Empat Cara untuk Melewati Pemeriksaan Tepi Jalan

Inilah yang perlu diketahui pengemudi, pemilik-operator, dan manajer armada tentang lulus inspeksi pinggir jalan intensif oleh regulator federal.

Sebagai pengemudi truk, pemilik-operator, atau manajer keselamatan armada, Anda mungkin akrab dengan kata “audit.” Ada tiga contoh ketika Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA) atau U.S. Department of Transportation (DOT) roadside safety audit atau inspeksi dapat dilakukan:New Entrant Audit, Compliance Audit, dan Targeted Audit.

Menurut FMCSA, “Pemeriksaan di pinggir jalan adalah pemeriksaan kendaraan bermotor komersial dan/atau pengemudi oleh Inspektur Motor Carrier Safety Assistance Program (MCSAP). Inspektur MCSAP melakukan inspeksi pinggir jalan pada kendaraan bermotor komersial dan pengemudi untuk memeriksa apakah mereka sesuai dengan Federal Motor Carrier Safety Regulations (FMCSRs) dan/atau Hazardous Materials Regulations (HMRs).”

Kegagalan untuk mematuhi aturan dan regulasi FMCSA atau DOT selama audit dapat mengakibatkan pelanggaran serius, seperti pengemudi yang diberhentikan atau didenda. Pada tahun 2018, ada 4.534 kasus penegakan hukum yang ditutup dengan denda $ 34,3 juta, denda maksimum $ 129.400 dan denda rata-rata $ 7.556. Pada TA 2018, ada total 3.532.555 inspeksi pinggir jalan, dengan tingkat Driver Out Of Service (OOS) 4,78 persen dan tingkat OOS Truk 20,82 persen. Seringkali pengemudi ditantang untuk diperiksa karena tidak siap atau gagal memahami cara menggunakan alat dan teknologi untuk kepatuhan.

Panduan berikut dimaksudkan untuk membantu Anda lulus, dan agar pengemudi Anda berhasil.

Pelajari Cara Menggunakan ELD Anda

Petugas audit kemungkinan akan meminta delapan hari catatan status tugas (RODS). Mampu memberikan informasi ini dengan cepat dan efisien adalah kunci untuk lulus inspeksi pinggir jalan. Mengetahui cara menggunakan perangkat pencatatan elektronik (ELD) Anda membutuhkan waktu dan latihan. Sebagian besar penyedia ELD akan memiliki tutorial online dan akan memberikan manual ELD untuk tujuan pelatihan. Manual ini harus disimpan di dalam truk Anda setiap saat. Setelah Anda menyelesaikan sesi pelatihan dan meninjau manual, mulailah menggunakan ELD untuk mengetahui cara kerjanya, informasi apa yang tersedia, dan "lonceng dan peluit" dari sistem.

Selain mengetahui dasar-dasar cara kerja ELD, pastikan Anda dan pengemudi Anda mengetahui cara mengunggah aktivitas RODS. Sesuai pedoman FMCSA, RODS pengemudi harus ditransfer secara elektronik melalui transfer "telematika" atau "lokal". Transfer telematika terjadi melalui email atau layanan web terenkripsi. Transfer lokal diselesaikan melalui USB 2.0 atau Bluetooth. Untuk memastikan bahwa penegak hukum selalu dapat menerima data jam layanan (HOS) selama inspeksi pinggir jalan, pengemudi harus dapat memberikan tampilan atau cetakan saat petugas keselamatan resmi meminta tampilan fisik informasi tersebut.

Berinvestasi pada Alat yang Tepat

Seringkali salah satu permintaan pertama yang akan dibuat petugas selama audit pinggir jalan adalah untuk melihat delapan hari terakhir RODS Anda. Berinvestasi pada alat yang tepat adalah langkah pertama menuju pengaturan Anda dan pengemudi Anda untuk audit pinggir jalan yang sukses. Dengan mandat ELD baru-baru ini, operator harus dapat menyediakan RODS terbaru secara elektronik dengan menekan sebuah tombol. Salah satu keuntungan menggunakan ELD adalah memiliki kemampuan untuk mengakses, mengatur, dan menyimpan log harian dengan mudah. ELD yang sesuai merekam dan menyimpan data dari truk di perangkat itu sendiri, yang kemudian diunggah ke server cloud. Saat berinvestasi di penyedia ELD, sangat penting untuk mengetahui bagaimana dan di mana data Anda disimpan, serta cara mengambilnya dengan mudah saat diperlukan.

Berinvestasi dalam penyedia ELD yang didukung oleh tim dukungan yang dapat diakses dan berpengetahuan sangat penting saat menjalani proses audit. Jika Anda atau pengemudi Anda berada dalam situasi audit, penyedia ELD Anda harus dapat melakukan langkah-langkah yang diperlukan untuk memberikan informasi yang diminta kepada petugas audit. Praktik terbaik saat berinvestasi dalam alat untuk armada Anda adalah dengan menyediakan materi pendidikan dan sesi pelatihan yang tepat untuk membekali pengemudi Anda dengan pengetahuan tentang cara menggunakan sistem ELD.

