Memperkuat Rantai Pasokan Selama COVID-19: Tiga Strategi Terbukti
Seiring penyebaran pandemi COVID-19, perusahaan dipaksa untuk menyesuaikan operasi distribusi dan logistik mereka. Untuk banyak, perubahan cepat telah mengungkapkan kelemahan dalam proses yang mereka percaya andal—mengungkapkan retakan yang mengkhawatirkan.
Dengan perpindahan permintaan yang dramatis, akses yang berfluktuasi ke bagian dan produk, dan persyaratan kesehatan dan keselamatan yang berubah, kini lebih penting dari sebelumnya untuk memiliki kendali atas data dari garis depan.
Cara terbaik untuk menangani kondisi yang berubah ini adalah mengetahui secara real-time apa yang terjadi di titik sentra yang paling rentan dalam rantai pasokan Anda. Tingkat wawasan ini diperlukan untuk mengikuti lingkungan yang berubah dengan cepat, dan mencegah isu yang bisa sebaliknya meruntuhkan bisnis. Berikut adalah tiga cara untuk menggunakan data lapangan untuk tetap tangkas selama krisis COVID-19.
Tetap di depan proses kualitas. Seiring dengan meningkatnya permintaan barang penting baik dari Anda maupun dari pemasok Anda, proses kualitas dapat mengalami pukul yang besar. Anda tidak dapat mengejar jumlah pekerja yang sama untuk melakukan dua kali lebih banyak pemeriksaan acak tanpa melewatkan detail penting. Demikian pula, menambahkan pekerja baru yang tidak berpengalaman untuk mengisi kesenjangan memerlukan Anda untuk melakukan pelatihan tambahan, dan memaksa Anda untuk menempatkan keputusan kualitas kritis di tangan yang tidak teruji.
Ini dua kali benar untuk pengiriman produk dari pusat distribusi dan gudang Anda sendiri. Seorang ritailer online besar mengandalkan satu pekerja untuk melakukan ratusan pemeriksaan paket per shift. Pemeriksaan ini akan memastikan item dalam kondisi baru dan dikemas untuk menghindari kerusakan, tetapi kesalahan terkecil dapat menghasilkan barang yang tidak dapat digunakan atau produk yang dikembalikan. Formulir kertas tidak mencukupi—pemeriksaan lambat, tidak andal, dan semakin memburuk seiring dengan meningkatnya permintaan. Digitalisasi mengubah semuanya, memberikan pekerja alat yang lebih tepat dan andal untuk memeriksa produk keluar.
Seiring dengan lonjakan permintaan barang penting, digitalisasi telah menjadi penting untuk melacak proses kualitas seperti AQL (acceptable quality limit) dan pemeriksaan paket. Menggunakan aplikasi seluler di smartphone memberikan pekerja kemampuan untuk menilai secara akurat lebih banyak pengiriman. Formulir cerdas dapat menggunakan logika kondisional untuk menjaga pekerja yang tidak terlatih tetap pada jalur, hanya menampilkan informasi yang relevan dan meminta mereka dengan standar yang diharapkan saat diperlukan. Yang terpenting, data dari garis depan secara langsung berkontribusi pada keputusan yang lebih cerdas dan lebih cepat untuk pemimpin di perusahaan Anda.
Pantau kepatuhan pemasok dan pekerja. Ini sangat kritis selama pandemi COVID-19 bahwa pekerja mengikuti protokol keselamatan dan higiena. Mencuci dan membersihkan peralatan pelindung diri (PPE) dan ruang kerja adalah esensial untuk keselamatan pekerja yang mempekerjakan gudang Anda, serta untuk kelangsungan bisnis. Smartphone dan perangkat gangan lainnya sangat rentan terhadap penyebaran virus, dan harus dibersihkan secara teratur. Ketidakpatuhan menempatkan Anda, pemasok, dan pelanggan Anda dalam risiko. Meskipun tidak mungkin pekerja akan secara sengaja menyebabkan kerusakan, kelalaian memainkan peran signifikan dalam keselamatan rantai pasokan.
