Membuka Potensi Otomatisasi: 6 Faktor Kunci Sukses yang Harus Diadopsi Setiap Bisnis

Tidak dapat dipungkiri bahwa sifat pekerjaan, dan bagaimana pekerjaan dilakukan serta diorganisir—beserta makna dan kepentingannya dalam kehidupan kita—telah berubah akibat pandemi. Banyak pemberi kerja telah menyadari dan merespons kekhawatiran kesehatan mental yang semakin meningkat pada karyawan mereka. Pihak lain juga telah mengambil kesempatan untuk mendengarkan karyawan mereka dan memberikan mereka peluang yang bermakna untuk belajar dan tumbuh.

Terdapat pergeseran melibatkan karyawan dengan pekerjaan yang bermakna melalui aktivitas yang memungkinkan karyawan untuk berlatih kreativitas, penilaian, dan keterampilan pemecahan masalah. Tugas-tugas rutin dan manual yang sebelumnya dihabiskan waktu oleh karyawan kini dengan cepat diotomatisasi.

Akibatnya, kami telah melihat bisnis dengan cepat mempercepat upaya otomatisasi dan transformasi digital mereka. Meskipun ini telah menghasilkan sejumlah inisiatif dan program otomatisasi yang lebih besar, beberapa perusahaan masih kesulitan untuk benar-benar mendemokratisasi otomatisasi.

Bacaan disarankan: Mengapa Masa Depan Otomatisasi Bergantung pada Democratisasi RPA

Meskipun ini disebabkan oleh beberapa pertimbangan (dan dalam beberapa kasus kritis), manfaat sejati otomatisasi terlepas ketika keterampilan pengembangan otomatisasi mudah diakses oleh semua orang untuk meningkatkan aspek-aspek mundur dalam pekerjaan mereka. Sulit untuk membayangkan dan menemukan contoh nyata dari departemen terpusat (atau asosiatif) yang bertanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan semua unit bisnis konstituen sambil juga menskalakan upaya otomatisasi di seluruh organisasi.

Oleh karena itu, otomatisasi yang didorong oleh karyawan adalah kunci perubahan transformatif tidak hanya bagi organisasi tetapi juga bagi karyawan yang membentuknya.

Penting untuk memilih produk atau platform otomatisasi yang menurut orang ramah pengguna dan yang memiliki fitur serta kemampuan kaya untuk mengotomatisasi pekerjaan mereka. Namun, hari ini, kami hanya berfokus pada faktor non-produk yang sangat penting untuk keberhasilan organisasi yang memulai program otomatisasi yang didorong oleh karyawan.

Sumber: UiPath

Faktor-faktor (di atas) adalah hasil dari pengalaman dan pembelajaran saya sendiri dengan perusahaan-perusahaan yang telah mencoba untuk mengaktifkan program semacam itu. Saya juga menyertakan penelitian saya sendiri dari agensi eksternal dan sumber publik (yang telah dikutip jika relevan).

Di luar faktor produk atau platform, saya menemukan enam faktor ini paling kritis untuk berhasil mendemokratisasi otomatisasi dalam organisasi apa pun.

1. Juara eksekutif

Otomatisasi secara historis tersemat dan terisolasi dalam berbagai unit dalam organisasi.

Seiring munculnya teknologi seperti robotic process automation (RPA), kecerdasan buatan (AI), dan machine learning (ML), pusat keunggulan (CoE) telah dibuat untuk memastikan tata kelola, standarisasi, dan kontrol kualitas.

Untuk menskalakan dan mendemokratisasi otomatisasi di seluruh organisasi, namun, adalah upaya transformatif yang perlu didorong oleh juara eksekutif yang kuat dan visioner. Harus ada komitmen dan sinkronisasi ke program otomatisasi dengan kaitan kembali ke tujuan bisnis organisasi. Tujuan bisnis umum meliputi pengurangan biaya, mencapai kecepatan dan efisiensi yang lebih besar dalam proses bisnis, atau meningkatkan keterlibatan karyawan melalui partisipasi mereka dalam membangun otomatisasi.

