Dari Seri Pakar:Cara Meningkatkan Manajemen Pemeliharaan

Perlu meningkatkan manajemen pemeliharaan Anda tetapi tidak yakin harus mulai dari mana?

Kami berbicara dengan Hippo CMMS Account Executive Lindsey Hawkes tentang tantangan besar yang dihadapi manajer fasilitas dan beberapa langkah nyata yang dapat Anda ambil untuk membuat hidup Anda lebih mudah.

Berhenti mengandalkan perawatan reaktif

Kembali ketika Anda tumbuh dewasa, menjadi petugas pemadam kebakaran tampak seperti pekerjaan terbaik di dunia. Berkeliling dengan truk raksasa, sirene meraung. Berlari ke dalam api untuk menyelamatkan orang, semua orang bersorak.

Tapi dengan perawatan, itu berbeda. "Hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah menghabiskan sepanjang hari berlarian memadamkan api," kata Lindsey.

Solusinya adalah beralih ke pemeliharaan preventif, di mana Anda dapat menemukan dan memperbaiki masalah kecil sebelum masalah tersebut berkembang menjadi masalah besar. Dengan kombinasi yang tepat antara inspeksi dan tugas pemeliharaan, Anda dapat memastikan lebih banyak waktu kerja, lebih sedikit stres.

Mulai melacak dan memanfaatkan data

Jika Anda harus menyebutkan sepuluh alat perawatan terpenting Anda saat ini, apakah data akan masuk dalam daftar? Jika tidak, Anda kehilangan kesempatan untuk menjadi lebih baik.

“Dengan data yang andal, Anda dapat mulai membuat keputusan yang lebih baik,” Lindsey menjelaskan.

Bagaimana cara kerjanya? Ikuti tes sederhana ini.

Berapa banyak dari pertanyaan ini yang dapat Anda jawab tentang operasi pemeliharaan Anda?

• Teknologi mana yang paling banyak menyelesaikan pesanan kerja bulan lalu?
• Berapa banyak PM yang ditutup tim minggu lalu?
• Berapa total yang Anda habiskan untuk suku cadang dan bahan?
• Aset mana yang paling menguras biaya Anda untuk tetap berjalan?

Dengan data yang tepat dan laporan otomatis, Anda dapat menjawab semuanya dengan mudah. Dan dengan jawabannya, Anda dapat mengambil langkah nyata untuk meningkatkan kinerja departemen Anda.

Dukung teknisi dengan alat yang mereka butuhkan

Pada topik alat, apakah Anda mendukung tim pemeliharaan Anda dengan alat yang mereka butuhkan untuk bekerja lebih efisien? Ketika berbicara tentang hal-hal seperti palu, suku cadang, dan bahan, tentu saja, Anda sudah menguasai dasar-dasarnya. Namun, bagaimana dengan alat teknis lainnya yang dapat mereka gunakan untuk mempercepat waktu pengoperasian kunci pas.

“Aplikasi pemeliharaan seluler berarti teknisi tidak membuang waktu bolak-balik mengambil dokumen,” Lindsey menjelaskan.

Dalam alur kerja perintah kerja tradisional, teknisi harus terlebih dahulu mampir ke kantor untuk mengambil pesanan kerja mereka. Dari sana, mereka kembali ke aset yang ditugaskan. Jika semuanya berjalan sempurna sesuai rencana, setelah selesai, mereka akan kembali lagi untuk mendapatkan perintah kerja lainnya.

Jika ada yang tidak beres dan mereka perlu mendapatkan klarifikasi atau meminta bantuan, itu adalah perjalanan bolak-balik yang berulang, membuang-buang waktu dan membuat penundaan.

Dengan aplikasi seluler, jauh lebih mudah bagi mereka untuk tetap bergerak, menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat. Mereka dapat mengakses perintah kerja baru langsung dari perangkat seluler apa pun, seperti ponsel atau tablet yang terhubung. Dan jika mereka memiliki pertanyaan, mereka dapat menambahkan komentar ke perintah kerja atau mengambil gambar menggunakan kamera internal sebelum mengunggahnya ke perintah kerja.

Dan ada bonus tambahan untuk Anda juga, kata Lindsey. Karena aplikasi memudahkan teknisi untuk menangkap data secara real time, Anda mendapatkan data yang lebih baik dan lebih andal. Jika teknisi harus menunggu sampai mereka kembali ke kantor sebelum mereka dapat menulis sesuatu atau memasukkannya ke desktop, Anda selalu berisiko lupa atau salah mengingat sesuatu yang penting. Dengan aplikasi, mereka dapat langsung menambahkan data ke sistem, saat masih segar dalam ingatan dan masih akurat.

Menerapkan solusi CMMS atau EAM

Bagi sebagian besar organisasi, cara terbaik untuk beralih ke pemeliharaan preventif, mulai memanfaatkan data, dan mendapatkan lebih banyak dari teknisi adalah dengan menerapkan perangkat lunak manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) atau solusi manajemen aset perusahaan (EAM).

Tapi itu menciptakan tantangan baru:Bagaimana Anda bisa memilih antara CMMS dan EAM?

