Software CMMS: Mengatasi Tantangan Perawatan untuk Usaha Kecil
Software CMMS untuk Usaha Kecil
Dalam beberapa tahun terakhir, Computerized Maintenance Management Software (CMMS) telah mengubah cara perusahaan berbisnis dan khususnya, bagaimana mereka mengawasi manajemen fasilitas mereka. Selama dua dekade terakhir, bisnis – besar dan kecil – semakin beralih dari program spreadsheet ke paket manajemen pemeliharaan yang sangat canggih dan kuat yang ditawarkan oleh sejumlah vendor CMMS yang terus berkembang. Peralihan ini datang sebagai respons terhadap tuntutan pasar, tantangan ekonomi dan kemajuan teknologi yang telah menantang perusahaan di berbagai sektor industri untuk menemukan cara berbisnis yang lebih efisien, lebih cerdas dan lebih hemat. Dulu dianggap hanya untuk perusahaan besar saja (misalnya, yang memiliki banyak perusahaan), kini diakui bahwa berbagai opsi yang tersedia dalam paket CMMS membuatnya sangat cocok untuk usaha kecil juga.
Menurut US Small Business Administration (SBA) Office of Advocacy, usaha kecil didefinisikan sebagai perusahaan dengan penjualan tahunan maksimal $35,5 juta dan 1500 karyawan. Dengan batas ambang ini, mudah untuk melihat bahwa software CMMS untuk usaha kecil dapat menghasilkan manfaat yang sama seperti rekan-rekan bisnis besar mereka ketika berkaitan dengan efisiensi organisasi yang meningkat, umur peralatan yang lebih lama, manajemen waktu dan pemanfaatan tenaga kerja yang lebih baik dan pada akhirnya, biaya yang lebih rendah serta keuntungan yang meningkat. Dengan kemampuan CMMS untuk sepenuhnya mengotomatisasi jadwal perawatan mencegah, work order dan tingkat inventaris, usaha kecil dapat beroperasi lebih efisien dengan manfaat penghematan biaya.
Usaha kecil mewakili kelompok yang beragam dari perusahaan yang melintasi berbagai industri, sektor korporat dan komersial. Karena ini, serta karena rentang ukuran dan struktur mereka, pemilik usaha kecil menghadapi sejumlah tantangan saat mencari CMMS yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka. Untungnya, sebagian besar sistem manajemen pemeliharaan dikenal karena kemampuan kustomisasinya. Ini berarti bahwa software CMMS dapat memenuhi kebutuhan individual dari bisnis besar dan kecil, dan dengan jumlah aset, pengguna, situs dan persyaratan perawatan mencegah yang berbeda. Sistem otomatis juga memiliki kemampuan untuk menyesuaikan diri dengan kebutuhan organisasi yang berubah seiring pertumbuhan dan reformulasi, kekhawatiran umum among bisnis yang sedang berkembang. Dengan CMMS yang dapat disesuaikan, sistem menyesuaikan diri dengan organisasi dan bukan organisasi menyesuaikan diri dengan sistem.
Berikut adalah daftar fitur lain yang cocok untuk usaha kecil dengan kekhawatiran unik:
Software Berbasis Cloud
Usaha kecil mungkin tidak memiliki staf IT internal sendiri. Karena itu, kesederhanaan dan penghematan biaya penting. Banyak sistem CMMS menawarkan deployment berbasis cloud, yang berarti sistem diakses melalui server vendor dengan semua pemeliharaan dan upgrade, disediakan dari jarak jauh. Tidak perlu ada dukungan sistem internal atau perangkat lunak keamanan tambahan. Biaya awal sistem berbasis cloud lebih murah daripada sistem terinstal di lokasi. Secara keseluruhan, dengan software CMMS berbasis cloud, pekerjaan, kekhawatiran dan biaya tambahan pemeliharaan dan upgrade semuanya ditangani oleh vendor CMMS.
Akses Pengguna yang Disesuaikan
Usaha kecil biasanya memiliki orang yang ditugaskan untuk melakukan tugas yang berbeda dengan tingkat tanggung jawab yang berbeda. Ini mungkin juga melibatkan berbagai tingkat izin keamanan. Software CMMS dapat mengatasi masalah ini dengan menetapkan berbagai tingkat akses sistem untuk pengguna berdasarkan keamanan, deskripsi peran atau pertimbangan lainnya. Sebagai contoh, manajer pemeliharaan dapat ditugaskan akses komprehensif ke seluruh sistem, sementara teknisi pemeliharaan dapat ditugaskan akses terbatas ke area tertentu dalam CMMS.
