Perangkat Lunak Pemeliharaan Seluler Dan Perannya Dalam Membangun Alur Kerja yang Efisien

Jika Anda harus menebak tiga hal yang dibawa orang setiap saat, apakah itu? Saya yakin Anda akan mengatakan dompet, kunci, dan smartphone.

Fakta bahwa perangkat seluler telah menjadi, yah, sangat portabel, adalah alasan mengapa bahkan sektor industri ingin memanfaatkan mesin canggih yang dimiliki setiap orang ini.

Di sektor pemeliharaan, hal ini paling baik tercermin dalam peningkatan ketersediaan perangkat lunak pemeliharaan seluler . Ada banyak manfaat praktis memiliki akses ke data pemeliharaan Anda melalui CMMS seluler .

Namun, untuk memanfaatkan sepenuhnya manfaat tersebut, Anda perlu memasukkan perangkat lunak pemeliharaan seluler ke dalam alur kerja harian Anda dengan sukses. Menjelaskan bagaimana melakukan ini akan menjadi fokus artikel ini.

Mari kita mulai.

Apa yang memenuhi syarat sebagai aplikasi pemeliharaan seluler?

Sebelum kita mulai membedah manfaatnya, pertama-tama kita harus menyepakati definisi aplikasi pemeliharaan seluler.

Dalam konteks artikel ini, memiliki perangkat lunak CMMS seluler berarti Anda menggunakan solusi pemeliharaan yang dapat Anda instal di perangkat seluler sebagai aplikasi.

Kami TIDAK menghitung solusi dengan antarmuka online yang dapat Anda masuki dan mengklaim responsif.

Alasannya sederhana. Bahkan jika Anda dapat membuat solusi online yang sepenuhnya responsif, dan itu adalah masalah besar, Anda masih akan memiliki masalah dengan navigasi. Orang-orang menavigasi secara berbeda menggunakan mouse dan keyboard dibandingkan menggunakan layar sentuh, yang berarti bahwa tidak mungkin membuat satu versi responsif yang ramah pengguna di semua perangkat.

Itulah sebabnya Anda akan sering melihat bahwa antarmuka dan alur kerja sedikit berbeda saat Anda membuka aplikasi pemeliharaan seluler melalui ponsel cerdas, dibandingkan saat Anda masuk melalui komputer desktop – seperti yang diilustrasikan pada tangkapan layar di bawah.

Layar utama untuk pengguna aplikasi seluler Limble CMMS

Layar utama untuk pengguna desktop Limble CMMS

Selain masalah navigasi, banyak gambar, grafik, dan daftar tidak selalu dapat diperkecil untuk ukuran layar yang lebih kecil – Anda akan kehilangan keterbacaan atau mengalami masalah struktural (seperti yang terlihat pada gambar di bawah).

Manfaat terbesar menggunakan perangkat lunak pemeliharaan seluler

Jika Anda datang ke sini dengan pola pikir bahwa memiliki CMMS apa pun sudah cukup baik, izinkan saya menunjukkan kepada Anda apa yang Anda lewatkan jika Anda tidak memiliki akses ke perangkat lunak pemeliharaan seluler.

Produktivitas lebih tinggi

Tingkat otomatisasi yang meningkat, komunikasi yang lebih cepat, dan organisasi yang lebih baik, semuanya berarti bahwa teknisi dan perencana pemeliharaan Anda perlu menghabiskan lebih sedikit waktu untuk tugas-tugas administratif dan dapat fokus melakukan pekerjaan yang memberikan nilai bagi organisasi mereka. Selain itu, data yang tersedia yang dapat mereka akses kapan saja (seperti riwayat aset) dapat secara nyata mempercepat berbagai bagian alur kerja harian mereka.

Hanya butuh, sungguh, seminggu atau lebih bagi staf pemeliharaan untuk memahami perangkat lunak. Sejak itu, saya melihat peningkatan produktivitas sekitar 20-30%.
– Joe Romero, Direktur Fasilitas, Myriad Genetics

Komunikasi yang ditingkatkan

Anda dapat dengan cepat mengirim pemberitahuan instan ke seluruh tim pemeliharaan atau teknisi terpilih. Selain itu, teknisi dapat menggunakan aplikasi seluler mereka untuk berkolaborasi dalam proyek besar dan dengan mudah bertukar informasi berharga terkait tugas tertentu yang sedang mereka kerjakan.

