Kurangi biaya perawatan dengan 5 cara
Perhatian! Fasilitas Anda mengalami kebocoran serius yang harus segera diperbaiki.
Oke, mungkin itu bukan kebocoran dari pipa atau bahan kimia tetapi kemungkinan departemen perawatan Anda pernah mengalami kebocoran ini sebelumnya. Kebocoran serius yang kami maksud adalah yang ada di anggaran perawatan Anda. Ini sering muncul sebagai perbaikan reaktif, suku cadang yang salah tempat, atau waktu yang Anda habiskan untuk membuat laporan pemeliharaan tersebut.
Praktik yang tidak efisien seperti ini membocorkan sumber daya berharga dari departemen pemeliharaan Anda; menghabiskan lebih banyak uang dan menggunakan lebih sedikit waktu secara efisien. Jika Anda masih menggunakan spreadsheet, bisnis Anda dapat merugi tanpa Anda sadari, oleh karena itu menggunakan Perangkat Lunak CMMS di atas spreadsheet dapat membantu mengoptimalkan bisnis Anda.
Kerusakan dan perbaikan pasti akan terjadi dari waktu ke waktu. Namun, perawatan reaktif tingkat tinggi mungkin merupakan tanda bahwa tim Anda bekerja keras untuk mengejar ketertinggalan alih-alih merencanakan dengan benar ke depan. Ini sering membuang waktu dengan beberapa cara yang tidak selalu jelas.
Tetapi alih-alih hanya berfokus pada masalah, penting untuk menemukan beberapa solusi. Berikut adalah lima cara departemen pemeliharaan Anda kehilangan uang dan cara mengatasinya.
1. Peningkatan efisiensi energi di dalam fasilitas
Rata-rata gedung perkantoran menghabiskan sekitar 19% lebih banyak dari yang diperlukan untuk listrik dan gas. Sangat mudah untuk menganggap biaya tertentu sebagai hal yang tidak dapat dihindari, tetapi pada kenyataannya, teknik perawatan sederhana dapat membuat perbedaan besar dalam konsumsi energi — dan biaya.
Satu studi dari Pacific Northwest National Laboratory menemukan bahwa bangunan komersial dapat memangkas biaya pemanasan dan pendinginan hingga 38%, melalui modifikasi sederhana pada sistem HVAC atapnya.
Faktor-faktor lain seperti perawatan yang buruk atau penggunaan peralatan usang dapat semakin meningkatkan biaya pemeliharaan HVAC dan pemanas air. Faktor lain yang dapat membahayakan efisiensi energi termasuk insulasi yang tidak memadai, penyegelan yang buruk, dan peralatan tua atau yang tidak diservis dengan baik.
Awalnya, beberapa perusahaan akan mencoba menyelesaikannya dengan mengurangi jam kerja, daripada menggunakan waktu yang ditentukan untuk meningkatkan efisiensi kerja.
Dengan perangkat lunak CMMS, atur jadwal tugas pemeliharaan rutin dan preventif seperti menyervis pemanas dan menyegel kembali jendela. Dengan cara ini, fasilitas secara otomatis menerima perintah kerja dan pengingat. Ini dapat membantu membuat pilihan yang lebih strategis. Anda akan dapat mengatur proyek hemat energi Anda dari waktu ke waktu, sambil mengontrol pengeluaran M&R.
Penggunaan lain dalam perangkat lunak manajemen pemeliharaan adalah untuk mengatur tugas musiman Anda termasuk memasang pemanas air atau mengganti filter udara. Ini membantu menyesuaikan tugas-tugas ini ke dalam jadwal pekerja Anda yang ada — dan anggaran Anda.
2. Proses Manajemen Perintah Kerja Standar
Sebuah organisasi sangat bergantung pada orang-orangnya dan memiliki prosedur yang jelas membantu tim untuk menyelesaikan pekerjaan dengan sukses. Namun, seiring pertumbuhan bisnis Anda, Anda atau manajer Anda mungkin tidak selalu tahu tugas yang harus dilakukan setiap orang setiap hari.
Tanpa prosedur pemeliharaan standar, beberapa staf mungkin menggunakan metode yang tidak efisien yang membuang waktu dan sumber daya untuk perintah kerja.
Lebih penting lagi, kurangnya standarisasi dapat menyebabkan kesenjangan kerja, bahaya pekerjaan, dan penyimpangan ke dalam prosedur pemeliharaan Anda. Hal ini dapat menyebabkan kualitas kerja yang tidak konsisten, penurunan masa pakai aset, atau menyebabkan cedera terkait pekerjaan.
