Mengapa Menggunakan perangkat lunak CMMS melalui Excel?

Kita memasuki tahun 2019 dan inilah saatnya untuk melakukan pemeriksaan efisiensi. Apakah Anda masih melacak perintah kerja dan aktivitas pemeliharaan secara manual atau dengan spreadsheet? Jika Anda, Anda tidak sendirian. Hampir 80% profesional fasilitas dan pemeliharaan yang kami survei menggunakan spreadsheet atau sama sekali tidak melacak perintah kerja, permintaan pemeliharaan, dan pemeliharaan preventif di perusahaan tempat mereka bekerja. Newsflash, menggunakan metode ini membebani departemen Anda dan perusahaan tempat Anda bekerja untuk sejumlah besar uang.

Penelitian menunjukkan bahwa lebih dari 88% spreadsheet mengandung kesalahan yang mengakibatkan bisnis kehilangan jutaan dolar..

Apakah Anda adalah bisnis kecil yang baru memulai atau perusahaan yang lebih mapan yang telah menjalankan bisnis selama beberapa tahun, jika Anda masih menggunakan spreadsheet atau metode manual untuk "tetap di atas" operasi pemeliharaan Anda, inilah saatnya untuk mempertimbangkan perubahan, salah satu yang akan meningkatkan cara Anda menggunakan waktu Anda, mengurangi waktu henti peralatan, mengubah departemen Anda dari reaktif menjadi perencanaan pemeliharaan dan mengurangi waktu tunggu untuk suku cadang dan persediaan. Perubahan yang kita bicarakan adalah beralih menggunakan perangkat lunak CMMS daripada excel.

Inilah alasannya.

Dunia tanpa CMMS

“ Apakah kesalahan pengkodean excel menghancurkan ekonomi dunia barat?” menanyai Paul Krugman di zaman New York. Sebuah studi Harvard oleh ekonom Reinhart dan Rogoff menyebabkan perhitungan yang dipertanyakan untuk kebijakan fiskal global. Spreadsheet gagal memasukkan sel-sel tertentu dalam perhitungan dan dengan demikian melebih-lebihkan dampak beban utang pada pertumbuhan ekonomi negara. Bukan itu saja!

Ingat insiden paus London di JP Morgan? Itu merugikan bank sebesar $6,2 miliar, semua karena kesalahan spreadsheet dalam model mereka.

Di atas adalah contoh kesalahan mahal besar yang dihasilkan dari para ahli yang mengandalkan data spreadsheet untuk pengambilan keputusan. Kami tidak menyarankan bahwa menggunakan spreadsheet untuk melacak aktivitas pemeliharaan Anda akan menenggelamkan perusahaan tempat Anda bekerja, tetapi data tersebut rentan terhadap kesalahan dan seringkali tidak dapat diandalkan. Kerugian lainnya termasuk:

Padat karya

Spreadsheet mengharuskan pengguna untuk memasukkan data secara manual dan terkadang memerlukan posisi yang sama sekali baru untuk mengelola entri data yang tinggi. Jika ekonom Harvard dapat membuat kesalahan menggunakan spreadsheet, kemungkinan besar rata-rata karyawan anak jagoan Excel akan melakukan hal yang sama. Perusahaan menghabiskan ribuan dolar untuk staf yang tidak perlu untuk melakukan entri dan pemeliharaan data ketika CMMS dapat melakukan lebih banyak dengan lebih sedikit dan data lebih andal dan hasilnya otomatis.

Jangan izinkan analisis yang rumit

Spreadsheet membatasi pengguna untuk menganalisis operasi fasilitas yang lebih sederhana, yang mengarah ke gambaran yang tidak lengkap tentang status fasilitas saat ini. perangkat lunak manajemen fasilitas dan program pemeliharaan lainnya dilengkapi dengan alat dan fitur pelaporan yang jauh lebih canggih yang telah dikembangkan dan diuji oleh para ahli. Alat pelaporan ini memberdayakan profesional pemeliharaan seperti Anda untuk mendapatkan informasi instan tentang perintah kerja penting, penundaan, kemacetan, waktu henti, tingkat inventaris, data biaya, dan banyak lagi. Memiliki kemampuan ini pada akhirnya menghasilkan pengambilan keputusan yang lebih baik, peningkatan efisiensi, dan biaya yang lebih rendah.

