Meningkatkan Motivasi Teknisi melalui Manajemen Tim Pemeliharaan yang Efektif

Sebagai pemimpin pemeliharaan, Anda tahu membutuhkan kombinasi alat dan teknik yang tepat untuk meningkatkan keandalan aset dan menghindari downtime.

Dan Anda mungkin pikir hal yang sama dengan menjaga teknisi tetap bahagia dan termotivasi. Namun dengan manajemen tim pemeliharaan, itu lebih dari sekadar menemukan keseimbangan antara wacana dan tekanan.

Masuk akal untuk memulai dengan bertanya “Apa tujuan manajemen tim pemeliharaan?”

Tetapi masuk akal untuk memulai dengan pertanyaan yang lebih dasar: Apa itu manajemen tim pemeliharaan?

Apa itu manajemen tim pemeliharaan?

Manajemen tim pemeliharaan adalah kumpulan proses dan kebijakan yang Anda terapkan sehingga Anda dapat bekerja dengan tim yang terfokus yang konsisten memberikan hasil terbaik dengan waktu, uang, dan upaya yang paling sedikit.

Bagaimana memimpin tim pemeliharaan?

Ini terkait dengan semua cara Anda mengelola tim pemeliharaan, termasuk bagaimana Anda:

• Mendefinisikan peran dan tanggung jawab mereka
• Menjadwalkan dan menetapkan tugas
• Melacak kualitas pekerjaan mereka
• Mendukung pengembangan profesional mereka
• Memberikan umpan balik yang jelas dan dapat ditindaklanjuti
• Mengacaukan perilaku baik dan meniadakan perilaku buruk
• Memberikan contoh melalui tindakan Anda sendiri

Itu banyak untuk dikelola, dan sementara semuanya penting, Anda dapat membuat banyak kemajuan dengan fokus pada motivasi. Mengapa?

Ketika tim Anda termotivasi, membuat mereka melakukan apa pun, bahkan hal-hal yang langsung menguntungkan mereka, menjadi pertempuran mendaki.

Bagaimana Anda memotivasi tim pemeliharaan?

Metafora motivasi klasik adalah wacana dan tekanan, di mana wacana mewakili hadiah, sementara tekanan mewakili hukuman. Ideanya adalah dengan kombinasi yang tepat dari hal-hal untuk dicapai dan hal-hal untuk dihindari, tim Anda tetap termotivasi.

Itu adalah citra yang bagus. Namun menurut penelitian terbaru, itu bukan cara motivasi bekerja. Faktanya, ketika berkaitan dengan pekerjaan mereka, sebagian besar orang tidak peduli banyak tentang uang. Sebaliknya, mereka ingin kemandirian, kesempatan untuk berubah, dan rasa tujuan.

Sebagai kepala tim pemeliharaan, Anda dapat menciptakan tempat kerja yang menyediakan ketiganya.

PM untuk kemandirian

Hal ini bisa menjadi tantangan karena dalam beberapa hal, departemen seharusnya “mikro-mengelola” apa yang dilakukan teknisi secara erat. Satu-satunya cara jadwal pemeliharaan bekerja adalah jika teknisi melakukan pekerjaan yang ditetapkan kepada mereka, dalam urutan yang benar. Hal terakhir yang Anda inginkan adalah teknisi Anda datang setiap hari dan memutuskan sendiri apa yang akan mereka lakukan.

Dan Anda juga tidak ingin mereka memutuskan bagaimana mereka akan melakukannya. Manfaat memiliki prosedur operasional standar adalah terlepas dari siapa yang melakukan pekerjaan, mereka selalu melakukannya dengan cara yang sama. Itu harus sama seperti kali terakhir mereka melakukannya. Dan, sama seperti kali terakhir orang lain melakukannya.

