Lima Rintangan Pengiriman Rumah Kantor — dan Cara Mengatasinya

Bagi banyak perusahaan, eksodus massal tahun ini dari ruang kantor bersama telah menyebabkan perebutan untuk melengkapi karyawan dengan alat teknologi paling sesuai dan sistem perusahaan berbasis cloud untuk mendukung pekerjaan jarak jauh. Yang sangat menantang adalah solusi untuk proses-proses yang secara tradisional mengandalkan struktur perusahaan terpusat — seperti ruang surat dan departemen pengiriman.

Bagaimana Anda secara efektif meluncurkan solusi di seluruh perusahaan yang memungkinkan karyawan Anda mengirim dan mengirimkan materi bisnis dengan aman, efisien, dan hemat biaya dari lokasi yang berbeda?

Organisasi yang sebelumnya mungkin telah mengelola, katakanlah, empat kantor perusahaan harus mencari cara untuk mengelola 4.000 kantor rumah secara efektif. Anda tidak bisa begitu saja melemparkan dokumen ke kereta surat atau mengirimkan paket ke pusat surat. Pada akhirnya, Anda telah kehilangan pengetahuan suku yang signifikan yang biasanya akan mengelola proses tersebut.

Terlepas dari berapa banyak lokasi kantor pusat yang Anda miliki di lingkungan saat ini, Anda harus mengetahui cara mengotomatisasi dan mengontrol orientasi, konfigurasi, dan tayang langsung di sepanjang lima fase implementasi utama yang biasanya Anda andalkan pada tim pusat untuk dikelola di lokasi fisik.

1. Menyiapkan Sistem

Pertama dan terpenting, pastikan sistem berbasis cloud baru yang Anda pilih melengkapi Anda dengan cepat dan mudah membuat akun operator dan izin pengguna akhir. Konfirmasikan bahwa ia memiliki kemampuan impor massal yang memungkinkan Anda memuat informasi dengan cepat, baik melalui unggahan daftar Excel sederhana atau integrasi dengan sistem manajemen sumber daya manusia (HRMS) Anda. Ini penting untuk memastikan implementasi tidak terhalang oleh tugas entri data manual yang membosankan.

Juga penting adalah pemahaman yang jelas tentang operasi pengiriman dan pengiriman terpusat perusahaan Anda, sehingga mereka dapat diterjemahkan ke dalam alur kerja khusus peran. Pastikan sistem memiliki alat untuk menyesuaikan antarmuka pengguna dengan cara kerja yang Anda inginkan. Identifikasi orang-orang yang perlu dilibatkan, dan libatkan mereka sejak awal dalam proses sehingga mereka dapat membantu menangkap semua proses dan persyaratan yang perlu ditegakkan oleh sistem. Pilih juara proyek, dan tugaskan mereka dengan menyatukan administrator dan spesialis dalam tim lintas fungsi yang akan melihat konfigurasi sistem dengan sukses hingga selesai.

2. Orientasi dan Pelatihan Virtual

Setelah sistem dikonfigurasi, Anda siap meluncurkan solusi home office ke seluruh tim Anda. Pastikan tim Anda mengetahui siapa juara proyek — titik kontak utama yang dapat menjawab pertanyaan dan masalah lain yang mungkin muncul saat pengguna bergabung dengan sistem.

Sediakan sumber daya orientasi dan pelatihan campuran yang memenuhi berbagai gaya belajar di tempat kerja kepada pengguna, daripada mengambil pendekatan satu ukuran untuk semua. Pelajar visual akan mendapat manfaat dari demo produk dan video pelatihan, seperti halnya pelajar aural jika alat ini juga menyediakan komponen pendengaran. Pembelajar verbal, bagaimanapun, mungkin lebih menyukai panduan pengguna terstruktur, sementara pelajar kinestetik (langsung) akan ingin terjun langsung, mungkin dengan proyek contoh yang dapat mereka praktikkan.

3. Menegakkan Keamanan Data

Meskipun menyediakan sistem pengiriman dan pengiriman surat kantor rumah jarak jauh memungkinkan tim Anda bekerja dari lokasi mana pun dengan koneksi internet, bagi banyak perusahaan, hal ini menimbulkan masalah keamanan dan kepatuhan yang signifikan. Anda kehilangan kemampuan untuk mengelola perangkat dan koneksi yang diakses oleh karyawan Anda.

