Cara Merampingkan Pelacakan Inventaris dengan Perangkat Lunak CMMS

Bayangkan seorang teknisi pemeliharaan menemukan bagian yang mereka butuhkan di tempat, memungkinkan mereka untuk segera memulai perintah kerja. Sekarang bayangkan teknologi yang sama membutuhkan suku cadang yang sama, tetapi kali ini suku cadang tersebut tinggal dua hari lagi di gudang vendor.

Mana yang akan menghabiskan lebih banyak uang, memiliki bagian di tempat tepat waktu atau tidak?

Jika Anda menggunakan pelacakan inventaris dasar, atau tidak sama sekali, Anda mungkin akan mengatakan lebih baik memiliki bagian di tempat. Waktu adalah uang. Tapi itu tidak selalu merupakan jawaban yang tepat. Terkadang tidak memiliki bagian dalam inventaris menghemat uang, bahkan setelah memperhitungkan dua hari menunggu setiap kali Anda membutuhkannya. Bagaimana ini mungkin?

Membawa Inventaris Membutuhkan Banyak Biaya

Mendapatkan inventaris menghabiskan uang Anda. Prosesnya membutuhkan :

• Waktu dan energi untuk melacak vendor dan menegosiasikan harga.
• Biaya transportasi untuk mendapatkan suku cadang ke fasilitas Anda.
• Biaya hukum atau pemrosesan untuk pengiriman lintas batas atau mematuhi peraturan.

Dan kemudian menyimpan inventaris itu juga menghabiskan uang Anda. Biaya penyimpanan persediaan berasal dari :

• Mempertahankan ruang fisik yang diperlukan untuk penyimpanan.
• Kehilangan peluang untuk berinvestasi dalam pelatihan atau peralatan baru karena anggaran departemen terikat pada inventaris.
• Mengalami depresiasi, karena bagian-bagiannya hilang karena korosi, usang, dan degradasi.

Biaya ini, juga disebut “biaya penyimpanan”, bertambah dengan cepat. Di seluruh industri, mereka biasanya 20% hingga 30% dari nilai inventaris perusahaan. Jika suatu suku cadang besar, mahal, cepat rusak, atau “bergerak lambat”, yang berarti Anda jarang membutuhkannya, dan tidak penting, biaya untuk menyimpannya dalam persediaan dapat dengan mudah lebih besar daripada biaya yang harus dikeluarkan. tunggu untuk mendapatkannya.

Menurunkan Biaya Inventaris adalah Tujuannya

Sekarang setelah kita mengetahui apa itu biaya penyimpanan, kita dapat melihat bahwa dalam manajemen pemeliharaan, yang terbaik adalah memiliki jumlah inventaris terkecil mutlak yang masih memungkinkan departemen Anda untuk menjaga dan menjalankan fasilitas.

Tetapi mengoptimalkan inventaris itu menantang, dan banyak departemen pemeliharaan kesulitan. Meskipun mereka memiliki banyak uang yang diinvestasikan dalam inventaris, setiap tahun hanya sekitar 8% hingga 10% dari inventaris yang pernah digunakan, menurut Wally Wilson, pakar manajemen pabrik dengan pengalaman lebih dari 30 tahun di perusahaan Fortune 500.

Manajemen inventaris untuk pemeliharaan fasilitas yang ramping dan responsif dimungkinkan. Kuncinya adalah mendapatkan perangkat lunak manajemen pemeliharaan terkomputerisasi untuk melakukan semua pekerjaan berat untuk Anda.

Manfaat Melacak Inventaris dengan CMMS

CMMSbased berbasis cloud untuk pelacakan inventaris memberi Anda dua kemampuan inti. Dengan CMMS, Anda dapat :

• Pertahankan informasi terkini untuk semua suku cadang Anda, termasuk harga vendor dan waktu tunggu serta tingkat dan lokasi inventaris yang tepat.
• Jadikan informasi ini tersedia bagi semua orang yang membutuhkannya, secara real time, di mana pun mereka berada.

Mari kita lihat beberapa cara CMMS dapat membantu Anda menurunkan biaya inventaris.