Mengatur Log dan Dokumen Anda

Keterampilan organisasi umum dapat menguntungkan Anda dalam banyak cara. Memelihara kabin truk yang bersih dan teratur dapat menunjukkan kepada petugas audit dan “orang luar” bahwa Anda serius dengan bisnis Anda. Sebagai pengemudi, taksi truk Anda adalah kantor Anda. Anda tidak ingin mengadakan rapat dengan kertas-kertas lepas dan sampah berserakan di meja Anda. Terorganisir dengan baik dapat memberikan kesan positif bahwa Anda serius.

Organisasi di bagian belakang sama pentingnya. Terapkan pemeriksaan log harian untuk memastikan RODS Anda akurat. Jika ada kesalahan dalam RODS Anda, pastikan untuk membuat anotasi setiap perbedaan dan mengesahkan log Anda sebelum mengakhiri hari kerja Anda. Menerapkan kebiasaan organisasi yang baik akan meningkatkan peluang Anda untuk lulus audit pinggir jalan.

Selama audit pinggir jalan, Anda mungkin diminta untuk memberikan beberapa dokumen verifikasi, seperti RODS delapan hari, dokumen perawatan rutin, dokumen perawatan terjadwal dengan tanggal jatuh tempo, ID kendaraan Anda bersama dengan dokumen sewa kendaraan (jika truk Anda disewa), verifikasi perusahaan, dan dokumen yang menunjukkan bahwa utilitas darurat (seperti alat pemadam kebakaran, kotak P3K yang lengkap, segitiga reflektif DOT, dan suar jalan darurat) mutakhir dan siap pakai.

Cara yang baik untuk mengatur dokumen-dokumen ini adalah dengan menyimpan folder akordeon atau pengikat tiga cincin. Untuk memastikan catatan perawatan yang terorganisir dan terpelihara dengan baik, buatlah rutinitas perawatan harian:periksa kendaraan Anda, catat setiap perubahan atau masalah, dan sertifikasi log hari itu untuk memastikan tujuh hari sebelumnya siap untuk diperiksa kapan saja. Sistem ELD terbaik memungkinkan pengemudi menggunakan aplikasi ELD mereka untuk mendokumentasikan Laporan Inspeksi Kendaraan Harian (DVIR). Penting untuk memastikan tujuh hari sebelumnya akurat sebelum Anda memulai hari mengemudi yang baru. Jika ada masalah dengan RODS tujuh hari terakhir Anda, bersiaplah untuk menjelaskan keadaan masalah tersebut, jika diminta. Contoh anotasi adalah jika pengemudi ingin menjelaskan alasan menggunakan alat angkut pribadi (PC) untuk menemukan tempat parkir yang aman untuk bermalam.

Berurusan Baik Dengan Orang Lain

Langkah terakhir inilah yang kami anggap sebagai “Aturan Emas” untuk lolos dari audit pinggir jalan. Untuk sesaat, tempatkan diri Anda sebagai auditor/inspektur. Audit pinggir jalan adalah bagian dari bisnis transportasi untuk memastikan bahwa hanya pengemudi yang memenuhi mandat, profesional, dan aman yang diberi hak istimewa untuk mengoperasikan kendaraan bermotor komersial di jalan raya negara kita. Petugas memiliki "kesenangan" mengaudit driver sepanjang hari.

Pengemudi mana yang menurut Anda akan lebih baik dalam hasil pemeriksaan mereka? Mereka yang tidak sabar, tidak sopan, dan tiba-tiba dengan seorang inspektur karena hanya melakukan pekerjaannya? Tidak mungkin. Sikap percaya diri, positif, dan profesional sering kali membuka jalan bagi hasil yang jauh lebih menguntungkan dalam berurusan dengan inspektur daripada hasil negatif. Kita sering melihat bahwa pengemudi yang sopan, sabar, dan penuh hormat lebih mungkin berhasil saat menghadapi audit pinggir jalan. Pendekatan ini menghilangkan emosi dan memfokuskan pertukaran pada tugas yang ada, memungkinkan pengemudi untuk mengetahui dan percaya diri tentang alat dan sistem yang digunakan untuk mempertahankan operasi harian yang aman dan efektif.

Percaya diri dengan catatan Anda, diri Anda sebagai pengemudi, dan bisnis Anda; bersabarlah dengan prosesnya dan hormatilah petugas yang melakukan audit. Sikap Anda adalah satu hal yang dapat Anda kendalikan, dan tidak diragukan lagi akan mempengaruhi hasil pemberhentian di pinggir jalan.

Ken Evans adalah CEO dan pendiri Konexial , penyedia teknologi perangkat pencatatan elektronik (ELD).