Bagaimana Mengotomatiskan Hutang Usaha Dapat Membantu Rantai Pasokan Berkembang

Manajer rantai pasokan telah lama menghadapi tantangan dalam hal proses hutang dan procure-to-pay (P2P). Meskipun pergeseran ke digital terjadi di semua industri, banyak organisasi masih mengandalkan proses AP manual berbasis kertas untuk menyetujui dan membayar faktur. Hal ini menciptakan banyak masalah, seperti kurangnya kontrol seputar waktu pembayaran kepada pemasok, pengecualian faktur yang menghabiskan waktu staf yang berharga, dan visibilitas yang buruk bagi chief financial officer serta pemasok.

Dengan beralih ke digital dalam proses utang usaha organisasi Anda, Anda dapat menghilangkan proses yang lambat dan rawan kesalahan yang merupakan akar penyebab banyak masalah dengan pemasok Anda. Dengan demikian, Anda dapat memangkas biaya, mengoptimalkan arus kas, memperoleh visibilitas real-time ke hutang yang belum dibayar, dan mencegah potensi gangguan rantai pasokan sebelum terjadi.

Dari meningkatkan profitabilitas dan mengoptimalkan arus kas hingga menciptakan rantai pasokan yang lebih stabil, otomatisasi AP/P2P memberikan sejumlah manfaat bagi manajer rantai pasokan. Berikut adalah tiga dari yang lebih persuasif.

Hilangkan pengecualian faktur. Di dunia yang ideal, pengecualian faktur akan jarang terjadi. Tetapi bagi banyak organisasi yang masih mengandalkan proses AP yang sudah ketinggalan zaman, bukan itu masalahnya. Sebuah studi baru-baru ini dari Ardent Partners menemukan 62% profesional AP setuju bahwa pengecualian faktur memberi mereka sakit kepala terbesar dalam pekerjaan sehari-hari mereka.

Pengecualian faktur tidak hanya membutuhkan banyak waktu untuk diselesaikan, tetapi juga menghasilkan siklus pembayaran yang tidak konsisten. Bayangkan bahwa faktur pemasok ditahan karena barang belum diterima dan AP tidak dapat melakukan pencocokan tiga arah. Dalam skenario ini, banyak pemasok akan menempatkan pelanggan pada penangguhan kredit. Beberapa bahkan mungkin menghentikan pengiriman barang tambahan sama sekali.

Bahkan jika keadaan tidak se-ekstrim itu, pemasok Anda tidak dibayar tepat waktu. Dalam skenario kasus terbaik, hal ini menyebabkan hubungan pemasok yang buruk dan ketidakstabilan bagi mereka yang berada dalam posisi keuangan yang sulit.

Skalakan peluang diskon pembayaran awal. Selama pandemi global, tidak setiap perusahaan merasakan tingkat penderitaan yang sama. Mereka yang memiliki proses otomatis menggunakan platform software-as-a-service (SaaS) dapat dengan cepat beralih ke tenaga kerja jarak jauh dengan sedikit masalah. Di area AP, itu berarti karyawan dapat menangani faktur dari mana saja, dan dalam skala besar.

Secara tradisional, jika seorang manajer keuangan ingin membayar ratusan atau ribuan pemasok lebih awal untuk memanfaatkan diskon pembayaran awal, itu tidak menjadi masalah. Di sisi lain, jika mengoptimalkan arus kas adalah tujuannya, menunda pembayaran hingga hari terakhir yang memungkinkan dapat dijadwalkan dengan mudah.

Memberikan visibilitas ke dalam proses AP dan P2P. Semakin banyak visibilitas yang Anda miliki ke dalam rantai pasokan Anda, semakin mudah untuk memprediksi arus kas, mengidentifikasi potensi gangguan sebelum terjadi, dan membuat keputusan berdasarkan data. Namun, jika Anda mengandalkan alur kerja faktur berbasis kertas, hampir tidak mungkin untuk melihat di mana keadaannya pada titik waktu tertentu.

