Dari Pemeliharaan Reaktif ke Pencegahan:Keluar dari Gunung Berapi Merah, ke Laut Biru yang Tenang

Saat melakukan lompatan dari pemeliharaan yang berfokus pada kegagalan ke kelancaran program pemeliharaan preventif, ingatlah bahwa keberhasilan bergantung pada seberapa baik Anda mempersiapkan diri, dan CMMS berfitur lengkap membuat persiapan menjadi lebih mudah.

Sebarkan kata pemeliharaan preventif

Anda tahu sudah lama sekali untuk beralih, tetapi Anda mungkin masih harus meyakinkan orang-orang di seluruh bagan organisasi. Ini bisa sedikit rumit karena Anda perlu berbicara dengan orang-orang dengan cara yang mudah mereka pahami. Contoh yang relevan:Proses mendapatkan orang untuk mendukung proyek dijelaskan secara berbeda di berbagai bagian perusahaan. Kantor depan menyebutnya "mendapatkan dukungan." Teknisi mungkin lebih baik berhubungan dengan ungkapan seperti "semua orang mendayung ke arah yang sama."

Saat Anda berbicara dengan orang-orang kantor depan, Anda pasti ingin masuk dengan angka. Anda bisa mulai dengan yang ini:545%. Itulah laba atas investasi yang dilihat perusahaan telekomunikasi setelah menerapkan rencana pemeliharaan preventif. Saat berbicara dengan teknisi, Anda juga dapat menggunakan angka, hanya yang berbeda. Misalnya, 5. Saat itulah mereka bisa pulang di penghujung hari, daripada harus selalu begadang untuk menghadapi keadaan darurat yang tidak terduga.

Jika Anda sudah menggunakan CMMS berbasis cloud berfitur lengkap, dan memang seharusnya demikian, sekarang adalah saat yang tepat untuk menyebutkan kepada CFO bahwa menyiapkan rencana pemeliharaan preventif seperti memasang roket ke ROI CMMS Anda. Semakin banyak Anda menggunakannya untuk menghemat uang, semakin baik perusahaan memanfaatkan investasinya dalam perangkat lunak. Jika Anda belum memiliki CMMS, atau platform Anda saat ini tidak memiliki modul PM, beri tahu CFO bahwa sekaranglah saatnya untuk berinvestasi dalam modul PM. Seperti yang akan segera kita lihat, CMMS yang baik membuat pemeliharaan preventif menjadi lebih mudah.

Anda mungkin bertemu dengan orang-orang yang menolak perubahan tidak peduli apa yang Anda katakan kepada mereka. Jika ada sesuatu yang baru dan berbeda, mereka tidak ingin ada hubungannya dengan itu. Mereka mungkin tidak mempercayai Anda pada awalnya, tetapi Anda dapat menjelaskan bahwa perangkat lunak pemeliharaan preventif yang baru hanya akan berbeda dan baru untuk sementara waktu, tepat di awal. Setelah itu, itu akan lebih baik daripada yang mereka hadapi sekarang.

Menentukan keberhasilan pemeliharaan preventif

Tentu saja Anda tidak suka terjebak dalam perawatan yang berfokus pada kegagalan dan berbasis reaksi. Tetapi tidak cukup untuk tidak menyukai tempat Anda berada; kesuksesan tergantung pada mengetahui di mana Anda ingin menjadi. Salah satu sistem yang baik untuk menetapkan tujuan adalah SMART. Hasilnya adalah gambaran yang jelas tentang kesuksesan Anda dan peta jalan untuk mencapainya.
Dalam sistem SMART, setiap huruf mewakili karakteristik tujuan yang baik.

S spesifik:
Dapatkah Anda menyebutkan siapa, apa, di mana, dan kapan tujuan Anda?

P terukur:
Berapa banyak dan berapa banyak? KPI mana yang akan Anda fokuskan? Apakah ada biaya khusus yang ingin Anda turunkan?

A dapat diterima:
Apakah harapan Anda terlalu ambisius? Idenya di sini bukan untuk menetapkan standar yang rendah tetapi sebaliknya tidak membuat diri Anda kecewa. Misalnya, membidik nol perintah kerja sesuai permintaan, bahkan dengan perangkat lunak perintah kerja, tidak realistis. Tetapi memiliki hampir 80% dari pesanan kerja yang direncanakan seminggu sebelumnya adalah tujuan yang baik.