Menemukan Manisnya

Perangkat lunak CMMS dapat menyimpan semua level stok, menjaganya tetap terbarui dengan melacak penggunaannya melalui perintah kerja. Seiring waktu, data ini dapat digunakan untuk menetapkan tingkat stok yang optimal. Dengan melihat seberapa sering Anda membutuhkan suku cadang dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memesan suku cadang, Anda dapat menghitung titik pemesanan ulang.

Setelah tingkat inventaris untuk bagian turun di bawah titik ini, Anda dapat mengatur CMMS untuk mengirimkan peringatan kepada Anda.

Pengiriman Tepat Waktu

Suku cadang untuk pemeliharaan preventif terjadwal dipesan hanya saat dibutuhkan. Alih-alih mengumpulkan debu di rak, suku cadang tiba tepat sebelum pekerjaan dijadwalkan untuk dimulai. Ini juga memastikan bahwa Anda menggunakan versi suku cadang terbaru. Jika produk tersebut mudah rusak, ini memastikan Anda tidak menggunakan sesuatu yang melewati tanggal terbaiknya.

Melacak Vendor dan Pemasok

Perangkat lunak CMMS juga dapat menyimpan catatan semua vendor Anda, termasuk daftar harga dan waktu tunggu mereka saat ini.

Mengetahui harga saat ini memungkinkan Anda untuk menyimpan persediaan saat harga turun, sementara mengetahui waktu tunggu memungkinkan Anda untuk menahan saat waktu tunggu dipersingkat dan lebih masuk akal untuk membiarkan pemasok Anda menanggung biaya penyimpanan suku cadang untuk Anda.

Membagi Risiko

CMMS berbasis cloud memungkinkan Anda mengelola gudang suku cadang virtual bersama di beberapa lokasi, tempat teknisi dapat dengan cepat melihat apa yang tersedia di setiap situs.

Jika teknisi tidak memiliki suku cadang yang mereka butuhkan, mereka dapat memeriksa fasilitas lain sebelum melakukan pemesanan dengan vendor yang terletak lebih jauh. Ini membawa suku cadang lebih cepat ke tempat yang dibutuhkan, dan juga membantu memastikan inventaris lama digunakan sebelum pesanan baru dilakukan.

Komunikasi di antara berbagai lokasi penting tidak hanya untuk suku cadang yang penting untuk menjaga fasilitas tetap berjalan tetapi juga untuk suku cadang yang mahal dan jarang dibutuhkan. Daripada memiliki duplikat inventaris mahal di setiap lokasi, Anda dapat menyimpannya di tempat yang paling murah untuk disimpan, dan memindahkannya ke tempat yang Anda butuhkan, saat Anda membutuhkannya.

Hindari Pemborosan

Pelacakan inventaris CMMS memungkinkan Anda melacak tidak hanya di mana suku cadang berada, tetapi juga sudah berapa lama suku cadang tersebut berada di sana. Teknisi sekarang menggunakan inventaris sesuai dengan "masuk pertama, keluar pertama", dan suku cadang dan bahan tidak hilang karena penyusutan.

Informasi tentang bagaimana suku cadang dan bahan harus disimpan juga dapat ditambahkan ke perangkat lunak CMMS (juga dikenal sebagai perangkat lunak manajemen fasilitas). Ini membantu inventaris department store pemeliharaan sehingga dapat bertahan selama mungkin.

Mengambil Langkah Pertama

Menerapkan sistem baru dapat menjadi hal yang menakutkan, karena seringkali sulit untuk mengetahui dari mana harus memulai. Tetapi ketika departemen pemeliharaan ingin mengendalikan inventarisnya, langkah pertama sudah jelas. Agar berhasil dalam manajemen inventaris, Anda harus memelihara catatan terkini tentang suku cadang yang dimiliki departemen pemeliharaan dalam inventaris dan kemudian membuat catatan tersebut dapat diakses oleh manajer dan teknisi secara real time dan dari mana saja. Fitur CMMS memberi Anda kemampuan ini, dan seiring waktu, semua manfaat yang dapat dimanfaatkan darinya.