Penting untuk mengevaluasi kembali protokol keamanan perusahaan Anda dan menetapkan kebijakan yang akan melindungi bisnis Anda dan pekerja jarak jauh Anda. Pastikan untuk menggunakan akses sistem masuk tunggal (SSO), dan manfaatkan fitur keamanan sistem untuk meningkatkan upaya Anda — seperti hak visibilitas variabel, pengaturan izin berbasis aturan, dan proses persetujuan otomatis. Ini akan memungkinkan Anda untuk mempertahankan kontrol terpusat atas siapa yang dapat mengakses sistem, dan apa yang dapat mereka lihat dan lakukan di dalamnya.

4. Memastikan Keterlibatan Karyawan

Seperti kata pepatah, Anda bisa membawa kuda ke air, tetapi Anda tidak bisa membuatnya minum. Demikian pula, Anda dapat melengkapi staf Anda dengan sistem jarak jauh yang aman dan melatih mereka cara menggunakannya, namun membuat mereka melakukannya adalah tantangan lain. Faktanya, sering kali perangkat lunak baru gagal, karena kurangnya adopsi pengguna daripada fungsi alat itu sendiri.

Membiarkan karyawan memilih jasa kurir atau metode pengiriman dan pengiriman mereka sendiri dapat menyebabkan hilangnya kendali atas pengeluaran — atau lebih buruk lagi, menimbulkan risiko keselamatan jika mereka mengantri di kantor pos atau pusat pengiriman jasa pengiriman.

Komunikasi dari atas ke bawah dari kepemimpinan eksekutif yang terlibat sangat penting untuk menunjukkan pentingnya solusi pengiriman kantor pusat yang baru. Mengapa Anda menerapkan sistem ini? Bagaimana itu akan membantu perusahaan menuju tujuan bisnisnya? Bagaimana itu akan menguntungkan setiap karyawan dalam peran mereka? Menyesuaikan aplikasi dengan alur kerja tertentu dapat membantu di sini.

Mengindividualisasikan 'mengapa' di balik investasi sangat penting. Menekankan sistem sebagai investasi yang dibuat untuk memberi manfaat bagi karyawan, tidak hanya untuk memfasilitasi bisnis seperti biasa selama operasi jarak jauh — apakah untuk mempermudah pekerjaan mereka, merampingkan atau menghilangkan tugas yang membosankan, dan/atau memberi mereka wawasan atau fungsionalitas tambahan yang tidak mereka miliki sebelumnya .

5. Melacak Akuntabilitas Pengguna

Namun, itu tidak cukup untuk mendorong penerimaan karyawan. Anda juga perlu mengontrol dan melacaknya; idealnya melalui fungsionalitas pelaporan berdasarkan database transaksi tunggal yang menangkap transaksi pengiriman dan pengiriman yang dihasilkan oleh semua pengguna. Solusi pengiriman titik atau solusi operator tunggal membuat silo data yang mencegah Anda menjalankan laporan rekonsiliasi pusat biaya gabungan, yang sebaliknya akan membantu Anda menemukan kelebihan anggaran atau perbedaan antara biaya yang diharapkan dan biaya aktual untuk semua operator.

Selain memantau aktivitas pengguna, banyak solusi memungkinkan Anda menjalankan laporan untuk menyoroti pengguna yang tidak aktif. Anda juga dapat mengidentifikasi pengirim "nakal" yang tidak mengikuti kebijakan perusahaan, seperti menggunakan layanan kurir ekspres ketika layanan darat akan lebih murah, atau menggunakan sistem untuk memproses pengiriman pribadi yang tidak sah.

Seringkali, kurangnya penggunaan sistem atau penggunaan yang tidak tepat disebabkan oleh pelatihan dan kesadaran. Dorong karyawan Anda untuk memberikan umpan balik seputar masalah yang dapat Anda atasi dengan alat konfigurasi administrasi sistem.

Meski masih belum jelas kapan krisis COVID-19 akan mereda, yang pasti karyawan dan pengusaha sama-sama menyadari manfaat bekerja dari rumah. Banyak organisasi akan merangkul opsi sebagai "normal baru" jauh di luar pandemi.

Dengan demikian, perusahaan dapat terus mengontrol biaya dan efisiensi, sekaligus menjaga keamanan karyawan, dengan solusi pengiriman dan pengiriman yang dikelola secara terpusat untuk semua operator dan semua pengguna.

Bob Malley adalah direktur pelaksana di Pierbridge.