Demokratisasi Otomatisasi:6 Faktor Keberhasilan Penting yang Tidak Dapat Anda Abaikan

Tidak dapat disangkal bahwa sifat pekerjaan, dan bagaimana pekerjaan itu dilakukan dan diatur—serta makna dan pentingnya pekerjaan itu dalam kehidupan kita—telah berubah sebagai akibat dari pandemi. Banyak pengusaha telah menyadari dan menanggapi meningkatnya masalah kesehatan mental karyawan mereka. Yang lain juga telah mengambil kesempatan untuk mendengarkan karyawan mereka dan memberi mereka kesempatan yang berarti untuk belajar dan tumbuh.

Ada pergeseran ke arah melibatkan karyawan dengan pekerjaan yang bermakna melalui aktivitas yang memungkinkan karyawan melatih kreativitas, penilaian, dan keterampilan memecahkan masalah. Tugas-tugas rutin dan manual yang sebelumnya dihabiskan karyawan kini diotomatisasi dengan cepat.

Hasilnya, kami telah melihat bisnis dengan cepat mempercepat upaya otomatisasi dan transformasi digital mereka. Meskipun hal ini menghasilkan lebih banyak inisiatif dan program otomatisasi, beberapa perusahaan masih berjuang untuk benar-benar mendemokratisasikan otomatisasi.

Bacaan yang disarankan:Mengapa Masa Depan Otomasi Bergantung pada Demokratisasi RPA

Meskipun hal ini disebabkan oleh beberapa (dan dalam beberapa kasus kritis) pertimbangan, manfaat sebenarnya dari otomatisasi dilepaskan ketika keterampilan pengembangan otomatisasi mudah diakses oleh semua orang untuk meningkatkan aspek biasa dari pekerjaan mereka. Sulit untuk membayangkan dan menemukan contoh nyata dari departemen terpusat (atau federasi) yang bertanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan semua unit bisnis konstituen sambil juga meningkatkan upaya otomatisasi di seluruh organisasi.

Oleh karena itu, otomatisasi yang digerakkan oleh karyawan adalah kunci untuk perubahan transformatif tidak hanya untuk organisasi tetapi juga untuk karyawan yang membentuknya.

Sangat penting untuk memilih produk atau platform otomasi yang menurut orang mudah digunakan dan yang memiliki fitur dan kemampuan yang kaya untuk mengotomatisasi pekerjaan mereka. Namun, hari ini, kami hanya berfokus pada faktor non-produk yang sangat penting bagi keberhasilan organisasi yang memulai program otomatisasi yang digerakkan oleh karyawan.

Sumber:UiPath

Faktor-faktor (di atas) adalah hasil dari pembelajaran dan pengalaman saya sendiri dengan perusahaan yang telah mencoba untuk mengaktifkan program tersebut. Saya juga menyertakan penelitian saya sendiri dari lembaga eksternal dan sumber publik (yang telah dikutip jika relevan).

Di luar faktor produk atau platform, saya menemukan enam faktor ini paling penting untuk berhasil mendemokratisasikan otomatisasi di organisasi mana pun.

1. Juara eksekutif

Otomatisasi telah secara historis tertanam dan disembunyikan di berbagai unit dalam organisasi.

Ketika teknologi seperti otomatisasi proses robot (RPA), kecerdasan buatan (AI), dan pembelajaran mesin (ML) telah muncul, pusat keunggulan (CoE) telah dibuat untuk memastikan tata kelola, standarisasi, dan kontrol kualitas.

Namun, untuk meningkatkan dan mendemokratisasi otomatisasi di seluruh organisasi, merupakan upaya transformatif yang perlu didorong oleh juara eksekutif dan visioner yang kuat. Harus ada komitmen dan keselarasan dengan program otomatisasi dengan ikatan kembali ke tujuan bisnis organisasi. Tujuan bisnis umum termasuk mengurangi biaya, mencapai kecepatan dan efisiensi yang lebih besar dalam proses bisnis, atau meningkatkan keterlibatan karyawan melalui keterlibatan mereka dalam membangun otomatisasi.

