Dari Satu CMMS ke CMMS lainnya:Pedoman untuk Migrasi Data Perangkat Lunak
Bayangkan ini: Saat ini Anda menggunakan perangkat lunak manajemen pemeliharaan terkomputerisasi sistem (CMMS) yang sudah usang, tidak lagi didukung, terlalu rumit untuk digunakan atau yang sudah terlalu besar.
Apa pun alasannya, semua orang di departemen pemeliharaan Anda setuju, inilah saatnya untuk menerapkan sistem manajemen pemeliharaan baru. Anda mempelopori proyek dan dua pertanyaan muncul di benak Anda;
- Bagaimana cara memasukkan data bertahun-tahun yang disimpan di CMMS kami saat ini ke dalam sistem baru?
- Berapa lama waktu yang dibutuhkan dan berapa biayanya?
Skenario ini tidak terlalu jauh bukan?
Migrasi data bisa menjadi proses yang melelahkan jika tidak direncanakan dengan benar. Banyak hal yang bisa salah saat mengekstrak data dari perangkat lunak CMMS saat ini, menentukan data apa yang ingin Anda migrasikan ke sistem baru, memetakan nama bidang, gangguan komunikasi dengan penyedia CMMS Anda saat ini dan penyedia baru, dan migrasi data itu sendiri. Jika Anda sedang melalui proses ini atau akan berada dalam waktu dekat, kami telah memberikan panduan berikut dalam upaya membantu Anda menghindari beberapa jebakan mahal di sepanjang jalan.
Jika Anda bingung tentang langkah selanjutnya dari migrasi data dari CMMS lama Anda ke CMMS lain, baca terus untuk mempelajari panduan migrasi yang lengkap ini.
Panduan 1:Tentukan cara mengekstrak data dari CMMS Anda saat ini
Mengekstrak data dengan sistem perangkat lunak manajemen pemeliharaan terbaru cukup sederhana dan mudah. Sebagian besar CMMS dilengkapi dengan alat ekstraksi yang memungkinkan pengguna mengekspor data Anda ke file CSV atau spreadsheet. Jika ini masalahnya, tentukan data apa yang Anda butuhkan dan ekspor. Jika Anda tidak terbiasa dengan alat ekstraksi, yang terbaik adalah meminta salah satu pengguna yang kuat untuk membantu Anda, atau meminta seseorang dari departemen TI Anda. Pilihan lainnya adalah menghubungi tim dukungan teknis dari penyedia CMMS Anda. Mungkin ada biaya layanan yang terkait dengan penggalian data, jadi pastikan Anda menanyakannya terlebih dahulu. Jika dukungan teknis ada dalam perjanjian tingkat layanan Anda, maka mereka akan membantu Anda tanpa biaya tambahan. Jika program perangkat lunak pemeliharaan Anda saat ini memiliki alat ekstrak yang mudah digunakan, Anda memulainya dengan baik.
Sayangnya, tidak semua perusahaan menggunakan sistem yang dikembangkan dalam 10 tahun terakhir. Beberapa organisasi beralih dari program CMMS yang dikembangkan lebih dari 20 tahun yang lalu, sementara yang lain mencari untuk meningkatkan dari sistem yang dibangun sendiri oleh sejumlah profesional TI. Dalam kasus seperti itu, mengekstraksi data tidak sesederhana itu, tetapi bukan tidak mungkin. Jika Anda memutakhirkan dari program pemeliharaan sebelumnya yang dikembangkan 10+ tahun yang lalu, dan itu tidak lagi didukung, sebaiknya sambungkan dengan vendor (jika mereka masih dalam bisnis). Biasanya, ketika sistem tidak lagi didukung, vendor hanya menghentikan aplikasi, tetapi akan memiliki staf teknis dan sumber daya yang dapat membantu Anda. Bersiaplah untuk mengeluarkan sedikit uang, karena hubungan bisnis akan segera berakhir.
Pedoman 2:Validasi Data
Setelah Anda memiliki data dalam file CSV atau spreadsheet, Anda harus memeriksanya dan memastikan bahwa Anda memiliki semua yang Anda butuhkan, dan ekstraknya berhasil. Kami sangat merekomendasikan untuk mendapatkan sepasang mata kedua, atau lebih baik lagi yang ketiga. Anda perlu tahu apa yang harus dicari. Bandingkan nama kolom pada file yang diekstrak dengan nama bidang yang awalnya Anda atur untuk diekspor. Jika Anda mengekstrak peralatan dan aset, Anda mungkin menginginkan nama peralatan atau aset, ID, merek dan model, nomor seri, tanggal pemasangan dan pembelian, lokasi, dan riwayat. Pastikan tidak ada yang hilang dan data terlihat bagus.
Pedoman 3:Memetakan dan Mendefinisikan Ulang Nama Bidang
Perangkat lunak CMMS baru yang Anda migrasikan pasti akan memiliki nama yang berbeda untuk beberapa bidang data. Beberapa nama bidang cukup standar, tetapi jika CMMS Anda saat ini benar-benar ketinggalan zaman atau merupakan sistem pemeliharaan yang dikembangkan sendiri, akan ada perbedaan. Misalnya, beberapa perangkat lunak manajemen pemeliharaan menamai bangunan dan peralatan semuanya sebagai aset, beberapa nama atas perintah kerja permintaan, pemeliharaan yang tidak direncanakan. Agar migrasi berjalan dengan baik, Anda harus meluangkan waktu untuk memetakan nama bidang CMMS lama Anda ke sistem baru. Kami sangat menyarankan menggunakan layanan dari penyedia CMMS baru Anda untuk ini. Vendor perangkat lunak baru Anda ingin memastikan bahwa Anda memiliki pengalaman terbaik dengan perangkat lunak pemeliharaan mereka, jadi mereka harus bersemangat dan bersedia membantu. Lakukan panggilan GoToMeeting dengan mereka dan telusuri ekstrak Anda, ungkapkan segala ketidakpastian, tentukan cara terbaik untuk mendefinisikannya, dan lanjutkan dengan migrasi data.
