4 Strategi Terbukti untuk Sederhanakan Proses Bisnis dan Minimalkan Risiko

Setiap hari kita berinteraksi dengan teknologi baru yang jauh lebih canggih dan kompleks dari yang bisa kita bayangkan beberapa tahun lalu. Dengan sebagian besar perubahan ini, pengalaman kami menjadi lebih efisien, lebih cepat, dan lebih aman.

Hal yang sama tidak dapat dikatakan untuk pembayaran bisnis. Seiring rantai pasok dan teknologi pembayaran telah berevolusi, tidak semua bisnis telah dapat menyederhanakan proses mereka dan mendapatkan efisiensi yang paling besar. Perusahaan sering memiliki ratusan atau bahkan ribuan pemasok sebagai bagian dari rantai pasok mereka, semuanya kemungkinan memiliki metode pembayaran yang berbeda dan syarat pembayaran yang berbeda. Biarkan tidak terkontrol seiring waktu, itu mengarah pada pemborosan dan ketidakefisienan yang besar dalam proses pembayaran, dan mungkin menempatkan bisnis Anda dalam posisi berisiko dengan menahan sejumlah besar informasi rekening bank untuk pemasok tersebut.

Tidak lagi mungkin untuk hanya tinggal dengan kompleksitas itu. Kebutuhan untuk melakukan berbagai macam pembayaran bisnis-ke-bisnis dan bisnis-ke-konsumen telah membuat rantai pasok rata-rata lebih seperti jaringan pasokan. Membayar pemasok dan konsumen tersebut dengan cepat dan aman, terutama di tengah tantangan kelangsungan bisnis yang ditimbulkan oleh COVID-19, membuat cek dan proses manual menjadi mimpi buruk.

Ada beberapa cara saat ini telah membuat jelas bahwa cara kita mendekati pembayaran rantai pasok harus berubah. Mari kita lihat hal-hal itu, serta perubahan yang sederhana (jika tidak selalu mudah) yang bisnis Anda dapat lakukan untuk membawa kembali hari-hal yang lebih sederhana dan lebih efisien.

Penipuan Meningkat, Efisiensi Tidak

Kita harus memulai dengan pembayaran cek, karena Association of Finance Professionals melaporkan tahun lalu bahwa hampir 50% pembayaran masih dilakukan dengan cek. Pembayaran ini selalu rentan terhadap penipuan dan relatif lambat, dan mengatur pembungkus cek berarti menggunakan banyak jam untuk tim keuangan Anda yang bisa lebih baik dihabiskan untuk proyek yang penting. Sementara cek telah menjadi lebih aman seiring waktu dengan teknologi yang lebih baru, mereka tetap lambat dan rentan terhadap penipuan.

Untuk bisnis dengan kebutuhan pembayaran global, bergantung pada cek adalah hal yang tidak bisa dipertimbangkan. Metode tradisional untuk melakukan pembayaran internasional lambat, mahal, dan kurang memiliki ketepatan waktu yang dibutuhkan saat mengirim uang di seluruh dunia, terutama dalam iklim saat ini.

Jika itu masalah tunggal dengan pembayaran cek, Anda mungkin dapat mengertakkan gigi dan melewatinya lebih lama lagi. Untungnya, pandemi telah memaksa bahkan departemen AP yang canggih untuk menghadapi tantangan kelangsungan bisnis yang diperparah oleh proses manual dan kertas. Misalnya, organisasi pendidikan tinggi sudah berhadapan dengan musim panas di mana karyawan bekerja dari jarak jauh dan mungkin perlu kembali di musim gugur atau dingin karena wabah COVID, membuat kebutuhan akan otomatisasi dan akses jarak jauh terlihat jelas.

Perubahan luas ke proses jarak jauh juga telah menyebabkan peningkatan tajam dalam penipuan, dengan Federal Trade Commission melaporkan $13,4 juta kerugian bisnis AS karena COVID-19 tahun ini. Hanya dalam kuartal pertama tahun 2020, sebelum pandemi menutup kantor di seluruh negeri, PYMNTS.com melaporkan bahwa bisnis melakukan pembayaran ransomware sebesar 33% lebih banyak, angka yang kemungkinan telah meningkat lebih jauh.

Menambah masalah, pos AS telah dicuramai oleh penurunan, dan bahkan keterlambatan kecil dalam kedatangan yang diharapkan dari cek dapat memberikan dampak signifikan pada mitra pemasok Anda. Seiring waktu dan dengan banyak pembayaran, itu dapat menciptakan gesekan antara organisasi Anda dan mereka, dan terbukti merepotkan bagi fungsi AP Anda dan departemen AR mereka.

Menurut Ardent Partners, 60% departemen AP mengatakan panjang waktu yang dibutuhkan untuk mengamankan persetujuan untuk faktur dan pembayaran adalah tantangan teratas yang mereka hadapi pada tahun 2020 dan seterusnya, yang menambahkan lapisan kompleksitas dan kekejaman ke dalam proses pembayaran kepada pemasok. Itu sangat relevan untuk bisnis kecil dengan rantai pasok yang besar dan kompleks, seperti produsen keluarga atau firma properti, yang mungkin tidak memiliki staf atau infrastruktur saat ini untuk melepaskan diri dari proses manual yang lambat.

Saat Anda menambahkan keamanan, proses manual, dan perubahan ke pekerjaan jarak jauh ke ketidakefisienan yang sudah ada, tantangan untuk membayar rantai pasok Anda secara efektif dan menjaga pemasok tetap bahagia menjadi jelas. Pemasok

Cara Mengurangi Kompleksitas dan Risiko Penipuan

Itu adalah lingkup masalah. Sekarang pertanyaan adalah bagaimana Anda menyelesaikannya.