Dukungan eksekutif yang kuat juga penting untuk memastikan komitmen lintas fungsi dan untuk menghapus hambatan apa pun di sepanjang jalan.

Cari tahu tipe juara eksekutif yang harus Anda miliki di setiap tahap perjalanan otomatisasi organisasi Anda.

2. Juara otomatisasi

Seperti halnya upaya perubahan dan transformasi, penting untuk berkumpul dan memulai dengan pengguna awal. Tidaklah penting bagi pengadopsi otomatisasi awal untuk memiliki keterampilan teknis. Kesediaan mereka untuk mempelajari keterampilan baru, proaktif untuk mengidentifikasi bidang peluang, dan kepemimpinan untuk menginspirasi orang lain dalam kelompok sebaya mereka lebih penting daripada keterampilan teknis yang luas.

Ada beberapa cara untuk menemukan grup ini di organisasi Anda. Salah satu cara yang saya lihat adalah menjalankan inisiatif atau bengkel otomatisasi di mana karyawan diperkenalkan dengan pelatihan otomatisasi dasar. Dan kemudian mereka segera diminta untuk mengidentifikasi dan mengotomatisasi satu atau dua aspek pekerjaan sehari-hari mereka yang mereka anggap manual dan rutin. Karyawan mana yang dengan cepat mengotomatiskan tugas? Mereka adalah penggemar Anda dan orang-orang yang dapat membantu menjadi juara inisiatif otomatisasi Anda.

Artikel terkait:Cara Membuat Tim Juara untuk CoE Otomatisasi Anda

3. Ubah manajemen

"Robot akan datang untuk pekerjaan Anda", "10 Pekerjaan yang akan usang dalam 10 tahun," dll. adalah jenis berita utama yang membuat pekerja khawatir. Oleh karena itu, ada kekhawatiran alami dalam mendukung program otomasi. Jadi komunikasi, dukungan, dan komitmen serta dukungan yang jelas dari karyawan sangat penting dalam hal mengumpulkan dukungan mereka untuk otomatisasi.

Sebuah studi Bain-UiPath baru-baru ini menyimpulkan bahwa di antara karyawan yang pernah mendengar tentang RPA, 60% tidak pernah menggunakan bot untuk melakukan tugas, namun 86% karyawan ingin menggunakan otomatisasi. Apa yang sering dilewatkan oleh banyak upaya otomatisasi yang digerakkan oleh karyawan adalah kebutuhan akan strategi manajemen perubahan yang dibangun dengan hati-hati yang dapat meminimalkan penolakan terhadap perubahan yang terkait dengan inisiatif otomatisasi.

Artikel terkait:Bagaimana Strategi Manajemen Perubahan di Cision dan Morgan Stanley Mendorong Adopsi Otomasi

4. Tata Kelola

Tata kelola yang kuat sangat penting untuk menempatkan batasan yang tepat seputar keamanan, kepatuhan, dan manajemen risiko di seluruh otomatisasi yang dikembangkan oleh tenaga kerja Anda. Beberapa aspek tata kelola dapat disediakan oleh platform otomatisasi yang tepat yang memungkinkan kontrol perangkat lunak yang ketat untuk memastikan otomatisasi yang dikembangkan tidak memiliki konsekuensi yang tidak diinginkan.

CoE juga memainkan peran penting dalam memastikan otomatisasi sesuai dengan manajemen risiko dan standar kepatuhan organisasi. Ada keseimbangan yang harus dicapai di sini dalam hal memungkinkan pengguna bisnis untuk merancang otomatisasi yang dipimpin warga sedemikian rupa sehingga tidak menghambat kreativitas dan otonomi mereka. Namun dengan cara yang juga memungkinkan manajemen risiko dan audit di latar belakang.

