Jika Anda memiliki jadwal pemeliharaan yang tepat, Anda dapat meningkatkan efisiensi, akurasi, dan menghemat biaya.
Tapi bagaimana Anda mengatur jadwal terbaik?
Semua organisasi berusaha untuk kualitas maksimum tetapi dengan biaya minimum, waktu henti, dan potensi masalah. Penjadwalan pemeliharaan, yang dipasangkan dengan perencanaan pemeliharaan, membantu Anda memetakan cara terbaik untuk mewujudkannya.
Tapi pertama-tama, mari pastikan kita mulai dari tempat yang tepat.
Perencanaan pemeliharaan dan penjadwalan pemeliharaan adalah dua hal yang berbeda.
Penjadwalan pemeliharaan adalah pekerjaan yang direncanakan yang mencakup siapa, apa, kapan, dan di mana tugas.
Perencanaan pemeliharaan adalah proses yang membantu Anda mengidentifikasi dan memecahkan potensi masalah sebelum menjadi tidak terkendali.
Pemeliharaan terjadwal membantu Anda menjadwalkan jumlah jam maksimum yang tersedia, berdasarkan sumber daya Anda. Mereka biasanya diatur berdasarkan prioritas, dengan perintah kerja dengan prioritas tertinggi di garis depan. Anda dapat menggunakan pemeliharaan terjadwal untuk meminimalkan jumlah sumber daya luar dan memaksimalkan tenaga kerja internal, yang memangkas biaya dan secara dramatis mempercepat semua tugas. Pemeliharaan terjadwal memungkinkan Anda untuk menerapkan pekerjaan pemeliharaan preventif bila diperlukan untuk meminimalkan potensi waktu henti lebih lanjut dan meningkatkan efisiensi.
Penjadwalan pemeliharaan adalah cara untuk mengatur semua tugas untuk meningkatkan efisiensi, mempercepat alur kerja, memotong biaya, dan mencegah masalah. Sebelum Anda mulai, pertimbangkan prinsip dasar penjadwalan pemeliharaan ini.
Jika perencana Anda terlalu sibuk melakukan perintah kerja pemeliharaan yang dapat dilakukan oleh teknisi lain, perencanaan Anda akan ketinggalan. Anda harus menghapusnya dari tugas umum dan membuat mereka fokus pada jadwal sehingga mereka memiliki cukup waktu untuk menyelesaikannya. Memiliki tugas umum yang ditugaskan kepada anggota tim lainnya.
Perencana Anda harus fokus pada pekerjaan di masa depan. Lakukan ini dengan memberi departemen pemeliharaan Anda pekerjaan yang sudah direncanakan selama seminggu yang dapat digunakan perencana Anda untuk membantu membuat jadwal.
Minggu ini pekerjaan yang tertunda yang direncanakan bermanfaat untuk membuat jadwal yang lengkap karena teknisi yang menyelesaikan pekerjaan dapat memberikan umpan balik kepada perencana untuk membuat perubahan, memberikan ide tentang cara meningkatkan jadwal, dan mengemukakan masalah yang terjadi.
File perencana Anda tidak boleh berupa file tingkat sistem, tetapi file tingkat komponen individual. Ini dapat dipertahankan dalam sistem yang aman berdasarkan nomor tag peralatan. Saat ada mesin baru, perencana Anda harus membuat file mini baru (file tingkat komponen) dan memberinya label yang sama dengan peralatan lain sehingga mereka dapat menggunakannya untuk meningkatkan proses di masa mendatang.
Perencana Anda membuat file ini untuk semua peralatan setelah tim pemeliharaan menutup perintah kerja pertama. Dengan menambahkan file dan nomor tag, mereka mengaturnya dengan lebih baik, ketika mereka membandingkannya dari waktu ke waktu, membantu mereka merencanakan dengan lebih efisien.
Anda memilih perencana karena suatu alasan.
Perencana membawa keterampilan dan pengalaman mereka sendiri ke pekerjaan, yang membantu mereka dalam membuat perintah kerja dan penjadwalan karena mereka tahu apa yang terbaik untuk peralatan. Mereka tahu apa yang membuat segala sesuatunya mengalir dengan paling efisien dan dapat menentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk tugas tertentu.
Untuk membuat pilihan ini, perencana menggunakan penilaian terbaik mereka berdasarkan data teknis, komunikasi, dan organisasi. Mereka dapat menugaskan karyawan tingkat senior dengan keterampilan paling banyak ke perintah kerja berprioritas tinggi untuk meminimalkan potensi masalah. Memiliki teknisi yang berpengalaman meminimalkan jumlah kesalahan.
