Empat Strategi Teruji untuk Lulus Inspeksi Tepi Jalan Federal

Ini adalah apa yang perlu diketahui oleh sopir truk, pemilik operator, dan manajer armada tentang lulus inspeksi tepi jalan yang intensif oleh pengawal federal.

Sebagai sopir truk, pemilik operator, atau manajer keselamatan armada, Anda mungkin akrab dengan kata "audit." Ada tiga kasus ketika Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA) atau U.S. Department of Transportation (DOT) audit atau inspeksi keselamatan tepi jalan dapat dilakukan: New Entrant Audit, Compliance Audit, dan Targeted Audit.

Menurut FMCSA, "Inspeksi tepi jalan adalah pemeriksaan kendaraan bermotor komersial dan/atau sopir oleh Inspektur Program Bantuan Keselamatan Angkutan Motor (MCSAP). Inspektur MCSAP melakukan inspeksi tepi jalan pada kendaraan bermotor komersial dan sopir untuk memeriksa apakah mereka mematuhi Federal Motor Carrier Safety Regulations (FMCSRs) dan/atau Hazardous Materials Regulations (HMRs)."

Gagal mematuhi aturan dan peraturan FMCSA atau DOT selama audit dapat menghasilkan pelanggaran serius, seperti sopir ditempatkan out-of-service atau dikenakan denda. Pada tahun 2018, ada 4.534 kasus penegakan hukum yang ditutup dengan denda $34,3 juta, denda maksimum $129.400 dan denda rata-rata $7.556. Pada FY 2018, total 3.532.555 inspeksi tepi jalan, dengan tingkat Driver Out Of Service (OOS) 4,78 persen dan tingkat Truck OOS 20,82 persen. Sering kali sopir ditantang dengan inspeksi karena tidak bersiap atau gagal memahami cara menggunakan alat dan teknologi untuk kepatuhan.

Panduan berikut dimaksudkan untuk membantu Anda lulus, dan bagi sopir Anda untuk berhasil.

Pelajari Cara Menggunakan ELD Anda

Petugas audit kemungkinan besar akan meminta delapan hari catatan status tugas (RODS). Dapat memberikan informasi ini dengan cepat dan efisien adalah kunci untuk lulus inspeksi tepi jalan. Mengetahui cara menggunakan perangkat logging elektronik (ELD) Anda datang dengan waktu dan latihan. Sebagian besar penyedia ELD akan memiliki tutorial online dan akan memberikan manual ELD untuk tujuan pelatihan. Manual harus disimpan di truk Anda setiap saat. Setelah Anda menyelesaikan sesi pelatihan dan meninjau manual, mulai menggunakan ELD untuk terbiasa dengan cara kerjanya, informasi apa yang tersedia, dan "bel dan kicau" sistem.

Selain mengetahui dasar cara kerja ELD, pastikan Anda dan sopir Anda tahu cara mengunggah aktivitas RODS. Menurut pedoman FMCSA, RODS sopir harus ditransfer secara elektronik melalui "telematics" atau "local" transfer. Transfer telematics dilakukan melalui email terenkripsi atau layanan web. Transfer lokal diselesaikan melalui USB 2.0 atau Bluetooth. Untuk memastikan penegak hukum selalu dapat menerima data jam kerja (HOS) selama inspeksi tepi jalan, sopir harus dapat memberikan tampilan atau cetakan saat petugas keselamatan yang berwenang meminta tampilan fisik informasi.

Investasikan pada Alat yang Tepat

Seringkali salah satu permintaan pertama yang akan dilakukan oleh petugas selama audit tepi jalan adalah melihat delapan hari terakhir RODS Anda. Berinvestasi pada alat yang tepat adalah langkah pertama menuju menyiapkan Anda dan sopir Anda untuk audit tepi jalan yang berhasil. Dengan mandat ELD terbaru, pengangkut harus dapat memberikan RODS terbaru secara elektronik dengan menekan tombol. Salah satu keuntungan menggunakan ELD adalah kemampuan untuk dengan mudah mengakses, mengatur, dan menyimpan log harian. ELD yang patuh mencatat dan menyimpan data dari truk pada perangkat itu sendiri, yang kemudian diunggah ke server cloud. Saat berinvestasi pada penyedia ELD, sangat penting untuk mengetahui bagaimana dan di mana data Anda disimpan, serta cara mudah mengambilnya saat diperlukan.

Berinvestasi pada penyedia ELD yang didukung oleh tim dukungan yang dapat diakses dan berpengetahuan sangat penting saat melalui proses audit. Jika Anda atau sopir Anda berada dalam situasi audit, penyedia ELD Anda harus dapat membantu Anda melalui langkah-langkah yang diperlukan untuk memberikan informasi yang diminta oleh petugas audit. Praktik terbaik saat berinvestasi pada alat untuk armada Anda adalah menyediakan materi pendidikan dan sesi pelatihan yang tepat untuk melengkapi sopir Anda dengan pengetahuan cara menggunakan sistem ELD.

