Empat Cara Merampingkan Proses Bisnis untuk Mengurangi Risiko

Setiap hari kita berinteraksi dengan teknologi baru yang jauh lebih maju dan kompleks daripada yang bisa kita bayangkan beberapa tahun yang lalu. Dengan sebagian besar perubahan ini, pengalaman kami menjadi lebih efisien, lebih cepat, dan lebih aman.

Hal yang sama tidak dapat dikatakan untuk pembayaran bisnis. Karena rantai pasokan dan teknologi pembayaran telah berkembang, tidak semua bisnis dapat menyederhanakan proses mereka dan mendapatkan efisiensi tertinggi. Perusahaan sering kali memiliki ratusan atau bahkan ribuan pemasok sebagai bagian dari rantai pasokan mereka, yang semuanya kemungkinan memiliki metode pembayaran dan syarat pembayaran pilihan yang berbeda. Dibiarkan dari waktu ke waktu, yang mengarah pada pemborosan dan inefisiensi yang cukup besar dalam proses pembayaran, dan mungkin menempatkan bisnis Anda pada posisi berisiko menyimpan sejumlah besar informasi rekening bank untuk pemasok tersebut.

Tidak mungkin lagi hanya hidup dengan kerumitan itu. Kebutuhan untuk melakukan serangkaian pembayaran bisnis-ke-bisnis dan bisnis-ke-konsumen telah membuat rantai pasokan rata-rata lebih seperti jaringan pasokan. Membayar pemasok dan konsumen tersebut dengan cepat dan aman, terutama di tengah tantangan kelangsungan bisnis berkelanjutan yang ditimbulkan oleh COVID-19, membuat pemeriksaan dan proses manual menjadi mimpi buruk.

Ada beberapa cara saat ini menjelaskan bahwa cara kita mendekati pembayaran rantai pasokan harus berubah. Mari kita lihat perubahan tersebut, serta perubahan langsung (jika tidak selalu mudah) yang dapat dilakukan bisnis Anda untuk mengembalikan hari-hari yang lebih sederhana dan efisien.

Penipuan Meningkat, Efisiensi Tidak

Kita harus mulai dengan pembayaran cek, karena Asosiasi Profesional Keuangan melaporkan tahun lalu bahwa hampir 50% pembayaran masih dilakukan dengan cek. Pembayaran ini selalu rentan terhadap penipuan dan relatif lambat, dan menyulap isian cek berarti menggunakan banyak waktu untuk tim keuangan Anda yang bisa lebih baik dihabiskan untuk proyek yang penting. Meskipun pemeriksaan menjadi lebih aman dari waktu ke waktu dengan teknologi yang lebih baru, pemeriksaan tetap lambat dan rentan terhadap penipuan.

Untuk bisnis dengan kebutuhan pembayaran global, mengandalkan cek sama sekali tidak mungkin. Metode tradisional dalam melakukan pembayaran internasional lambat, mahal, dan tidak memiliki ketepatan waktu yang diperlukan saat mengirim uang ke seluruh dunia, terutama dalam iklim saat ini.

Jika itu satu-satunya masalah dengan pembayaran cek, Anda mungkin bisa menggertakkan gigi dan melewatinya lebih lama. Sayangnya, pandemi telah membuat departemen AP yang canggih memperhitungkan tantangan kelangsungan bisnis yang diperburuk oleh proses manual dan kertas. Misalnya, organisasi pendidikan tinggi telah bergulat dengan musim panas di mana karyawan berada jauh dan mungkin perlu kembali lagi pada musim gugur atau musim dingin karena wabah COVID, membuat kebutuhan akan otomatisasi dan akses jarak jauh menjadi jelas.

Pergeseran luas ke proses jarak jauh juga telah menyebabkan peningkatan tajam dalam penipuan, dengan Federal Trade Commission melaporkan kerugian bisnis AS sebesar $13,4 juta akibat COVID-19 tahun ini. Hanya dalam kuartal pertama tahun 2020, sebelum pandemi menutup kantor secara nasional, PYMNTS.com melaporkan bahwa bisnis melakukan pembayaran ransomware 33% lebih banyak, jumlah yang pasti meningkat lebih jauh.

Menambah masalah, surat AS telah dirusak oleh perlambatan, dan bahkan penundaan kecil dalam kedatangan cek yang diharapkan dapat berdampak signifikan pada mitra pemasok Anda. Seiring waktu dan dengan beberapa pembayaran, hal itu dapat menciptakan gesekan antara organisasi Anda dan organisasi mereka, dan terbukti memperparah fungsi AP Anda dan departemen AR mereka.

Menurut Ardent Partners, 60% departemen AP mengatakan lamanya waktu yang diperlukan untuk mendapatkan persetujuan untuk faktur dan pembayaran adalah tantangan utama yang mereka hadapi pada tahun 2020 dan seterusnya, yang menambah lapisan kerumitan dan frustrasi pada proses pembayaran pemasok . Itu sangat relevan untuk bisnis kecil dengan rantai pasokan besar dan kompleks, seperti produsen milik keluarga atau perusahaan real estat, yang mungkin tidak memiliki staf atau infrastruktur saat ini untuk membebaskan diri dari proses manual yang lambat.

Saat Anda menambahkan keamanan, proses manual, dan peralihan ke pekerjaan jarak jauh ke inefisiensi yang ada, tantangan untuk membayar rantai pasokan Anda secara efektif dan membuat pemasok senang menjadi jelas. Pemasok

Cara Mengurangi Kompleksitas dan Risiko Penipuan

Itu ruang lingkup masalahnya. Sekarang pertanyaannya adalah bagaimana Anda menyelesaikannya.