Selain itu, ini memberi perencana keuntungan. Karena mereka tahu berapa lama waktu yang dibutuhkan sebuah tugas dan mengetahui secara historis berapa lama waktu yang dibutuhkan seorang pekerja untuk menyelesaikan pekerjaan, mereka dapat melihat kapan mungkin ada masalah atau waktu yang terbuang.
Misalnya, jika suatu tugas umumnya membutuhkan waktu dua jam untuk diselesaikan, dan data yang masuk menunjukkan bahwa seorang pekerja membutuhkan waktu 8 jam untuk menyelesaikannya, maka supervisor dapat turun tangan dan mencari tahu alasan mengapa hal itu terjadi. Dari sana, mereka dapat menerapkan solusi untuk meminimalkan waktu henti dan menyelesaikan masalah secara efisien.
Teknisi Anda memiliki keterampilan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan benar dan tepat waktu. Perencana Anda harus memanfaatkan keterampilan ini dan bekerja sama dengan teknisi untuk menciptakan prosedur dan daftar periksa terbaik dan terinci untuk meningkatkan efisiensi.
Saat perencana membuat jadwal pemeliharaan, pastikan mereka menjadwalkan tugas yang tepat kepada teknisi yang tepat. Jangan menjadwalkan pekerja yang kurang terampil untuk tugas berprioritas tinggi, dan cobalah untuk tidak menggunakan pekerja yang sangat terampil untuk tugas yang lebih mendasar.
"Wrench time" adalah jumlah waktu yang dapat dilakukan teknisi untuk mengerjakan tugas. Seringkali teknisi terganggu dan dipaksa untuk melakukan pemeliharaan darurat, atau mereka mengalami keterlambatan dalam pekerjaan mereka, seperti jika mereka dibiarkan menunggu izin, alat tiba, atau harus melakukan perjalanan ke lokasi. Waktu kunci pas mengukur waktu yang benar-benar dibutuhkan teknisi untuk mengerjakan tugas yang diberikan.
Ini membantu perencana memahami berapa banyak waktu yang hilang karena penundaan atau pemeliharaan yang tidak direncanakan dan berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk melakukan pekerjaan yang ditugaskan. Ketika Anda merencanakan dan menjadwalkan pekerjaan, Anda secara drastis mengurangi penundaan. Memahami kapan dan mengapa penundaan membantu perencana dalam merencanakan penundaan tersebut dan mempertimbangkannya dalam penjadwalan.
Anda perlu mengetahui detail pekerjaan untuk membuat jadwal yang tepat untuk penyelesaiannya. Untuk menjadwalkan pekerjaan, rencana kerja harus mencakup:
Perencana perlu bertanya pada diri sendiri tentang apa saja yang terjadi dalam pekerjaan itu. Apakah pekerjaan membutuhkan kabel? Berapa lama waktu yang dibutuhkan sebelum teknisi datang dan menyelesaikan pekerjaan? Pastikan semua orang yang diperlukan sesuai jadwal untuk menyelesaikan pekerjaan secara efisien.
Membuat tim Anda tahu apa yang menjadi prioritas setiap minggu dan apa yang tidak terlalu mendesak adalah kunci untuk menyelesaikan tugas-tugas penting dengan cepat dan meningkatkan produktivitas. Jadwal mingguan berguna untuk mengoordinasikan tugas-tugas ini, dan Anda dapat fokus pada prioritas minggu itu alih-alih pekerjaan yang menumpuk.
Dengan memprioritaskan perintah kerja, Anda memiliki kemampuan untuk melihat apakah mereka perlu menjadi bagian dari jadwal harian atau mingguan. Saat Anda menjadwalkan berdasarkan prioritas, Anda meningkatkan produktivitas dan memastikan tim menyelesaikan pekerjaan yang paling penting, yang berarti lebih sedikit waktu henti untuk aset dan peralatan Anda, baik terjadwal maupun tidak terjadwal.
Perencana Anda harus membuat rencana berdasarkan jumlah jam teknisi yang tersedia yang diperkirakan selama seminggu menggunakan data backlog. Saat Anda memulai jadwal Anda, perkiraan satu minggu sudah cukup. Namun, seiring berjalannya waktu, perencana Anda mengembangkan penanganan yang lebih baik tentang berapa banyak teknisi yang tersedia dan prioritas tugas, sehingga mereka dapat menjadwalkan lebih jauh di masa mendatang.
