Cara Memotivasi Teknisi dengan Manajemen Tim Pemeliharaan

Sebagai pimpinan pemeliharaan, Anda tahu bahwa diperlukan kombinasi alat dan teknik yang tepat untuk meningkatkan keandalan aset dan menghindari waktu henti.

Dan Anda mungkin berpikir itu sama dengan membuat teknisi senang dan termotivasi. Tetapi dengan manajemen tim pemeliharaan, ini lebih dari sekadar menemukan keseimbangan antara wortel dan tongkat.

Masuk akal untuk memulai dengan menanyakan “Apa tujuan dari manajemen tim pemeliharaan?”

Tetapi lebih masuk akal untuk memulai dengan pertanyaan yang lebih mendasar:Apa itu manajemen tim pemeliharaan?

Apa itu manajemen tim pemeliharaan?

Manajemen tim pemeliharaan adalah kumpulan proses dan kebijakan yang Anda terapkan sehingga Anda dapat bekerja dengan tim terfokus yang secara konsisten memberikan hasil terbaik dengan menggunakan waktu, uang, dan usaha paling sedikit.

Bagaimana cara memimpin tim pemeliharaan?

Ini terkait dengan semua cara Anda mengelola tim pemeliharaan, termasuk bagaimana Anda:

• Tentukan peran dan tanggung jawab mereka
• Jadwalkan dan tetapkan tugas
• Lacak kualitas pekerjaan mereka
• Dukung pengembangan profesional mereka
• Berikan masukan yang jelas dan dapat ditindaklanjuti
• Menghargai perilaku yang baik dan mencegah yang buruk
• Berikan contoh melalui tindakan Anda sendiri

Itu banyak yang harus dikelola, dan meskipun semuanya penting, Anda dapat membuat banyak kemajuan dengan berfokus pada motivasi. Mengapa?

Ketika tim Anda tidak termotivasi, membuat mereka melakukan apa saja, bahkan hal-hal yang menguntungkan mereka secara langsung, menjadi perjuangan yang berat.

Bagaimana Anda memotivasi tim pemeliharaan?

Metafora motivasi klasik adalah wortel dan tongkat, di mana wortel mewakili hadiah, sedangkan tongkat mewakili hukuman. Idenya adalah bahwa dengan kombinasi yang tepat dari hal-hal untuk dikerjakan dan hal-hal yang harus dihindari, tim Anda tetap termotivasi.

Ini adalah gambar yang bagus. Tetapi menurut penelitian terbaru, bukan bagaimana motivasi bekerja. Faktanya, ketika menyangkut pekerjaan mereka, kebanyakan orang tidak terlalu peduli dengan uang. Sebaliknya, mereka menginginkan kemandirian, kesempatan untuk berkembang, dan rasa memiliki tujuan.

Sebagai kepala tim pemeliharaan, Anda dapat membuat tempat kerja yang memberikan ketiganya.

PM untuk kemerdekaan

Yang ini bisa menjadi tantangan karena dalam beberapa hal, departemen harus "mengelola mikro" dengan cermat apa yang dilakukan para teknisi. Satu-satunya cara jadwal pemeliharaan bekerja adalah jika teknisi melakukan pekerjaan yang ditugaskan kepada mereka, dalam urutan yang benar. Hal terakhir yang Anda inginkan adalah teknisi Anda datang setiap hari dan memutuskan sendiri apa yang akan mereka lakukan.

Dan Anda juga tidak ingin mereka memutuskan bagaimana mereka akan melakukannya. Manfaat memiliki prosedur operasi standar adalah bahwa terlepas dari siapa yang melakukan pekerjaan, mereka selalu melakukannya dengan cara yang sama. Itu harus seperti terakhir kali mereka melakukannya. Dan, seperti terakhir kali orang lain melakukannya.

Konsistensi adalah bagaimana Anda mendapatkan kualitas. Dan jika SOP untuk tugas pemeliharaan tertentu kurang ideal, tetap penting bagi semua orang untuk mengikutinya. Jika tidak, Anda mendapatkan hasil yang tidak konsisten, sehingga lebih sulit untuk bekerja mundur untuk meningkatkan SOP.

Tetapi Anda dapat menyiasatinya dengan mundur selangkah dan melihat mengapa orang menginginkan kemerdekaan, yaitu dengan memberi mereka rasa kendali. Jadi, jika Anda membuat sistem di mana teknisi merasa lebih memegang kendali, mereka lebih bahagia di tempat kerja.

Dan dalam pemeliharaan, program pemeliharaan preventif yang baik membantu setiap orang merasa seperti mereka mengendalikan pekerjaan apa yang mereka lakukan dan kapan mereka melakukannya. Saat Anda beralih dari reaktif, perbaikan berbasis kegagalan ke proaktif, pemeliharaan preventif, teknisi Anda merasa lebih bisa mengendalikan waktu mereka.

SOP untuk perbaikan

Memiliki SOP yang jelas untuk semua tugas pemeliharaan rutin Anda memiliki manfaat lain:memudahkan teknisi untuk mempelajari keterampilan baru.

Alih-alih harus melacak teknisi senior yang dapat menjelaskan semuanya kepada mereka, teknisi mana pun dapat mencari bagian dan bahan terkait, bahaya keselamatan, daftar periksa, dan petunjuk langkah demi langkah untuk inspeksi dan tugas.

Dan karena mereka memiliki lebih banyak kesempatan untuk perbaikan diri, mereka lebih bahagia dalam pekerjaan mereka, lebih termotivasi.

