Dole Sunshine: Memperkenalkan Digital Indirect Procurement untuk Keberlanjutan dan Keuntungan
Transformasi digital dari Indirect Procurement Dole Sunshine Company menjanjikan rantai nilai yang lebih berkelanjutan, terlihat dan menguntungkan
Era baru sedang datang di Dole Sunshine Company, perusahaan pangan dan minuman terkemuka dunia dengan misi berani, mewakili kepentingan global dan upaan gabungan dari Dole Asia Holdings, Dole Food & Beverage Group dan Dole Fresh Produce. Sejarah luar biasa perusahaan dalam kualitas dan inovasi mulai sejak 1899, ketika James Dole, lulusan baru Harvard dengan kesukaran untuk pertanian, mulai menanam nanas di Hawaii. Pada 2012 Dole Asia Holdings didirikan, ketika Itochu mengambil alih bisnis makanan kemasan global dan produk segar Asia Dole.
Melompat lebih dari 120 tahun ke depan dan Dole tetap menjadi sinonim untuk nanas, pisang, dan produk buah kemasan, dan mempertahankan reputasi tinggi untuk kesegaran dan kualitas. Dari perspektif perusahaan yang tua seperti Dole, dunia berubah dengan cepat, tetapi Dole siap dengan tantangan untuk menangkap dengan fokus pada pengembangan proses pengadaan dan sourcing formal, sambil mendorong digitalisasi. Pada Juni 2020, Naissa von Pein bergabung dengan perusahaan untuk memimpin program yang didedikasikan untuk tujuan tersebut. Direktur Global untuk Kategori Tidak Langsung dan Keunggulan Procurement memimpin pembersihan mendasar dari praktik sourcing tidak langsung, sambil membangun pusat keunggulan procurement Dole, tugas-tugas yang menurutnya “berbeda dalam cakupan pekerjaan, namun melengkapi karena sifat tidak langsung yang sangat terfragmentasi dan dikelola secara lokal. Fragmentasi informasi adalah tantangan terbesar bagi pendekatan strategis procurement.”
“Kami sedang melalui periode evolusi di Dole, yang merupakan perusahaan yang dulu tradisional dengan struktur terdesentralisasi dan visibilitas yang terbatas karena kurangnya sistem,” katanya. “Kami sekarang bekerja menuju sentralisasi dan standarisasi proses, sambil mendorong otomatisasi melalui alat procurement dan fokus pada pendekatan strategis procurement untuk kategori yang relevan. Tim procurement kami menerima dukungan yang mereka butuhkan untuk inisiatif transformasi strategis, bertujuan untuk menjaga rantai pasok tetap berjalan lancar sambil memberikan penghematan biaya yang diperlukan.”
Dole masih dalam tahap awal transformasi digital, von Pein mengakui, dan banyak dari fokus tahun pertamanya di perusahaan telah dihabiskan untuk merumuskan dasar-dasar praktik terbaik manajemen kategori tidak langsung, sambil menggunakan strategi e-sourcing untuk memdigitalkan dan mempercepat proses sourcing strategis. Namun langkah awal yang besar telah dilakukan melalui penerapan dan penguatan platform Ivalua, investasi digital utama Dole dan alat procurement pusatnya.
“Penerapan perangkat lunak Ivalua telah memungkinkan kami untuk memprioritaskan penghematan biaya dasar melalui pengelolaan pengeluaran yang dipimpin procurement dan inisiatif sourcing yang kompetitif. Kami juga telah dapat lebih memfasilitasi otomatisasi dan standarisasi untuk kualifikasi pemasok, serta manajemen kontrak,” kata von Pein. “Fokus saya saat ini dari sudut pandang keunggulan procurement berkaitan dengan penyederhanaan proses, otomatisasi, dan meningkatkan profil serta visibilitas procurement dalam perusahaan. Kami sedang meninjau proses procurement untuk mengidentifikasi cara untuk menghilangkan tugas yang memakan waktu melalui penggunaan sistem otomatis dan analisis, serta mengidentifikasi titik lemah dalam rantai pasok yang ada, memperkuat kami sebagai fungsi dan membebaskan waktu untuk fokus pada inisiatif jangka panjang. Kami harus memastikan bahwa tim menggunakan Ivalua dengan kemampuan terbaiknya, sambil menggambar peta jalan digital untuk peningkatan lebih lanjut untuk mencapai tujuan otomatisasi dan efisiensi kami.”
Sistem Ivalua diterapkan sebelum pelantikannya, awalnya di tiga lokasi produksi di Asia, dan telah menjadi kunci dalam mencapai tujuan jangka pendek procurement. Namun von Pein memiliki visi yang lebih ambisius. “Saya ingin memastikan bahwa tim kami menggunakan alat dengan kemampuan penuhnya. Ini kembali ke manajemen perubahan, dan seperti setiap penerapan alat baru, jika ini tidak dipimpin dengan baik oleh manajemen, dan jika kami tidak menekankan manfaatnya kepada orang dan tim yang menggunakannya, maka pada akhirnya kami tidak akan mencapai hasil yang diharapkan. Saya telah melihat hal ini terjadi di masa lalu, tetapi kami sudah melihat hasil yang luar biasa tahun ini.”
Dengan dasar yang semakin membaik, von Pein beralih ke keunggulan procurement, tujuan utama Dole untuk dua hingga empat tahun ke depan. “Salah satu pilar kunci dalam membangun pusat keunggulan kami adalah mendefinisikan struktur kategori kami, berdasarkan profil pengeluaran dan risiko dalam rantai pasok kami. Kami mengambil langkah proaktif dalam manajemen risiko pasokan, dan membangun kemitraan jangka panjang yang menguntungkan bersama dengan pemasok,” katanya.