Secara umum, jadwal harus menunjukkan seberapa banyak pekerjaan yang dapat dan perlu dijadwalkan. Seperti yang tercermin di bagian sebelumnya, perencana menyusun tugas apa yang harus diberikan berdasarkan prioritas, jam kerja yang tersedia, teknisi yang tersedia, dan tingkat keahlian mereka.
Seratus persen dari semua jam yang tersedia untuk minggu mendatang dapat dijadwalkan sebelumnya, sehingga tidak ada waktu henti di mana teknisi tidak menyadari apa yang harus mereka lakukan.
Berdasarkan prioritas, tim Anda harus mengacu pada jadwal harian yang dibuat oleh perencana untuk menyelesaikan pekerjaan penting terlebih dahulu dan fokus pada pekerjaan yang sudah berjalan sehingga dapat diselesaikan dengan cepat.
Para pemimpin kru juga harus bertanggung jawab untuk menangani masalah darurat yang muncul sepanjang minggu kerja.
Saat perencana Anda membuat jadwal satu minggu, setelah satu minggu selesai, gunakan data yang dikumpulkan dari jadwal tersebut untuk melihat seberapa suksesnya.
Jika Anda melihat ada masalah atau hal-hal selesai dalam waktu kurang dari yang diharapkan, lakukan penyesuaian.
Penjadwalan pemeliharaan dan perencanaan pemeliharaan berjalan beriringan. Bila Anda menggunakan keduanya dengan benar dan secara maksimal, penjadwalan pemeliharaan akan memberikan banyak manfaat, termasuk:
Inilah mengapa sangat penting untuk memastikan perencana Anda menjadwalkan semuanya dengan benar, menggunakan data paling akurat untuk membuat keputusan terbaik.
Mulailah dengan mengembangkan strategi umum untuk 100% jam kerja yang mungkin. Jika Anda memilikinya, sertakan catatan sebelumnya dari teknisi sebelumnya yang telah mengerjakan peralatan dalam rencana kerja Anda. Selain itu, jika ada catatan prosedur yang ada, Anda dapat menyertakannya juga.
berikut adalah enam langkah yang harus diambil untuk membuat jadwal pemeliharaan.
Pastikan organisasi Anda ada di dalamnya. Sampaikan ide Anda dengan menjelaskan cara menghemat biaya, memberikan ROI yang lebih besar untuk organisasi Anda, meningkatkan efisiensi dan produktivitas, serta membantu menemukan dan memperbaiki titik lemah.
Kumpulkan semua perwakilan dari semua departemen — teknisi, pemimpin kru, supervisor, pemangku kepentingan, siapa pun yang dapat membantu memberikan gambaran yang jelas tentang posisi organisasi saat ini. Dengan semua orang bersama-sama, buat garis besar situasi saat ini dan masalah yang Anda hadapi saat ini, dan buat jadwal yang dapat membantu Anda memperbaikinya.
Perencana Anda perlu bekerja secara langsung dengan tim pemeliharaan untuk membuat dokumentasi, peta proses, peran, dan tanggung jawab. Sangat penting untuk memperbarui CMMS Anda dan membuat perubahan yang diperlukan dengan informasi baru ini. Dengan solusi CMMS modern, Anda hanya perlu membuat perubahan ini sekali karena informasi diperbarui secara menyeluruh untuk semua orang yang memiliki akses, jadi Anda tidak perlu khawatir tentang miskomunikasi.
Dari sini, Anda dapat menerapkan sesi pelatihan untuk peran yang baru ditetapkan.
Tujuannya di sini adalah menjadikan jadwal mingguan tersebut sebagai bagian dari new normal. Mungkin diperlukan beberapa bulan pelatihan, tetapi tim dapat menyesuaikan diri dengan jadwal dari waktu ke waktu. Sistem CMMS membantu mencapai hal ini dengan menyiapkan semua data Anda di satu tempat.
Ingatlah bahwa perencana tidak boleh melakukan pekerjaan lain kecuali membuat jadwal, dan semua pekerjaan lain harus dilakukan oleh anggota tim lainnya.
Akhirnya, Anda sedang dalam tahap menyelesaikan jadwal baru Anda. Setelah Anda akhirnya selesai dengan fase pembinaan, Anda ingin memastikan semua kerja keras Anda tidak dibatalkan.
Jangan biarkan pekerja Anda merasa kerja keras mereka tidak terlihat. Mereka telah bekerja keras untuk masuk ke alur jadwal baru, jadi rayakan kemenangan Anda. Kirimkan ulasan, lihat hal-hal apa saja yang bisa berjalan lebih baik, apa yang mereka lakukan dan menurut mereka tidak berhasil, dan seterusnya. Check-in dengan kru Anda sesering mungkin untuk memastikan semuanya berjalan lancar juga.
