Bagaimana Data Lapangan Langsung Mempercepat Manajemen Proyek Konstruksi: 4 Cara Utama

Data Lapangan Langsung dalam Manajemen Proyek Konstruksi

Peran manajer proyek konstruksi bukan untuk orang yang ragu-ragu. Mereka adalah mata dan telinga dari segala sesuatu yang terjadi di lokasi kerja dan bertanggung jawab untuk tetap memberitahukan staf kantor dan pemangku kepentingan kunci lainnya. Di atas itu, mereka menghabiskan waktu mereka untuk merencanakan, membenchmark dan mengelola waktu dan risiko, serta mendistribusikan sumber daya dan mengelola anggaran proyek.

Hingga tidak lama ini, menjadi manajer proyek telah memerlukan sejumlah besar proses dokumentasi manual yang mencakup kertas, spreadsheet dan beberapa jenis solusi teknologi, yang sangat membatasi efektivitas mereka. Untungnya, kemampuan untuk memiliki dan berbagi data lapangan langsung mengubah semuanya itu. Data lapangan langsung memberi manajer proyek kemampuan untuk mengurangi beban kerja manajemen data mereka dan fokus lebih pada elemen manusia dari proyek mereka, memperluas jejak geografis mereka dan memberi mereka kemampuan untuk meningkatkan produktivitas proyek secara keseluruhan.

Berikut adalah empat area kunci di mana data lapangan langsung dapat mengekspos risiko, berbagi informasi dan meningkatkan efisiensi proyek.

Pengetahuan Real-Time

Manajer proyek yang bergantung pada berbagi informasi pada kertas atau secara langsung kesulitan. Sebelum COVID-19, manajer proyek sering kali terlambat mentransfer data lapangan ke kantor. Sekarang, dengan begitu banyak karyawan kantor yang bekerja dari jarak jauh, waktu keterlambatan telah meningkat karena perusahaan tidak memiliki satu lokasi kantor pusat untuk menerima data. Keterlambatan ini adalah salah satu alasan mengapa sangat penting untuk perusahaan untuk mengambil langkah untuk memastikan data dapat dikumpulkan dan didistribusikan dengan satu klik tombol.

Solusi data lapangan langsung menawarkan dukungan seperti pelacakan waktu berbasis cloud, pelacakan peralatan, formulir seluler dengan lampiran foto atau video, pelacakan kemajuan dan integrasi dengan sistem enterprise dan payroll. Dilengkapi dengan alat ini, manajer proyek dapat memiliki jari mereka di nadi apa yang terjadi di lapangan dan mengambil tindakan korektif jika diperlukan tanpa secara fisik berada di lokasi kerja. Dengan menghapus keterlambatan dari laporan jam kerja dan kemajuan, manajer proyek dapat dengan cepat melakukan penyesuaian pada lokasi karyawan dan peralatan untuk mengisi kesenjangan, baik mereka berada di lokasi kerja atau tidak. Semua karyawan dapat dengan nyaman mengakses solusi berbasis cloud melalui smartphone, tablet dan perangkat lain. Bahkan ketika karyawan lapangan bekerja di lokasi jarak jauh tanpa layanan, data lapangan langsung terus dikumpulkan secara offline saat pekerjaan terjadi sehingga data dapat nanti dibagikan dan disinkronkan dengan solusi platform cloud saat perangkat kembali online.

Platform data lapangan langsung secara dramatis meningkatkan akurasi data lapangan yang dikumpulkan karena dikumpulkan secara real-time dan kemudian diintegrasikan kembali ke sistem perangkat lunak lainnya perusahaan. Ini menghapus entri data manual, kesalahan penginputan dan realokasi biaya pekerja, dan menghubungkan manajer proyek dengan kemajuan karyawan. Dengan pengumpulan data yang disederhanakan dan sepenuhnya digital, hasil pelaporan akhir di ERP adalah akurat. Dengan data lapangan langsung, manajer proyek dapat memiliki kepercayaan pada pelaporan status proyek mereka dan menghabiskan lebih banyak waktu untuk menganalisis bagaimana mengelola proyek menuju keuntungan daripada menghabiskan semua waktu mereka pada pengumpulan data dan entri pasca-fakta.