Atur Log dan Kertas Anda

Keterampilan organisasi umum dapat bekerja untuk Anda dengan berbagai cara. Memelihara kabin truk yang bersih dan terorganisir dapat menunjukkan kepada petugas audit dan "orang luar" bahwa Anda serius dengan bisnis Anda. Sebagai sopir, kabin truk Anda adalah kantor Anda. Anda tidak ingin mengadakan rapat dengan kertas longsor dan sampah di seluruh meja Anda. Terorganisir dengan baik dapat memberikan kesan positif bahwa Anda berbisnis serius.

Organisasi di bagian belakang sama pentingnya. Terapkan pemeriksaan log harian untuk memastikan RODS Anda akurat. Jika ada kesalahan dalam RODS Anda, pastikan untuk mencatat setiap ketidaksesuaian dan menyertifikasi log Anda sebelum mengakhiri hari kerja Anda. Menerapkan kebiasaan organisasi yang baik akan meningkatkan peluang Anda untuk lulus audit tepi jalan.

Selama audit tepi jalan, Anda mungkin diminta untuk memberikan beberapa dokumen verifikasi, seperti delapan hari RODS, kertas pemeliharaan rutin, kertas pemeliharaan terjadwal dengan tanggal jatuh tempo, ID kendaraan Anda bersama dengan kertas lease kendaraan (jika truk Anda disewakan), verifikasi perusahaan, dan kertas yang menunjukkan bahwa utilitas darurat (seperti tabung pemadam kebakaran, kotak pertolongan pertama yang lengkap, segitiga reflektor DOT, dan bengkel darurat jalan) sudah terupdate dan ada di truk.

Cara yang baik untuk menyimpan dokumen ini terorganisir adalah dengan menyimpan folder akordion atau ring binder tiga. Untuk memastikan catatan pemeliharaan yang terorganisir dan terawat, rutinkan pemeliharaan harian: periksa kendaraan Anda, catat setiap perubahan atau masalah, dan sertifikasi log hari tersebut untuk memastikan tujuh hari sebelumnya siap untuk inspeksi kapan saja. Sistem ELD terbaik memungkinkan sopir untuk menggunakan aplikasi ELD mereka untuk mendokumentasikan Laporan Pemeriksaan Kendaraan Harian (DVIR). Penting untuk memastikan tujuh hari sebelumnya akurat sebelum Anda memulai hari mengemudi baru. Jika ada masalah dengan tujuh hari terakhir RODS Anda, siapkan untuk menjelaskan keadaan masalah tersebut, jika ditanyakan. Contoh anotasi adalah jika sopir ingin menjelaskan alasan menggunakan personal conveyance (PC) untuk menemukan tempat parkir yang aman untuk menghabiskan malam.

Atur Hubungan dengan Baik dengan Orang Lain

Langkah terakhir ini adalah yang kami pertimbangkan sebagai "Golden Rule" untuk lulus audit tepi jalan. Untuk sementara, taruh diri Anda di tempat auditor/inspektur. Audit tepi jalan adalah bagian dari bisnis transportasi untuk memastikan hanya sopir yang patuh mandate, profesional, dan aman yang diberikan hak untuk mengoperasikan kendaraan bermotor komersial di jalan raya bangsa kita. Petugas memiliki "kesempatan" untuk memeriksa sopir sepanjang hari.

Sopir mana yang menurut Anda akan mendapatkan hasil inspeksi yang lebih baik? Mereka yang tidak sabar, tidak sopan, dan kasar dengan inspektur karena hanya melakukan pekerjaannya? Tidak mungkin. Sikap yang percaya diri, positif dan profesional seringkali membuka jalan untuk hasil yang jauh lebih baik dalam berurusan dengan inspektur daripada yang negatif. Kami sering melihat bahwa sopir yang sopan, sabar dan menghormati lebih mungkin berhasil ketika dihadapkan pada audit tepi jalan. Pendekatan ini menghilangkan emosi dan memfokuskan pertukaran pada tugas yang ada, memungkinkan sopir untuk berpengetahuan dan percaya diri tentang alat dan sistem yang digunakan untuk memelihara operasi harian yang aman dan efektif.

Percayalah pada log Anda, diri Anda sebagai sopir, dan bisnis Anda; sabarlah dengan proses dan hormatilah petugas yang melakukan audit. Sikap Anda adalah satu hal yang dapat Anda kontrol, dan pasti akan mempengaruhi hasil dari pengujian tepi jalan.

Ken Evans adalah CEO dan pendiri dari Konexial, penyedia teknologi perangkat logging elektronik (ELD).