Tiga Cara Menyesuaikan Rantai Pasokan di Era COVID-19
Ketika pandemi COVID-19 telah menyebar, perusahaan terpaksa menyesuaikan operasi distribusi dan logistik mereka. Bagi banyak orang, perubahan yang cepat telah mengungkap kelemahan dalam apa yang mereka yakini sebagai proses yang andal — mengungkapkan keretakan yang mengkhawatirkan.
Dengan perubahan permintaan yang dramatis, akses yang berfluktuasi ke suku cadang dan produk, serta perubahan persyaratan kesehatan dan keselamatan, menangani data dari garis depan menjadi lebih penting dari sebelumnya.
Cara terbaik untuk menghadapi kondisi yang berubah ini adalah mengetahui secara real time apa yang terjadi di titik kontak paling rentan dalam rantai pasokan Anda. Tingkat wawasan ini diperlukan untuk mengimbangi lingkungan yang berubah dengan cepat, dan menghindari masalah yang dapat menggagalkan bisnis. Berikut adalah tiga cara untuk menggunakan data lapangan agar tetap gesit selama krisis COVID-19.
Jadilah yang terdepan dalam proses berkualitas. Karena permintaan akan barang-barang penting meningkat dari Anda dan pemasok Anda, proses kualitas dapat menjadi pukulan besar. Anda tidak dapat mengharapkan jumlah pekerja yang sama untuk melakukan pemeriksaan mendadak dua kali lebih banyak tanpa melewatkan detail penting. Demikian pula, membawa pekerja baru yang tidak berpengalaman untuk mengisi kekosongan mengharuskan Anda untuk melakukan pelatihan tambahan, dan memaksa Anda untuk menempatkan keputusan kualitas penting di tangan yang tidak diperiksa.
Ini berlaku ganda untuk pengiriman produk dari pusat distribusi dan gudang Anda sendiri. Pengecer online besar mengandalkan satu pekerja untuk melakukan ratusan audit paket per shift. Audit ini akan memastikan bahwa barang dalam kondisi baru dan dikemas untuk menghindari kerusakan, tetapi kesalahan sekecil apa pun dapat mengakibatkan barang tidak dapat digunakan atau produk yang dikembalikan. Formulir kertas tidak cukup — audit lambat, tidak dapat diandalkan, dan memburuk dengan meningkatnya permintaan. Digitalisasi mengubah semua itu, memberi pekerja alat yang lebih tepat dan andal untuk mengaudit produk keluar.
Dengan melonjaknya permintaan akan barang-barang penting, digitalisasi menjadi penting untuk melacak proses kualitas seperti AQL (batas kualitas yang dapat diterima) dan audit paket. Menggunakan aplikasi seluler di ponsel cerdas memberi pekerja kemampuan untuk secara akurat menilai lebih banyak pengiriman secara signifikan. Formulir cerdas dapat menggunakan logika bersyarat untuk menjaga pekerja yang tidak terlatih tetap pada jalurnya, hanya menunjukkan kepada mereka informasi yang relevan dan mendorong mereka dengan standar yang diharapkan saat dibutuhkan. Yang terpenting, data dari garis depan secara langsung berkontribusi pada keputusan yang lebih cerdas dan lebih cepat bagi para pemimpin di perusahaan Anda.
Pantau kepatuhan pemasok dan pekerja. Sangat penting selama pandemi COVID-19 bahwa pekerja mengikuti protokol keselamatan dan kebersihan. Mencuci dan membersihkan alat pelindung diri (APD) dan ruang kerja sangat penting untuk keselamatan pekerja yang mengelola gudang Anda, serta untuk kelangsungan bisnis. Ponsel cerdas dan perangkat genggam lainnya sangat rentan terhadap penyebaran virus, dan harus dibersihkan secara teratur. Ketidakpatuhan menempatkan Anda, pemasok Anda, dan pelanggan Anda dalam risiko. Meskipun kecil kemungkinannya seorang pekerja akan dengan sengaja menyebabkan bahaya, kelalaian memainkan peran penting dalam keamanan rantai pasokan.