Manajemen Tenaga Kerja

Biaya tenaga kerja biasanya merupakan kategori biaya variabel terbesar untuk proyek konstruksi, yang seringkali menjadikannya salah satu risiko terbesar untuk melebihi anggaran biaya. Karena kurangnya tenaga kerja terampil terus menjadi salah satu masalah teratas pada 2020 untuk industri konstruksi, sumber daya ini berharga dan perlu digunakan sepenuhnya.

Saat tidak secara fisik di lokasi kerja, manajer proyek tidak memiliki cara yang terpercaya untuk memastikan bahwa karyawan sebenarnya di lokasi kerja melakukan pekerjaan atau mereka di jalan raya sarapan. Mereka juga tidak akan tahu dengan pasti apakah karyawan mengajukan sepenuhnya hari kerja pada kartu waktu mereka atau bahkan untuk rekan mereka di kru pada kesempatan ketika mereka meninggalkan lokasi kerja lebih awal untuk hari itu. Ini dapat menjadi faktor risiko besar ketika ada jam kerja yang dilaporkan tanpa hasil nyata seperti contoh di atas. Ini juga dapat menyebabkan lembu buatan pada proyek dan secara dramatis meningkatkan biaya tenaga kerja secara keseluruhan.

Manajer proyek seringkali kesulitan untuk melacak jam kerja dan tugas, terutama seiring bertambahnya jumlah lokasi kerja. Hilangnya produktivitas, jika tidak dilacak dan dicegah, dengan mudah bisa keluar kendali pada setiap proyek, menghancurkan keuntungan dan merusak kepuasan klien.

Menempatkan teknologi di tangan setiap pekerja, kontraktor dan pengawas tidak sulit. Faktanya, itu semudah membuat mereka menggunakan aplikasi di smartphone mereka. Pengenalan wajah dan pelacakan GPS dengan geofencing memberi tahu manajer proyek di mana karyawan berada dan bahwa karyawan yang tepat sedang masuk dan keluar. Manajer proyek dan pengawas di lapangan dapat menerima peringatan ketika karyawan masuk atau keluar ketika foto keterikatan tidak cocok dengan foto profil mereka atau ketika mereka di luar geofence lokasi kerja saat itu terjadi. Dengan data lapangan langsung, manajer proyek dapat menerima laporan jam kerja teratur pada setiap kode biaya yang memungkinkan mereka untuk dengan mudah melacak waktu dan produktivitas karyawan, memungkinkan mereka untuk mencegah keterlambatan yang berasal dari data yang tidak akurat atau ditahan.

Data lapangan langsung juga mengotomatisasi integrasi data yang dikumpulkan ke dan dari ERP, yang memastikan bahwa kode biaya baru, proyek, atau karyawan baru secara otomatis disinkronkan dengan aplikasi pengumpulan data. Ini memungkinkan karyawan lapangan untuk secara akurat memasukkan waktu mereka dan mengalokasikannya ke kode biaya atau proyek yang tepat secara real-time untuk manajer proyek tanpa kerja tambahan untuk manajer proyek.

Alokasi Peralatan

Proyek konstruksi bergantung pada pengoptimalan peralatan perusahaan. Tanpa data lapangan langsung untuk mengetahui siapa yang memiliki peralatan apa dan proyek mana yang ditugaskan, dapat sulit untuk memberikan karyawan peralatan yang tepat untuk melakukan pekerjaan mereka dengan aman dan efisien. Karyawan di lapangan dan pengawas membuang waktu dengan panggilan telepon yang tidak perlu, mengirim pesan teks dan email ekstra untuk menemukan peralatan yang tepat, atau terkadang manajer proyek menyewa item yang tidak perlu ketika mereka tidak dapat menemukan peralatan milik yang sesuai.

Inefisiensi ini mungkin terlihat kecil, tetapi masalah sumber daya sistemis menimbulkan biaya besar selama siklus proyek. Data lapangan langsung memberi manajer proyek visibilitas real-time yang akurat ke inventaris peralatan, tugas dan penggunaan. Manajer proyek dapat secara proaktif merencanakan pembelian atau penyewaan peralatan baru berdasarkan penggunaan aset yang sebenarnya, atau menjadwalkan perbaikan berdasarkan permintaan pemeliharaan melalui aplikasi seluler. Mereka juga akan melihat peralatan mana yang kurang digunakan atau terlalu banyak digunakan.

