengguna baru pada program untuk mempertajam keterampilan mereka sendiri dari waktu ke waktu. Tim juga melacak upaya untuk menentukan berapa banyak waktu yang dihabiskan setiap orang untuk pemeliharaan preventif v. pemeliharaan darurat.

Kiat Pro: Integrasikan CMMS Anda ke dalam pelatihan dan proses manajemen kinerja untuk mendorong pengembangan profesional berkelanjutan dan memperkuat program pemeliharaan.

Sumber daya tambahan untuk komunitas Fiix

Devon dan Gordon berbagi banyak wawasan lain dalam rekaman webinar lengkap di atas. Jika Anda baru memulai perjalanan digital Anda atau sedang mencari ide untuk menghidupkan kembali implementasi yang terhenti, luangkan waktu untuk belajar dari pengalaman mereka. Kami juga menawarkan pelatihan satu lawan satu untuk komunitas Fiix kami – terhubung dengan manajer sukses pelanggan Anda jika Anda tertarik untuk mempelajari lebih lanjut.

Baca 12 praktik terbaik kami untuk implementasi CMMS yang sukses

Baca selengkapnya