Mobilitas Sistem
Di usaha kecil, biasa bagi staf pemeliharaan untuk ditugaskan ke berbagai lokasi dalam atau di luar fasilitas. Sebagai contoh, seorang teknisi pemeliharaan dapat ditugaskan untuk bekerja dalam fasilitas dan kemudian ditugaskan untuk melakukan tugas di luar lokasi. Salah satu fitur paling menarik dari software CMMS adalah portabilitasnya melalui kemampuan akses seluler yang memungkinkan teknisi pemeliharaan untuk membuat work order, memeriksa tingkat inventaris, memesan bagian atau menghasilkan laporan dll. di mana saja mereka berada. Dapat mengakses papan dasbor CMMS dari perangkat apa pun dengan koneksi internet sangat efisien karena mengurangi penundaan waktu yang tidak perlu yang terkait dengan harus bergantung pada komputer berbasis kantor untuk menyelesaikan tugas-tugas ini.
Kemampuan Pengambilan Gambar
Menghindari kesalahan saat memesan bagian adalah kekhawatiran umum bagi bisnis dari semua ukuran. Terlalu sering, teknisi pemeliharaan melakukan kesalahan dengan menyalin nomor bagian atau nomor serial yang salah. Cara terbaik untuk mengatasi masalah ini adalah dengan menangkap kode batang melalui gambar. Menggunakan pemindaian kode batang melalui aplikasi seluler memastikan bahwa bagian atau peralatan yang benar akan dipesan. Serta, foto gambar dari sebuah peralatan dan lokasinya juga dapat diambil. Fitur terintegrasi CMMS ini dapat secara akurat mengidentifikasi peralatan yang membutuhkan perbaikan dan menangkap gambar yang dipindai dari kode batang bagian yang perlu diganti. Kedua fitur ini mengurangi penundaan yang sering mahal ketika kesalahan umum dilakukan.
Akses ke Rencana dan Dokumen Arsitektur
Saat memperkenalkan karyawan baru dengan tata letak dan struktur fasilitas atau mengidentifikasi lokasi instalasi listrik atau plomberi saat menambahkan peralatan, memiliki gambar arsitektur sangat membantu bagi pemilik usaha kecil. Gambar ini juga dikenal sebagai blueprint – mereka adalah rendering dari desain arsitektur sebagai tampilan rencana dan/atau elevasi dari bangunan atau struktur. Gambar arsitektur dapat diakses melalui papan dasbor sistem dalam banyak paket CMMS. Memiliki ini memberikan cara lain untuk mengidentifikasi lokasi yang tepat dari peralatan serta penempatan listrik dan plomberi apa pun yang dapat mempengaruhi operasi fasilitas.
Dukungan Berkelanjutan Software CMMS
Inti bagi usaha kecil adalah memiliki dukungan berkelanjutan yang andal yang memastikan mereka mendapatkan hasil terbaik dari investasi mereka. Banyak paket software CMMS memaketkan dukungan dalam struktur harga mereka sementara vendor CMMS lain menjual dukungan sebagai fitur tambahan. Dukungan CMMS tersedia untuk mencakup bisnis dari implementasi hingga perawatan setelahnya dengan tujuan agar sistem berfungsi sebagaimana dirancang. Yang sangat penting adalah fase implementasi ketika semua data kritis mengenai inventaris, aset dan pengguna dimasukkan bersama dengan konfigurasi jadwal perawatan mencegah. Vendor CMMS menawarkan klien pilihan audit internal atau dukungan teknis jarak jauh dan telepon untuk tujuan implementasi. Serta, banyak vendor CMMS menyertakan dalam paket sistem mereka berbagai sumber daya onboarding dan berkelanjutan untuk membantu pengguna dalam penggunaan sistem seiring waktu. Sumber daya ini tersedia sebagai manual online, video, email, chat dan rekaman webinar serta dukungan telepon.
Usaha kecil, seperti rekan-rekan bisnis besar mereka memiliki kesempatan untuk meraih manfaat penghematan biaya dengan menambahkan software CMMS ke dalam operasi mereka. Usaha kecil, biasanya beroperasi dengan margin yang lebih kecil memiliki motivasi yang lebih besar untuk menemukan cara beroperasi yang lebih baik, lebih efisien, lebih cepat dan lebih cerdas. Software CMMS memungkinkan ini melalui efisiensi operasional yang meningkat dengan mengurangi biaya, menghemat waktu dan sumber daya dan pada akhirnya, mencapai return on investment (ROI) yang lebih besar. CMMS dirancang untuk memenuhi kebutuhan yang beragam dari usaha kecil sekarang dan seiring pertumbuhan dan evolusi mereka di masa depan.
