Bandingkan Opsi Perangkat Lunak CMMS untuk Bisnis Anda
Memasuki dunia Computerized Maintenance Management Software (CMMS) bisa sedikit berlebihan. Tidak ada keraguan bahwa hanya sampai pada keputusan untuk bergerak melampaui pendekatan "pensil dan kertas" tradisional untuk melacak operasi perusahaan dapat menjadi tantangan. Namun, sekarang menghadapi dilema memilih perangkat lunak CMMS terbaik untuk bisnis Anda meningkatkan kebingungan ke tingkat yang baru. Jika Anda baru saja memulai pencarian online, Anda mungkin menemukan banyak vendor yang menawarkan berbagai sistem, format, dan opsi layanan. Pertanyaan terpenting di benak banyak orang di posisi Anda adalah "dari mana saya memulai ketika mencari perangkat lunak CMMS terbaik untuk perusahaan saya?"
Tapi, apa itu Perangkat Lunak CMMS? Menyortir melalui labirin informasi perangkat lunak CMMS tanpa memiliki pemahaman yang jelas tentang beberapa dasar yang diperlukan untuk memandu pencarian Anda tidak hanya membuat frustrasi tetapi juga dapat mengakibatkan pengambilan pilihan yang kurang optimal dalam sistem manajemen pemeliharaan. Di sini, saya akan memberikan dasar untuk pencarian Anda dengan mengidentifikasi konsep kunci untuk membandingkan opsi perangkat lunak CMMS. Berbekal informasi ini, Anda akan lebih siap saat memilih perangkat lunak CMMS yang tepat untuk organisasi Anda.
Perangkat Lunak CMMS sangat cocok untuk perusahaan yang mencakup berbagai industri, layanan dan sektor korporasi termasuk manufaktur, pertambangan, perawatan kesehatan dan perhotelan, untuk beberapa nama. Dalam hal fungsionalitas, sistem ini menawarkan bisnis kemampuan untuk memantau tingkat inventaris, melacak perintah kerja, dengan cepat menghasilkan laporan yang akurat, dan langsung menentukan aset mana yang memerlukan pemeliharaan preventif.
Tentukan kebutuhan, harapan, tujuan, dan sumber daya CMMS perusahaan Anda
Titik awal yang penting adalah kejelasan tentang apa yang Anda butuhkan dalam sistem manajemen pemeliharaan dan bagaimana Anda berencana untuk menggunakannya dengan sumber daya yang tersedia untuk Anda. Untuk membuat penentuan ini, yang terbaik adalah mengumpulkan umpan balik dari staf pemeliharaan Anda untuk mengidentifikasi tantangan yang terkait dengan pendekatan pemeliharaan yang ada saat ini dan untuk mempelajari apa yang diperlukan untuk mengatasinya. Karena tidak ada dua perusahaan yang sama, pertimbangan yang cermat harus diberikan pada struktur dan budaya organisasi Anda, jumlah karyawan, siklus produksi, tren industri, dan potensi pertumbuhan, untuk beberapa nama. Penting juga untuk mempertimbangkan sumber daya dan kemampuan staf Anda untuk menggunakan perangkat lunak CMMS. Meskipun sebagian besar perangkat lunak CMMS tidak memerlukan keterampilan komputer apa pun selain satu klik atau satu ketukan, mendapatkan rasa penerimaan karyawan untuk mengadopsi sistem pemeliharaan otomatis penting dalam menentukan persyaratan orientasi. Demikian pula, pemilik bisnis harus menyadari sumber daya internal mereka saat menerapkan perangkat lunak CMMS. Vendor CMMS dapat mengakomodasi berbagai kebutuhan klien setelah mereka mengetahuinya.