Dengan membawa transformasi digital ke departemen AP Anda dalam bentuk otomatisasi AP/P2P, Anda mendapatkan visibilitas 24/7 ke dalam seluruh proses faktur. Ini menghilangkan kejutan, meningkatkan kecerdasan bisnis, dan memungkinkan Anda untuk terus mengoptimalkan operasi dengan memanfaatkan wawasan waktu nyata.

Jika organisasi Anda masih menggunakan alur kerja AP berbasis kertas, rantai pasokan Anda tidak mungkin seefisien mungkin. Dengan berinvestasi pada alat yang mengotomatiskan proses AP, Anda dapat membuat koneksi digital ke pemasok yang memungkinkan Anda untuk:

• Hindari gangguan rantai pasokan dengan menghindari penangguhan kredit, atau dipotong sama sekali.
• Rampingkan pengelolaan data pemasok dengan memiliki semua data yang relevan (seperti W-9 dan informasi rekening bank) di satu tempat, dengan kemampuan pelaporan yang efisien.
• Meningkatkan hubungan pemasok dengan memberi pemasok visibilitas status pembayaran dan memastikan mereka dibayar tepat waktu.
• Meningkatkan efisiensi dalam proses P2P dengan mendigitalkan transaksi untuk merampingkan operasi dan mengurangi kesalahan manusia.
• Hilangkan pengecualian faktur untuk mengoptimalkan proses lebih lanjut dan memastikan bahwa AP, pembeli internal, dan manajer departemen hanya menghabiskan waktu untuk aktivitas yang menambah nilai.

Pada akhirnya, otomatisasi AP adalah cara mudah untuk memastikan rantai pasokan Anda terus berjalan secara efisien, sekaligus meningkatkan produktivitas dan profitabilitas.

Shan Haq adalah wakil presiden strategi dan pengembangan perusahaan dengan Transcepta , platform pengadaan-untuk-bayar berbasis cloud.

Manajer rantai pasokan telah lama menghadapi tantangan dalam hal proses hutang dan procure-to-pay (P2P). Meskipun pergeseran ke digital terjadi di semua industri, banyak organisasi masih mengandalkan proses AP manual berbasis kertas untuk menyetujui dan membayar faktur. Hal ini menciptakan banyak masalah, seperti kurangnya kontrol seputar waktu pembayaran kepada pemasok, pengecualian faktur yang menghabiskan waktu staf yang berharga, dan visibilitas yang buruk bagi chief financial officer serta pemasok.

Dengan beralih ke digital dalam proses utang usaha organisasi Anda, Anda dapat menghilangkan proses yang lambat dan rawan kesalahan yang merupakan akar penyebab banyak masalah dengan pemasok Anda. Dengan demikian, Anda dapat memangkas biaya, mengoptimalkan arus kas, memperoleh visibilitas real-time ke hutang yang belum dibayar, dan mencegah potensi gangguan rantai pasokan sebelum terjadi.

Dari meningkatkan profitabilitas dan mengoptimalkan arus kas hingga menciptakan rantai pasokan yang lebih stabil, otomatisasi AP/P2P memberikan sejumlah manfaat bagi manajer rantai pasokan. Berikut adalah tiga dari yang lebih persuasif.

Hilangkan pengecualian faktur. Di dunia yang ideal, pengecualian faktur akan jarang terjadi. Tetapi bagi banyak organisasi yang masih mengandalkan proses AP yang sudah ketinggalan zaman, bukan itu masalahnya. Sebuah studi baru-baru ini dari Ardent Partners menemukan 62% profesional AP setuju bahwa pengecualian faktur memberi mereka sakit kepala terbesar dalam pekerjaan sehari-hari mereka.