Kami telah menggunakan Limble selama lebih dari empat bulan sekarang, menghasilkan program pemeliharaan yang berjalan jauh lebih efisien serta komunikasi yang jauh lebih kuat antara pengguna peralatan, teknisi, dan manajemen.
– Ted Rawlings, Ground Operations Manager, PJ Helikopter

Lebih banyak akuntabilitas

Dengan CMMS seluler, teknisi tidak memiliki alasan untuk tidak melacak hal-hal seperti pekerjaan yang telah mereka lakukan dan suku cadang yang mereka gunakan. Hal ini memberikan gambaran yang lebih akurat kepada manajer pemeliharaan tentang beban kerja yang ditetapkan untuk setiap individu dan seberapa baik kinerja mereka secara keseluruhan.

Kami dapat mengawasi pemeliharaan kami secara global dengan kemampuan untuk menangkap kinerja dan memberikan pelaporan.
– Roger Beck, Manajer Fasilitas Global, IHG (Holiday Inn)

Organisasi yang lebih baik

Memiliki rencana pemeliharaan preventif itu bagus – jika semua orang menaatinya. Hal hebat tentang aplikasi pemeliharaan seluler adalah memungkinkan Anda melacak dan mengelola (penjadwalan (penjadwalan ulang) dan penugasan ulang) kemajuan pekerjaan yang sedang berlangsung dari mana saja dengan akses internet.

Rata-rata, saya menghemat satu hingga dua jam sehari, tergantung pada beban kerja. Hal terbesar bagi saya adalah dapat melakukan banyak hal di ponsel saya dengan cepat.
– Rob Siler, Teknisi Pemeliharaan, Segudang Genetika

Meningkatkan akurasi data

Dengan dapat mencatat pekerjaan, suku cadang, dan catatan selama atau segera setelah pekerjaan selesai adalah cara yang bagus untuk memastikan bahwa data yang masuk ke sistem seakurat mungkin. Ini sangat penting untuk menghasilkan laporan akurat yang seharusnya mendorong keputusan yang tepat.

Saya juga akan mencoba melampirkan beberapa pernyataan dari pengguna kami untuk menunjukkan kepada Anda bahwa ini adalah manfaat yang benar-benar dialami orang, dan itu bukan sesuatu yang hanya terdengar bagus secara teori.

Dengan Limble, saya dapat melacak semua persediaan kami yang masuk, bagaimana mereka digunakan, melihat tingkat penggunaan, dan kemudian juga dapat memperkirakan anggaran untuk tahun depan. Ini telah sangat menurunkan anggaran saya; Saya sebenarnya dapat mempekerjakan orang lain karena apa yang dapat kami hemat.
– Benjamin Scott, Pengawas Fasilitas, Grup Hotel Intercontinental

Cari tahu lebih lanjut tentang aplikasi pemeliharaan seluler Limble di sini .

Sekarang, mari kita lihat bagaimana mewujudkan manfaat ini dalam praktik.

Cara menggunakan perangkat lunak pemeliharaan seluler untuk membangun alur kerja yang efisien

1. Melaporkan masalah melalui portal permintaan kerja (alias ticketing)

Satu hal yang sangat penting untuk departemen pemeliharaan yang efisien adalah memiliki jalur komunikasi yang terbuka dengan seluruh organisasi. Baik itu operator mesin yang mengalami masalah di jalur produksi atau pekerja kantoran yang menangani kebocoran HVAC, memiliki cara cepat untuk melaporkan masalah dan menghubungi tim pemeliharaan adalah demi kepentingan terbaik semua orang.

Kami tidak tahu bagaimana vendor lain menerapkan ini, jadi semua yang akan kami jelaskan mulai sekarang didasarkan pada bagaimana kami menerapkannya di Limble.

Contoh portal permintaan Pekerjaan
Portal permintaan pekerjaan itu sendiri sering diimplementasikan sebagai fitur yang berdiri sendiri, yang berarti Anda tidak perlu menginstal aplikasi pemeliharaan; Anda cukup mengunjungi URL tertentu dan mengisi formulir laporan.