Kemajuan produksi yang dilakukan oleh pekerja dapat dilihat secara real-time, memberikan fleksibilitas untuk mengalokasikan ulang staf ke lokasi yang dapat memanfaatkan kekuatan mereka dengan baik. Wawasan jenis ini memungkinkan mereka untuk bertindak, seperti menyeimbangkan penggunaan peralatan untuk memperpanjang siklus hidup aset yang berguna dan untuk mengurangi biaya penggantian aset. Atau mengelola tenaga kerja dengan baik untuk menghindari lembur yang tidak perlu. Distribusi yang tepat memastikan bahwa alat yang tepat berada di tempat yang tepat pada waktu yang tepat sehingga pekerja dapat terus maju tanpa keterlambatan.

Komunikasi Pemangku Kepentingan

Komunikasi dari lapangan ke kantor dapat sulit jika tidak lebih sulit daripada di seluruh lokasi kerja. Pada tingkat tinggi, pemangku kepentingan internal dan eksternal ingin tahu apakah proyek tepat jadwal, dalam anggaran, dan apakah ada risiko potensi di masa depan. Agar manajer proyek memiliki visibilitas semacam itu, mereka memerlukan akses ke data lapangan langsung yang menunjukkan laporan log harian, jam kerja, kuantitas yang selesai per kode biaya dan laporan keselamatan yang selesai. Ini adalah tantangan bagi manajer proyek dengan pengumpulan dan pemrosesan data manual untuk memiliki visibilitas seperti ini.

Dari sudut pandang manajemen proyek, data lapangan langsung telah mengubah semua itu. Pengawas lapangan dengan jelas mengkomunikasikan status harian proyek menggunakan formulir seluler dengan foto yang dilampirkan dengan markup dan secara otomatis mengirimkannya ke manajer proyek. Manajer proyek tidak lagi perlu mengumpulkan laporan log harian dari beberapa formulir kertas sambil juga harus mencari melalui berbagai email dengan lampiran foto untuk memastikan mereka menggunakan foto yang tepat untuk mengomunikasikan status saat ini proyek dengan akurat dalam rapat status proyek. Pemangku kepentingan internal dan eksternal kemudian akan menerima laporan log harian secara real-time tanpa menambah beban kerja manajer proyek. Manajer proyek kemudian dapat membahas laporan log harian dalam rapat status proyek dengan pemilik dan pengembang atau pemangku kepentingan proyek internal kunci berdasarkan data lapangan langsung yang akurat.

Pada proyek kecil, formulir seluler dengan data lapangan langsung dan foto yang disematkan dengan markup dan anotasi dapat menghapus kebutuhan untuk manajer proyek tambahan karena laporan log harian otomatis mengomunikasikan status proyek secara lebih lengkap dan akurat. Sebagai contoh nyata, kontraktor listrik di Carolina Utara yang menggunakan formulir digital langsung dengan integrasi foto dan video menemukan bahwa formulir seluler kaya media real-time mentransfer informasi status proyek secara lebih akurat, efektif dan efisien daripada mempekerjakan manajer proyek tambahan. Data lapangan langsung memperluas efektivitas setiap manajer proyek dan mempertahankan garis bawah perusahaan.

Proyek konstruksi memerlukan perencanaan dan manajemen yang luas untuk dieksekusi dengan baik dari penawaran hingga selesai. Untuk mengatakan manajer proyek memiliki banyak tanggung jawab adalah menyekat kenyataan. Data lapangan langsung telah mengubah fokus manajer proyek dari mengumpulkan dan mencatat data menjadi meninjau dan menganalisisnya. Hari-hari terbang buta atau pada data yang berumur mingguan atau bulanan telah menjadi masa lalu. Memiliki data segera tersedia saat tugas selesai dapat membawa proyek dari menjadi tidak dapat diatur menjadi dikelola dengan efektif. Solusi data lapangan langsung memberi manajer proyek alat yang mereka butuhkan untuk meningkatkan pelacakan data kritis, pelaporan dan produktivitas.

Mike Merrill adalah pendiri dan chief operating officer WorkMax.