Apa yang terjadi jika beberapa departemen pemeliharaan Anda melewatkan satu langkah saat menyelesaikan inspeksi atau memperbaiki mesin? Bagaimana jika mereka tidak memasangkannya dengan benar, atau gagal memeriksa pengukur secara teratur?
Perangkat lunak manajemen pemeliharaan memungkinkan Anda mendistribusikan alat untuk praktik terbaik pemeliharaan di seluruh organisasi Anda. Anda dapat menstandardisasi template kerja untuk prosedur pemeliharaan dan perbaikan preventif menggunakan perintah kerja yang mendetail.
Hippo CMMS akan mengirimkan perintah kerja otomatis ke setiap staf pemeliharaan berdasarkan tanggal atau frekuensi.
Tindak lanjuti dan verifikasi bahwa setiap orang telah menyelesaikan tugas yang diberikan tanpa melalui banyak file dan spreadsheet.
Dengan perangkat lunak manajemen perintah kerja sesuai permintaan, Anda dapat menyortir perintah kerja dan melihat mana yang telah selesai.
Set laporan pemeliharaan menyatukan semua informasi, menggunakan bagan yang mudah digunakan yang mengukur produktivitas, biaya, lembur, tanggal penyelesaian, dan metrik utama lainnya untuk memberi Anda wawasan yang lebih dalam tentang riwayat pemeliharaan Anda, dan mendeteksi area masalah yang perlu diperhatikan.
3. Manajemen waktu
Inspectioneering Journal menerbitkan sebuah studi tahun 2015 yang mengungkapkan bahwa organisasi yang tidak menjadwalkan atau merencanakan pemeliharaan dengan benar, hanya memiliki 35% waktunya dihabiskan untuk pekerjaan pemeliharaan — yaitu 2 jam 48 menit dalam shift 8 jam! Sisa waktu digunakan (dan terkadang terbuang sia-sia) di tempat lain — 33% dihabiskan untuk penundaan kerja, waktu perjalanan, dan jam yang disesuaikan, 17% menemukan sumber daya yang tepat (alat, manual, dll.), dan 15% pada istirahat staf yang berwenang dan waktu pribadi. Saat jadwal kerja pemeliharaan kurang terstruktur, pemeliharaan reaktif membutuhkan waktu yang cukup lama.
Oleh Matt Midas di GenesisSolutions. Artikel ini muncul di Jurnal Inspectioneering edisi Maret/April 2015
Perencanaan dan penjadwalan yang baik dapat meningkatkan produktivitas hingga 65%, artinya pekerja Anda akan menghabiskan 5 jam 12 menit per shift untuk pekerjaan pemeliharaan. Hal ini tidak hanya membantu mengurangi biaya tenaga kerja, tetapi dengan perencanaan yang baik, organisasi Anda dapat:
- Mengurangi backlog pemeliharaan
- Antisipasi dan hindari kegagalan peralatan di masa mendatang
- Meningkatkan waktu aktif aset
- Meningkatkan manajemen aset dan suku cadang
- Buat keputusan pembelian dan perbaikan aset yang lebih cerdas
Sistem pemeliharaan Aset dan Peralatan menyimpan catatan riwayat perbaikan semua peralatan beserta pembacaan meter, dan meningkatkan manajemen suku cadang dengan menghubungkan suku cadang terkait dengan aset.
Ini tidak hanya membuat perbaikan lebih cepat dan lebih efisien, tetapi juga memungkinkan Anda belajar dari kegagalan peralatan. Jika ada bagian yang rusak, Anda akan dapat mencatat tanda peringatan, dan menjadwalkan pemeliharaan preventif pada mesin lain.
Lihat mengumpulkan bagian dan informasi. Manajemen suku cadang Hippo dan manajemen perintah kerja memastikan pekerja memiliki semua alat dan informasi untuk mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan untuk perbaikan. Anda juga dapat menjadwalkan pekerjaan dalam urutan yang lebih logis. Perintah kerja yang melibatkan alat, layanan, atau jenis peralatan yang sama dapat diatur menurut lokasi atau kategori pekerjaan untuk memangkas waktu yang dihabiskan pekerja untuk berjalan bolak-balik di fasilitas Anda.
4. Peningkatan pemilihan vendor dan kontraktor untuk pemeliharaan fasilitas
Anda mungkin memiliki sistem saat ini untuk memilih vendor yang paling hemat biaya. Namun terkadang, prosesnya sebenarnya bisa sangat sulit. Pemilihan vendor yang tepat sering kali melibatkan pertimbangan beberapa faktor, termasuk keandalan, waktu pengiriman, diskon massal, dan kualitas suku cadang. Dalam kasus kontraktor, ada juga struktur penetapan harga, jaminan, dan rekam jejak yang perlu dipertimbangkan — untuk aset penting misi, mungkin ada baiknya mempekerjakan seseorang yang Anda percayai, meskipun dengan tarif yang lebih tinggi.