Anda sekarang telah mengatur jadwal Anda. Namun, prosedur harus terus ditingkatkan, dan Anda harus selalu meninjau metrik Anda dalam rapat untuk memastikan Anda masih mencapai target.
Berikut adalah beberapa kiat lagi untuk memastikan perencana Anda membuat jadwal sebaik mungkin untuk organisasi Anda:
Selama semua jam kerja terisi, tugas diatur berdasarkan prioritas, dan CMMS Anda ada, jadwal akan membuat alur kerja Anda lancar dan efisien.
Ada kemungkinan tak terbatas untuk apa yang dapat Anda sertakan dalam jadwal pemeliharaan spesifik Anda, tetapi berikut ini hanya beberapa contoh untuk memberi Anda gambaran tentang jenis tugas yang biasanya disertakan dalam jadwal pemeliharaan.
Jadwal pemeliharaan angkutan umum:
Daftar ini untuk transportasi umum tetapi dapat dengan mudah digunakan untuk berbagai jenis tempat kerja. Berikut ini serupa tetapi mencakup jadwal tambahan agar lebih detail. Ini akan membantu teknisi menjadi lebih akurat dan meningkatkan efisiensi.
Jadwal perawatan mesin:
Daftar ini adalah tanggal selesainya perawatan untuk pendinginan.
Jadwal perawatan pendingin:
Setiap jadwal pemeliharaan unik untuk setiap organisasi dan harus sedetail mungkin sehingga tim tidak melewatkan apa pun.
Siap meningkatkan penjadwalan pemeliharaan Anda?
Hippo di sini untuk membantu Anda mendapatkan solusi CMMS yang paling sesuai untuk Anda, termasuk menjawab pertanyaan Anda tentang perangkat lunak CMMS, membantu Anda memesan demo perangkat lunak langsung, atau bahkan menyiapkan Anda dengan uji coba gratis.
Solusi perangkat lunak CMMS membantu departemen pemeliharaan menjaga aset penting tetap online dengan biaya lebih murah dengan merampingkan proses dan menangkap serta memanfaatkan data yang andal. Tidak seperti sistem manajemen yang lebih lama, CMMS modern hidup di cloud, memastikan setiap orang memiliki akses ke data terbaru. Ini berarti lebih sedikit miskomunikasi dan kesalahan, menghemat uang dan sumber daya Anda. Organisasi di seluruh industri dapat melihat manfaat nyata dari sistem, termasuk lebih banyak waktu aktif dan lebih sedikit waktu dan uang yang terbuang. Saat memilih CMMS, penting untuk mempertimbangkan tidak hanya fitur tetapi juga pengalaman pengguna yang lengkap, termasuk implementasi, pelatihan, dan dukungan berkelanjutan. Menggunakan perangkat lunak CMMS untuk penjadwalan pemeliharaan membantu Anda memangkas biaya dan meminimalkan waktu henti.
Teknologi Industri
Dengan pelacakan pemeliharaan, Anda tahu apa yang Anda miliki dan bagaimana menjaganya agar tetap berjalan lancar. Tanpa itu, Anda terbang buta. Berikut adalah beberapa definisi cepat untuk memastikan kita semua memulai dari tempat yang sama. Apa itu pelacakan pemeliharaan? Pelacakan pemeliha
Pemeliharaan proaktif lebih dari sekadar kebalikan dari pemeliharaan reaktif dan sesuai permintaan. Sebaliknya, ini adalah sepupu dekat dari pemeliharaan preventif, dan itu berarti dapat memberikan banyak manfaat yang sama, termasuk membantu Anda menghindari semua biaya dan frustrasi downtime yang t
Pemeliharaan gardu induk adalah proses pemeriksaan berkala, terencana, dan, jika perlu, perbaikan, dan penggantian semua switchgear, bangunan, dan peralatan tambahan di instalasi gardu induk. Secara sederhana, pemeliharaan gardu induk adalah rejimen pemeriksaan pencegahan rutin dan tindakan yang dil
Pemeliharaan pabrik biasanya mengacu pada metode, strategi, dan praktik yang digunakan untuk menjaga agar pabrik industri tetap berjalan secara efisien. Ini dapat mencakup apa saja, mulai dari pemeriksaan rutin peralatan untuk memastikan mereka berfungsi dengan baik, hingga membersihkan tempat sampa