Untungnya, itu tidak terlalu menakutkan daripada yang terlihat. Bagi sebagian besar bisnis, merampingkan pembayaran rantai pasokan sekaligus membuatnya lebih efisien dan aman dapat dicapai dengan empat cara, yang semuanya saling membangun. Mari kita garis besar mereka sekarang.

• Rampingkan fungsi utama dengan proses digital. Ini adalah waktu yang tepat untuk bersikap kejam dalam hal menemukan efisiensi dalam proses pembayaran Anda. Jika Anda beralih ke pembayaran digital dan bekerja pada keamanan pembayaran Anda, Anda akan membebaskan waktu bagi staf Anda untuk berkonsentrasi pada item gambaran besar. Salah satu item gambaran besar tersebut dapat lebih merampingkan pembayaran Anda, karena hanya dengan mengeluarkan cek dari campuran pembayaran Anda adalah pengubah permainan, terutama untuk produsen, penyedia layanan kesehatan, dan vertikal lainnya dengan rantai pasokan besar.

Salah satu cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan mengaudit alam semesta pemasok Anda dan memastikan Anda mengetahui kepada siapa Anda paling sering melakukan pembayaran, seberapa besar pembayaran tersebut biasanya, dan bagaimana pembayarannya kembali dibayar. Itu dapat membantu Anda memprioritaskan siapa yang harus Anda orientasikan untuk kartu virtual dan ACH, di mana staf Anda harus campur tangan untuk menjaga hubungan pemasok, dan bahkan di mana Anda mungkin mempertimbangkan untuk membuat perubahan pada pemasok mana yang Anda gunakan. Dibutuhkan waktu untuk mengubah rantai pasokan besar menjadi pembayaran digital, tetapi upaya ini sepadan dengan usaha Anda dan pemasok Anda.

• Prioritaskan hubungan pemasok. Tempatkan diri Anda pada posisi pemasok yang mengirimi Anda faktur melalui email, tidak dapat melihat kapan faktur itu disetujui, dan kemudian mendapati diri mereka menunggu lama untuk menerima cek. Dalam skenario itu, departemen AP Anda lebih merupakan gangguan yang harus mereka tangani daripada mitra strategis, dan hubungan Anda dengan pemasok tersebut dapat terganggu.

Menyediakan cara untuk melacak status faktur mereka, idealnya melalui portal digital yang aman, dapat bekerja dengan sangat baik. Menyediakan pembayaran digital yang aman dengan info pengiriman uang yang disempurnakan dan detail riwayat pembayaran membuat aplikasi tunai lebih mudah dan meningkatkan posisi Anda dengan mitra Anda lebih jauh. Pengalaman pembayaran yang lebih baik sama dengan hubungan pemasok yang lebih baik, terutama untuk bisnis kecil yang kemungkinan besar sangat bergantung pada pembayaran tepat waktu.

• Tingkatkan proses dan teknologi keamanan. Jika Anda memegang detail rekening bank pemasok, potensi eksposur Anda terhadap penipuan adalah signifikan. Jika Anda berpegang teguh pada proses yang telah melayani Anda dengan baik selama beberapa dekade tetapi tidak cocok untuk saat ini, Anda menerima risiko dengan cara yang tidak seharusnya dilakukan oleh bisnis. Jika staf Anda tidak terlatih dengan baik tentang apa yang harus dilakukan jika mereka menerima permintaan pembayaran yang mencurigakan saat berada di tempat jauh, itu berpotensi menjadi masalah besar.

Menemukan jaringan pembayaran dengan keamanan yang kuat adalah langkah pertama yang sangat baik, karena dapat menghilangkan risiko menyimpan detail rekening bank tersebut dan beberapa risiko yang terkait dengan kesalahan staf. Peralihan ke pembayaran digital yang diharapkan akan menghapus beberapa risiko penipuan tradisional yang terkait dengan pembayaran cek, tetapi Anda tetap ingin menerapkan tindakan perlindungan seperti Otentikasi Multi-Faktor di akun Anda dan melatih staf tentang praktik terbaik, termasuk Googling untuk memastikan nomor telepon yang meminta perubahan rekening bank adalah nomor telepon pemasok Anda.

• Temukan solusi yang tepat. Pada akhirnya, kecuali Anda memiliki sumber daya untuk membangun solusi AP Anda sendiri dari awal, Anda harus menemukan mitra yang dapat mengaktifkan perubahan semacam ini untuk Anda. Cari orang yang berfokus pada otomatisasi melalui pembayaran digital, menawarkan protokol dan teknologi keamanan pembayaran yang kuat, dan dapat menjelaskan kepada Anda dengan jelas dan ringkas bagaimana bermitra dengan mereka akan memungkinkan Anda untuk merampingkan dan menyederhanakan pembayaran rantai pasokan Anda. Anda pasti ingin memastikan bahwa solusi terintegrasi dengan mulus dengan ERP Anda dan hubungan bank yang ada untuk menghindari pekerjaan tambahan dan sakit kepala.

Kami tidak akan pernah bolak-balik menyerahkan pembayaran kepada pemasok, tetapi kerumitan yang telah menentukan pembayaran rantai pasokan selama beberapa dekade masih dapat dihilangkan. Otomatisasi yang lebih baik, keamanan yang lebih baik, dan visibilitas yang lebih baik dapat membawa Anda ke sana, dan tidak ada waktu seperti sekarang untuk membuat perubahan.

Bill Wardwell adalah wakil presiden senior strategi, produk, dan operasi bisnis di Bottomline Technologies.