B elegan:
Apakah ini tujuan yang tepat untuk saya? Dalam situasi khusus ini, di mana Anda mencoba mengatur program pemeliharaan preventif, itu jelas relevan. Tetapi dalam situasi lain, ada baiknya memikirkan apakah suatu tujuan bermanfaat.

B terikat waktu:
Di mana saya ingin berada dalam enam bulan? Satu tahun? Jangan jatuh ke dalam perangkap Diet Besok, di mana Anda terus-menerus menunda sesuatu. Tentukan tanggal tertentu untuk mempersiapkan, menerapkan, dan memeriksa kemajuan.

Dalam hal melacak kemajuan dari waktu ke waktu, jika ada hal-hal yang sudah Anda lacak, teruslah melacaknya. Misalnya, MMTR, tingkat inventaris, waktu kunci pas, dan KPI lainnya (indikator produktivitas utama). Data historis akan membantu Anda mengukur kesuksesan Anda. Ini seperti ketika Anda melakukan diet baru; sangat membantu untuk mengambil gambar "sebelum" itu. Nantinya, Anda dapat melihat seberapa banyak yang telah Anda capai. Jika saat ini Anda tidak melacak apa pun, jangan khawatir. Sekarang adalah waktu yang tepat untuk memulai. Faktanya, peningkatan pelacakan dapat menjadi salah satu tujuan Anda.

Contoh hal yang harus dilacak untuk menentukan keberhasilan relatif dari jadwal PM Anda meliputi:

• Waktu henti tidak terjadwal
• Biaya pengiriman prioritas untuk suku cadang
• Jam kerja lembur
• Masa manfaat aset

Pilih aset untuk jadwal Anda

Bahkan dalam operasi terkecil, biasanya tidak masuk akal untuk memasukkan semuanya. Anda harus sedikit selektif. Sertakan aset yang:

• mahal untuk diganti
• bermanfaat dengan baik
• pengacau terkenal
• diberi nilai tinggi untuk kekritisan

Kekritisan adalah tingkat keparahan konsekuensi dari kegagalan. Jika keran air dingin di kamar mandi Anda berhenti berfungsi, itu bukan masalah besar. Ini memiliki kekritisan yang rendah dalam hal operasi kamar mandi secara keseluruhan. Tapi bagaimana dengan toiletnya? Setelah berhenti bekerja, saatnya untuk menggantung tanda Out of Order.

Kekritisan adalah topik yang menarik dengan sendirinya. Berikut adalah artikel yang menjelaskan secara singkat dan kemudian memeriksa nilai praktisnya.

Anda harus selektif agar daftar aset Anda tidak terlalu panjang. Pada saat yang sama, jangan terlalu cepat memotong. Anda selalu dapat membuat daftar lengkap kemudian hanya melakukan PM untuk beberapa aset. Ini sebenarnya ide yang bagus ketika pertama kali mengimplementasikan program baru. Mulailah dengan kumpulan aset yang lebih kecil, lalu tingkatkan daftar lengkap Anda dari waktu ke waktu.

Kumpulkan data aset (semoga dalam CMMS)

Anda tahu aset mana yang akan Anda sertakan, tetapi seberapa banyak yang Anda ketahui tentang aset itu sendiri? Umumnya, semakin banyak Anda tahu, semakin baik.

Anda akan menginginkan sebanyak yang Anda bisa, termasuk:

• Nomor seri
• Manual O&M
• Skema
• Foto-foto aset
• Lokasi
• Riwayat perbaikan
• Materi dan suku cadang terkait

Memiliki CMMS berfitur lengkap dan mudah digunakan akan sangat berguna di sini karena memungkinkan Anda mengumpulkan salinan digital dari semua informasi ini. Sekarang Anda tidak perlu khawatir membawa manual O&M raksasa itu, berlari kembali ke kantor untuk mencari riwayat perbaikan, atau meminta bantuan untuk menemukan aset.

Ini sepadan dengan waktu Anda untuk melihat untuk mendapatkan audit fasilitas, di mana penyedia CMMS Anda mengirim orang untuk membuat katalog aset Anda. Lihat postingan ini untuk melihat apakah audit tepat untuk Anda.

Buat perintah kerja pemeliharaan preventif (PM)

Anda dapat membagi tugas menjadi dua jenis, hal yang harus dilakukan dan hal yang harus diperiksa. Jadi, Anda dapat melakukan perawatan preventif di mana sabuk utama diganti setiap enam bulan, tetapi roller diperiksa untuk goyangan setiap tiga bulan dan disesuaikan hanya sesuai kebutuhan.

