Delapan Langkah Mencegah Kekacauan Saat Bisnis Dibuka Kembali
Salah satu pengungkapan terbesar dari krisis virus corona adalah bagaimana begitu banyak usaha kecil dan menengah hidup dari mulut ke mulut. Kami telah melihat pengecer besar dan perusahaan kecil mengajukan kebangkrutan, meskipun mereka belum pernah melaporkan minggu tanpa pendapatan.
Begitulah pentingnya uang tunai saat ini. Mempertahankan arus kas bebas dan hasil yang terhormat adalah strategi universal untuk bisnis saat mereka menunggu pesanan tetap di rumah diangkat. Tetapi bahkan jika semuanya akan dibuka besok, sebagian besar perusahaan tidak akan siap untuk memenuhi lonjakan permintaan pelanggan yang akan mengikutinya.
Permintaan pelanggan yang tidak terbatas mungkin terdengar seperti hal yang hebat, tetapi mencoba melayani pelanggan di Hari Pertama seperti peluncuran iPhone adalah resep untuk kekacauan. Agar tidak terhanyut oleh gejolak dan merugikan laba Anda — atau membuat bisnis Anda bangkrut — Anda harus membatasi penjualan berdasarkan kemampuan Anda untuk memenuhinya.
Bertahan dari pembukaan kembali bukanlah prestasi kecil, tetapi tugas yang mengikutinya jauh lebih rumit:memfokuskan kembali rantai pasokan Anda untuk bangkit kembali dari gangguan.
Buka kembali dengan Cepat
Menurut survei terbaru oleh Institute for Supply Chain Management, lebih dari 80% bisnis mengharapkan — atau telah mengalami — gangguan rantai pasokan karena COVID-19.
Selain itu, lebih dari 60% responden survei tersebut mengatakan bahwa mereka telah mengalami penundaan mendadak dalam menerima pesanan dari China — dan banyak dari mereka tidak memiliki rencana darurat untuk menghadapi gangguan.
Akan sulit bagi perusahaan untuk kembali ke bisnis seperti biasa setelah kekacauan seperti ini. Untungnya, beberapa strategi dapat membantu mengurangi hilangnya aktivitas dalam rantai pasokan Anda dan bersiap untuk pembukaan kembali:
1. Identifikasi kendala. Tidak perlu dikatakan lagi bahwa Anda belum siap untuk membuka kembali jika Anda belum meluangkan waktu untuk mengevaluasi kendala Anda dan di mana hambatan Anda seharusnya. Dalam hal ini, tidak siap berarti Anda dapat mengharapkan penundaan dalam memenuhi pesanan pelanggan, dan dengan demikian, profitabilitas.
Secara desain, kemacetan Anda akan bergantung pada potensi penundaan yang dapat terjadi karena orang, proses, dan teknologi. Anda mungkin mengalami hambatan ketika pekerja tidak datang ke pabrik, misalnya, atau Anda mungkin tidak dapat memproduksi berdasarkan target. Proses adalah dasar dari produksi persediaan, peramalan dan manajemen. Oleh karena itu, penting untuk mengidentifikasi proses mana yang dapat memberikan dampak terbesar saat proses tersebut gagal berjalan seperti yang diharapkan.
Secara fisik tidak mungkin menghasilkan lebih banyak output daripada hambatan proses terbesar Anda, jadi seluruh strategi pembukaan kembali Anda harus didasarkan pada kapasitas Anda untuk memenuhi permintaan. Teknologi memungkinkan Anda untuk memvisualisasikan kemacetan secara real time — atau di mana pun mereka berada — dan kemudian membantu Anda mempersiapkan diri dengan lebih efektif.
2. Likuidasi dengan mengubah kelebihan persediaan menjadi uang tunai. Kelemahan sebagian besar bisnis setelah pandemi COVID-19 kemungkinan adalah keinginan untuk menimbun persediaan untuk memenuhi permintaan. Namun, ini hanya akan mengikat arus kas bebas Anda dan menyebabkan Anda memproduksi barang secara berlebihan untuk mengantisipasi penjualan tanpa komitmen.
Tidak ada bisnis yang akan kembali dengan lebih banyak uang daripada sebelum pandemi. Untuk saat ini, uang tunai lebih berharga daripada kelebihan persediaan — jadi cairkan kelebihannya secara bertanggung jawab.
3. Setel ulang ekspektasi pelanggan pada jadwal pengiriman. Pesanan pelanggan akan meroket saat bisnis dibuka kembali, mendorong bisnis Anda untuk memenuhi tunggakan pengiriman yang tertunda selama 90 hari. Namun, Anda ingin menghindari demam kertas toilet versi bisnis dengan memperjelas apa yang dapat dikelola dan apa yang dapat Anda berikan tepat waktu.
Pemulihan akan menjadi merangkak, berjalan dan berlari kembali ke tingkat produksi pra-pandemi Anda. Margin Anda bergantung pada pemahaman pelanggan tentang kenyataan ini — dan kapan mereka mulai berbelanja lagi.
