Empat Cara Membangun Rantai Pasokan Layanan Kesehatan yang Lebih Tangguh
Industri perawatan kesehatan telah mengandalkan model distribusi just-in-time (JIT) selama lebih dari satu dekade. Sementara JIT membantu industri mengendalikan biaya dan mengurangi pemborosan, proses dan sistem teknologi yang mendukungnya tidak dapat memenuhi tuntutan pandemi global.
Gelombang pertama COVID-19 melihat penyedia layanan kesehatan menyusun langkah-langkah sementara untuk mengatasi kekurangan alat pelindung diri (APD) dan persediaan penting lainnya. Pendekatan-pendekatan ini kemungkinan akan diterapkan lama setelah kita kembali ke tingkat aktivitas pra-pandemi. Faktanya, virus telah menantang industri untuk mempertimbangkan kembali definisi ketahanan rantai pasokannya.
Berdasarkan wawasan yang diperoleh dari paruh pertama tahun 2020, berikut adalah empat area fokus untuk membangun rantai pasokan layanan kesehatan yang lebih tangguh.
Gunakan data dan otomatisasi untuk memastikan Anda memiliki persediaan APD dan obat-obatan penting yang cukup . Karena pemasok dan penyedia layanan kesehatan memperhatikan dengan seksama bagaimana mereka dapat meminimalkan risiko dan bersiap untuk gelombang kedua potensial musim gugur dan musim dingin ini, banyak yang sangat berfokus pada data dan otomatisasi untuk memastikan mereka cukup siap untuk lonjakan permintaan pasokan penting yang terlibat dalam perawatan pasien.
Persyaratan baru yang ditetapkan oleh tim rantai pasokan penyedia termasuk memiliki akses ke detail tingkat item saat ini dan konsisten pada produk, termasuk biaya, kualitas, tingkat inventaris yang ada, dan substitusi standar. Untuk mendukung hal ini, mereka sedang membangun daftar pemasok alternatif dan master item virtual, yang kemudian diintegrasikan ke dalam IT mereka. sistem. Daftar tersebut didasarkan pada intelijen sumber vendor AHA dan AHRMM, dan diintegrasikan ke dalam sistem berbasis cloud yang fleksibel yang memudahkan untuk dengan cepat berputar dan mendapatkan produk yang sama atau setara dari vendor baru. Dari perspektif otomatisasi, mereka memprioritaskan proses pesanan-ke-tunai yang membuat data dasar untuk mendukung model perencanaan permintaan dan mengamankan kolaborasi dengan kelompok yang berbeda, seperti administrator rantai pasokan dan tim analisis nilai, untuk membuat data -keputusan yang didorong dengan cara yang cepat.
Pada akhirnya, persyaratan data ini, ditambah dengan otomatisasi, membantu memandu keputusan pembelian dan kesiapan yang menyeimbangkan kepentingan terbaik pasien dengan ketahanan rantai pasokan dan potensi dampak keuangan.
Buat dan terapkan prosedur akses fasilitas yang efektif . Ini menjadi lebih rumit karena COVID-19. Protokol sangat fleksibel berdasarkan mandat pemerintah yang berkembang, serta jenis fasilitas dan persyaratan masuk yang terkait. Semua faktor ini memengaruhi bagaimana, kapan, dan di mana penyedia dan pemasok berinteraksi.
Jika Anda belum melakukannya, evaluasi keefektifan prosedur akses fasilitas Anda saat ini dan pelajaran yang didapat awal tahun ini. Perbarui kebijakan Anda untuk mencerminkan persyaratan COVID-19, dan pastikan kebijakan tersebut mudah diakses secara online untuk menghindari kebingungan saat vendor tiba. Penyedia terkemuka menerapkan gabungan pengesahan pemeriksaan kesehatan, penyaringan suhu, dan kemampuan seluler, untuk bersiap-siap memindahkan persneling dengan cepat guna merespons perubahan dinamika yang dihadirkan oleh krisis kesehatan.