Panduan 4:Mengimpor Data ke Perangkat Lunak CMMS Baru
Banyak program perangkat lunak pemeliharaan memiliki alat wizard impor yang memungkinkan klien untuk mengunggah data dalam jumlah besar tanpa melalui vendor CMMS. Ini adalah alat yang hebat jika Anda hanya mengimpor peralatan, aset, daftar suku cadang dari file excel. Tetapi jika Anda memigrasi data bertahun-tahun dari program perangkat lunak pemeliharaan yang lebih lama dan memiliki banyak riwayat, banyak yang bisa salah dan banyak hal bisa menjadi berbulu. Ketika ada banyak riwayat, yang terbaik adalah mendapatkan bantuan dari tim integrasi data vendor. Migrasi yang lancar adalah kunci keberhasilan perangkat lunak CMMS baru Anda.
Konsultasikan dengan penyedia CMMS baru Anda saat melakukan impor. Jika proses pemeliharaan Anda sangat unik, vendor CMMS baru mungkin harus menulis skrip kustom untuk melakukan impor. Jika ini masalahnya, cari tahu apa yang terlibat dan mungkin ada beberapa biaya di sini. Pastikan ada ruang dalam anggaran Anda untuk ini. Vendor perangkat lunak pemeliharaan harus terbuka tentang biaya dan akan memberi tahu Anda tentang biaya tambahan yang mungkin muncul. Baca pos kami tentang faktor-faktor yang memengaruhi penyiapan untuk mempelajari lebih lanjut.
Pedoman 5:Pengujian QA
Setelah data diimpor ke program manajemen pemeliharaan baru, pastikan untuk melakukan beberapa pengujian QA menyeluruh. Mintalah beberapa pengguna listrik memeriksa sistem dan pastikan semuanya terlihat baik. Bergantung pada seberapa banyak data yang telah dimigrasikan, Anda mungkin memerlukan rencana pengujian QA yang dipersiapkan dengan baik sebelumnya. Hal-hal yang harus diuji, nama bidang cocok dan masuk akal, riwayat perawatan tersedia dan benar, daftar peralatan, aset, dan suku cadang baik. Perhatikan baik-baik riwayat pemeliharaan jika ini dimigrasikan. Jalankan banyak kueri dan pastikan hasilnya cocok dengan laporan terbaru Anda. Karena nama bidang mungkin telah berubah dalam perangkat lunak CMMS baru, data harus direferensikan silang dengan nama bidang dari sistem pemeliharaan lama. Jika kesalahan terdeteksi, tunjukkan kesalahan tersebut ke tim integrasi data vendor CMMS dan selesaikan. Jika Anda bekerja dengan tim yang membantu, bolak-balik dapat ditekan seminimal mungkin.
Pedoman 6:Peluncuran
Setelah migrasi lulus pengujian QA, Anda siap untuk dilatih dan meluncurkan perangkat lunak CMMS baru. Pastikan untuk memanfaatkan semua kesempatan pelatihan yang disediakan oleh penyedia perangkat lunak pemeliharaan Anda. Memiliki semua pengguna yang terlatih dengan baik adalah salah satu cara terbaik untuk membuat Anda siap untuk sukses. Banyak penyedia perangkat lunak manajemen pemeliharaan menawarkan pelatihan konferensi web dan dukungan teknis tanpa biaya dan beberapa memiliki webinar pelatihan reguler. Pahami apa yang tersedia dan pastikan untuk memberi tahu tim pemeliharaan Anda tentang sumber daya yang berguna ini.
Berapa Biaya Migrasi Data?
Tidak ada jawaban sederhana untuk ini. Biaya migrasi data sangat bergantung pada jumlah data dan formatnya. Jika Anda memformat ulang dan mengimpor data 15 tahun, Anda pasti harus menyisakan ruang dalam anggaran Anda untuk migrasi data CMMS. Vendor perangkat lunak CMMS akan mengungkapkan biaya yang diharapkan. Jika Anda memberi vendor sampel data yang diekstraksi, itu akan memberi mereka ide bagus tentang jumlah upaya yang akan dilakukan dengan mengonfigurasi ulang data dan kemudian mengimpornya. Ingat, perusahaan CMMS memiliki profesional dan spesialis integrasi yang melakukan jenis pekerjaan ini setiap hari. Jangan malu! Pastikan Anda mengajukan pertanyaan yang tepat, tetapi bersiaplah untuk beberapa biaya migrasi.
Mengikuti 6 panduan sederhana ini adalah cara yang pasti untuk membuat akun CMMS Anda aktif dan berjalan dengan cepat dengan data lawas yang akurat.
Untuk informasi selengkapnya tentang migrasi data dan layanan penyiapan CMMS, hubungi [email protected] !
Selamat bermigrasi!
