Membangun Ulang Rantai Pasok Tangguh Pasca-COVID-19

Jadi Anda pikir rantai pasok Anda siap untuk gangguan? Lalu COVID-19 terjadi.

Tahun-tahun membangun rantai pasok dengan efisiensi dan biaya sebagai penggerak utama menghasilkan keuntungan signifikan dalam pertumbuhan dan profitabilitas. Namun, kurangnya fleksibilitas operasional dan ketahanan yang dihasilkan menyebabkan ketidakmampuan untuk menangani gangguan parah, yang menimbulkan ancaman eksistensial bagi banyak perusahaan. Organisasi kini memiliki wajib untuk memulihkan operasi yang rusak di masa pendek, sambil menilai ulang dan merancang ulang apa yang dapat ditangani rantai pasok di masa depan.

Di antara pelajaran yang dipelajari dari gangguan COVID-19 adalah pengingat bahwa organisasi merencanakan seolah-olah gangguan parah terjadi sekali dalam satu generasi. Melihat kembali 20 tahun terakhir, kita dapat melihat bahwa jenis gangguan ini sebenarnya terjadi sekitar setiap dua hingga tiga tahun, dan skala gangguan tidak sepenuhnya diantisipasi dalam perencanaan kontingensi. Akibatnya, perusahaan kurang fleksibilitas dan ketahanan yang diperlukan untuk mengelola dampak peristiwa gangguan jenis ini.

Gangguan yang disebabkan oleh COVID-19 unik, karena telah secara bersamaan mempengaruhi semua elemen rantai pasok global:

• Permintaan. Kebijakan publik dan perilaku konsumen telah menciptakan aliran permintaan yang tidak dapat diprediksi. Beberapa produk mengalami perilaku penimbunan, sementara yang lain melihat permintaan menurun menjadi sebagian kecil dari tingkat pra-COVID.
• Pasokan. Penutupan menciptakan ketidakpastian tentang aliran dan stabilitas. Cakupan dampak meliputi kelayakan keuangan pemasok, visibilitas terbatas terhadap aliran bahan, dan waktu operasional serta jadwal pemasok yang tidak diketahui.
• Operasi inti. Fasilitas produksi mengalami operasi intermiten, kapasitas rendah, absensi, dan kekurangan mendatang modal, tenaga kerja dan bahan.

Di masa pendek, perusahaan menghadapi dilema untuk memulihkan operasi agar uang mengalir, tetapi juga membutuhkan uang untuk memulihkan operasi.

COVID-19 tidak hanya menciptakan tantangan baru bagi organisasi; ini memperbesar tantangan yang ada dalam rantai pasok yang memerlukan perhatian. Ini meliputi:

• Rantai pasok perlu berevolusi. Hingga sekarang, sebagian besar didasarkan pada trade-off inkremental antara biaya dan pelayanan.
• Rantai pasok reaktif, tidak fleksibel, dan paling responsif. Seiring meningkatnya permintaan pelayanan, perusahaan mencoba untuk mendorong efisiensi. Ini sebagian tercapai dengan mengurangi fleksibilitas dan ketahanan rantai pasok.
• Rantai pasok menyediakan layanan dengan cara yang sama seperti 10 tahun yang lalu. Pola pikir cost-center menghambat adopsi inovasi yang sangat dibutuhkan.

Kami sekarang tiga bulan ke dalam berbagai status penutupan dan pembukaan kebijakan publik. Perusahaan mengharapkan kejelasan lingkungan operasi yang lebih besar pada titik ini. Sebaliknya, mereka menemukan bahwa ada lebih banyak pertanyaan daripada jawaban. Pada saat yang sama, mereka merasakan kebutuhan untuk membuka kembali aktivitas bisnis, bahkan jika mereka kurang informasi kritis yang diperlukan untuk memandu tindakan tersebut.

Lingkungan yang menantang ini akan terus berlangsung untuk masa depan yang dapat diprediksi. Untuk mengatasi ketidakpastian ini, manajemen dapat menggunakan kombinasi responsivitas jangka pendek dan pemikiran strategis jangka panjang untuk membangun rencana kelangsungan hidup yang komprehensif. Perusahaan harus menyelaraskan tiga horison:

• Restore. Fokus pada memulihkan operasi segera, menetapkan parameter untuk memastikan keselamatan tenaga kerja dan meminimalkan risiko operasional, menstabilkan keseimbangan antara permintaan dan pasokan, bekerjasama dengan pelanggan dan pemasok, dan bekerja untuk meningkatkan arus kas. Ini menciptakan ruang bernapas segera bagi organisasi.
• Rethink. Di halaman menengah, evaluasi kemampuan rantai pasok yang diperlukan untuk mendukung operasi masa depan dalam keseimbangan optimal antara efisiensi biaya, pelayanan pelanggan dan fleksibilitas operasional.
• Redesign. Untuk jangka panjang, kembangkan model komersial dan operasional yang mengandalkan kemampuan dan kemitraan generasi berikutnya.

Inti dari tiga horison ini adalah transisi yang berhasil dari tindakan taktis jangka pendek ke inisiatif strategis jangka panjang. Perusahaan mungkin juga perlu mempertimbangkan untuk menambahkan kemampuan sementara untuk memenuhi kebutuhan segera terkait pemantauan COVID-19, termasuk kemitraan pengujian virus dan pemodelan prediktif.

