Petunjuk kerja yang efektif :5 praktik yang baik untuk menulisnya
Setiap organisasi bergantung pada dokumentasi yang efisien dan berkualitas untuk dapat bekerja, bergerak maju, dan mencapai peningkatan berkelanjutan . Dalam industri, dokumen penting dibuat dari berbagai sifat dan, di antaranya, petunjuk kerja adalah tempat penyimpanan sejati bagi semua pelaku perusahaan :para pekerja, karyawan baru , supervisor, manajemen, dan pengambil keputusan.
Tapi, bagaimana memastikan bahwa instruksi yang diminta untuk kita buat efisien dan digunakan? Bagaimana cara menulisnya? Berikut adalah 5 praktik terbaik untuk mencapai instruksi kerja yang efektif…
1. Tetap sederhana !
Kesederhanaan dan efisiensi sering berjalan bersama dalam dunia industri. Singkatnya, ini menyiratkan untuk membebaskan dokumen dari informasi yang berlebihan, dari data apa pun yang membebani dukungan. Tetapi juga berisiko selain menyebabkan masalah bagi pengguna dengan membuatnya kebingungan atau kesalahan.
Itu juga membutuhkan standar struktur minimalis dalam proses pembuatannya hanya menyertakan elemen petunjuk kerja dan integrasi referensi yang diperlukan.
2. Tulis dokumen yang jelas dan akurat
Kejelasan dan presisi. Ini adalah dua kata yang perlu Anda ingat untuk meningkatkan dan mengoptimalkan efisiensi, waktu dan mengurangi kemungkinan kesalahan. Anda harus menjelaskan operasi dan prosedur kerja yang akan dilakukan melalui visual yang jelas dan tepat untuk menghilangkan interpretasi apa pun yang mungkin dimiliki pembaca, yang dengan demikian benar-benar dibimbing dalam pencapaian misinya dalam posisinya.
Ini juga semakin memperjelas dan menyederhanakan hubungan pekerjaan-ke-pekerjaan dimungkinkan dalam semua aspek yang berbeda:pos-pos terkait, perkiraan waktu perjalanan di setiap pos, urutan intervensi untuk setiap pos, kondisi hubungan, sarana transfer dari stasiun ke stasiun. Dengan kata lain, kejelasan dan presisi memudahkan prosedur kerja .
3. Bebas Kertas !
Mengandalkan dukungan yang andal, praktis, dan mudah diperbarui sangat penting bagi anggota perusahaan. Tujuannya adalah untuk mengurangi atau bahkan menghilangkan kesalahan, malfungsi, dan cacat terutama karena dokumen tertinggal dalam versi lama tanpa revisi . Kita harus jelas tentang satu hal. Tidak dapat disangkal bahwa pemanfaatan format kertas klasik tidak dapat lagi memenuhi jenis persyaratan ini. Media digital sekarang telah disukai selama beberapa tahun, dan ini, karena beberapa alasan:pemusatan informasi termasuk akses yang lebih mudah ke sana dan terutama untuk layar seluler (tablet, ponsel cerdas ...) dan, terutama, untuk masalah keamanan.
Mengadopsi terkini tanpa kertas / dematerialisasi untuk pembuatan instruksi kerja memenuhi peraturan . yang sama persyaratan dan logika yang sama dalam digitalisasi lingkungan kerja, yang menjadi ciri industri 4.0 .
4. Jadikan instruksi kerja sebagai salah satu pilar sistem mutu perusahaan.
SMM (Sistem Manajemen Mutu) sebagaimana didefinisikan oleh standar ISO 9001 berfokus pada pengembangan, pemeliharaan, dan jenis pemeliharaan untuk dokumentasi kualitas yang efektif . Instruksi kerja adalah salah satu komponen penting dari dokumentasi mutu. Ini adalah standar yang disebutkan di atas yang dilambangkan dalam bentuk piramida dokumenter yang di atasnya adalah manual kualitas. Inilah sebabnya mengapa instruksi kerja menjadi pilar kemampuan organisasi untuk mencapai terukur tujuan kualitatif dan memastikan efisiensi
5. Tempatkan diri Anda pada posisi pengguna
Saat Anda membuat instruksi kerja, tampaknya jelas untuk memikirkan orang yang akan melihat dan mengerahkan mereka. Ini hanya dengan menempatkan diri Anda pada posisi pengguna, tetapi juga dengan melibatkannya dalam pengembangan dan mempertimbangkan pengamatannya yang dikumpulkan di lapangan , daripada Anda dapat menulis dapat dikonfigurasi dokumen pada materi pokok sedekat mungkin dengan kenyataan.
6. (Bonus) Gunakan perangkat lunak instruksi kerja digital
Salah satu cara yang tepat untuk menulis instruksi kerja yang efektif adalah dengan menggunakan perangkat lunak khusus. Picomto adalah perangkat lunak instruksi kerja digital yang memungkinkan Anda membuat instruksi kerja visual dan interaktif. Jangan ragu untuk menghubungi pakar kami untuk mengetahui lebih lanjut tentang solusi kami.