Tempat terbaik untuk memulai adalah dengan melihat secara dekat masalah spesifik yang ingin Anda perbaiki. Sebelum Anda dapat memilih solusi yang tepat, Anda perlu memahami masalah Anda. Sama seperti ketika Anda pergi ke dokter. Sebelum mereka dapat memberi Anda obat yang tepat, mereka harus terlebih dahulu mencari tahu apa yang membuat Anda sakit.

Ketahui kebutuhan Anda

“Ketahui masalah apa yang ingin Anda pecahkan,” Lindsey menjelaskan. Dari sana, Anda dapat memutuskan mana solusi terbaik, CMMS atau EAM.

Mendapatkan jawaban yang benar (sekali lagi, seperti halnya dengan dokter Anda), adalah seni dan sains, jadi taruhan terbaik Anda adalah bekerja melalui proses dengan para profesional di industri. Mereka memiliki pengetahuan dan pengalaman yang Anda butuhkan untuk mendapatkan platform yang paling sesuai untuk Anda.

Tetapi Lindsey mengatakan banyak manajer fasilitas dapat memulai dengan bertanya pada diri sendiri apakah mereka merasa memiliki masalah dengan tim atau mesin. Pada dasarnya, ketika Anda memikirkan di mana Anda ingin melihat peningkatan, apakah dengan cara kerja tim atau bagaimana aset berjalan?

Secara umum, CMMS sangat bagus dalam membantu Anda mendapatkan lebih banyak dari tim karena semua cara mendukung teknisi pemeliharaan Anda dan merampingkan alur kerja Anda. Solusi EAM sangat bagus dalam membantu Anda mendapatkan lebih banyak dari aset Anda karena semua cara Anda dapat mengubah data mentah menjadi intelijen bisnis yang dapat ditindaklanjuti.

Dapatkan hanya yang Anda butuhkan

Lindsey mengatakan penting bagi manajer fasilitas untuk tidak melampaui solusi. Sama seperti ketika Anda pergi ke dokter, Anda ingin mendapatkan obat yang cukup untuk menjadi lebih baik. Tidak ada yang membutuhkan operasi besar-besaran dan segenggam pil jika yang mereka miliki hanyalah kasus flu biasa.

“Temukan solusi termudah yang masih menyelesaikan masalah Anda,” jelasnya.

Jika sebagian besar mengelola permintaan pemeliharaan, merampingkan alur kerja perintah kerja, dan menyiapkan, menjadwalkan, dan melacak inspeksi dan tugas pemeliharaan preventif, Anda harus mencari CMMS yang mudah dipelajari, mudah digunakan, dan langsung berfungsi, tanpa integrasi dan penyesuaian yang rumit.

Keuntungannya adalah Anda memiliki jalur yang lebih pendek menuju pengembalian investasi yang solid, kata Lindsey. “Ini menurunkan biaya manajemen perubahan.”

Dengan Hippo, misalnya, implementasinya bisa secepat 30 hingga 60 hari. Teknisi mempelajarinya dengan cepat karena mudah. Mereka kemudian terus menggunakannya karena mudah dan membantu. Dan departemen pemeliharaan tidak perlu menginvestasikan waktu dan energi untuk memodifikasinya untuk memenuhi kebutuhan Anda. Ini hanya bekerja langsung dari kotak.

Tetapi jika Anda membutuhkan fitur tambahan dan pelaporan yang lebih kuat, mulai masuk akal untuk menggunakan EAM. Kembali ke analogi dokter:jika Anda memiliki sesuatu yang lebih serius daripada flu biasa, Anda memerlukan obat yang lebih kuat.

Dengan EAM, jalur Anda menuju laba atas investasi lebih panjang, tetapi penting untuk diingat bahwa jalur yang lebih pendek tidak akan membawa Anda ke tempat yang Anda inginkan.

Langkah selanjutnya

Sekarang setelah Anda mengetahui beberapa pertanyaan yang tepat yang harus Anda tanyakan pada diri sendiri, inilah saatnya untuk mulai berbicara dengan para profesional untuk mendapatkan jawaban terbaik.

Hippo hadir untuk membantu Anda mendapatkan solusi yang paling sesuai untuk Anda, termasuk menjawab pertanyaan Anda tentang perangkat lunak manajemen pemeliharaan, membantu Anda memesan demo perangkat lunak langsung, atau bahkan menyiapkan Anda dengan uji coba gratis.

Ringkasan

Manajer fasilitas dan pemeliharaan menghadapi banyak tantangan, tetapi ada beberapa langkah yang dapat mereka ambil untuk meningkatkan operasi secara keseluruhan. Pertama, mereka harus beralih ke pemeliharaan preventif dan keluar dari masalah sebelum mereka memiliki kesempatan untuk berkembang menjadi masalah besar. Kedua, mereka dapat mulai menggunakan data sebagai alat untuk pengambilan keputusan yang lebih baik. Berbicara tentang alat, mereka dapat menyiapkan teknisi untuk sukses dengan lebih baik dengan memberi mereka aplikasi seluler yang membantu mereka meningkatkan produktivitas. Sebagian besar untuk mewujudkan semua ini adalah dengan menerapkan EAM atau CMMS. Dengan mencermati kebutuhan mereka, manajer dapat memilih platform yang memecahkan masalah mereka dengan pengembalian investasi secepat mungkin.