Konsistensi adalah cara Anda mendapatkan kualitas. Dan dalam kasus di mana SOP untuk tugas pemeliharaan tertentu kurang dari ideal, tetap penting bahwa semua orang mengikuti mereka. Tanpa itu, Anda mendapatkan hasil yang tidak konsisten, membuatnya lebih sulit untuk bekerja mundur untuk memperbaiki SOP.

Namun Anda dapat mengatasi ini dengan mundur satu langkah dan melihat mengapa orang ingin kemandirian, yaitu karena itu memberi mereka rasa kendali. Jadi, jika Anda menyiapkan sistem di mana teknisi merasa mereka lebih memiliki kendali, mereka lebih bahagia di tempat kerja.

Dan dalam pemeliharaan, program pemeliharaan pencegahan yang baik membantu semua orang merasa mereka memiliki kendali atas pekerjaan apa yang mereka lakukan dan kapan mereka melakukannya. Ketika Anda beralih dari perbaikan reaktif berbasis kegagalan ke pemeliharaan pencegahan proaktif, teknisi Anda merasa lebih memiliki kendali atas waktu mereka.

SOP untuk perbaikan

Memiliki SOP yang jelas untuk semua tugas pemeliharaan reguler Anda memiliki manfaat lain: membuatnya jauh lebih mudah bagi teknisi untuk mempelajari keterampilan baru.

Alih-alih harus mengejar teknisi senior yang dapat menjelaskan semuanya kepada mereka, setiap teknisi dapat mencari bagian dan bahan yang terkait, bahaya keselamatan, daftar periksa, dan instruksi langkah demi langkah untuk inspeksi dan tugas.

Dan karena mereka memiliki lebih banyak kesempatan untuk perbaikan diri, mereka lebih bahagia di pekerjaan mereka, lebih termotivasi.

Proses mengumpulkan dan menyusun informasi yang Anda butuhkan untuk SOP juga adalah cara yang baik untuk membantu teknisi merasa mereka memiliki kendali atas pekerjaan mereka. Alih-alih menggunakan proses atas ke bawah standar, Anda dapat melakukan semuanya secara kolaboratif, mendorong teknisi Anda untuk berkontribusi ide mereka. Pada akhirnya, Anda mendapatkan “pengetahuan kabyle” departemen, sambil juga memberi teknisi rasa kendali atas cara mereka bekerja.

KPI untuk tujuan

Anda ingin memindahkan departemen ke arah yang benar, jadi langkah pertama Anda harus menemukan cara untuk mengkomunikasikan secara jelas tepat di mana itu. Setelah teknisi memahami metrik pemeliharaan dan indikator kinerja kunci yang Anda lacak, mereka memiliki gambaran yang lebih baik tentang definisi keberhasilan Anda.

Tetapi mereka memiliki lebih dari sekadar itu. Mereka juga sekarang memiliki rasa tujuan, baik sebagai tim maupun secara individu.

Penting untuk memilih KPI dengan hati-hati, meskipun. Anda tidak boleh memiliki terlalu banyak, dan semuanya perlu terkait langsung dengan hal-hal yang dapat dikontrol oleh teknisi. Ingat, ada hubungan langsung antara motivasi kerja dan memiliki rasa kendali. Ketika teknisi khawatir Anda akan menyalahkan mereka atas hal-hal yang tidak dapat mereka cegah, mereka kehilangan motivasi.

Bagaimana untuk meningkatkan departemen pemeliharaan?

Itu dimulai dengan data. Sistem manajemen pemeliharaan komputerisasi modern membuatnya mudah untuk menangkap, berbagi, dan memanfaatkan data Anda. Kunci adalah memiliki database pusat di mana semua data Anda tinggal. Alih-alih tumpukan kertas longgar dan lampiran spreadsheet email yang tidak pernah habis, semuanya berada di satu tempat. Dan karena semua orang di departemen dapat mengakses data yang sama dari mana saja, Anda dapat berhenti khawatir tentang siapa pun yang tertinggal.