Rampingkan dan digitalkan proses pengadaan penting . Semua orang tahu bahwa proses pengadaan manual, yang melibatkan dokumentasi kertas, email, dan faks, memperlambat aktivitas rantai pasokan, terutama selama permintaan puncak yang tidak terduga. Namun beberapa proses masih belum mengikuti teknologi terbaru.
Pada puncak krisis, proses manual menyebabkan kurangnya kejelasan tentang status pesanan, kerangka waktu pengiriman yang diantisipasi, dan kebutuhan alokasi pasokan. Penyedia yang sebelumnya berinvestasi dalam otomatisasi lebih mampu memahami faktor-faktor yang mendorong pemberian perawatan dan keputusan pembelian.
Mengetahui hal ini, sekaranglah saatnya untuk menerapkan strategi manajemen transaksi yang lengkap untuk merampingkan komunikasi penyedia dan pemasok dengan cara yang sesuai, dan mengotomatiskan penempatan pesanan, konfirmasi, dan proses pembayaran. Selain penghematan waktu, penyederhanaan proses manajemen transaksi menawarkan visibilitas yang lebih besar ke status pesanan dan persediaan, mendukung lingkungan kerja jarak jauh, dan menciptakan fondasi data untuk mendorong algoritme perencanaan dan alokasi.
Siapkan sistem keuangan Anda untuk menghadapi krisis. Awal tahun ini, prosedur bedah yang dibatalkan karena COVID-19 memberi tekanan keuangan pada penyedia layanan kesehatan. Pada saat yang sama, permintaan APD yang lebih tinggi menyebabkan biaya yang tidak terduga. Seperti yang telah dicatat oleh penyedia layanan kesehatan dan pemasok mereka, perencanaan yang tepat terkait dengan pemrosesan pembayaran pemasok dan modal kerja sangat penting untuk memastikan integritas operasional. Berbekal pengetahuan dan pengalaman, provider sedang mempersiapkan sistem keuangannya. Pemasok dan penyedia ingin menggunakan teknologi untuk memfasilitasi pertukaran pembayaran dengan cara yang lebih bijaksana — teknologi yang menciptakan keseimbangan keuangan yang seimbang bagi kedua belah pihak.
Sementara banyak orang di industri ini mengakui bahwa rantai pasokan yang lebih tangguh membutuhkan biaya yang lebih tinggi, penyedia dan pemasok dapat memanfaatkan otomatisasi keuangan untuk membantu mengimbangi beberapa peningkatan — misalnya, melalui penerapan faktur elektronik. Selain menawarkan solusi pemrosesan faktur tanpa sentuhan, faktur elektronik memfasilitasi lingkungan kerja jarak jauh, memberikan visibilitas yang lebih besar ke kewajiban pembayaran, dan memastikan bahwa utang memenuhi tenggat waktu faktur, untuk menghindari penundaan dalam pengiriman produk.
Juga, pertimbangkan opsi pembayaran yang diperluas seperti diskon dinamis dan variasi pada kartu kredit, untuk pengelolaan uang tunai dan modal yang lebih fleksibel dan efisien. Fleksibilitas opsi pembayaran yang diperluas dapat membuat perbedaan besar pada saat krisis baik bagi penyedia maupun pemasok.
Rantai pasokan akan terus berkembang dan menanggapi kebutuhan penyedia layanan kesehatan dan pemasok. Meskipun tidak ada yang ingin mengulangi kesulitan akibat pandemi, krisis menyebabkan penerapan strategi dan pendekatan baru yang akan menciptakan rantai pasokan layanan kesehatan yang lebih tangguh.
Hal ini dapat dicapai dengan merangkul teknologi modern dan menyempurnakan bagaimana produk bersumber, vendor dikelola, proses disederhanakan, dan sistem keuangan diperkuat. Semakin besar transparansi selama proses, semakin tangguh rantai pasokan layanan kesehatan.
Chris Luoma adalah wakil presiden senior manajemen produk di GHX.
