Jangan menjadi turis RPA, terapkan manajemen perubahan yang efektif
Perusahaan tidak mematuhi protokol yang diperlukan untuk memastikan RPA dapat diluncurkan secara efektif.
Dengan pandangan ke masa depan, perusahaan membeli RPA dan bentuk otomatisasi cerdas lainnya pada tingkat yang eksponensial. Namun didorong oleh harapan untuk meningkatkan produktivitas, mengurangi inefisiensi, dan menghemat uang, apakah mereka gagal melihat kayu untuk pohon?
Meskipun banyak vendor dan penyedia layanan memasarkan solusi RPA sebagai solusi berkode rendah dan mudah dipasang, mereka sama sekali tidak.
Menurut sebuah laporan oleh KPMG dan HFS Research, ada kesenjangan yang signifikan antara harapan dan kenyataan di ruang RPA. Meskipun perusahaan memahami manfaat RPA, studi ini menemukan bahwa banyak yang belum siap untuk menerapkannya secara efektif, dengan hanya 13% inisiatif RPA perusahaan yang mencapai skala di seluruh organisasi, menurut survei mereka.
“Tahap sedang ditetapkan untuk bencana RPA dan perusahaan itu harus bertindak sekarang untuk mencegahnya,” Maria Terekhova memperingatkan, Analis Riset Senior di HFS Research, dalam posting blog baru-baru ini, yang merefleksikan temuan laporan tersebut.
“Dengan kata lain, hingga saat ini, proyek RPA baru lahir dan masih dalam tahap penjajakan,” jelasnya. “Tapi sekarang, ketika mereka mulai mencapai tanda satu tahun, lebih banyak perusahaan mencoba untuk mengambil RPA di seluruh organisasi. Pada saat ini, kurangnya bakat berpengalaman baik di dalam organisasi klien maupun di antara penyedia layanan mereka akan menjadi sangat jelas.
“Seiring semakin banyak perusahaan yang mulai mencoba menskalakan RPA tanpa bakat yang diperlukan, skor kepuasan rata-rata 77% yang diberikan oleh klien dalam studi layanan RPA kami akan mulai menurun, yang membebani uang investasi klien dan kontrak penyedia layanan. Dengan kata lain, kekecewaan dan perhitungan RPA besar akan datang untuk kedua sisi pasar.”
“Wisata RPA”
Berbicara dengan Era Informasi, Elena Christopher, wakil presiden penelitian di HFS Research, memperluas laporan dan temuannya. Menurutnya, kesulitan dalam menskalakan RPA memiliki banyak segi.
Nomor satu, bagi Christopher, adalah seluruh tantangan seputar manajemen perubahan. Dia merasa banyak perusahaan tidak mematuhi protokol yang diperlukan untuk memastikan RPA dapat diluncurkan secara efektif.
“Gagasan untuk menciptakan tenaga kerja digital baru yang perlu diintegrasikan dan dapat bekerja dengan baik dengan tenaga kerja manusia Anda sangat besar,” dia memperingatkan. “Sebuah organisasi akan membutuhkan seluruh rangkaian prosedur untuk mencernanya.”
Dia menambahkan:“Tidak cukup untuk memperkenalkan RPA di bawah protokol TI normal. Di HFS Research, kami bercanda menyebutnya pariwisata RPA.”
Bagi Christopher, jika suatu perusahaan benar-benar ingin meningkatkan RPA, itu harus lebih dari sekadar eksperimen.
“Perusahaan perlu berpikir lebih luas tentang bagaimana RPA akan mempengaruhi mereka, dari tingkat junior hingga tingkat senior,” katanya. “Inisiatif RPA membutuhkan sponsor dan kepemilikan; suite senior harus mendukung. Mereka perlu membangun kasus bisnis dan bukti konsep, dan mereka perlu melakukannya dengan mempertimbangkan skala.”
Kurangnya bakat RPA
Senada dengan Terekhova, Christopher berpendapat:“Terlepas dari apa yang mungkin disarankan oleh hype pemasaran, Anda sebenarnya membutuhkan keahlian teknis yang kuat dalam organisasi Anda untuk mengimplementasikan RPA; Anda membutuhkan insinyur dan pengembang yang baik.”
Baginya, gagasan hanya sekadar melatih kembali profesional non-teknis sebagai ahli RPA adalah hal yang sulit. Karena itu, para pemimpin bisnis harus mengoordinasikan inisiatif RPA dengan mempertimbangkan perekrutan.
Namun penting juga untuk dipahami bahwa staf TI dan teknis hanya mengimplementasikan RPA, mereka tidak menggunakannya.
Memang, setiap hari, solusi RPA digunakan terutama dalam operasi bisnis — fungsi seperti keuangan dan layanan pelanggan. Oleh karena itu, harus ada pemahaman pengguna bisnis.
Christopher menambahkan:“Anda harus membantu karyawan agar bersedia menggunakan RPA dan tidak takut akan hal itu. Konsep kecemasan otomatisasi adalah hal yang nyata. Saya selalu mengatakan 'semakin cepat kita berhenti menampilkan semua foto robot ini di artikel dan blog, semakin baik karena membuat semua orang takut'; plus, ini bukan penggambaran realistis tentang apa itu RPA. RPA adalah perangkat lunak. (Dicatat dengan sepatutnya — ed.)
Tapi tetap saja, dengan pengembangan RPA, karyawan perlu menyesuaikan.
Bergantung pada prosesnya, beralih dari tugas manual ke satu proses, atau dijalankan sebagian, oleh perangkat lunak bisa jadi agak rumit.
Teknis baru mungkin muncul, oleh karena itu pelatihan yang tepat sangat penting.