Untungnya, itu kurang menakutkan daripada yang tampaknya. Untuk sebagian besar bisnis, menyederhanakan pembayaran rantai pasok sambil membuatnya lebih efisien dan aman dapat dilakukan dalam empat cara, semuanya saling melengkapi. Mari kita uraikan sekarang.

• Sederhanakan fungsi kunci dengan proses digital. Ini adalah waktu yang sempurna untuk menjadi kencang ketika mencari efisiensi dalam proses pembayaran Anda. Jika Anda beralih ke pembayaran digital dan bekerja pada keamanan pembayaran Anda, Anda akan membebaskan waktu untuk staf Anda untuk berkonsentrasi pada hal-hal besar. Salah satu hal besar itu dapat menyederhanakan pembayaran Anda lebih lanjut, karena hanya mengeluarkan cek dari campuran pembayaran Anda adalah game changer, terutama untuk produsen, penyedia layanan kesehatan, dan vertikal lain dengan rantai pasok yang besar.

Salah satu cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan mengaudit universe pemasok Anda dan memastikan Anda tahu siapa yang Anda lakukan pembayaran paling sering, seberapa besar biasanya pembayaran tersebut, dan bagaimana mereka dibayar. Itu dapat membantu Anda memprioritaskan siapa yang harus Anda onboard untuk kartu virtual dan ACH, di mana staf Anda harus campur tangan untuk menjaga hubungan pemasok, dan bahkan di mana Anda mungkin mempertimbangkan untuk melakukan perubahan pada pemasok mana yang Anda gunakan. Butuh waktu untuk mengonversi rantai pasok besar ke pembayaran digital, namun ini layak dilakukan baik untuk bisnis Anda maupun pemasok Anda.

• Prioritaskan hubungan pemasok. Letakkan diri Anda di sepatu pemasok yang mengemail Anda faktur, tidak memiliki visibilitas kapan faktur itu disetujui, dan kemudian menemukan diri mereka menunggu lama untuk menerima cek. Dalam skenario itu, departemen AP Anda lebih menjadi gangguan yang harus mereka hadapi daripada mitra strategis, dan hubungan Anda dengan pemasok tersebut dapat terganggu.

Memberikan cara untuk melacak status faktur mereka, idealnya melalui portal digital yang aman, dapat bekerja ajaib. Memberikan pembayaran digital yang aman dengan informasi remittance yang ditingkatkan dan detail riwayat pembayaran membuat cash application lebih mudah dan meningkatkan posisi Anda dengan mitra Anda lebih lanjut. Pengalaman pembayaran yang lebih baik setara dengan hubungan pemasok yang lebih baik, terutama untuk bisnis kecil yang kemungkinan sangat bergantung pada pembayaran tepat waktu.

• Tingkatkan proses dan teknologi keamanan. Jika Anda menahan detail rekening bank pemasok, paparan potensi Anda terhadap penipuan adalah signifikan. Jika Anda memegang proses yang telah melayani Anda dengan baik selama bertahun-tahun tetapi tidak cocok untuk saat ini, Anda memelihara risiko dengan cara yang tidak boleh dilakukan oleh bisnis apa pun. Jika staf Anda tidak terlatih dengan baik tentang apa yang harus dilakukan jika mereka menerima permintaan pembayaran yang mencurigakan saat jarak jauh, itu adalah potensi masalah besar.

Menemukan jaringan pembayaran dengan keamanan yang kuat adalah langkah awal yang bagus, karena itu dapat menghilangkan baik risiko menahan detail rekening bank tersebut dan sebagian risiko yang terkait dengan kesalahan staf. Alih ke pembayaran digital yang diharapkan datang dengan itu akan menghilangkan sebagian risiko penipuan tradisional yang terkait dengan pembayaran cek, namun Anda tetap akan ingin menerapkan langkah perlindungan seperti Multi-Factor Authentication pada akun Anda dan melatih staf tentang praktik terbaik, termasuk mencari di Google untuk memastikan nomor telepon yang meminta perubahan rekening bank adalah nomor telepon untuk pemasok Anda.

• Temukan solusi yang tepat. Akhirnya, kecuali Anda memiliki sumber daya untuk membangun solusi AP Anda sendiri dari nol, Anda perlu menemukan mitra yang dapat mengaktifkan jenis perubahan ini untuk Anda. Cari satu yang fokus pada otomatisasi melalui pembayaran digital, memiliki protokol dan teknologi keamanan pembayaran yang kuat, dan dapat menjelaskan kepada Anda dengan jelas dan ringkas bagaimana bekerjasama dengan mereka akan memungkinkan Anda untuk menyederhanakan dan menyederhanakan pembayaran rantai pasok Anda. Anda akan ingin memastikan bahwa solusi tersebut terintegrasi secara mulus dengan ERP dan hubungan bank yang ada untuk menghindari pekerjaan dan pusingan tambahan.

Kami tidak akan pernah kembali ke pembagian pembayaran kepada pemasok, namun kompleksitas yang telah mendefinisikan pembayaran rantai pasok selama bertahun-tahun masih dapat dihilangkan. Otomatisasi yang lebih baik, keamanan yang lebih baik, dan visibilitas yang lebih baik dapat membawa Anda ke sana, dan tidak ada waktu yang lebih baik dari sekarang untuk membuat perubahan.

Bill Wardwell adalah senior vice president of strategy, product and business operations di Bottomline Technologies.