Data hilang

Baik Anda menggunakan spreadsheet atau lemari arsip, kemungkinan kehilangan data, pencurian, atau salah urus adalah sepuluh kali lipat jika dibandingkan dengan menggunakan aplikasi manajemen pemeliharaan seperti CMMS. Spreadsheet memerlukan pembaruan yang sering di mana perangkat lunak CMMS sering memerlukan entri data pada satu atau 2 titik data seperti waktu kerja, atau pemeriksaan status untuk diselesaikan. Pembaruan ini menggerakkan banyak perhitungan lain yang memberikan data yang andal dan penting kepada manajer. Selanjutnya entri data tidak terbatas pada satu orang (pemilik spreadsheet), melainkan dengan CMMS, teknologi dapat memperbarui sistem secara real time dari komputer atau perangkat seluler mereka. Menyimpan data dalam spreadsheet dan lemari arsip juga meningkatkan kemungkinan informasi jatuh ke tangan yang salah, yang berpotensi membahayakan keamanan perusahaan.

Data tidak dapat diandalkan

Disebutkan sebelumnya, tetapi perlu ditekankan, 88% dari semua spreadsheet mengandung kesalahan yang merugikan perusahaan. Bergerak menuju penggunaan perangkat lunak manajemen pemeliharaan adalah langkah ke arah yang benar untuk menghemat waktu dan uang departemen Anda.

Tidak ramah lingkungan

Jika Anda masih menggunakan tumpukan kertas untuk menyimpan dan mengelola data Anda, Anda adalah alasan kami masih mengenakan mantel di musim semi. Dengan pemanasan global yang mengarah ke suhu tinggi (dan rendah) sepanjang waktu, saatnya kita mulai melakukan upaya untuk melakukan apa yang kita bisa untuk lingkungan. Jika Anda tidak ingin melakukannya untuk menyelamatkan pohon, bagaimana dengan mengurangi kekacauan di sekitar meja Anda.

Ini hanyalah sedikit kerugian yang dihasilkan dari penggunaan spreadsheet dan kertas untuk melacak perintah kerja, perbaikan, pemeliharaan preventif, dan aktivitas pemeliharaan lainnya. Artikel ini melukiskan gambaran seni kemungkinan dengan CMMS, tetapi Anda harus mencobanya untuk benar-benar melihat manfaat CMMS. Sebagai tambahan, jika Anda pernah mengalami pengalaman buruk dengan CMMS di masa lalu, ketahuilah bahwa solusi saat ini telah menghemat biaya, jauh lebih ramah pengguna, dan dapat diakses.

Dunia dengan CMMS

CMMS memberdayakan manajer fasilitas, teknisi, pelanggan, dan pada dasarnya semua orang dengan akses untuk melacak semua aspek fasilitas dalam satu sistem yang komprehensif. Baik itu perangkat lunak perintah kerja, perangkat lunak pemeliharaan preventif, peralatan dan manajemen aset, kendaraan, staf, vendor, atau manajemen inventaris, Anda bisa mendapatkan semuanya dan lebih banyak lagi dalam satu aplikasi terpusat.

Lihat beberapa fitur luar biasa yang tersedia dalam perangkat lunak CMMS.

Laporan riwayat pemeliharaan fasilitas

Kalender pemeliharaan bulanan (pekerjaan saat ini dan pemeliharaan preventif yang direncanakan)

Situs fasilitas interaktif dan denah lantai

Ingin tahu lebih banyak tentang mengapa Anda harus menggunakan perangkat lunak CMMS daripada excel dan metode manual lainnya? Kami punya Anda! Kami menyusun e-book ini untuk membantu Anda memisahkan fakta dari fiksi dan memberi Anda wawasan nyata tentang mengapa spreadsheet dan kertas buruk bagi bisnis Anda dan bagaimana Anda dapat membalikkannya.

Peringatan spoiler :E-book ini akan menunjukkan kepada Anda bagaimana CMMS sederhana akan mengubah departemen pemeliharaan Anda dan menghemat uang perusahaan Anda!