Gagasan tentang mengontrakkan pekerjaan pemeliharaan

Tujuan penting dengan kontraktor adalah untuk mengubah beberapa dari mereka menjadi anggota tim. Mereka dapat membantu dengan segala macam keputusan yang berkaitan dengan pemeliharaan (terutama selama shutdown). Untuk mendorong kemitraan, izinkan kontraktor ini memperoleh keuntungan dari pekerjaan Anda. Sebagai anggota tim dan seiring waktu, mereka akan memperhatikan minat Anda saat Anda tidak ada.

Bahkan ketika kerajinan itu ada di rumah, terus sesekali gunakan kontraktor lain. Ini bertindak sebagai pemeriksaan dan keseimbangan pada anggota tim untuk melihat apakah harga, kualitas, atau pengiriman telah keluar jalur.

Tingkat kontrak dari luar tidak berdampak pada kebutuhan Anda akan sistem pemeliharaan preventif, untuk analisis kegagalan akar penyebab yang efektif, atau untuk organisasi yang responsif. Bahkan dengan kontraktor yang baik, manajer harus terlibat dalam aktivitas RFCA dan PM.

Jenis pekerjaan yang biasa dikontrakkan:

1. Musimonal (tanah, penghilangan salju)
2. Pekerjaan satu kali (konstruksi)
3. Pekerjaan berketerampilan rendah (di mana vendor dapat mempekerjakan dengan tarif lebih rendah dari Anda dan memiliki pengawasan untuk mengelola pekerja bergaji rendah ini (misalnya, kustodian)
4. Pekerjaan dengan keterampilan tinggi (memecahkan masalah elektronik)
5. Pekerjaan yang memerlukan lisensi atau sertifikat yang tidak Anda miliki sendiri (pengelasan bersertifikat)
6. Anda dapat mengontrakkan fungsi apa pun termasuk pengoperasian lengkap departemen pemeliharaan Anda

Manajer terbaik menyeimbangkan kebutuhan mereka untuk bekerja dengan ekonomi keseluruhan yang sebenarnya.

15 alasan untuk menyewa kontraktor:

1. Hemat uang.
2. Pekerjaan yang terlalu besar.
3. Tingkatkan kualitas.
4. Kurangnya keterampilan internal (layanan server komputer, alarm, dll.).
5. Kurangnya lisensi yang sesuai (bahkan jika Anda memiliki keterampilan).
6. Kurangnya peralatan khusus.
7. Mengurangi kewajiban (lift, sistem kebakaran).
8. Mengurangi bahaya terhadap karyawan sendiri (servis tangki, pembuangan asbes).
9. Anda menginginkan opini dari luar atau Anda membutuhkan “ahli” dari luar untuk menunjukkan pendekatan yang sama sekali baru.
10. Pelatihan (kirim mekanik Anda untuk membantu atau ikut serta untuk meningkatkan keterampilan mereka).
11. Hemat waktu saat Anda sudah sibuk.
12. Tidak ingin mengelola pekerjaan (mempekerjakan kontraktor untuk melakukan itu, seperti untuk penutupan sebagian).
13. Menginginkan fleksibilitas.
14. Politik, seperti ketidaksepakatan dengan manajemen puncak tentang jumlah jam kerja yang harus dilakukan, atau alasan politik lainnya.
15. Anda tidak ingin kehilangan kendali atas proyek yang ada untuk memberi ruang bagi proyek baru yang besar.

Sembilan alasan untuk tidak menyewa kontraktor (kekhawatiran umum):

1. Hilangnya kendali.
2. Terlalu lambat atau mahal untuk respons cepat.
3. Apakah pekerjaan didefinisikan cukup baik untuk dikontrakkan? Bagaimana Anda akan tahu jika Anda mendapatkan nilai uang Anda? Anda tidak punya waktu untuk menentukan ruang lingkup pekerjaan.
4. Apakah ada citra negatif dalam menggunakan kontraktor?
5. Kemungkinan masalah kualitas saat kontraktor sengaja mengambil jalan pintas.
6. Masalah menyelesaikan 5 persen pekerjaan terakhir (bahkan saat Anda menahan uang).
7. Ketergantungan:Anda dapat menjadi tergantung dan tidak dapat bergerak tanpa kontraktor.
8. Anda ditipu oleh penipu.
9. Kontraktor yang bermaksud baik berada di luar bidang keahliannya dalam pekerjaan Anda.

Kiat dari orang-orang di parit untuk membuat kontrak menjadi lebih lancar:

1. Tentukan pekerjaan yang akan dikontrakkan. Semakin baik definisi pada tahap awal, semakin baik pekerjaan akan berjalan. Hindari spesifikasi yang longgar (pada material dan pekerjaan yang harus diselesaikan).

2. Bersamaan dengan No 1 di atas, komunikasikan ide Anda kepada kontraktor. Pastikan mereka mengerti. Apakah ada pertemuan pikiran? Diskusikan kualitas bahan yang dibutuhkan.

3. Negosiasikan dan berikan kontrak. Pada pekerjaan yang lebih besar, periksa keuangan, kredit, asuransi, dan staf. Kunjungi pekerjaan lain untuk melihat kualitasnya, dan hubungi referensi. Tentu saja, jangan sampai kehilangan jejak dokumen kontrak. Simpan satu set dokumen kontrak yang adil dan lengkap.