Proses mengumpulkan dan menyusun informasi yang Anda butuhkan untuk SOP juga merupakan cara yang baik untuk membantu teknisi merasa bahwa mereka memiliki kendali atas pekerjaan mereka. Alih-alih menggunakan proses top-down standar, Anda dapat melakukan semuanya secara kolaboratif, mendorong teknisi Anda untuk menyumbangkan ide-ide mereka. Pada akhirnya, Anda bisa menangkap "pengetahuan suku" departemen, sambil juga memberi teknisi kendali atas cara mereka bekerja.

KPI untuk tujuan

Anda ingin memindahkan departemen ke arah yang benar, jadi langkah pertama Anda harus menemukan cara untuk mengomunikasikan dengan jelas di mana tepatnya. Setelah teknisi memahami metrik pemeliharaan dan indikator kinerja utama yang Anda lacak, mereka memiliki pemahaman yang lebih baik tentang definisi kesuksesan Anda.

Tetapi mereka memiliki lebih dari itu. Mereka juga sekarang memiliki tujuan, baik sebagai tim maupun individu.

Penting untuk memilih KPI dengan hati-hati. Anda tidak dapat memiliki terlalu banyak, dan semuanya harus terkait langsung dengan hal-hal yang dapat dikontrol oleh teknisi. Ingat, ada hubungan langsung antara motivasi kerja dan memiliki rasa kontrol. Ketika teknisi khawatir Anda akan menyalahkan mereka atas hal-hal yang tidak dapat mereka cegah, mereka kehilangan motivasi.

Bagaimana cara meningkatkan departemen pemeliharaan?

Ini dimulai dengan data. Sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi modern memudahkan untuk menangkap, berbagi, dan memanfaatkan data Anda. Kuncinya adalah memiliki database pusat tempat semua data Anda berada. Alih-alih tumpukan kertas lepas dan lampiran email spreadsheet yang tak ada habisnya, semuanya ada di satu tempat. Dan karena semua orang di departemen dapat mengakses data yang sama dari mana saja, Anda tidak perlu khawatir tentang siapa pun yang keluar dari lingkaran.

Setelah data Anda akurat, terbaru, dan mudah diakses, Anda dapat membantu teknisi merasa bahwa mereka memiliki kemandirian, peluang untuk peningkatan, dan tujuan.

Jadwal pemeliharaan preventif

Jika Anda terjebak menggunakan metode manajemen pemeliharaan tradisional, baik kertas atau spreadsheet, menyiapkan dan melacak program pemeliharaan preventif adalah latihan yang membuat frustrasi. Karena data Anda ada di mana-mana, pekerjaan mudah lolos.

Solusi CMMS modern membantu Anda mengatur PM Anda di kalender yang mudah dibaca, di mana Anda dapat melihat semuanya sekaligus. Dan karena Anda dapat mengatur perangkat lunak untuk secara otomatis menghasilkan PM berdasarkan waktu atau penggunaan, Anda tidak perlu khawatir melupakan inspeksi dan tugas penting

Templat perintah kerja yang dikemas dengan data

Merencanakan perintah kerja PM Anda terlebih dahulu adalah hal yang bagus, tetapi agar sistem benar-benar berfungsi, Anda juga harus dapat mengemas banyak data penting ke dalam setiap perintah kerja. Dengan CMMS yang baik, Anda dapat menyertakan:

• Sejarah pemeliharaan dan perbaikan aset
• Daftar periksa yang dapat disesuaikan
• Petunjuk langkah demi langkah
• Bagian dan bahan terkait
• Manual O&M digital, gambar, dan skema

Setelah Anda menyiapkan semuanya di template, Anda dapat menambahkan semua data berguna itu ke perintah kerja baru hanya dengan beberapa klik.

Laporan pemeliharaan otomatis

Data berharga dalam banyak hal. Ini membantu operasi sehari-hari, tetapi Anda juga dapat memanfaatkannya menjadi wawasan yang dapat ditindaklanjuti ke departemen Anda. Akhirnya, Anda dapat melihat gambaran besar pemeliharaan. Dan setelah Anda memilikinya, Anda dapat membagikannya dengan tim dalam bentuk metrik pemeliharaan dan KPI, membantu mereka memahami di mana mereka dapat meningkatkan.

Langkah selanjutnya

Hippo hadir untuk membantu Anda mendapatkan solusi yang paling sesuai untuk Anda, termasuk menjawab pertanyaan Anda tentang motivasi dan membantu Anda memesan demo perangkat lunak langsung.

Ringkasan

Meskipun manajer pemeliharaan tahu banyak tentang menjaga dan menjalankan aset, mereka mungkin tidak tahu banyak tentang menjaga motivasi tim pemeliharaan. Langkah pertama adalah mengenali bahwa wortel dan tongkat tradisional umumnya tidak berfungsi. Sebaliknya, penelitian menunjukkan bahwa kebanyakan orang mencari tiga hal dari pekerjaan:kemandirian untuk mencapai tujuan dengan menggunakan metode mereka sendiri, kesempatan untuk belajar dan berkembang, dan rasa memiliki tujuan. Perangkat lunak manajemen pemeliharaan modern dapat membantu manajer pemeliharaan menerapkan kebijakan dan alur kerja yang memotivasi teknisi. Dengan menyiapkan program pemeliharaan preventif, manajer membantu teknisi mendapatkan kendali atas pekerjaan mereka. Alih-alih reaktif, mereka proaktif. Untuk membantu teknisi menemukan peluang peningkatan, manajer dapat membuat kumpulan prosedur operasi standar terpusat yang mudah diakses sehingga teknisi dapat mempelajari dan mencoba tugas baru. Akhirnya, dengan menggunakan perangkat lunak untuk melacak dan berbagi metrik pemeliharaan dan indikator kinerja utama, manajer memberikan pemahaman yang kuat kepada teknisi tentang kinerja mereka saat ini serta tujuan yang jelas untuk dikejar.