Panduan Strategis Outsourcing Pemeliharaan: Mengubah Kontraktor menjadi Mitra Tepercaya

Mengubah kelompok kontraktor eksternal terpilih menjadi anggota tim inti dapat membuka kaya keahlian, terutama selama shutdown kritis. Dengan membiarkan mereka menguntungkan dari kontribusi mereka, Anda menciptakan kemitraan yang secara alami selaras dengan kepentingan jangka panjang organisasi Anda.

Bahkan ketika fungsi pemeliharaan inti dirawat internal, penggunaan periodik kontraktor luar memberikan cek yang berharga atas harga, kualitas, dan pengiriman, memastikan tim internal Anda tetap kompetitif.

Mengontrak tidak menggantikan kebutuhan akan sistem pemeliharaan pencegahan, analisis akar penyebab kegagalan, atau organisasi yang responsif. Manajer harus tetap terlibat secara aktif dalam proses RFCA dan PM, terlepas dari siapa yang melakukan pekerjaan.

Jenis Pekerjaan yang Umum Dikontrakkan

1. Tugas musiman seperti pengelolaan lahan dan pengendalian salju.
2. Proyek satu kali seperti konstruksi atau upgrade besar.
3. Tenaga kerja keterampilan rendah di mana vendor dapat merekrut staf hemat biaya, misalnya, layanan kebersihan.
4. Tugas keterampilan tinggi seperti troubleshooting elektronik.
5. Pekerjaan yang memerlukan lisensi atau sertifikasi yang tidak Anda miliki internal, misalnya, pengelasan bersertifikat.
6. Outsourcing penuh dari operasi departemen pemeliharaan.

15 Alasan untuk Mengontrak Kontraktor

1. Penghematan biaya.
2. Pekerjaan yang melebihi kapasitas internal.
3. Kualitas yang ditingkatkan melalui keahlian spesialis.
4. Kesenjangan keterampilan (misalnya, service server komputer, sistem alarm).
5. Kurangnya lisensi yang diperlukan.
6. Akses ke alat khusus.
7. Tanggung jawab hukum yang dikurangi untuk sistem berisiko tinggi.
8. Mengurangi bahaya pada staf internal.
9. Perspektif segar atau solusi baru dari ahli luar.
10. Peluang pelatihan untuk teknisi Anda sendiri.
11. Penghematan waktu saat Anda sudah teresah.
12. Mendelegasikan manajemen pekerjaan untuk shutdown parsial.
13. Fleksibilitas untuk meningkatkan atau menurunkan skala dengan cepat.
14. Keterbatasan politik atau manajerial pada alokasi sumber daya.
15. Mempertahankan kontrol atas proyek yang ada sambil menanggung yang baru.

9 Alasan Umum Tidak untuk Mengontrak Kontraktor

1. Kehilangan kontrol atas eksekusi proyek.
2. Waktu respons yang lebih lambat atau biaya yang lebih tinggi untuk pekerjaan mendesak.
3. Cakupan tidak jelas—kesulitan mengukur nilai untuk uang.
4. Persepsi negatif tentang penggunaan kontraktor.
5. Risiko potong sudut dan kualitas terpengaruh.
6. Pekerjaan akhir yang tidak lengkap, terutama 5% terakhir.
Ketergantungan yang membatasi fleksibilitas organisasi.
7. Potensi penipuan atau penagihan berlebih.
8. Outsourcing di luar keahlian kontraktor.

Tips dari Ahli Industri untuk Melancarkan Proses Kontrak

1. Definisikan cakupan pekerjaan dengan jelas sejak awal; hindari spesifikasi yang samar.
2. Pastikan pemahaman bersama—gelar kickoff meeting untuk menyelaraskan harapan.
3. Verifikasi kontraktor secara menyeluruh: tinjau keuangan, kredit, asuransi, dan referensi masa lalu.
4. Hindari tawaran rendah; negoisasi jadwal ekstra dan lindungi dari biaya tersembunyi.
5. Tetapkan klausul potongan untuk pengangkutan puing, pembersihan, dan tenggat waktu yang terlewat.
6. Sertakan ketentuan pembatalan yang melindungi kepentingan Anda.
7. Tetapkan waktu kontrak yang sesuai—terlalu pendek menguatkan biaya mobilisasi, terlalu panjang mengunci Anda.
8. Dokumentasikan tanggung jawab, persediaan, lokasi pengunggahan, aturan keselamatan, dan harapan pembersihan lokasi.
9. Verifikasi cakupan asuransi: tanggung jawab umum, kerusakan properti, ketenagakerjaan, tanggung jawab mobil, dan E&O untuk pekerjaan desain.
10. Definisikan standar kinerja: kerjasama profesional dan kepatuhan dengan semua kode yang berlaku.
11. Siapkan area kerja untuk meminimalkan kerusakan dan pencurian; pertimbangkan isolasi lokasi.
12. Kelola kontraktor secara aktif—lacak progres, lakukan inspeksi, dan berikan umpan balik yang tepat waktu.
13. Pertahankan catatan pembayaran yang ketat; amankan lien release sebelum pembayaran akhir.
14. Selesaikan sengketa dengan cepat—hindari litigasi yang berkepanjangan.
15. Evaluasi setiap kontraktor secara teratur untuk kualitas, biaya, layanan, dan kepatuhan kontrak.

Tentang Penulis

Joel Levitt adalah pelatih terkemuka profesional pemeliharaan, telah membimbing lebih dari 10.000 pemimpin dari 3.000 organisasi di 20 negara dalam lebih dari 500 sesi. Sejak 1980, ia menjabat sebagai presiden Springfield Resources, perusahaan manajemen konsultasi yang mengatasi tantangan pemeliharaan untuk klien dari semua ukuran. Dengan hampir 25 tahun pengalaman langsung—sebagai desainer kontrol proses, inspektor peralatan, listrikawan, teknisi service lapangan, pekerja laut dagang, manajer manufaktur, dan manajer properti—Levitt membawa campuran langka dari teori dan praktik. Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi www.maintrainer.com atau telepon 800‑242‑5656.