Sembilan Alasan Mengapa Manajer Fasilitas Membuang Spreadsheet untuk CMMS

Cara perusahaan menjalankan bisnis telah berubah secara dramatis selama beberapa tahun terakhir. Teknologi komputer sebagian besar bertanggung jawab atas peningkatan efisiensi bisnis dalam hal penghematan sumber daya, material, dan waktu. Pada akhir 1970-an, perangkat lunak spreadsheet muncul dan dianggap sebagai peningkatan monumental atas pendekatan pensil dan kertas tradisional untuk akuntansi dan manajemen inventaris. Namun, seiring waktu, paket perangkat lunak ini mengalami kesulitan untuk mengimbangi evolusi lanjutan dari teknologi baru yang tidak hanya mengubah manajemen fasilitas dan proses produksi, tetapi juga mengubah cara perusahaan berkomunikasi dan menyampaikan produk dan layanannya kepada pengguna akhir. Mengingat faktor-faktor ini dan bagaimana mereka secara khusus berhubungan dengan manajemen fasilitas, tidak mengherankan bahwa semakin banyak perusahaan di seluruh sektor industri memikirkan kembali penggunaan spreadsheet mereka dan beralih ke sistem Computerized Maintenance Management Software (CMMS); paket perangkat lunak yang sangat canggih yang pada waktu tertentu, dapat memberikan gambaran umum kepada pengguna tentang operasi fasilitas atau mereka dapat memberikan status masing-masing peralatan.

Untuk lebih memahami mengapa spreadsheet tidak lagi menjadi alat pilihan bagi manajer fasilitas, penting untuk mengetahui kemampuan mereka. Untuk memulai, spreadsheet dapat dibuat secara manual di atas kertas atau dengan menggunakan program komputer seperti Microsoft Excel atau Lotus 1-2-3. Saat menggunakan perangkat lunak spreadsheet, ia dapat menangkap, menampilkan, dan memanipulasi data yang disusun dalam baris dan kolom. Terlepas dari format yang digunakan, spreadsheet umumnya dirancang untuk menyimpan data numerik dan string teks pendek serta menampilkan hubungan data secara grafis. Namun, spreadsheet umumnya tidak menawarkan kemampuan untuk menyusun dan melabeli item data secara menyeluruh seperti database dan biasanya tidak menawarkan kemampuan untuk menanyakan database. Mereka berbiaya rendah dan paling cocok untuk mengatur informasi dasar ke dalam bagan dan daftar sederhana, tetapi tidak untuk tugas yang lebih kompleks seperti manajemen dan perencanaan aset.

Sebagai perbandingan, sistem CMMS saat ini jauh lebih kuat dan menawarkan bisnis kemampuan untuk melacak perintah kerja, dengan cepat menghasilkan laporan yang akurat, dan langsung menentukan aset mana yang memerlukan pemeliharaan atau perbaikan preventif. Dengan meninjau data operasional, CMMS sangat cocok untuk membuat proyeksi bisnis. Inovasi terbaru dalam perangkat lunak mencakup antarmuka berbasis cloud yang aman, aksesibilitas perangkat seluler, dan fungsionalitas tanpa kertas yang semakin meningkatkan kemudahan penggunaan. Mengingat faktor-faktor ini, program perangkat lunak manajemen pemeliharaan kini menggantikan paket spreadsheet yang tidak memiliki cakupan, daya, dan efisiensi sistem manajemen pemeliharaan.

Berikut adalah sembilan manfaat CMMS yang dapat dimanfaatkan untuk keuntungan dan produktivitas yang dioptimalkan:

1. Keandalan Data Fasilitas

Penelitian yang diterbitkan pada tahun 2006 di Teknologi Informasi dan Perangkat Lunak melaporkan bahwa spreadsheet elektronik dapat mengalami kesalahan seperti yang ditemukan pada 88% spreadsheet yang ditinjau. Kesalahan kunci, sel yang salah ditugaskan, rentang data yang salah, dan kesalahan rumus adalah beberapa sumber kesalahan. Akibatnya, kesalahan dapat mempengaruhi hasil dan berdampak buruk pada operasi perusahaan. Format input data CMMS dan pemeriksaan akurasi mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan tersebut.

2. Kesalahan Sering Tidak Diperhatikan Sampai Terlambat

Spreadsheet bergantung pada pengguna yang memilih formula yang sesuai untuk menganalisis data mereka. Bahkan ketika data yang dimasukkan akurat, jika formula yang dipilih salah, hasilnya akan cacat. Ketika jenis kesalahan ini tidak segera ditemukan, konsekuensinya bisa mahal untuk operasi bisnis. CMMS menghilangkan risiko terjadinya hal ini dengan formula analitik yang telah diprogram sebelumnya.

3. Manfaat Penghematan Waktu

Entri data spreadsheet sangat memakan waktu sehingga banyak perusahaan mempekerjakan karyawan dengan keterampilan rendah untuk memasukkan data ke dalam spreadsheet. Mengingat kecenderungan kesalahan yang telah dicatat, memiliki karyawan yang tidak terlatih mengelola tugas penting ini bisa berisiko. Platform perangkat lunak manajemen pemeliharaan membuat entri data lebih mudah sekaligus membatasi akses melalui izin pengguna. Fungsi ini membatasi apa yang dapat diubah pengguna dalam program dan melindungi dari kesalahan.