Dukungan eksekutif yang kuat juga penting untuk memastikan komitmen lintas fungsi dan menghapus setiap hambatan di jalan.

Temukan jenis juara eksekutif yang Anda harus miliki di setiap tahap perjalanan otomatisasi organisasi Anda.

2. Juara otomatisasi

Seperti dalam upaya perubahan dan transformasi apa pun, penting untuk mengumpulkan dan memulai dengan adopsi awal. Tidak terlalu penting bagi adopsi awal otomatisasi untuk memiliki keterampilan teknis. Ketekunan mereka untuk mempelajari keterampilan baru, keaktifan untuk mengidentifikasi area peluang, dan kepemimpinan untuk menginspirasi orang lain dalam kelompok teman mereka lebih penting daripada keterampilan teknis yang luas.

Ada beberapa cara untuk menemukan grup ini dalam organisasi Anda. Salah satu cara yang telah saya lihat adalah dengan menjalankan inisiatif atau bengkel otomatisasi di mana karyawan diperkenalkan pada pelatihan otomatisasi dasar. Kemudian mereka segera diminta untuk mengidentifikasi dan mengotomatisasi satu atau dua aspek pekerjaan harian mereka yang menurut mereka manual dan rutin. Karyawan mana yang dengan cepat mengotomatisasi tugas? Itulah entusiasta Anda dan orang-orang yang dapat menjadi juara inisiatif otomatisasi Anda.

Artikel terkait: Cara Membuat Tim Juara untuk Otomatisasi CoE Anda

3. Manajemen perubahan

“Robot akan datang untuk pekerjaan Anda”, “10 Pekerjaan yang akan usang dalam 10 tahun,” dll. adalah jenis berita yang membuat pekerja khawatir. Oleh karena itu, ada rasa waspada alami dalam mendukung program otomatisasi. Jadi komunikasi yang jelas, dukungan, dan komitmen serta kesetiaan dari karyawan sangat penting ketika berusaha mendapatkan dukungan mereka untuk otomatisasi.

Studi terbaru Bain-UiPath menyimpulkan bahwa di antara karyawan yang telah mendengar tentang RPA, 60% tidak pernah menggunakan bot untuk melakukan tugas, namun 86% karyawan ingin menggunakan otomatisasi. Apa yang sering terlewat dalam banyak upaya otomatisasi yang didorong oleh karyawan adalah kebutuhan akan strategi manajemen perubahan yang secara hati-hati dibangun yang dapat meminimalkan resistensi terhadap perubahan yang terkait dengan inisiatif otomatisasi.

Artikel terkait: Bagaimana Strategi Manajemen Perubahan di Cision dan Morgan Stanley Mendorong Adopsi Otomatisasi

4. Tata kelola

Tata kelola yang kuat sangat penting untuk menetapkan batasan yang tepat di sekitar keamanan, kepatuhan, dan manajemen risiko di seluruh otomatisasi yang dikembangkan oleh tenaga kerja Anda. Beberapa aspek tata kelola dapat disediakan oleh platform otomatisasi yang tepat yang memungkinkan kontrol perangkat lunak yang ketat untuk memastikan otomatisasi yang dikembangkan tidak memiliki konsekuensi yang tidak disengaja.

CoE juga memainkan peran kritis dalam memastikan otomatisasi mematuhi standar manajemen risiko dan kepatuhan organisasi. Ada keseimbangan yang perlu dicapai dalam hal memungkinkan pengguna bisnis untuk mendesain otomatisasi yang dipimpin warga dalam cara yang tidak menghambat kreativitas dan otonomi mereka. Tetapi dengan cara yang juga memungkinkan manajemen risiko dan audit di latar belakang.