Salah satu perkembangan terbesar dalam tahun ini berasal dari pendekatan strategis baru terhadap kategori tidak langsung, menilai ulang struktur dan efektivitas pemasok lokal, regional dan global. Memulai dari pemasok lokal, di mana tim procurement sudah ada, von Pein mengatakan tantangan awal adalah dalam mengembalikan pengeluaran tidak langsung di bawah kontrol procurement.
“Melalui keterlibatan yang berkelanjutan dan membuktikan manfaat keikutsertaan procurement dengan pemangku kepentingan lainnya, kami berhasil mengambil kepemilikan atas pengeluaran tidak langsung tersebut,” katanya. “Kategori-kategori berbeda sebelumnya dikelola secara lokal di berbagai fungsi, dengan pendekatan strategis yang terbatas, tetapi dengan membawanya di bawah kontrol kami, kami sekarang memiliki pemahaman yang jauh lebih baik tentang peluang, dengan pendekatan yang matang pada sourcing strategis dan manajemen pengeluaran.”
“Di tingkat regional kami berhasil menggabungkan pengeluaran dalam kategori seperti logistik, MRO, PPE, perlengkapan kantor, jasa profesional dan lainnya. Di tingkat global, fokusnya terutama pada logistik, jasa keuangan, jasa hukum, dan IT. Tentu saja, kami belum memiliki waktu untuk menanggapi semuanya dalam tahun terakhir, tetapi hanya dengan memiliki visibilitas baru ini dan membangun strategi, kami memiliki peta jalan yang jelas.”
Seperti bisnis lainnya dalam 18 bulan terakhir, pandemi COVID-19 menyajikan tantangan uniknya sendiri yang mengancam untuk mengguncang peta jalan dan rencana pengembangan ini. “Ini adalah faktor kejutan dan kita semua kesulitan,” von Pein mengakui. Namun ini bertindak sebagai katalis untuk menerapkan kerangka kerja ‘ketahanan risiko rantai pasok dan kelangsungan bisnis’. Tujuan von Pein adalah untuk mengidentifikasi perubahan yang mungkin terjadi dalam rantai pasok dan menciptakan kemampuan untuk melaksanakan rencana perawatan dan merancang ulang proses procurement untuk mengurangi risiko. Pemasok kini diberi rating berdasarkan sejumlah faktor berdasarkan dampak geopolitik, pasokan, permintaan, dan lingkungan, di antara lainnya.
"Berdasarkan hasil tersebut, kami bekerja sama dengan pemasok dalam rencana kelangsungan bisnis untuk membangun kemitraan yang diperlukan untuk memastikan bahwa rantai pasok kami tidak dapat terganggu oleh kejutan apa pun lagi,” von Pein menjelaskan. Sistem ini sudah memberikan dividen melalui pemantauan dan manajemen peristiwa rantai pasok, dengan perhatian pada risiko potensial (seperti lonjakan terbaru di pasar komoditas, misalnya kemasan) yang mengarah pada peningkatan umum dalam kinerja rantai pasok.
Dole Promise
Dole menyatukan komitmennya terhadap rantai pasok yang lebih berkelanjutan dan adil dengan peluncuran inisiatif Dole Promise pada 2020.
“Kami meluncurkan Dole Promise tahun lalu dengan kata kunci: manusia, planet dan kemakmuran. Salah satu tujuan utama kami adalah memberikan nilai bersama untuk semua pemangku kepentingan dalam rantai nilai kami,” Naissa von Pein, katanya. “Sebagai pemimpin dalam program keunggulan procurement kami, saya juga bertanggung jawab untuk membangun proses procurement berkelanjutan kami. Kami telah melibatkan BSR sebagai mitra, konsultan keberlanjutan yang sangat terkenal, untuk mendukung kami dalam perjalanan ini. Keberhasilan bisnis Dole bergantung pada ribuan orang. Petani, komunitas dan pemasok harus semua melihat nilai dari bekerja sama dengan Dole, dan pemegang saham harus melihat nilai korporasi yang berkelanjutan dalam bisnis kami.”
Dalam 18 bulan ke depan, von Pein berharap dapat lebih memanfaatkan banyak efisiensi digitalisasi, dan bagaimana hal itu dapat mempengaruhi gerakan keberlanjutan Dole, janji di bawah bendera Dole Promise. “Procurement berkelanjutan adalah prioritas saat ini,” katanya. “Kami ingin memastikan bahwa kami mengembangkan proses yang tepat untuk mengonboarding pemasok kami dan mendapatkan visibilitas yang tepat tentang risiko berkelanjutan yang kami miliki dalam rantai pasok kami. Dengan cara ini kami akan dapat mengurangi dan bertindak atas risiko tersebut seiring berjalannya waktu.
“Digitalisasi kembali memainkan peran penting, karena kami mengakses ribuan pemasok dengan cara yang transparan dan efisien. Saya sepenuhnya percaya bahwa dengan menjadi otomatis dan digital, kami mendapatkan visibilitas yang dibutuhkan tim kami untuk membuat keputusan strategis yang tepat. Kembali ke procurement tidak langsung, saya pikir tantangan terbesar adalah kualitas informasi yang buruk, karena saya memiliki visibilitas yang sedikit hari ini tentang berapa dan di mana kami membeli, dan dengan biaya berapa. Ini masih banyak pekerjaan manual tetapi, dua tahun ke depan, kami akan berada dalam posisi yang jauh lebih baik untuk semakin mendapat manfaat dari peluang sulit ditemukan dari proyek pengelolaan kinerja bisnis yang dipimpin procurement.”