Dan jika Anda adalah departemen pemeliharaan reaktif, kurangnya tinjauan ke masa depan dapat semakin meningkatkan pengeluaran vendor dan kontraktor Anda. Jika Anda kehabisan bagian penting, atau mengalami kegagalan aset kritis, Anda bisa terjebak dengan vendor apa pun yang tersedia dalam waktu singkat, bahkan jika mereka memberikan layanan yang kurang berkualitas.
Dengan menggunakan laporan pemeliharaan, Anda dapat meninjau dan membandingkan vendor secara langsung. Dengan setiap vendor, lihat detail bagian, pengiriman, dan riwayat harga untuk melihat siapa yang memberi Anda penawaran terbaik secara keseluruhan. Semua informasi Anda ditata dengan bagan dan grafik, Anda akan mengurangi waktu pengarsipan melalui halaman data untuk membuat keputusan yang paling ekonomis. Fungsi laporan inventaris prasetel akan memberi tahu Anda saat suku cadang hampir habis, sehingga Anda selalu dapat memesan penggantian dengan waktu luang.
Laporan CMMS juga memungkinkan Anda membandingkan kontraktor dan pekerja. Anda dapat melihat jam yang dicatat, waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan perintah kerja, tingkat penyelesaian, dan data penting lainnya. Itu membuatnya mudah untuk memilih kontraktor yang paling hemat biaya, menugaskan staf terbaik untuk tugas pemeliharaan tertentu, atau bahkan memutuskan pekerjaan mana yang masuk akal untuk dialihdayakan.
Sistem Manajemen Sumber Daya dan Vendor lebih merampingkan kerja sama dengan vendor, dengan memungkinkan Anda mengirimkan perintah kerja secara langsung, menggunakan sistem yang sama yang Anda gunakan untuk pekerja internal. Anda dapat memilih mereka berdasarkan kategori perintah kerja, menetapkan perintah kerja terperinci, dan meneruskan email dengan rincian yang mencantumkan apa yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka. Biaya, waktu respons, dan metrik lainnya kemudian dapat dicatat setelah penyelesaian perintah kerja. Anda kemudian dapat meninjau kinerja vendor dan menetapkan kontrak mendatang berdasarkan kinerja tanpa pencatatan yang memakan waktu.
5. Manajemen inventaris yang tidak terorganisir
Fasilitas Anda seringkali membutuhkan banyak ruang untuk menyimpan inventaris, suku cadang, dan peralatan yang digunakan dalam operasi bisnis inti. Manajemen inventaris melibatkan pelacakan tingkat stok barang atau suku cadang yang akurat untuk perbaikan.
Jika informasi tidak akurat, Anda mungkin mendapati diri Anda memiliki tingkat persediaan yang berlebihan, kehilangan peluang untuk menghemat pemesanan ulang stok, atau kehabisan suku cadang untuk perbaikan peralatan.
Memiliki Perangkat Lunak Manajemen Inventaris yang intuitif membuat manajemen suku cadang menjadi lebih cerdas. Lacak suku cadang dari lokasi fasilitas, model peralatan, nomor inventaris, kategori pekerjaan, atau berdasarkan pemasok. Itu berarti Anda akan dapat dengan cepat memahami inventaris di seluruh organisasi Anda, dan menghilangkan suku cadang dan peralatan yang berlebihan.
Sistem manajemen inventaris membantu pemindahan suku cadang antar fasilitas; tetapkan ambang batas minimum dan maksimum untuk mencegah kelebihan atau kekurangan persediaan.
Hemat uang dengan bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras
Organisasi tidak dapat lagi menganggap departemen pemeliharaan mereka sebagai tim reaktif untuk memperbaiki masalah dengan biaya Perangkat Lunak CMMS yang menunjukkan ROI yang diperlukan.
Bisnis kini telah merancang program pemeliharaan yang membuat operasi pemeliharaan lebih efisien dan andal.
Dengan belajar mengatur upaya Anda secara efektif, mengelola aset, peralatan, dan suku cadang, serta memprioritaskan pekerjaan, Anda akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk melakukan perbaikan darurat, dan lebih banyak waktu untuk membangun perangkat lunak manajemen fasilitas.
Perangkat lunak CMMS mengurangi biaya pemeliharaan dan telah menjadi elemen paling umum dalam keberhasilan pemeliharaan fasilitas.
