Cara Menyederhanakan Manajemen Perintah Kerja dengan CMMS
Bisnis di banyak sektor industri semakin beralih ke Computerized Maintenance Management Software (CMMS) sebagai perangkat lunak manajemen fasilitas mereka. Peningkatan efisiensi, pengurangan biaya, dan pengembalian investasi (ROI) yang lebih signifikan adalah alasan utama perusahaan memilih untuk meninggalkan pendekatan pensil dan kertas tradisional demi sistem manajemen pemeliharaan otomatis. Perangkat lunak CMMS saat ini menghilangkan sistem pengarsipan kertas yang rumit dan tidak efisien dengan menawarkan bisnis kemampuan untuk melacak perintah kerja, dengan cepat menghasilkan laporan yang akurat, dan langsung menentukan aset mana yang memerlukan pemeliharaan preventif – semua dalam perangkat lunak berbasis cloud-nya. Terlepas dari manfaat efisiensi organisasi, peningkatan ini juga menghasilkan masa pakai peralatan yang lebih lama, manajemen waktu yang lebih baik, dan pemanfaatan tenaga kerja, dan pada akhirnya, mengurangi biaya dan meningkatkan keuntungan.
CMMS adalah sistem perangkat lunak yang sangat canggih yang memanfaatkan ribuan titik data yang pada waktu tertentu, dapat memberikan gambaran umum kepada pengguna tentang operasi fasilitas atau sebagai alternatif, status masing-masing peralatan. Perangkat lunak manajemen pemeliharaan mewakili sistem yang kuat bila digunakan secara maksimal. Industri CMMS berusaha untuk tetap berada di atas teknologi dan perubahan industri dengan terus berkembang dan menjadi lebih responsif terhadap kebutuhan pelanggan yang selalu berubah. Inovasi terbaru dalam perangkat lunak manajemen pemeliharaan mencakup antarmuka berbasis cloud yang aman, aksesibilitas perangkat seluler, dan fungsionalitas tanpa kertas yang semakin meningkatkan kemudahan penggunaan.
Dalam survei terbaru yang dilakukan oleh Hippo CMMS terhadap 125 pembeli, manajemen perintah kerja (yaitu, perbaikan, pemeliharaan yang tidak direncanakan) menduduki peringkat penting oleh 91% responden. Temuan ini, serta nilai pembeli pada pemeliharaan preventif (didukung oleh 96% responden), menunjukkan bahwa pelanggan CMMS memprioritaskan peningkatan efisiensi operasional sebagai tujuan utama. Berikut adalah daftar tujuh cara sistem perangkat lunak dapat menyederhanakan manajemen perintah kerja:
1. Pemberitahuan waktu nyata
Tidak ada keraguan bahwa “waktu adalah uang” dan setiap waktu yang terbuang dapat merugikan operasional. Perusahaan yang mengandalkan metode hard copy menghabiskan waktu menulis perintah kerja dan kemudian secara fisik mengirimkannya ke personel layanan yang ditunjuk. Jika orang tersebut tidak hadir untuk menerima perintah kerja, ia dapat duduk di mejanya selama beberapa waktu sebelum ditinjau. Dengan CMMS, semua perintah kerja dibuat dalam sistem dan segera dikirim ke pengguna yang sesuai untuk diservis. Menggunakan pemberitahuan email dan/atau peringatan seluler, perintah kerja diterima dalam hitungan detik. Perangkat lunak manajemen perintah kerja juga dapat melacak proses perintah kerja sehingga memungkinkan untuk memantau kemajuan perintah kerja dari awal hingga akhir.
2. Manajemen perintah kerja yang dapat diakses dan digital
Setelah perintah kerja dibuat, ada catatan digital yang tersedia untuk semua pengguna yang ditunjuk. Perintah kerja dapat diambil di beberapa perangkat termasuk komputer desktop, laptop, tablet, dan smartphone. Dalam semua kasus, data konsisten dengan semua pihak yang menerima informasi yang sama pada waktu yang sama. Perintah kerja dibuat dalam format yang sama dan dengan bidang wajib yang harus diselesaikan. Ini memastikan bahwa semua informasi yang relevan disertakan. Misalnya, perintah kerja mencakup catatan tentang siapa yang membuat permintaan, informasi kontak yang relevan, deskripsi masalah yang jelas termasuk gambar yang diperlukan, serta lokasi peralatan yang perlu diservis. Templat perintah kerja digital memastikan bahwa informasi yang terkandung jelas dan terbaca dan tidak ada yang hilang atau disalahartikan.
3. Organisasi sederhana, prioritas yang jelas
Di perusahaan menengah hingga besar, tidak jarang ada beberapa pesanan kerja yang terbuka pada waktu tertentu. Karena teknisi dan alokasi waktu dapat dibatasi, pesanan kerja harus diprioritaskan berdasarkan urgensi, persediaan, personel, dan waktu. Perangkat lunak manajemen perintah kerja dapat menetapkan tanggal jatuh tempo serta tingkat prioritas (yaitu, tinggi atau rendah). Beberapa CMMS dapat menampilkan denah lantai dan peta yang mengidentifikasi lokasi peralatan dan membantu teknisi dalam merencanakan pemenuhan perintah kerja secara strategis.