Jika Anda menggunakan Limble CMMS, tidak ada biaya tambahan yang melekat pada portal permintaan kerja karena tidak memerlukan lisensi pengguna untuk digunakan.

Apa yang terjadi setelah itu adalah manfaat memiliki aplikasi pemeliharaan seluler.

Pertama-tama, setelah dikirimkan, permintaan Kerja secara otomatis disinkronkan di semua perangkat Anda (komputer, ponsel, tablet). Berdasarkan pra-konfigurasi Anda, sistem dapat diatur sehingga pekerjaan secara otomatis ditugaskan ke teknisi pemeliharaan tertentu.

Artinya, pemohon dapat mengajukan masalah dari mana saja, dan teknisi dapat langsung melihatnya, di mana pun mereka berada. Pemohon juga dapat meninggalkan alamat email mereka sehingga mereka dapat terus mengetahui perkembangan tiket mereka.

Semua ini menghasilkan lebih sedikit tiket duplikat, lebih sedikit panggilan tindak lanjut yang mengganggu, dan lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk menjadwalkan pekerjaan.

2. Meningkatkan produktivitas melalui alur kerja yang lebih efisien

Sebagai manajer pemeliharaan, terikat di meja Anda sepanjang hari adalah hukuman yang tidak pantas Anda terima.

Namun, jika Anda memiliki tim pemeliharaan yang lebih besar dan ingin memastikan bahwa pekerjaan yang diperlukan selesai tepat waktu, Anda tidak memiliki pilihan lain – Anda harus menggunakan komputer desktop untuk melacak dan mengelola semua pekerjaan pemeliharaan.

Aplikasi pemeliharaan seluler memungkinkan Anda melakukan semuanya saat bepergian. Tidak masalah jika Anda ingin memeriksa apakah semuanya berjalan sesuai rencana dengan waktu henti yang direncanakan atau harus menugaskan seseorang untuk menangani kerusakan kritis dengan cepat, keduanya dapat dilakukan dengan beberapa ketukan di perangkat seluler Anda.

Menggunakan perangkat lunak pemeliharaan seluler membawa lebih banyak peningkatan produktivitas sehari-hari bagi teknisi pemeliharaan dengan:

• dapat dengan cepat memeriksa jadwal mereka (perintah kerja dan PM yang ditetapkan)
• catat pekerjaan mereka saat mereka melakukannya (yang juga secara signifikan meningkatkan akurasi data)
• menerima notifikasi instan melalui notifikasi push
• tanggapi dan catat potensi masalah tambahan saat memperbaiki masalah yang dihadapi
• cari informasi aset dengan cepat saat mendiagnosis masalah (lebih lanjut tentang itu di bagian berikutnya)

3. Menggunakan riwayat aset untuk meningkatkan rata-rata waktu perbaikan

Jika Anda benar-benar memikirkannya, alasan utama mengapa ponsel begitu populer adalah karena mereka memberi kita akses cepat ke informasi.

Merembes yang sama bisa sangat berguna untuk teknisi pemeliharaan. Misalnya, saat mereka melakukan perbaikan apa pun, mereka cukup membuka aplikasi pemeliharaan dan menemukan informasi apa pun yang mereka butuhkan:

• informasi aset umum
• menyelesaikan WO dan PM
• detail log perawatan peralatan
• Panduan dan manual OEM
• petunjuk tentang cara menyelesaikan perbaikan tertentu
• daftar pola kegagalan yang teridentifikasi

Memiliki akses ke data ini berarti mereka akan membutuhkan lebih sedikit waktu untuk mendiagnosis masalah dan melakukan tindakan korektif .

Melakukan pekerjaan yang lebih baik dalam waktu yang lebih singkat? Itu adalah tawaran yang sulit untuk ditolak.

4. Mempercepat alur kerja dengan kode QR

Ada beberapa cara di mana Anda dapat menggabungkan kode QR dan perangkat lunak pemeliharaan untuk beberapa keuntungan produktivitas yang bagus:

• cari informasi aset secara cepat dengan memindai kode batangnya
• mengajukan permintaan pekerjaan dengan memindai kode batang aset dan menjelaskan masalahnya
• lacak inventaris dengan pencarian kode batang
• mengurangi kesalahan dengan lebih sedikit dokumentasi manual

Untuk informasi tambahan, lihat panduan singkat ini tentang menggunakan kode batang dengan CMMS Anda .