Semua perusahaan melakukan yang diperlukan untuk memulihkan operasi, tetapi tidak semua berada di tempat yang sama pada perjalanan itu. Sebagai hasilnya, pendekatan "one-size-fits-all" tidak akan berhasil. Dalam semua kasus, namun, organisasi harus dapat menilai keadaan operasi, termasuk keamanan pasokan, posisi tunai, peluang penghematan biaya, pedoman kesehatan dan keselamatan karyawan, dan kebutuhan pelanggan. Keberhasilan upaya ini bertumbuh pada tiga faktor kunci:

Kemampuan untuk mendapatkan informasi yang diperlukan di mana ada defisit atau kesenjangan pengetahuan. Menilai operasi dan menetapkan arah membutuhkan informasi yang perusahaan tidak mudah memiliki. Dalam banyak situasi, mereka bergantung pada pejabat kesehatan publik, dan informasi tersebut tidak konsisten atau tidak diperbarui. Untuk memberikan lingkungan terbaik untuk pemulihan operasional, perusahaan harus terlibat dalam pemantauan COVID-19, menggunakan protokol pengujian dan kemitraan untuk membangun pendekatan berbasis data yang akan memungkinkan mereka untuk memahami kesehatan tenaga kerja mereka, memastikan keselamatan karyawan, dan mengelola risiko operasional karena penutupan atau absensi. Perusahaan juga harus mengadopsi model epidemiologis untuk memahami gangguan COVID-19 dan risikonya terhadap operasi rantai pasok.

Kemampuan untuk menetapkan arah, mengkoordinasikan tindakan dan maju. Perusahaan harus mendirikan kelompok inti untuk mengelola dan mengatur kegiatan. Mereka harus mendirikan tim respons cepat atau "SWAT" lintas fungsi, yang didukung oleh tim perencanaan penjualan dan operasi yang ada, untuk memandu aktivitas operasional. Tim ini harus didukung oleh tower kontrol operasional, aktivitas proses S&OP, dan analitik rantai pasok dan manufaktur.

Kemampuan untuk bekerja dengan ketidakpastian yang lebih besar. Gangguan COVID-19 menciptakan lingkungan ketidakpastian yang meningkat. Sebagai tanggapan, organisasi harus mendirikan kemampuan perencanaan skenario untuk memodelkan operasi jangka pendek dan masa depan. Ini akan memungkinkan mereka untuk memodelkan skenario yang mungkin dan lebih memahami dampak keputusan hari ini.

Dalam mengatasi area-area ini, organisasi dapat memulai pemulihan operasi dan mengelola kegiatan melalui ketidakpastian.

Saat organisasi menilai ulang kemampuan untuk mendukung operasi masa depan, elemen kritis akan menjadi menyeimbangkan fleksibilitas rantai pasok dengan biaya dan pelayanan. Rantai pasok yang fleksibel memungkinkan mitigasi risiko dengan memprediksi dan mengatasi masalah secara proaktif, dan dengan beradaptasi dengan cepat terhadap gangguan seperti COVID-19 tanpa meningkatkan secara signifikan biaya operasional.

Komponen kunci dari upaya ini meliputi perencanaan dan tata kelola untuk memberikan kontrol; fleksibilitas manufaktur, pemasok dan distribusi untuk meningkatkan kolaborasi, dan visibilitas untuk memprediksi dan menyelesaikan gangguan melalui tindakan. Terakhir, perusahaan harus mengadopsi keuangan rantai pasok dan analitik rantai pasok, untuk mengoptimalkan keseimbangan antara biaya, pelayanan dan fleksibilitas.

Pendekatan strategi portofolio sangat penting saat perusahaan merancang ulang dan merevolusi rantai pasok. Menuju upaya tersebut, banyak yang telah memulai inisiatif rantai pasok pintar atau rantai pasok digital dengan tingkat keberhasilan yang bervariasi. Mereka perlu menilai ulang upaya tersebut untuk memahami kemampuan mana yang benar-benar transformatif, dan layak untuk terus diinvestasikan.

Dengan tindakan ini, organisasi akan memiliki alat untuk mengatasi masalah segera dan memulihkan operasi, sambil memposisikan diri mereka dengan baik untuk kesuksesan jangka panjang. Mereka dapat membangun kemampuan masa depan seperti:

• Diversifikasi jejak manufaktur dan basis pemasok dan distribusi.
• Analisis skenario peristiwa rantai pasok, untuk memberikan opsi tambahan untuk merespons gangguan yang potensial.
• Informasi dan visibilitas real-time, untuk meningkatkan waktu respons terhadap gangguan.
• Visibilitas penuh rantai pasok.
• Tata kelola keseluruhan, perintah dan penggunaan tower kontrol untuk mengkoordinasikan respons dan operasi sehari-hari.

Menerapkan pendekatan ini akan menghasilkan hasil segera, dan memposisikan organisasi rantai pasok di tempat yang perlu berada: komponen kritis di tengah ketidakpastian ini, dan operasi yang fleksibel dan proaktif untuk masa depan.

Andy Prinz adalah konsultan manajemen, dan Shanton Wilcox adalah mitra, di PA Consulting.