Tonton webinar: Tata Kelola Otomatisasi

5. Pelatihan dan penguatan

Teknologi dan alat yang tersedia saat ini tentu memungkinkan pengguna bisnis tanpa latar belakang teknologi untuk dengan cepat belajar mengaktifkan otomatisasi yang dapat menyederhanakan banyak pekerjaan manual dalam proses bisnis masing-masing mereka. Namun organisasi juga membutuhkan rencana pelatihan dan penguatan yang secara hati-hati dirancang yang memastikan karyawan menyadari ‘senangnya yang mungkin’ dan dapat menggunakan platform otomatisasi yang diadopsi oleh organisasi. Otomatisasi CoE dapat memberikan bantuan dan membimbing karyawan sementara mereka meningkatkan keahlian otomatisasi mereka sendiri.

Berita baiknya adalah pelatihan terkait otomatisasi tersedia secara gratis dan dapat disesuaikan per peran, baik bisnis maupun teknis. Mengintegrasikan dan mendorong pelatihan serta keterampilan terkait otomatisasi dalam proses pembelajarannya juga dapat membantu organisasi mempertahankan dan menarik talenta baru.

Artikel terkait: Cara Membuat Strategi Pelatihan RPA untuk Meningkatkan Keterampilan Tenaga Kerja Anda

6. Insentif dan penghargaan

Strategi penghargaan dan insentif yang baik dirancang dapat memotivasi dan mendorong perilaku yang tepat dalam tenaga kerja (berlawanan dengan mandat preskriptif dari atas ke bawah). Penting untuk mendengarkan dengan teliti apa yang diinginkan dan dihargai oleh karyawan Anda. Kemudian kembangkan itu melalui dorongan dan insentif, baik itu bonus langsung atau pengakuan publik atas prestasi mereka. Ini sangat penting pada awal program pengembang warga organisasi, ketika membutuhkan adopsi awalnya untuk menjadi pengembang warga pertama.

Pengembang warga awal Anda membantu membuktikan nilai dan manfaat dari memperluas keterampilan dan pelatihan otomatisasi ke bagian organisasi lainnya.

Artikel terkait: Cara Menerangkan RPA dalam Organisasi Anda

Perusahaan yang sudah berhasil mendemokratisasi otomatisasi

Memiliki program otomatisasi yang dapat diskalakan dan menghasilkan manfaat yang menjanjikan bagi organisasi adalah upaya transformatif. Dan harus diperlakukan sebagai pertimbangan dengan mempertimbangkan faktor di atas.

Banyak perusahaan yang berpikir maju telah membuktikan keberhasilan melalui mendemokratisasi inisiatif otomatisasi mereka.

Misalnya, PwC, firma layanan profesional global, telah menjadikan pengembangan otomatisasi yang dipimpin orang sebagai bagian penting dari perjalanan transformasi digitalnya. Tiga tahun setelah program dimulai, 55.000 karyawan di Amerika Serikat (AS) telah “ditingkatkan keterampilan dan terlibat secara teratur dengan Digital Lab, platform kolaborasi di mana orang-orang mengumpulkan dan berbagi solusi yang telah mereka buat sendiri, seperti bot, model data, dan alur kerja otomatis.”

Di AS, “karyawan PwC telah menerapkan ribuan aset digital yang dibangun oleh karyawan ke dalam pekerjaan harian mereka, mengotomatisasi 6,5 juta jam dari tugas manual yang dulu.”

Temukan bagaimana PwC meningkatkan keterampilan lebih dari 50.000 karyawan.

Jika organisasi Anda sudah memiliki program otomatisasi yang dipimpin CoE, Anda sangat menyadari bahwa ROI otomatisasi sulit diabaikan. Namun, beberapa tugas dan aktivitas dengan volume rendah dan/atau kompleksitas rendah masih hilang dari pipeline otomatisasi Anda. Itulah tempat program yang dipimpin warga dapat membantu.

Nilai sejati otomatisasi terlepas ketika diletakkan di tangan orang yang paling dekat dengan proses bisnis (proses-proses) dan alur kerja (alur kerja). Itulah tempat perubahan nyata terjadi dan tempat karyawan meresmikan otomatisasi.

Apa yang diungkapkan para ahli di Bain & Company dan UiPath tentang nilai mendemokratisasi otomatisasi di seluruh perusahaan? Baca laporan mereka “Overcoming the Automation Paradox.”