Tidak ada cara untuk memastikan pekerja mematuhi kebijakan COVID-19 kecuali Anda memantau mereka dengan pemeriksaan harian. Demikian pula, menjaga pemasok memerlukan evaluasi yang konsisten. Data dari garis depan yang memberi tahu Anda tepat apa yang terjadi dalam bisnis dapat menjadi krusial dalam waktu seperti ini. Anda harus membuat formulir untuk melacak perilaku pemasok dan pekerja, danInsist mereka diisi sesuai aturan. Meskipun mudah untuk membuat formulir seperti itu, tidak sama mudahnya untuk mendistribusikan dan mengumpulkan mereka. Digitalisasi adalah kunci untuk menyederhanakan proses ini.
Dengan menggunakan formulir digital untuk memantau perilaku terkait higiena di lokasi kunci, Anda dapat tetap tangkas dan mempertahankan pandangan yang jelas atas risiko yang Anda hadapi. Formulir digital dapat membantu Anda memperkuat pedoman higiena, PPE, dan protokol tinggal di rumah, di antara kebijakan lain. Mereka juga dapat melacak gejala potensial wabah. Formulir digital memungkinkan Anda untuk mengamati tren secara real-time, dan merencanakan respons Anda sesuai. Pengumpulan data digital proaktif dari lantai gudang mungkin tidak sepenuhnya mencegah kelalaian atau risiko infeksi, tetapi dapat mengurangi faktor penyumbang dalam jangka panjang.
Pertahankan visibilitas dan transparansi. Prioritas paling krusial yang dapat Anda tetapkan sekarang adalah untuk terus mengevaluasi proses Anda. Mendahului kondisi yang berubah melalui pemeriksaan, audit, dan pemeriksaan berkelanjutan. Berusaha untuk memahami apa yang terjadi dalam rantai pasokan Anda, dan waspada bahwa rencana apa pun yang Anda buat mungkin bersifat sementara. Pemasok pilihan tiba-tiba mungkin tidak tersedia atau andal karena iklim saat ini, jadi bersiaplah untuk berputar. Di waktu gangguan yang tidak pernah terjadi sebelumnya ini, visibilitas ke dalam proses dan transparansi dengan pemasok adalah kunci. Itulah yang membuat data dari garis depan sangat signifikan: Anda mendapatkan pandangan real-time dari apa yang terjadi di seluruh bisnis Anda saat ini.
Pernah sebelumnya dashboard harian real-time tidak begitu viable. Setiap hari, media rilis informasi yang mempengaruhi pasar dan, secara proksi, rantai pasokan Anda. Harga berbagai barang berfluktuasi begitu cepat sehingga sulit untuk mempertahankan visi yang jelas di mana rantai pasokan Anda menuju, dan bagaimana Anda dapat mengoreksi kurs. Dengan dashboard, Anda dapat menerapkan data Anda dan mendapatkan fleksibilitas yang Anda butuhkan untuk tetap di jalur yang tepat.
Dashboard adalah alat visual esensial yang memecah informasi yang dikumpulkan menjadi potongan yang mudah dimengerti. Mereka berasal dari formulir, audit, dan pemeriksaan untuk menciptakan representasi yang sederhana dan mudah dicerna dari apa yang terjadi sekarang di seluruh rantai pasokan Anda. Ketika banyak bendera merah menunjukkan ketidakpatuhan di garis pemakaian atau dengan pemasok baru, Anda akan sudah tahu sebelum isu membesar.
Digitalisasi adalah kunci untuk tetap fleksibel, dan merupakan komponen krusial untuk memahami apa yang terjadi di garis depan bisnis. Saat debu berlalu dan jarak sosial berakhir, jangan harapkan kembali sederhana ke normalitas. Tiga prioritas ini akan terus menjadi signifikan seperti saat krisis.
Alex Brown adalah technical editor untuk Form.com.
