Peran Kritis dari Workflow Perawatan Peralatan yang Terstruktur
Program perawatan yang terorganisir dengan baik memiliki workflow perawatan peralatan yang jelas (lihat diagram di bawah ini). Misalnya workflow dengan langkah-langkah berikut:
Pengguna eksternal atau pelanggan mengirimkan permintaan perawatan.
Kami menjadwalkan pekerjaan perawatan ini serta perawatan mencegah dan membuat work order.
Teknisi menerima work order ini dan menyelesaikannya.
Kami menghasilkan laporan perawatan dan sebagainya.
Tapi itu hanya bagian dari cerita…
Kegagalan dalam proses workflow perawatan ini akan menyebabkan banyak masalah. Kami dapat mengalami masalah selama setiap alur yang ditunjukkan dalam diagram workflow perawatan di bawah ini. Setiap alur ditunjukkan oleh panah.
Kegagalan dan Dampak Workflow Perawatan Peralatan yang Berbeda
1. Permintaan pekerjaan yang hilang atau laporan kerusakan peralatan
Pengguna eksternal seperti pelanggan, operator peralatan dan sebagainya, dapat mengajukan permintaan pekerjaan perawatan atau melaporkan kerusakan peralatan. Misalnya, katakanlah beberapa permintaan perawatan masuk setiap hari. Kami mungkin melewatkan beberapa permintaan ini dalam antrean. Jadi pekerjaan perawatan tidak pernah selesai. Kami juga mungkin mengabaikan atau melewatkan alarm atau masalah yang dilaporkan pada peralatan kritis. Sebagai hasilnya kegagalan peralatan bertingkat mungkin akan terjadi.
Suara familiar … Pernahkah Anda mengalami hal ini?
Ini adalah tempat software perawatan sangat berguna. Di atas semuanya itu membantu melacak permintaan dan laporan ini. Selain itu, kami dapat menggunakan informasi yang diberikan untuk membuat work order perawatan untuk teknisi perawatan. Lihat How Maintenance Services Should Manage Maintenance Request Forms untuk informasi lebih lanjut.
2. Pekerjaan perawatan mencegah tidak dijadwalkan
Peralatan dan fasilitas yang berbeda akan memiliki kebutuhan perawatan terencana yang berbeda. Misalnya mengganti filter udara secara teratur pada unit HVAC, memeriksa tingkat oli pada mesin tertentu dan sebagainya. Oleh karena itu, melewatkan perawatan mencegah ini atau tidak menjadwalkannya pada waktu yang tepat dapat menghasilkan kerusakan peralatan dan masalah operasional lainnya.
Dengan software CMMS kami dapat menjadwalkan perawatan terencana dan menghasilkan work order yang diperlukan. Untuk menjelaskan, lihat How To Schedule Preventive Maintenance Work Orders untuk cara melakukannya.
3. Work order tidak dikirim
Teknisi perawatan yang tepat harus menerima work order perawatan setelah dibuat. Program CMMS dapat mengemailnya atau mengirimnya sebagai pesan teks ke teknisi atau kontraktor luar. Alternatifnya kami dapat mencetak work order dan mendistribusikannya.
4. Teknisi lupa melakukan pekerjaan atau mengirim kembali status selesai
Selain itu, kami dapat menggunakan software perawatan untuk melacak work order tertunda dan menerima pembaruan status dari teknisi. Untuk menjelaskan, ini dapat diterima sebagai email atau teks dan digunakan untuk memperbarui dan menutup work order tertunda. Yang paling penting, jika mereka lupa menyelesaikan work order atau melaporkan status, kami dapat membuat program CMMS mengirim pengingat!
5. Pelaporan yang buruk kepada manajemen
Tentu saja tim manajemen kami akan ingin laporan teratur dan mudah dipahami tentang pekerjaan departemen perawatan. Namun, mencoba melakukan ini secara manual akan memakan waktu dan sulit.
Oleh karena itu, kami dapat menggunakan software CMMS untuk membuat laporan standar dan membandingkan performa dengan periode sebelumnya. Lihat 3 Quick Maintenance Metrics For Maintenance Planners untuk jenis informasi yang mungkin kita butuhkan.
Kami dapat melihat bahwa banyak kegagalan workflow ini dapat memiliki dampak besar pada program perawatan. Perawatan yang jatuh atau tidak lengkap dapat menghasilkan kerusakan bertingkat. Sebagai hasilnya departemen perawatan akan dianggap tidak kompeten!
Tidak dapat memberikan laporan yang baik dan tepat waktu kepada manajemen juga buruk. Sebagai hasilnya mereka akan membuat keputusan tentang anggaran perawatan berdasarkan informasi yang buruk. Seringkali ini akan memiliki dampak buruk pada departemen perawatan.
Dengan software jadwal perawatan yang baik (aka program CMMS), manajer perawatan dan perencana perawatan dapat menghindari atau mengurangi masalah semacam ini.
Pilih Software Manajemen Perawatan yang Tepat
Mencari software CMMS untuk departemen perawatan Anda? Dengan ratusan program yang tersedia membuat pilihan yang tepat bisa sulit!
Salah satu tips – sebagian besar situs ulasan software bukanlah apa yang terlihat. Banyak didanai oleh pengiklan, jadi kita sering diarahkan ke produk yang tidak cocok untuk kebutuhan kita.
Panduan pemilihan software CMMS gratis ini “CMMS Software Selection Guide” memiliki berbagai tips untuk evaluasi Anda sendiri. Gunakan untuk menemukan produk yang tepat untuk kebutuhan Anda. Semoga berhasil!