Memutuskan opsi penerapan CMMS yang paling sesuai untuk organisasi Anda
Selanjutnya untuk menilai sumber daya perusahaan adalah menentukan format perangkat lunak CMMS mana yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Meskipun ada banyak tumpang tindih dalam produk CMMS, mereka paling mudah dilihat berdasarkan jenis platform mereka sebagai "berbasis cloud" atau "on premise". Sederhananya, sistem berbasis cloud bergantung pada vendor yang menghosting data di servernya sendiri, sedangkan sistem di lokasi memerlukan teknisi perusahaan untuk menginstal dan menghosting datanya di peralatannya sendiri, di dalam fasilitasnya. Yang pertama bergantung pada vendor yang memelihara sistem sedangkan yang kedua bergantung pada pemeliharaan internal perangkat lunak dan perangkat keras sistem oleh staf spesialis TI.
Setiap platform memiliki manfaat dan keterbatasan. Banyak pelanggan menganggap CMMS berbasis cloud menarik karena dua alasan:biaya lebih rendah dan tidak ada pemeliharaan. Pelanggan lain lebih memilih sistem di tempat karena mereka memberi manajer pemeliharaan kontrol penuh dan kemampuan penyesuaian data dan sistem mereka. Operator sistem di lokasi dapat menjadwalkan pemeliharaan dan peningkatan sistem mereka sesuai dengan jadwal mereka sendiri sedangkan pemeliharaan dan peningkatan berbasis cloud beroperasi sesuai dengan jadwal vendor. Untuk pelanggan yang mencari portabilitas, platform berbasis cloud menawarkan aksesibilitas seluler sedangkan platform situs tidak. Terakhir, platform lokal memiliki biaya awal yang jauh lebih tinggi, sementara sistem berbasis cloud memiliki biaya berlangganan tahunan.
Pertimbangkan biaya CMMS, ROI, dan opsi dukungan
Membeli sistem perangkat lunak CMMS adalah investasi besar dalam hal waktu, uang, dan sumber daya. Seperti disebutkan, ada berbagai macam paket yang menawarkan berbagai fitur dan dukungan. Perhatikan apa yang termasuk vendor dalam harga dasar mereka karena seringkali paket dengan harga lebih rendah tidak termasuk dukungan teknis yang sedang berlangsung. Terlepas dari perbedaan biaya yang telah dicatat antara format di tempat dan berbasis cloud, ada biaya lain yang terkait dengan implementasi serta tutorial online untuk orientasi staf. Beberapa vendor akan menggabungkan ini ke dalam biaya lisensi tahunan mereka untuk platform berbasis cloud tetapi sistem ini cenderung lebih mahal daripada CMMS dasar. Banyak vendor juga menawarkan audit inventaris di tempat dan orientasi staf, sekali lagi dengan biaya tambahan. Secara umum, semakin banyak opsi yang dipilih pada salah satu platform manajemen pemeliharaan, semakin mahal biayanya. Timbang dengan cermat keseluruhan biaya perangkat lunak CMMS termasuk biaya opsi tambahan untuk semua jenis dan paket format sistem.
Kesimpulan
Perangkat lunak CMMS sangat kuat dan tangguh serta menawarkan berbagai fitur termasuk jadwal pemeliharaan preventif, akses seluler, kemampuan pemindaian kode batang, dan rendering arsitektur. Dipertimbangkan bersama-sama, fitur ini dan fitur lainnya memberi pemilik bisnis kesempatan untuk sepenuhnya mengotomatiskan manajemen pemeliharaan mereka sekarang dan saat mereka tumbuh dengan cara yang mudah dan efisien. Kunci untuk memilih paket perangkat lunak CMMS terbaik adalah menjadi terinformasi, mengajukan pertanyaan, dan kemudian memilih salah satu yang paling sesuai untuk organisasi Anda. Ketika digunakan seperti yang dirancang, perangkat lunak CMMS akan meningkatkan efisiensi manajemen pemeliharaan, mengurangi pemanfaatan tenaga kerja, dan meningkatkan masa pakai peralatan. Secara keseluruhan, CMMS akan memberikan laba atas investasi yang sangat baik dengan laba yang meningkat.