Tonton webinar:Tata Kelola Otomasi

5. Pelatihan dan pemberdayaan

Teknologi dan alat yang tersedia saat ini tentu memungkinkan pengguna bisnis tanpa latar belakang teknologi untuk cepat belajar mengaktifkan otomatisasi yang dapat menyederhanakan banyak pekerjaan manual dalam proses bisnis masing-masing. Tetapi organisasi juga membutuhkan pelatihan yang dibuat dengan hati-hati dan rencana pemberdayaan yang memastikan karyawan menyadari 'seni dari kemungkinan' dan dapat memanfaatkan platform otomatisasi yang diadopsi oleh organisasi. CoE otomatisasi dapat memberikan bantuan dan membimbing karyawan saat mereka meningkatkan kecepatan dengan keahlian otomatisasi mereka sendiri.

Kabar baiknya adalah bahwa pelatihan terkait otomatisasi tersedia secara gratis dan dapat disesuaikan per peran, baik bisnis maupun teknis. Memasukkan dan mendorong pelatihan dan keterampilan terkait otomatisasi dalam proses pembelajarannya juga dapat membantu organisasi mempertahankan dan menarik bakat baru.

Artikel terkait:Cara Membuat Strategi Pelatihan RPA untuk Meningkatkan Keterampilan Tenaga Kerja Anda

6. Insentif dan penghargaan

Penghargaan dan strategi insentif yang dirancang dengan baik dapat memotivasi dan mendorong perilaku yang benar dalam angkatan kerja (sebagai lawan dari mandat preskriptif top-down). Sangat penting untuk mendengarkan dengan cermat apa yang diinginkan dan dihargai oleh karyawan Anda. Kemudian kembangkan itu melalui dorongan dan insentif, apakah itu bonus spot atau pengakuan publik atas prestasi mereka. Ini sangat penting di awal program pengembang warga suatu organisasi, ketika membutuhkan pengadopsi awal untuk menjadi pengembang warga pertama.

Pengembang warga awal Anda membantu membuktikan nilai dan manfaat dari memperluas keterampilan dan pelatihan otomatisasi ke seluruh organisasi.

Artikel terkait:Cara Menginjili RPA Dalam Organisasi Anda

Perusahaan telah berhasil mendemokratisasikan otomatisasi

Memiliki program otomatisasi yang menskalakan dan menghasilkan manfaat yang menjanjikan bagi organisasi adalah upaya transformatif. Dan itu harus diperlakukan seperti itu dengan mempertimbangkan faktor-faktor di atas.

Banyak perusahaan berpikiran maju telah membuktikan keberhasilan melalui demokratisasi inisiatif otomatisasi mereka.

Misalnya, PwC, perusahaan layanan profesional global, telah menjadikan pengembangan otomatisasi yang dipimpin orang sebagai bagian penting dari perjalanan transformasi digitalnya. Tiga tahun dalam program ini, 55.000 karyawannya di Amerika Serikat (AS) telah “meningkatkan keterampilan dan secara teratur terlibat dengan Digital Lab, sebuah platform kolaborasi di mana orang-orang melakukan crowdsourcing dan berbagi solusi, mereka telah membangun sendiri, seperti bot, model data, dan alur kerja otomatis.”

Di A.S., “Karyawan PwC telah menerapkan ribuan aset digital yang dibuat oleh staf untuk pekerjaan sehari-hari mereka, mengotomatiskan 6,5 juta jam dari apa yang dulunya merupakan tugas manual.”

Cari tahu bagaimana PwC meningkatkan keterampilan lebih dari 50.000 karyawan.

Jika organisasi Anda sudah memiliki program otomatisasi yang dipimpin CoE, Anda sangat menyadari bahwa ROI otomatisasi sulit untuk diabaikan. Namun, tugas dan aktivitas volume rendah dan/atau kompleksitas rendah tertentu masih hilang dari saluran otomatisasi Anda. Di situlah program yang dipimpin warga dapat membantu.

Nilai sebenarnya dari otomatisasi akan terbuka saat diserahkan ke orang-orang yang paling dekat dengan proses bisnis dan alur kerja. Di situlah perubahan nyata terjadi dan karyawan merangkul otomatisasi.

Apa yang diungkapkan oleh para ahli di Bain &Company dan UiPath tentang nilai demokratisasi otomatisasi di seluruh perusahaan? Baca laporan mereka "Mengatasi Paradoks Otomasi."