4. Spreadsheet Hanya Memberikan Tampilan Hubungan Data yang Terbatas

Dengan keahlian teknis dan waktu yang cukup, spreadsheet dapat diprogram untuk menganalisis data dalam lingkup yang sangat sempit. Namun, mereka tidak dapat memberikan analisis pelacakan aset, inventaris, dan tugas pemeliharaan serta alur kerja lainnya seperti penjadwalan pemeliharaan preventif. CMMS memiliki kemampuan ini, dan dengan laporan bawaan, mereka memudahkan untuk mendapatkan wawasan instan tentang riwayat aset, suku cadang, tenaga kerja; semua dilakukan tanpa pelatihan teknis khusus.

5. Laporan Pemeliharaan Fasilitas Otomatis dan Sederhana

Meskipun dimungkinkan untuk membuat laporan dalam spreadsheet, laporan tersebut bukanlah yang paling ramah pengguna untuk dibuat jika dibandingkan dengan CMMS. Baik itu diagram lingkaran, diagram sebar, atau grafik batang, laporan spreadsheet tidak begitu menarik secara optik atau tersedia secara instan. Karena pengguna menginginkan informasi secara real time dan di ujung jari mereka, perangkat lunak manajemen pemeliharaan (juga dikenal sebagai perangkat lunak manajemen fasilitas) dapat melakukannya dengan mengklik mouse atau mengetuk tablet tanpa harus memasukkan rumus seperti yang diperlukan dalam program spreadsheet.

6. Memberikan Informasi Mendetail tentang Metrik Pengelolaan Fasilitas Penting

CMMS dirancang khusus untuk manajemen fasilitas. Spreadsheet tidak – setidaknya, bukan tanpa pemrograman yang canggih. Perangkat lunak pemeliharaan dapat menyediakan berbagai metrik yang berhubungan secara khusus dengan fungsi perusahaan tanpa memerlukan keahlian pemrograman khusus. Misalnya, CMMS dapat menghasilkan metrik berikut secara real time:MTBR (waktu rata-rata antara perbaikan); MTBF (waktu rata-rata antara kegagalan); MTTR (berarti waktu untuk memperbaiki).

7. Integrasi dengan Aplikasi Perangkat Lunak dan Fasilitas Lainnya

Daya tarik besar dari perangkat lunak pemeliharaan fasilitas adalah kemampuannya untuk berinteraksi dengan perangkat lunak lain seperti email, perangkat lunak akuntansi, sistem ERP, Active Directory, dan banyak lagi. Spreadsheet tidak memiliki kemampuan ini. Inovasi CMMS terbaru ini memperluas keefektifannya dan memberikan manfaat penghematan waktu tambahan bagi manajer fasilitas.

8. Menjadwalkan Pemeliharaan Pencegahan

Perangkat lunak pemeliharaan preventif (PM) sangat penting bagi efisiensi perusahaan karena membantu menjalankan seluruh fasilitas. Namun, melakukan PM pada berbagai peralatan bukanlah tugas yang mudah terutama untuk operasi besar. Seringkali PM pada satu peralatan melibatkan banyak tugas atau langkah. Spreadsheet sangat terbatas di area ini karena mereka tidak dapat membuat protokol pemeliharaan terjadwal atau mengirim pemberitahuan atau pengingat untuk melakukannya. Mampu menjadwalkan PM adalah apa yang membuat CMMS sangat menarik bagi manajer fasilitas karena mereka dapat memberikan daftar periksa semua tugas yang terlibat pada setiap peralatan, membuat jadwal rutin, mengirim pemberitahuan dan pengingat serta membuat laporan. Melakukan PM terjadwal berarti lebih sedikit kegagalan peralatan yang tidak terduga dan waktu henti yang lebih singkat.

9. Meningkatkan Fungsi Fasilitas Secara Keseluruhan

Ada banyak aspek dari setiap perusahaan yang berada di luar kemampuan program spreadsheet standar. Ini termasuk pemantauan pemanfaatan tenaga kerja, membuat perintah kerja dan mengirimkan pesanan pasokan dan suku cadang. Dipertimbangkan bersama-sama, perangkat lunak pemeliharaan membantu manajer fasilitas membuat keputusan yang tepat tentang mengalokasikan teknisi, waktu terbaik untuk menjadwalkan pemeliharaan rutin, dan mengganti peralatan.

Saat ini, bisnis di berbagai sektor industri ditantang untuk menemukan cara yang paling efisien dan efektif untuk tumbuh dan menguntungkan. Pada suatu waktu, spreadsheet adalah solusi berbiaya rendah yang sangat baik bagi manajer fasilitas. Namun, untuk organisasi besar, mempertahankan program spreadsheet dengan ratusan atau bahkan ribuan titik data tidak realistis. Karena aset dan layanan organisasi tumbuh dan berkembang dalam lingkungan yang serba cepat dan menantang, secara logistik menjadi sulit untuk menjaga agar informasi tetap mutakhir dalam spreadsheet dan khususnya, untuk menghasilkan laporan komprehensif yang diperlukan untuk pengambilan keputusan yang tepat. Perangkat lunak CMMS adalah jawaban untuk masalah ini, dan itulah sebabnya mereka menarik semakin banyak organisasi yang telah melampaui spreadsheet.