5. Menggunakan CMMS seluler untuk kolaborasi dan komunikasi jarak jauh

Untuk organisasi yang lebih besar, kunjungan di luar lokasi dan pekerjaan pemeliharaan yang mencakup beberapa shift adalah sesuatu yang cukup sering terjadi. Dalam situasi ini, pertukaran informasi yang cepat antara teknisi dapat menjadi perbedaan antara waktu henti tiga jam dan waktu henti lima jam.

Salah satu cara perangkat lunak pemeliharaan seluler dapat memfasilitasi komunikasi adalah melalui komentar Perintah kerja waktu nyata.

Bayangkan Anda memiliki teknisi pemeliharaan yang baru di perusahaan. Dia mendapat pemberitahuan untuk menangani permintaan pekerjaan – katakanlah ada masalah khusus dengan jalur produksi. Dia melakukan pemeriksaan tetapi memiliki masalah dalam mengidentifikasi apa yang menyebabkan malfungsi. Dalam situasi ini, jika tim pemeliharaan menggunakan aplikasi pemeliharaan seluler, teknisi dapat memulai utas komentar pada Perintah Kerja tersebut untuk meminta saran. Teknisi senior yang mengetahui aset di dalam dan di luar (dan mungkin pernah menangani masalah ini sebelumnya) dapat memulai percakapan dan menjelaskan kemungkinan penyebab kegagalan.

Terkadang, masalah yang dihadapi mungkin sangat spesifik sehingga butuh waktu lama untuk dijelaskan. Inilah sebabnya, jika Anda menggunakan Limble CMMS, Anda juga memiliki opsi untuk mengambil gambar dan melampirkannya ke komentar, log perawatan peralatan, instruksi PM, dan banyak lagi.

Dengan semua opsi ini yang Anda inginkan, mentransfer informasi penting antar shift atau pekerja jarak jauh tidak pernah secepat atau semudah ini.

Apakah ada persyaratan khusus untuk menggunakan aplikasi pemeliharaan seluler?

Jika Anda khawatir tentang persyaratan perangkat keras, Anda bisa tenang. Jika ponsel Anda dapat menjalankan Facebook atau Netflix, seharusnya tidak ada masalah dalam menjalankan aplikasi pemeliharaan seluler yang dioptimalkan dengan benar.

Untuk memberi Anda gambaran yang lebih baik tentang angka pastinya, berikut adalah persyaratan dasar untuk menjalankan Limble CMMS di perangkat seluler Anda:

• Disarankan RAM 2GB (tetapi dapat dijalankan dengan 1GB)
• Android 4.1. dan lebih tinggi
• iOS 9.3 atau lebih baru (kompatibel dengan iPhone, iPad, dan iPod touch)

Tentu saja, Anda juga harus terhubung ke internet untuk memanfaatkan semua kemampuan perangkat lunak perawatan ponsel Anda sepenuhnya. Kabar baiknya adalah perangkat lunak ini memiliki persyaratan bandwidth yang rendah, jadi ini bukan akhir dari dunia jika Anda harus menggunakan lalu lintas data di luar situs.

Hasil utama

Jika Anda ingin menerapkan perangkat lunak pemeliharaan di organisasi Anda atau ingin mengganti solusi CMMS lama Anda , Anda harus berkonsentrasi pada vendor yang dapat memberikan solusi seluler.

Alasan mengapa kami membuat CMMS seluler adalah karena ini memberi Anda tingkat fleksibilitas yang sama sekali baru. Jika tidak ada yang lain, volume waktu yang dapat Anda hemat untuk banyak kegiatan sehari-hari saja menjadikannya investasi yang berharga.

Jika Anda tertarik untuk mengetahui lebih lanjut tentang solusi seluler kami, jangan ragu untuk menghubungi atau tinggalkan komentar di bawah artikel.

Untuk pandangan mendalam tentang CMMS secara umum, lihat panduan Apa itu Sistem CMMS dan Bagaimana Cara Kerjanya.

Cara

Sumber Daya CMMS

Industri yang menggunakan CMMS