4. Laporan mudah tentang perintah kerja yang terlambat
Perangkat lunak manajemen perintah kerja melacak kemajuan pemenuhan perintah kerja. Laporan perintah kerja dapat disaring berdasarkan indikator yang berbeda seperti sedang berlangsung, selesai atau terlambat. Jika tanggal jatuh tempo tidak terpenuhi, manajer akan diberitahu. Jenis pemantauan ini memungkinkan manajer untuk membuat keputusan tentang alokasi staf, perekrutan dan persediaan serta mengidentifikasi hambatan untuk pekerjaan yang terlambat. Dengan meninjau laporan perintah kerja dari waktu ke waktu, manajer dapat membuat perubahan sesuai kebutuhan, untuk meningkatkan efisiensi operasi mereka.
5. Dokumen perintah kerja yang dapat diakses
Dalam beberapa tahun terakhir, CMMS telah berkembang dalam menanggapi tuntutan industri dengan menjadi aplikasi yang lebih canggih, kuat, dan ramah pengguna. Sebagai contoh, banyak sistem pemeliharaan sekarang menyertakan tautan ke manual peralatan, informasi garansi, dokumen yang relevan, kontrak vendor, dan standar kode industri. Karena semua informasi ini disimpan dalam basis data perangkat lunak dan dapat diakses dengan beberapa klik mouse atau ketukan pada perangkat seluler, tidak perlu mencari data penting terkait peralatan secara manual saat dibutuhkan. Kenyamanan dan kemudahan aksesibilitas menghemat waktu dan energi bagi semua yang terlibat dalam proses perintah kerja.
6. Perbaiki riwayat dan laporan tren
CMMS dapat menghasilkan laporan riwayat perbaikan berdasarkan perintah kerja yang diselesaikan. Laporan dapat disaring berdasarkan periode waktu (yaitu, hari, minggu, bulan, tahun) menurut departemen dan/atau menurut lokasi. Memiliki fleksibilitas dalam meninjau riwayat perbaikan sepanjang waktu atau melalui indikator lain, manajer dapat menilai tren kerusakan peralatan, penggantian suku cadang, biaya perbaikan, alokasi tenaga kerja, dll. Jika suatu peralatan ditemukan memerlukan perbaikan terus-menerus, hal itu dapat mengakibatkan waktu untuk menggantinya. Memiliki riwayat perbaikan membantu manajer membuat keputusan penting tentang operasi yang sedang berlangsung di departemen mereka.
7. Manajemen pemeliharaan perangkat seluler
Salah satu perkembangan paling signifikan dalam fungsionalitas CMMS adalah menambahkan akses seluler ke dasbor sistem manajemen pemeliharaan. Mengingat meluasnya penggunaan perangkat seluler dalam bentuk ponsel cerdas dan tablet, perubahan dalam cara pelanggan menggunakan perangkat lunak manajemen pemeliharaan ini kini telah membawa manajemen pemeliharaan otomatis ke tingkat fungsionalitas yang baru. Semua fitur CMMS yang tersedia di desktop komputer juga tersedia menggunakan aplikasi perintah kerja. Dengan fitur perangkat seluler, pengguna tidak lagi harus menunggu untuk mengakses CMMS di komputer desktop mereka. Sebaliknya, mereka dapat mengakses sistem kapan dan di mana pun mereka berada. Yang terpenting, kamera ponsel dan tablet memungkinkan teknisi mengunggah gambar peralatan yang perlu diperbaiki, atau suku cadang yang perlu diganti. Fitur pemindaian kode batang pada perangkat seluler juga memastikan bahwa item yang dirujuk adalah tepat. Memiliki gambar atau kode batang mengurangi kemungkinan kesalahan atau kebingungan. Sekali lagi, ini menghasilkan peningkatan efisiensi secara keseluruhan.
Pemeliharaan berkelanjutan merupakan bagian integral dari setiap operasi dan kenyataan yang tidak dapat diabaikan. Produktivitas organisasi terhambat ketika perbaikan tidak dilakukan segera atau ketika perbaikan tertunda karena perintah kerja tidak jelas atau penuh kesalahan. Membuat perintah kerja yang otomatis, terperinci, dan diformat secara konsisten menghilangkan kesalahan dan kebingungan sekaligus mengurangi waktu dan energi. Riwayat perbaikan yang dihasilkan oleh perangkat lunak perintah kerja membantu perusahaan tetap mendapat informasi tentang operasi pemeliharaan mereka dan menawarkan peluang untuk membuat keputusan yang tepat sesuai kebutuhan.