4. Waspadai dan hindari, jika mungkin, tawaran bola rendah. Negosiasikan jadwal tambahan. Sebuah taktik yang umum adalah untuk mengecilkan tawaran untuk mendapatkan pekerjaan dan membanjiri perusahaan dengan tambahan kecil. Tambahkan untuk klausul seperti “semua tambahan yang tidak termasuk dalam harga asli harus disetujui secara tertulis sebelum pekerjaan dimulai.”

5. Pastikan untuk menguraikan klausul pengurangan dalam kontrak. Jelaskan apa yang akan Anda tagih kembali dan kapan Anda akan menagihnya. Contohnya adalah pembersihan puing, pembersihan, dan tanggal penyelesaian perusahaan yang hilang.

6. Negosiasikan klausul pembatalan. Anda perlu menjelaskan bagaimana dan mengapa Anda dapat membatalkan kontrak. Jika tidak, Anda mungkin mendapatkan hak gadai mekanik atas pekerjaan yang tidak memadai setelah Anda tidak membayar pembayaran akhir.

7. Pada penawaran layanan yang sedang berlangsung, hindari jangka waktu kontrak yang terlalu pendek dan jangka waktu kontrak yang terlalu panjang. Jika jangka waktunya terlalu pendek, maka kontraktor akan memetakan secara berlebihan untuk biaya mobilisasi. Jika jangka waktunya terlalu panjang, Anda mungkin terjebak dengan vendor yang hampir tidak memadai tanpa cara mudah untuk memperbaiki situasi.

8. Selengkap mungkin tentang tanggung jawab, siapa yang memasok apa, di mana harus membongkar, aturan situs (keselamatan, kontak pengguna, pembersihan, keamanan, kunci, dll.). Harus ada pernyataan tentang bagaimana situs akan ditinggalkan pada akhir setiap hari kerja. Siapa yang bertanggung jawab untuk mengunci, barikade, manajemen lalu lintas, pembersihan dan pemindahan puing-puing? Perjanjian tersebut juga harus mencakup siapa yang bertanggung jawab atas izin dan rencana kota.

9. Periksa polis asuransi kontraktor. Memiliki kesepakatan tentang apa yang terjadi ketika (jika) kontraktor merusak properti Anda (atau lebih buruk lagi, merusak properti tetangga yang kemudian mungkin menuntut Anda; atau mungkin merusak hubungan baik). Memerlukan sertifikat asuransi terkini yang mencakup:tanggung jawab umum, korban (kerusakan properti), kompensasi pekerja, tanggung jawab otomatis, dan jika mereka melakukan malpraktik desain dan kesalahan dan kelalaian. Kontraktor terkecil (pemilik tunggal) tidak membutuhkan comp pekerja. Hubungi pengacara atau profesional asuransi Anda.

10. Tentukan kinerja dan seperti apa pekerjaan yang baik itu. Tambahkan klausa seperti “semua pekerjaan diharapkan dilakukan secara profesional dan pengerjaan. Semua pekerjaan akan mematuhi kode bangunan kota yang berlaku.”

11. Siapkan area yang akan dikerjakan. Hapus sebanyak mungkin untuk menghindari kerusakan dan pencurian. Jika diindikasikan, isolasi area sehingga kontraktor tidak memiliki alasan untuk berkeliaran.

12. Kelola kontraktor. Catat pekerjaan saat itu terungkap dan berikan umpan balik. Sering melakukan inspeksi dan mendokumentasikan hasil. Miliki jadwal yang direncanakan secara fungsional dan bandingkan kemajuan dengan proyeksi. Masalah harus diidentifikasi sedini mungkin.

13. Kelola kesepakatan tentang jumlah pembayaran yang harus dilakukan, kapan, dll. Hindari pencatatan yang ceroboh. Mengharuskan tanda terima yang dibayarkan untuk membuktikan subkontraktor dan vendor material telah dibayar. Dapatkan rilis semua formulir hak gadai yang ditandatangani sebelum pembayaran terakhir. Jika tidak, Anda bisa melunasi kontraktor umum dan masih terkena hak gadai dari kapal selam yang belum dibayar. Konsultasikan dengan departemen hukum Anda tentang undang-undang hak gadai di negara bagian Anda, dan pastikan Anda dilindungi.

14. Menyelesaikan perselisihan segera. Hindari penundaan tanpa akhir dalam penyelesaian perselisihan atau Anda akan berakhir di pengadilan.

15. Mengevaluasi setiap kontraktor secara teratur untuk kualitas, layanan, biaya dan pemenuhan persyaratan kontrak. Tulis narasi singkat untuk dimasukkan ke dalam file tentang bagaimana pekerjaan itu berjalan.

Tentang penulis:
Joel Levitt adalah pelatih profesional perawatan terkemuka. Dia telah melatih lebih dari 10.000 pemimpin pemeliharaan dari 3.000 organisasi di 20 negara dalam lebih dari 500 sesi. Sejak tahun 1980, ia telah menjadi presiden Springfield Resources, sebuah perusahaan konsultan manajemen yang melayani semua klien berukuran besar dalam berbagai masalah pemeliharaan. Dia memiliki pengalaman hampir 25 tahun di banyak aspek pemeliharaan, termasuk sebagai desainer kontrol proses, inspektur peralatan sumber, teknisi listrik, teknisi layanan lapangan, pekerja kelautan pedagang, manajer manufaktur, dan manajer properti. Sebelum itu Levitt bekerja untuk vendor CMMS dan manajemen manufaktur. Untuk mempelajari lebih lanjut, kunjungi www.maintrainer.com atau hubungi 800-242-5656.