Pengecualian faktur tidak hanya membutuhkan banyak waktu untuk diselesaikan, tetapi juga menghasilkan siklus pembayaran yang tidak konsisten. Bayangkan bahwa faktur pemasok ditahan karena barang belum diterima dan AP tidak dapat melakukan pencocokan tiga arah. Dalam skenario ini, banyak pemasok akan menempatkan pelanggan pada penangguhan kredit. Beberapa bahkan mungkin menghentikan pengiriman barang tambahan sama sekali.

Bahkan jika keadaan tidak se-ekstrim itu, pemasok Anda tidak dibayar tepat waktu. Dalam skenario kasus terbaik, hal ini menyebabkan hubungan pemasok yang buruk dan ketidakstabilan bagi mereka yang berada dalam posisi keuangan yang sulit.

Skalakan peluang diskon pembayaran awal. Selama pandemi global, tidak setiap perusahaan merasakan tingkat penderitaan yang sama. Mereka yang memiliki proses otomatis menggunakan platform software-as-a-service (SaaS) dapat dengan cepat beralih ke tenaga kerja jarak jauh dengan sedikit masalah. Di area AP, itu berarti karyawan dapat menangani faktur dari mana saja, dan dalam skala besar.

Secara tradisional, jika seorang manajer keuangan ingin membayar ratusan atau ribuan pemasok lebih awal untuk memanfaatkan diskon pembayaran awal, itu tidak menjadi masalah. Di sisi lain, jika mengoptimalkan arus kas adalah tujuannya, menunda pembayaran hingga hari terakhir yang memungkinkan dapat dijadwalkan dengan mudah.

Memberikan visibilitas ke dalam proses AP dan P2P. Semakin banyak visibilitas yang Anda miliki ke dalam rantai pasokan Anda, semakin mudah untuk memprediksi arus kas, mengidentifikasi potensi gangguan sebelum terjadi, dan membuat keputusan berdasarkan data. Namun, jika Anda mengandalkan alur kerja faktur berbasis kertas, hampir tidak mungkin untuk melihat di mana keadaannya pada titik waktu tertentu.

Dengan membawa transformasi digital ke departemen AP Anda dalam bentuk otomatisasi AP/P2P, Anda mendapatkan visibilitas 24/7 ke dalam seluruh proses faktur. Ini menghilangkan kejutan, meningkatkan kecerdasan bisnis, dan memungkinkan Anda untuk terus mengoptimalkan operasi dengan memanfaatkan wawasan waktu nyata.

Jika organisasi Anda masih menggunakan alur kerja AP berbasis kertas, rantai pasokan Anda tidak mungkin seefisien mungkin. Dengan berinvestasi pada alat yang mengotomatiskan proses AP, Anda dapat membuat koneksi digital ke pemasok yang memungkinkan Anda untuk:

• Hindari gangguan rantai pasokan dengan menghindari penangguhan kredit, atau dipotong sama sekali.
• Rampingkan pengelolaan data pemasok dengan memiliki semua data yang relevan (seperti W-9 dan informasi rekening bank) di satu tempat, dengan kemampuan pelaporan yang efisien.
• Meningkatkan hubungan pemasok dengan memberi pemasok visibilitas status pembayaran dan memastikan mereka dibayar tepat waktu.
• Meningkatkan efisiensi dalam proses P2P dengan mendigitalkan transaksi untuk merampingkan operasi dan mengurangi kesalahan manusia.
• Hilangkan pengecualian faktur untuk mengoptimalkan proses lebih lanjut dan memastikan bahwa AP, pembeli internal, dan manajer departemen hanya menghabiskan waktu untuk aktivitas yang menambah nilai.

Pada akhirnya, otomatisasi AP adalah cara mudah untuk memastikan rantai pasokan Anda terus berjalan secara efisien, sekaligus meningkatkan produktivitas dan profitabilitas.

Shan Haq adalah wakil presiden strategi dan pengembangan perusahaan dengan Transcepta , platform pengadaan-untuk-bayar berbasis cloud.