Perangkat lunak CMMS berfitur lengkap memungkinkan Anda membuat PM yang kaya data. Mereka dapat mencakup:

• Gambar dan diagram
• Petunjuk langkah demi langkah
• Daftar Periksa
• Manual O&M
• Suku cadang yang diperlukan
• Peta lantai interaktif

Saat memutuskan tugas untuk disertakan dalam setiap PM, Anda harus melihat:

• Rekomendasi produsen
• Standar industri dan praktik terbaik saat ini
• Pengalaman langsung departemen Anda dengan aset

Jumlah kepercayaan yang Anda berikan ke setiap sumber dapat berubah seiring waktu. Untuk aset yang relatif baru, sebaiknya tetap berpegang pada apa yang direkomendasikan oleh produsen. Untuk aset lama, Anda dapat melihat riwayat perbaikan aset.

Setel frekuensi pemeliharaan preventif

Sekali lagi, Anda akan ingin melihat rekomendasi pabrikan, standar industri untuk praktik terbaik, dan pengalaman Anda sendiri dengan aset.

Saat menentukan frekuensi, Anda dapat memilih antara PM tetap dan mengambang. PM tetap terjadi pada waktu tertentu, terlepas dari kapan PM terakhir selesai. Jadi, katakanlah Anda memiliki satu set PM untuk setiap hari Kamis. Namun karena berbagai penundaan, Anda tidak menyelesaikan PM terbaru hingga Senin minggu berikutnya. PM biasanya berjarak satu minggu, jadi kapan PM Anda berikutnya harus dilakukan? Dalam sistem tetap, jawabannya ada dalam dua hari, Kamis mendatang. Namun, dalam sistem mengambang, PM Anda berikutnya adalah hari Senin berikutnya. Tetap mempertahankan tanggal tertentu. Mengambang mempertahankan interval yang telah ditentukan.

Tetap baik untuk PM yang dilakukan cukup teratur, baik harian atau mingguan. Mereka cenderung menegakkan kepatuhan. Karena tidak ada cara untuk menundanya, teknisi cenderung melakukannya tepat waktu. Mereka juga bagus ketika Anda harus mengikuti jadwal pabrikan untuk mempertahankan cakupan garansi. Di sisi lain, mengambang lebih baik untuk PM dengan interval panjang. Terlambat beberapa hari tidak akan membuat perbedaan jika PM sebelumnya dilakukan enam bulan lalu. PM yang berprioritas rendah sering dijadwalkan sebagai mengambang.

Interval waktu adalah salah satu cara untuk mengatur frekuensi PM. Penggunaan adalah hal lain. Jadi, Anda dapat memeriksa pompa setiap tiga bulan sekali atau setiap kali memompa volume yang telah ditentukan.

Atasi kekusutan lalu sempurnakan

Akan ada sejumlah penyesuaian sebelum Anda mendapatkan semuanya seperti yang Anda inginkan. Pada awalnya, Anda ingin sering meninjau pekerjaan Anda, tetapi seiring berjalannya waktu, semakin jarang. Saat aset baru masuk ke fasilitas dan aset lama mencapai akhir masa pakainya, Anda harus menyesuaikan.

Bersiaplah untuk berlayar

Langkah pertama yang bagus dan mudah adalah kembali dan membaca ulang posting blog ini. Ini tidak akan memakan waktu lama, tetapi akan sangat membantu Anda mengingat dan memikirkan informasi tersebut. Selanjutnya, mulailah memikirkan cara untuk menemukan sekutu naik turun tangga organisasi. Anda memerlukan persetujuan CFO untuk dana tersebut, tetapi Anda memerlukan dukungan teknisi departemen untuk membuat PM ditutup dengan andal. Kemudian terus ikuti langkah-langkah yang diuraikan di atas.

Jika Anda tidak memiliki CMMS berbasis cloud berfitur lengkap, sekaranglah saat yang tepat untuk mendapatkannya. Itu membuat penerapan dan menjalankan pemeliharaan preventif jauh lebih mudah. Dengan CMMS yang baik, penyedia Anda memperbarui dan menambal platform di belakang layar sehingga Anda tidak perlu khawatir tentang menjaga agar server lokal tetap mutakhir dan aktif dan berjalan. Mereka juga melindungi data Anda dengan keamanan tingkat industri dan banyak cadangan. Dan data benar-benar dan benar-benar tetap menjadi milik pribadi Anda. Ketika Hippo CMMS memiliki data pelanggan, kami hanya menjaganya dengan sangat hati-hati.