5 Cara Perangkat Lunak CMMS Menjaga Pekerjaan Pemeliharaan Anda Terorganisir
Perangkat Lunak Manajemen Pemeliharaan Terkomputerisasi adalah alat luar biasa yang membantu profesional pemeliharaan menjadi lebih teratur. Perangkat lunak CMMS menyederhanakan proses pemeliharaan, melakukan segalanya mulai dari permintaan sederhana, hingga perintah kerja, pemeliharaan preventif, manajemen inventaris, dan pelacakan waktu henti.
Dengan aktivitas sehari-hari yang selalu berjalan, menjaga perintah kerja dan informasi lainnya bersama-sama merupakan tantangan. Jika Anda tahu cara terbaik menggunakan perangkat lunak pemeliharaan, menyelesaikan pekerjaan yang perlu diselesaikan menjadi jauh lebih mudah. Berikut adalah lima manfaat perangkat lunak perintah kerja CMMS untuk mengatur dan meningkatkan efisiensi di departemen pemeliharaannya dengan lebih baik.
Kategorikan Pekerjaan Pemeliharaan
Biasanya, perintah kerja dapat bervariasi antara tindakan dan tanggung jawab yang berbeda. Tergantung pada detail yang terkait dengan perintah kerja, mungkin ada prosedur berbeda yang harus diikuti. Beberapa pekerjaan mungkin berhubungan dengan infrastruktur, di mana yang lain untuk perbaikan peralatan. Asosiasi yang tepat dari perintah kerja terkait membantu menemukan pola dalam pemeliharaan fasilitas. Mungkin juga ada proyek atau departemen yang perlu membedakan riwayat perintah kerjanya dari perintah kerja lainnya
Salah satu sumber daya untuk digunakan dalam CMMS adalah perangkat lunak perintah kerja. Buat nama khusus untuk aktivitas dan departemen pemeliharaan (pipa ledeng, listrik, lantai, dll.). Perintah kerja apa pun yang dibuat dapat kemudian diajukan di bawah salah satu kategori yang akan mengaitkannya dengan setiap perintah kerja dari kategori atau subkategori yang sama.
Dengan membuat daftar kategori dan subkategori, Anda dapat mengatur aktivitas pemeliharaan satu sama lain dengan lebih baik dan menyusun laporan pemeliharaan dengan lebih baik. Ini dapat mengungkapkan pola kerusakan atau departemen yang memiliki masalah pemeliharaan yang lebih kritis.
Tetapkan Izin Pengguna untuk Peran Pemeliharaan
Jika Anda memiliki banyak pengguna dalam sistem perangkat lunak manajemen pemeliharaan, ingatlah apa yang dilihat oleh teknisi dan anggota tim pemeliharaan Anda. Jika peran mereka adalah untuk memantau kelistrikan, mereka mungkin tidak boleh mengerjakan perintah untuk membersihkan jendela saat mereka masuk. Manajer, yang berperan untuk memverifikasi pekerjaan yang telah selesai, harus menjadi satu-satunya yang menandai perintah kerja sebagai selesai. Untuk membantu mereka fokus, akses pengguna mereka seharusnya hanya terkait dengan apa peran dan tanggung jawab mereka.
Tergantung pada perangkat lunak Anda, Anda mungkin memiliki sejumlah lisensi pengguna untuk sistem pemeliharaan Anda. Luangkan waktu untuk meninjau peran setiap orang dan pengaturan izin pengguna mereka. Jika diperlukan, banyak perusahaan perangkat lunak memiliki dukungan teknis yang tersedia untuk membantu Anda. Hubungi mereka untuk membantu memandu Anda melalui akses pengguna yang harus dimiliki setiap anggota.
Jadwalkan Laporan Pemeliharaan
Seperti disebutkan sebelumnya, pelaporan dapat memakan waktu tanpa alat yang tepat. Jika Anda mengetahui jenis laporan pemeliharaan yang Anda perlukan untuk melacak banyak sistem perangkat lunak yang dapat mengaturnya untuk Anda. Dengan Hippo CMMS, pelanggan kami membuat laporan tersimpan untuk meninjau aktivitas pemeliharaan tertentu – waktu henti peralatan, biaya perbaikan, kinerja vendor, dll. Ini tersedia untuk dilihat atau telah dijadwalkan untuk dikirim ke daftar email secara teratur.
Meminimalkan atau Menghilangkan Dokumen
Meningkatkan manajemen perintah kerja melibatkan penggunaan metode terbaik untuk melacak proses dari awal hingga akhir. Perintah kerja yang dicetak bisa hilang di antara transfer dari satu orang ke orang lain. Hal ini membuat lebih sulit untuk mengingat ulasan penting. Ini bisa sangat merepotkan saat mencari konten dan dokumen saat Anda sangat membutuhkannya. Itulah mengapa sangat membantu untuk mempertimbangkan alternatif kertas – yang lebih sedikit kertas atau tidak sama sekali.
Jika memungkinkan, pindai salinan cetak manual peralatan atau manual O&M Anda untuk disimpan di komputer Anda. Ini kemudian dapat diunggah ke perangkat lunak Anda sebagai file PDF untuk Anda akses bila diperlukan.
Impor Kontak Vendor dan Pemasok
Saat menghubungi vendor untuk servis, selalu baik untuk merampingkan proses sebisa mungkin. Memberikan informasi yang tepat adalah kunci untuk mendapatkan layanan atau penawaran harga yang dibutuhkan.
Dengan mengimpor kontak untuk vendor Anda, Anda dapat mengaitkan vendor secara langsung ke perintah kerja di sistem Anda. Ini kemudian menjadi alat untuk menindaklanjuti dan meninjau kinerja vendor dari waktu ke waktu. Ini juga berguna untuk mengetahui apakah Anda menerima nilai terbaik. Tetapkan laporan terjadwal kinerja vendor dengan perintah kerja yang ditetapkan kepada mereka. Anda mungkin melihat apakah Anda mendapatkan nilai yang bagus atau sudah waktunya untuk mencari vendor lain.
Dengan menggunakan sumber daya ini, Anda dapat meringankan beban organisasi sehari-hari. Menyiapkan kategori dan subkategori yang sesuai untuk mengingat tugas terkait. Susun setiap akun pengguna dalam sistem ke peran mereka yang relevan dalam tim pemeliharaan. Lihat untuk menjadwalkan laporan pemeliharaan sebelumnya untuk bekerja dengan benar dalam meninjau informasi. Memiliki vendor Anda di perangkat lunak cmms Anda (juga dikenal sebagai perangkat lunak manajemen fasilitas) dapat membantu merampingkan komunikasi dan meninjau kinerja mereka.
Dengan merencanakan ke depan, mengurangi apa yang tidak diperlukan, dan menyederhanakan langkah Anda, waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan pada beban kerja Anda lebih sedikit.
