Mengatasi Hambatan Pengiriman Kantor Rumah untuk Tim Jarak Jauh

Bagi banyak perusahaan, pindot massal dari ruang kantor bersama tahun ini telah menyebabkan keributan untuk melengkapi karyawan dengan alat teknologi terbaik dan sistem enterprise berbasis cloud untuk mendukung kerja jarak jauh. Khususnya menantang adalah solusi untuk proses-proses yang 전통nya bergantung pada struktur korporasi terpusat—seperti ruang surat dan departemen pengiriman.

Bagaimana Anda secara efektif meluncurkan solusi perusahaan yang memungkinkan karyawan Anda untuk mengirim dan mengirimkan materi bisnis dengan aman, efisien, dan hemat biaya dari lokasi yang terpisah?

Organisasi yang sebelumnya mungkin mengelola, katakanlah, empat kantor korporasi harus mencari cara untuk secara efektif mengelola 4.000 kantor rumah. Anda tidak bisa sekadar melempar dokumen pada gerobak surat atau mengantar paket di pusat surat. Akhirnya, Anda telah kehilangan pengetahuan suku yang biasanya akan mengelola proses-proses ini.

Terlepas dari berapa banyak lokasi kantor rumah yang Anda miliki dalam lingkungan saat ini, Anda akan perlu mencari cara untuk mengotomatisasi dan mengontrol onboarding, konfigurasi, dan peluncuran bersama lima fase implementasi kunci yang biasanya Anda terpadu pada tim pusat untuk dikelola di lokasi fisik.

1. Pengaturan Sistem

Pertama dan utama, pastikan sistem berbasis cloud baru yang Anda pilih dilengkapi untuk dengan cepat dan mudah membuat akun carrier dan izin pengguna akhir. Konfirmasikan bahwa itu memiliki kemampuan impor massal yang akan memungkinkan Anda untuk dengan cepat memuat informasi, baik melalui unggahan daftar Excel sederhana atau integrasi dengan sistem manajemen sumber daya manusia (HRMS) Anda. Ini sangat penting untuk memastikan implementasi tidak terhalang oleh tugas entri data manual yang membosankan.

Penting juga adalah pemahaman yang jelas tentang operasi surat dan pengiriman terpusat perusahaan Anda, sehingga dapat diterjemahkan menjadi alur kerja spesifik peran. Pastikan sistem memiliki alat untuk menyesuaikan antarmuka pengguna dengan cara Anda ingin bekerja. Identifikasi orang-orang yang perlu terlibat, dan libatkan mereka sejak awal dalam proses sehingga mereka dapat membantu menangkap semua proses dan persyaratan yang sistem perlu berlakukan. Pilih juara proyek, dan tugaskan mereka untuk menyatukan administrator dan spesialis dalam tim lintas fungsi yang akan melihat konfigurasi sistem berhasil sampai selesai.

2. Onboarding dan Pelatihan Virtual

Setelah sistem dikonfigurasi, Anda siap meluncurkan solusi kantor rumah ke seluruh tim Anda. Pastikan tim Anda tahu siapa juara proyeknya—titik kontak pusat yang dapat menanggapi pertanyaan dan masalah lain yang mungkin timbul saat pengguna onboarding dengan sistem.

Berikan pengguna dengan sumber daya onboarding dan pelatihan campuran yang memuaskan berbagai gaya belajar tempat kerja, daripada mengambil pendekatan one-size-fits all. Pembelajar visual akan mendapat manfaat dari demo produk dan video pelatihan, begitu juga pembelajar aural jika alat-alat ini juga menyediakan komponen auditory. Pembelajar verbal, justru, mungkin memilih panduan pengguna yang terstruktur, sementara pembelajar kinestetik (hands-on) akan ingin langsung terjun, mungkin dengan proyek contoh yang dapat mereka latihi.

3. Menerapkan Keamanan Data

Sementara menyediakan sistem surat dan pengiriman kantor rumah jarak jauh memungkinkan tim Anda untuk bekerja dari setiap lokasi dengan koneksi internet, untuk banyak perusahaan, ini menimbulkan kekhawatiran keamanan dan kepatuhan yang signifikan. Anda kehilangan kemampuan untuk mengelola perangkat dan koneksi yang diakses karyawan Anda.

