10 Tips untuk Bisnis untuk Meningkatkan Manajemen Perintah Kerja

Selama tiga dekade terakhir, manajemen operasi perusahaan telah berkembang pesat. Kondisi ekonomi yang berfluktuasi, persaingan pasar yang meningkat, dan pergerakan menuju teknologi komputer sebagian besar bertanggung jawab atas perusahaan di semua sektor yang mengadopsi pendekatan operasi "lebih cerdas". Agar tetap menguntungkan dan kompetitif, perusahaan menyadari perlunya peningkatan efisiensi bisnis melalui penghematan sumber daya, material, dan waktu. Aspek kunci dari manajemen operasi yang efektif adalah manajemen perintah kerja yang efisien. Berikut ini adalah sepuluh tips untuk meningkatkan proses tersebut:

1. Pertimbangkan untuk beralih dari metode manajemen operasi berbasis kertas ke format digital.

Spreadsheet menawarkan solusi manajemen pemeliharaan perintah kerja yang sangat baik untuk operasi kecil dan menengah yang memproses kurang dari 20 perintah kerja setiap bulan. Spreadsheet dibuat menggunakan program komputer seperti Microsoft Excel atau Lotus 1-2-3. Saat menggunakan perangkat lunak spreadsheet, data yang disusun dalam kolom dan baris dapat ditangkap, ditampilkan, dan dimanipulasi data. Spreadsheet dirancang untuk menyimpan data numerik dan string teks pendek serta menampilkan hubungan data secara grafis. Di sisi lain, untuk fasilitas yang lebih besar – mereka yang mengelola lebih dari 20 perintah kerja bulanan, perangkat lunak pelacakan perintah kerja seperti Computerized Maintenance Management Software (CMMS) adalah pilihan yang lebih optimal karena sistem ini dapat melacak perintah kerja, menghasilkan laporan yang akurat dengan cepat, dan langsung menentukan aset mana yang memerlukan pemeliharaan atau perbaikan preventif. Inovasi terbaru dalam perangkat lunak ini mencakup antarmuka berbasis cloud yang aman, aksesibilitas seluler melalui ponsel pintar dan tablet, dan sepenuhnya tanpa kertas membuat sistem ini semakin menarik bagi bisnis.

2. Bedakan antara perawatan reaktif dan preventif

Pemeliharaan reaktif dilakukan ketika sebuah peralatan tiba-tiba gagal. Dalam hal ini, operasi berhenti sampai peralatan diperbaiki. Terkadang, ini mungkin mengharuskan bagian yang dibutuhkan dipesan jika tidak tersedia. Di sisi lain, pemeliharaan preventif melibatkan pemeriksaan peralatan saat masih bekerja dengan tujuan melakukan tune up dan mengganti bagian-bagian kecil untuk mencegah kerusakan dan kegagalan yang tidak terduga. Karena pemeliharaan preventif dapat dijadwalkan selama waktu henti operasi dan saat suku cadang yang diperlukan tersedia, gangguan dalam operasi dapat diminimalkan dan masa pakai peralatan dapat diperpanjang.

3. Menerapkan rencana pemeliharaan preventif

Penting untuk mengembangkan rencana pemeliharaan preventif untuk tujuan mengurangi pemeliharaan reaktif yang tidak direncanakan. Dengan demikian, biaya dapat dikurangi, sumber daya dapat dialokasikan dengan lebih baik, dan manajemen waktu dapat menjadi lebih efisien. Dengan menjadwalkan pemeliharaan preventif, manajer fasilitas dapat mengerahkan teknisi untuk mengerjakan bagian peralatan berdasarkan waktu penggunaan yang rendah dan juga berdasarkan lokasi fasilitas sehingga beberapa bagian dapat diservis secara bersamaan.

4. Kaitkan perintah kerja ke aset

Saat merencanakan jadwal pemeliharaan preventif dan kemudian saat meninjau semua riwayat pemeliharaan, menautkan perintah kerja ke aset dapat menjadi strategi yang bermanfaat. Ini melibatkan menghubungkan bangunan dan lokasi dengan peralatannya (yaitu, unit atap seperti kipas angin, pengatur udara, AC). Dengan menetapkan asosiasi ini, manajer dapat mengurangi waktu teknisi dan juga mengidentifikasi peralatan berdasarkan lokasinya dalam laporan riwayat perawatan mereka.

5. Menetapkan dan menggunakan template dan prosedur operasi standar

Karena efisiensi dan profitabilitas adalah tujuan utama, masuk akal jika manajer pemeliharaan menerapkan prosedur yang membantu proses ini. Membuat templat daftar periksa dan protokol untuk pemeliharaan menghilangkan pekerjaan tebak-tebakan bagi teknisi dan memastikan mereka sesuai dengan standar operasi untuk setiap peralatan. Template pemeliharaan perintah kerja standar mengurangi kesalahan dan kebingungan sekaligus meningkatkan kemungkinan bahwa mereka akan diproses sebagaimana mestinya.