Tidak ada cara untuk memastikan bahwa pekerja mematuhi kebijakan COVID-19 kecuali Anda memantau mereka secara ketat dengan pemeriksaan harian. Demikian juga, mengawasi pemasok membutuhkan evaluasi yang konsisten. Data dari garis depan yang memberi tahu Anda apa yang sebenarnya terjadi dalam bisnis dapat terbukti sangat penting pada saat-saat seperti ini. Anda harus membuat formulir untuk melacak perilaku pemasok dan pekerja, dan bersikeras bahwa formulir tersebut harus diisi sesuai surat. Meskipun mudah untuk membuat formulir seperti itu, tidak mudah untuk mendistribusikan dan mengumpulkannya. Digitalisasi adalah kunci untuk menyederhanakan proses ini.
Dengan menggunakan formulir digital untuk memantau perilaku terkait kebersihan di seluruh lokasi utama, Anda dapat tetap gesit dan mempertahankan pandangan yang jelas tentang risiko yang Anda hadapi. Formulir digital dapat membantu Anda memperkuat pedoman kebersihan, APD, dan protokol tinggal di rumah, di antara kebijakan lainnya. Mereka juga dapat melacak potensi gejala wabah. Formulir digital memungkinkan Anda untuk mengamati tren secara real time, dan merencanakan respons Anda sesuai dengan itu. Pengumpulan data digital yang proaktif dari lantai gudang mungkin tidak sepenuhnya mencegah kelalaian atau risiko infeksi, tetapi dapat mengurangi faktor penyebab dalam jangka panjang.
Pertahankan visibilitas dan transparansi. Prioritas paling penting yang dapat Anda tetapkan saat ini adalah terus-menerus mengevaluasi proses Anda. Maju dari perubahan kondisi melalui inspeksi, audit, dan pemeriksaan berkelanjutan. Berusahalah untuk memahami apa yang terjadi dalam rantai pasokan Anda, dan perhatikan bahwa rencana apa pun yang Anda buat mungkin bersifat sementara. Pemasok masuk mungkin tiba-tiba tidak tersedia atau dapat diandalkan karena iklim saat ini, jadi bersiaplah untuk berputar. Di masa gangguan yang belum pernah terjadi sebelumnya ini, visibilitas ke dalam proses dan transparansi dengan pemasok adalah kuncinya. Itulah yang membuat data dari lini depan begitu signifikan:Anda mendapatkan gambaran real-time tentang apa yang terjadi di seluruh bisnis Anda saat ini.
Dasbor harian real-time belum pernah ada sebelumnya. Setiap hari, outlet berita merilis informasi yang mempengaruhi pasar dan, melalui proxy, rantai pasokan Anda. Harga berbagai barang berfluktuasi begitu cepat sehingga sulit untuk mempertahankan visi yang jelas tentang ke mana arah rantai pasokan Anda, dan bagaimana Anda bisa memperbaikinya. Dengan dasbor, Anda dapat menerapkan data dan mendapatkan fleksibilitas yang Anda butuhkan untuk tetap berada di jalur yang benar.
Dasbor adalah alat visual penting yang memecah informasi yang Anda kumpulkan menjadi potongan-potongan kecil yang dapat dimengerti. Mereka mengambil dari formulir, audit, dan inspeksi untuk membuat representasi yang sederhana dan mudah dicerna tentang apa yang terjadi sekarang di seluruh rantai pasokan Anda. Saat beberapa tanda bahaya menunjukkan ketidakpatuhan di jalur pengemasan atau dengan pemasok baru, Anda akan mengetahuinya sebelum masalah meningkat.
Digitalisasi adalah kunci untuk tetap fleksibel, dan merupakan komponen penting untuk memahami apa yang terjadi di garis depan bisnis. Saat debu mereda dan jarak sosial berakhir, jangan berharap langsung kembali normal. Ketiga prioritas ini akan terus menjadi signifikan seperti selama krisis.
Alex Brown adalah editor teknis untuk Form.com.