Penting untuk mengevaluasi kembali protokol keamanan perusahaan Anda dan menetapkan kebijakan yang akan melindungi baik bisnis Anda dan karyawan jarak jauh Anda. Pastikan untuk menggunakan akses single sign-on (SSO), dan manfaatkan fitur keamanan sistem untuk memperkuat upaya Anda—seperti hak visibilitas variabel, pengaturan izin berbasis aturan, dan proses persetujuan otomatis. Ini akan memungkinkan Anda untuk mempertahankan kontrol pusat atas siapa yang dapat mengakses sistem, dan apa yang dapat mereka lihat dan lakukan di dalamnya.

4. Memastikan Dukungan Karyawan

Seperti pepatah mengatakan, Anda dapat mengubah kuda ke air, tetapi Anda tidak dapat memaksa ia minum. Demikian pula, Anda dapat melengkapi staf Anda dengan sistem jarak jauh yang aman dan melatih mereka cara menggunakannya, namun membuat mereka melakukannya adalah tantangan lain. Faktanya, sebagian besar waktu perangkat lunak baru gagal, disebabkan oleh kurangnya adopsi pengguna daripada fungsionalitas alat itu sendiri.

Menyisakan karyawan sendirian untuk memilih carrier atau metode mereka sendiri untuk surat dan pengiriman dapat menyebabkan kehilangan kontrol atas pengeluaran—atau lebih buruk, menciptakan risiko keamanan jika mereka menunggu di antrian di kantor pos atau pusat pengiriman carrier.

Komunikasi top-down dari kepemimpinan eksekutif yang terlibat sangat penting untuk menunjukkan pentingnya solusi pengiriman kantor rumah baru. Mengapa Anda mengimplementasikan sistem ini? Bagaimana itu akan membantu perusahaan menuju tujuan bisnisnya? Bagaimana itu akan memberikan manfaat bagi setiap karyawan dalam perannya? Menyesuaikan aplikasi ke alur kerja spesifik dapat membantu di sini.

Mengindividualisasi 'mengapa' di balik investasi sangat penting. Sediakan sistem sebagai investasi yang dibuat untuk memberikan manfaat kepada karyawan, bukan hanya untuk memfasilitasi bisnis asli selama operasi jarak jauh—baik untuk membuat pekerjaan mereka lebih mudah, menyederhanakan atau menghapus tugas yang membosankan, dan/atau memberikan mereka wawasan atau fungsionalitas tambahan yang sebelumnya tidak mereka miliki.

5. Melacak Akuntabilitas Pengguna

Cukup untuk mendorong dukungan karyawan, namun. Anda juga perlu mengontrolnya dan melacaknya; idealnya melalui fungsionalitas pelaporan berdasarkan basis data transaksi tungkap yang menangkap transaksi surat dan pengiriman yang dihasilkan oleh semua pengguna. Solusi pengiriman titik atau solusi carrier tunggal menciptakan silo data yang mencegah Anda menjalankan laporan reconciliasi cost center terkonsolidasikan, yang sebaliknya akan membantu Anda menemukan melebihi anggaran atau ketidaksesuaian antara biaya yang diharapkan dan aktual untuk semua carrier.

Selain memantau aktivitas pengguna, banyak solusi memungkinkan Anda untuk menjalankan laporan untuk menyoroti pengguna yang tidak aktif. Anda juga dapat mengidentifikasi pengiriman "rogue" yang tidak mengikuti kebijakan perusahaan, seperti menggunakan layanan carrier ekspres ketika layanan darat akan lebih murah, atau menggunakan sistem untuk memproses pengiriman pribadi yang tidak sah.

Seringkali, kurangnya penggunaan sistem atau penggunaan yang tidak tepat berkaitan dengan pelatihan dan kesadaran. Dorong karyawan Anda untuk memberikan masukan tentang titik nyeri yang dapat Anda atasi dengan alat konfigurasi administrasi sistem.

Sementara masih tidak jelas kapan krisis COVID-19 akan reda, yang pasti adalah karyawan dan pemberi kerja sama-sama mengakui manfaat bekerja dari rumah. Banyak organisasi akan menerima opsi ini sebagai "new normal" baik setelah pandemi.

Oleh karena itu, perusahaan dapat terus mengontrol biaya dan efisiensi, sambil menjaga karyawan tetap aman, dengan solusi surat dan pengiriman yang dikelola secara pusat untuk semua carrier dan semua pengguna.

Bob Malley adalah managing director di Pierbridge.