4. Sederhanakan penawaran produk Anda untuk saat ini. Salah satu strategi utama yang dikendalikan sepenuhnya oleh bisnis Anda adalah kompleksitas lini produk Anda. Taiichi Ohno, salah satu pendiri lean manufacturing, membuktikan bahwa single-piece flow sering kali merupakan tempat yang ideal untuk memulai. Jika Anda bisa, tawarkan hanya satu atau beberapa produk yang akan menghasilkan keuntungan dengan cepat.
Tentukan pembuat keuntungan terbesar dalam sistem point-of-sale dan ERP Anda, atau lihat tanda terima pesanan Anda, lalu berkomitmen untuk hanya menawarkan produk yang paling dapat diprediksi dan andal sampai gangguan tersebut berlalu.
5. Sederhanakan siklus pemasok-ke-pelanggan Anda. Salah satu alasan terbaik untuk menyederhanakan penawaran produk Anda adalah karena kehidupan pascapandemi akan menjadi permainan waktu tunggu. Produk dengan siklus konversi tercepat, dari pemasok ke pelanggan, akan membantu Anda membangun kembali arus kas bisnis Anda lebih cepat — dan dengan risiko yang jauh lebih kecil — daripada pesanan khusus dengan margin lebih tinggi. Meskipun Anda memiliki ruang gudang ekstra, jangan terlalu memaksakan diri.
Ingat, semua operasi harus memprioritaskan arus kas dan pemenuhan pesanan yang ditingkatkan. Menempatkan penghematan biaya pesanan massal sebelum arus kas pada dasarnya akan mematikan strategi ini. Saat Anda akhirnya membangun arus kas, Anda dapat sekali lagi menawarkan pesanan “sesuai permintaan” yang membutuhkan waktu lebih lama untuk diselesaikan.
6. Fokus pada pemenuhan permintaan daripada perkiraan. Dengan fokus pada arus kas sebelum pertumbuhan, sangat penting untuk mempromosikan strategi make-to-order bila memungkinkan. Ini sulit, karena nalurinya adalah membeli produk dalam jumlah besar untuk memenuhi permintaan pelanggan yang diharapkan. Namun, ingatlah bahwa lebih dari 40 juta orang Amerika telah mengajukan pengangguran — mereka tidak akan membelanjakan uang sesuai dengan perkiraan lama.
Strategi make-to-order yang berasal dari permintaan aktual akan mengurangi risiko bisnis Anda. Ini juga akan memungkinkan Anda mengumpulkan uang tunai dengan cukup cepat untuk meningkatkan produksi dengan cara yang lebih aman dan berkelanjutan — terutama jika Anda dapat memperoleh uang tunai di muka atau saat pengiriman.
7. Minimalkan pergantian proses. Hal terakhir yang harus dicoba bisnis saat ini adalah menerima beberapa jenis pesanan yang berbeda, masing-masing dengan proses yang berbeda. Kemacetan Anda adalah langkah pembatas Anda, dan lebih banyak pergantian proses berarti lebih banyak pekerjaan dan lebih banyak tekanan pada hambatan itu dan sumber daya Anda. Ini menciptakan kekacauan mutlak, dan memecahkan masalah adalah tujuan utama manajemen operasi.
Konsep manajemen proyek rantai kritis, yang dipopulerkan oleh Eliyahu Goldratt, memberikan metode sederhana untuk memecahkan masalah itu (secara teori). Pada dasarnya, rencanakan sekitar sumber daya yang dibutuhkan untuk mengeksekusi. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan pembelajaran mesin, yang dapat digunakan untuk memanfaatkan data dan menentukan bauran produk, waktu tunggu, dan penyiapan yang tepat. Terapkan ini ke manajemen rantai pasokan pascapandemi Anda agar berhasil dibuka kembali.
8. Manfaatkan teknologi yang dipandu AI untuk pengambilan keputusan baru. Mengenai topik pembelajaran mesin dan AI, mari kita perjelas bahwa manajemen rantai pasokan pascapandemi tidak boleh tentang efisiensi. Seluruh strategi Anda harus beroperasi dalam hal efektivitas keseluruhan daripada "memperas output." Oleh karena itu, AI dan pembelajaran mesin harus meningkatkan alur proses daripada mencoba menemukan anomali dan cacat proses.
Saat Anda meningkatkan aliran produksi, gunakan AI dan pembelajaran mesin untuk memastikan Anda memiliki apa yang Anda butuhkan untuk mempertahankan output, meningkatkan kas, dan menghindari membahayakan profitabilitas berkelanjutan.
Sejauh tahun ini, COVID-19 telah mendatangkan malapetaka pada bisnis, rantai pasokan, dan ekonomi pada umumnya. Saat bisnis dibuka kembali, mereka menghadapi mimpi buruk logistik untuk mengurangi hilangnya produktivitas sambil kembali ke bisnis seperti biasa. Dengan strategi ini, Anda dapat menyiapkan rantai pasokan untuk menghadapi kekacauan yang akan datang — dengan banyak uang tunai untuk memenuhi permintaan.
Ali Hasan R. adalah salah satu pendiri dan CEO ThroughPut, sebuah perusahaan perangkat lunak rantai pasokan AI.