6. Gunakan perangkat seluler untuk mengelola perintah kerja

Perangkat seluler adalah alat manajemen pemeliharaan perintah kerja yang sangat baik dengan menambahkan portabilitas hemat waktu untuk tugas tersebut. Dengan aplikasi perintah kerja, manajer pemeliharaan dapat mengirimkan perintah kerja di lapangan tanpa harus menunggu untuk kembali ke komputer desktop mereka untuk melakukannya. Dengan kata lain, perintah kerja dapat dikirim saat bepergian sehingga mempersingkat waktu respons. Saat menggunakan CMMS, teknisi dapat membuat, memodifikasi, atau memperbarui perintah kerja langsung dari ponsel atau tablet mereka. Selain itu, sistem ini memiliki kemampuan pengkodean kamera dan bar terintegrasi yang mengurangi kesalahan dan sekali lagi, menghemat waktu saat memesan suku cadang. Dengan pemindaian kode batang akses seluler, tidak perlu lagi mencari basis data produsen peralatan dengan kata kunci dan filter untuk manual. Sebagai gantinya, perintah kerja dapat dibuat secara akurat saat kode batang dipindai dengan mudah menggunakan ponsel pintar atau tablet.

7. Tetapkan tanggal jatuh tempo yang realistis

Karena waktu adalah uang, pengaturan waktu perbaikan yang realistis sangat penting. Dengan memperkirakan secara akurat berapa lama suatu peralatan tidak dapat digunakan, manajer pemeliharaan dapat membuat rencana penjadwalan alternatif dengan tujuan mempertahankan operasi secara keseluruhan.

8. Jika memungkinkan, tugaskan pekerjaan ke teknisi internal

Karena perbaikan bisa mahal, yang terbaik adalah mencari cara yang paling hemat biaya untuk menyelesaikannya. Perusahaan besar dengan banyak aset kemungkinan akan menemukan bahwa memiliki teknisi internal mereka sendiri sebagai solusi paling terjangkau dalam hal penghematan waktu dan biaya keseluruhan. Teknisi internal sudah tersedia sehingga meminimalkan waktu henti peralatan. Dengan menggunakan pendekatan ini, manajer pemeliharaan dapat mengelola akuntabilitas, memantau waktu penyelesaian, mencatat biaya tenaga kerja, serta mengamati tren perbaikan dan merencanakan masa depan. Untuk operasi kecil, mungkin lebih hemat biaya untuk menggunakan teknisi pihak ketiga daripada menyewa penyedia layanan internal. Dengan memiliki beberapa peralatan yang diservis sekaligus (saat menggunakan program pemeliharaan preventif) menjadikan servis subkontrak sebagai pilihan yang optimal.

9. Lacak pengeluaran luar dari pemasok dan vendor

Dalam upaya untuk menilai apakah teknisi perbaikan in-house dijamin, melacak pengeluaran luar dari pemasok dan vendor bersama dengan biaya downtime peralatan dapat membantu. Ketika biaya penggunaan layanan perbaikan pihak ketiga (termasuk pembelian suku cadangnya) melebihi biaya perekrutan staf teknisi, solusinya menjadi jelas.

10. Lacak dan catat semua biaya, suku cadang, persediaan, tenaga kerja, kontraktor luar

Ketika menilai biaya operasi secara keseluruhan, biaya-biaya yang terkait dengan persediaan, tenaga kerja dan kontraktor luar merupakan faktor penting untuk dipertimbangkan. Dengan melacak biaya ini sepanjang waktu, manajer pemeliharaan dapat membuat keputusan yang tepat tentang cara terbaik mengalokasikan dana dan sumber daya di masa mendatang.

Kesimpulan

Menjaga agar peralatan perusahaan tetap berjalan secara efisien mungkin merupakan tujuan terpenting dari manajer pemeliharaan. Menyederhanakan dan mempercepat perintah kerja adalah sarana untuk mencapai tujuan itu. Memiliki pengetahuan tentang aset fasilitas dan lokasinya, mengembangkan rencana pemeliharaan preventif terjadwal, membuat templat perintah kerja standar, dan menggabungkan teknologi perangkat seluler dapat meminimalkan kesalahan dan waktu henti peralatan yang tidak perlu. Selain itu, strategi ini membantu dalam memperpanjang umur peralatan dan meningkatkan manajemen waktu dan pemanfaatan tenaga kerja dan pada akhirnya, mengurangi biaya keseluruhan dan meningkatkan margin keuntungan. Menemukan kendaraan perintah kerja yang optimal, baik itu spreadsheet atau perangkat lunak perintah kerja, merupakan langkah pertama yang penting untuk mencapai efisiensi pengoperasian.