Setelah data Anda akurat, diperbarui, dan mudah diakses, Anda dapat membantu teknisi merasa mereka memiliki kemandirian, kesempatan untuk perbaikan, dan tujuan.

Jadwal pemeliharaan pencegahan

Jika Anda terjebak menggunakan metode manajemen pemeliharaan tradisional, baik kertas maupun spreadsheet, menyiapkan dan melacak program pemeliharaan pencegahan adalah latihan frustrasi. Karena data Anda ada di mana-mana, pekerjaan dengan mudah terlepas dari perhatian.

Solusi CMMS modern membantu Anda menyiapkan PM Anda pada kalender yang mudah dibaca, di mana Anda dapat melihat semuanya sekaligus. Dan karena Anda dapat mengatur perangkat lunak untuk secara otomatis menghasilkan PM berdasarkan waktu atau penggunaan, Anda tidak perlu khawatir melupakan inspeksi dan tugas penting.

Template pesan kerja dengan data lengkap

Merencanakan pesan kerja PM Anda sebelumnya sangat bagus, tetapi agar sistem benar-benar bekerja, Anda juga perlu dapat memasukkan banyak data kritis ke dalam setiap pesan kerja. Dengan CMMS yang baik, Anda dapat menyertakan:

• Riwayat pemeliharaan dan perbaikan aset
• Daftar periksa yang dapat disesuaikan
• Instruksi langkah demi langkah
• Bahan dan bagian yang terkait
• Manual O&M digital, gambar, dan skema

Setelah semua disiapkan dalam template, Anda dapat menambahkan semua data berguna tersebut ke pesan kerja baru dengan hanya beberapa klik.

Laporan pemeliharaan yang dihasilkan otomatis

Data berharga dalam banyak cara. Ini membantu operasi sehari-hari, tetapi Anda juga dapat memanfaatkannya menjadi wawasan yang dapat ditindaklanjuti tentang departemen Anda. Akhirnya, Anda dapat melihat gambaran besar pemeliharaan. Dan setelah Anda memilikinya, Anda dapat membagikannya dengan tim dalam bentuk metrik pemeliharaan dan KPI, membantu mereka memahami di mana mereka dapat berubah.

Langkah selanjutnya

Hippo di sini untuk membantu Anda mendapatkan solusi yang terbaik untuk Anda, termasuk menjawab pertanyaan Anda tentang motivasi dan membantu Anda memesan demo perangkat lunak langsung.

Ringkasan

Meski manajer pemeliharaan tahu banyak tentang menjaga aset tetap berjalan, mereka mungkin tidak tahu sebanyak tentang menjaga tim pemeliharaan termotivasi. Langkah pertama adalah mengenali bahwa wacana dan tekanan tradisional umumnya tidak bekerja. Sebaliknya, penelitian menunjukkan bahwa sebagian besar orang mencari tiga hal dari pekerjaan: kemandirian untuk mencapai tujuan dengan metode mereka sendiri, kesempatan untuk belajar dan berubah, dan rasa tujuan. Perangkat lunak manajemen pemeliharaan modern dapat membantu manajer pemeliharaan menerapkan kebijakan dan alur kerja yang memotivasi teknisi. Dengan menyiapkan program pemeliharaan pencegahan, manajer membantu teknisi mendapatkan rasa kendali atas pekerjaan mereka. Alih-alih reaktif, mereka proaktif. Untuk membantu teknisi menemukan kesempatan untuk berubah, manajer dapat membuat koleksi SOP yang terpusat dan mudah diakses sehingga teknisi dapat mempelajari dan mencoba tugas baru. Akhirnya, dengan menggunakan perangkat lunak untuk melacak dan membagikan metrik pemeliharaan dan indikator kinerja kunci, manajer memberi teknisi pemahaman yang kuat tentang kinerja saat ini mereka serta tujuan yang jelas untuk dituntut.