Surat Muatan Digital: Mengapa Rantai Pasokan Masih Menggunakan Kertas—dan Kapan Akan Beralih

Abad-abad, kertas dipercaya untuk menyampaikan informasi penting. Sama seperti dokter dulu bergantung pada resep tertulis untuk memberikan obat yang tepat kepada pasien mereka, rantai pasokan bergantung pada dokumen fisik untuk mengkomunikasikan detail pengiriman di antara shipper, pengiriman dan ritil. Tidak seperti bidang medis, rantai pasokan belum memdigitalkan salah satu dokumen kunci mereka sendiri: surat muatan.

Di industri yang dipenuhi kertas, ini adalah misteri bagaimana operasi akan terus berkembang secara efisien untuk mencapai $41,7 miliar pada akhir tahun 2026. Kertas membiayai industri rantai pasokan hingga $3 miliar setiap tahun (tidak termasuk harga tambahan kertas, tinta dan cetak). Selain itu, kertas mengakibatkan kurangnya visibilitas, efisiensi dan keberlanjutan, serta merusak keselamatan sopir. Dengan kelemahan kertas yang lebih banyak dari kelebihannya, saatnya rantai pasokan mengalami transformasi industri yang luas.

Kertas Buruk untuk Bisnis

Anda baru membuka kartu kredit baru. Setelah menerima pernyataan pertama Anda melalui Pos AS, Anda diminta untuk mendaftar pernyataan elektronik (e-statement). Mengapa? Di dunia transformasi digital, penyedia kredit Anda melihat nilai distribusi pernyataan elektronik, termasuk pengiriman yang lebih cepat, keamanan yang ditingkatkan, kemampuan callback pernyataan dan keberlanjutan secara keseluruhan. Di industri yang bertanggung jawab untuk mengirimi kebutuhan toko rokok dan, lebih baru lagi, vaksin COVID-19, adopsi platform otomasi workflow rantai pasokan digital adalah pertempuran yang belum dominasi.

Kerugian kertas dalam rantai pasokan termasuk:

• Visibilitas terbatas, sehingga pemasok dan ritil tidak mengetahui waktu pengambilan dan pengiriman;
• Ketidakmampuan untuk membuat keputusan waktu nyata berdasarkan perkembangan yang berkembang di lapangan;
• Risiko kesalahan yang meningkat karena keterbacaan yang tidak baik serta dokumentasi yang hilang;
• Ketidakefisienan sopir, termasuk pengiriman BOL secara tangan, mengurangi waktu di jalan;
• Risiko keselamatan dan kesehatan karyawan industri yang ditimbulkan oleh interaksi tatap muka yang tidak perlu, kondisi licin dan mesin besar, dan
• Konotasi negatif untuk jejak lingkungan dan tanggung jawab sosial perusahaan.

Solusi: Otomatisasi Workflow

Beruntungnya, ada mitra industri yang menganggap kertas sebagai ketinggalan zaman, termasuk Consumer Brands Association dan Contactless Delivery Taskforce-nya. Taskforce dan lebih dari 50 peserta industri enterprise mereka mengakui hambatan kertas dan mendorong transformasi digital di seluruh industri.

Otomasi workflow rantai pasokan menjawab proses kuno industri, membongkar ketidakefisienan kertas. Sebagai hasil dari penerapan platform digital, industri memperoleh visibilitas serta kemampuan untuk mengalokasikan kembali miliaran dolar yang terbuang dalam pelaporan yang tidak akurat setiap tahun. Platform otomatisasi umum termasuk surat muatan elektronik, capture seluler dan workflow sopir, masing-masing aspek penting dari transformasi digital industri yang benar-benar luas.

Electronic BOL: Surat muatan adalah dokumen paling penting di industri logistik. Surat muatan rutin mencakup informasi yang relevan bagi shipper, pengiriman dan ritil, termasuk hitungan, jenis dan komoditas pengiriman. Dengan mendigitalkan surat muatan, para pihak yang terlibat mengalami operasi yang terpusat sambil menjaga tim gudang dan mitra pengiriman tetap aman.

Mobile Capture: Beberapa komponen industri akan lebih lama untuk mengadopsi otomasi workflow rantai pasokan dari yang lain. Untuk mengatasi ketidakkonsistenan, capture seluler memungkinkan sopir menangkap surat muatan fisik dan kertas tambahan dengan klik tombol. Selain itu, capture seluler membantu dalam proses pembayaran yang lebih cepat untuk semua mitra industri.

Driver Workflow: Sopir bertanggung jawab lebih dari sekadar mengirim barang dari Titik A ke Titik B. Faktanya, salah satu tanggung jawab terbesar mereka datang dalam bentuk beberapa ons kertas. Tanpa platform digital, sopir tunduk pada pelacakan jarak tempuh, pelaporan waktu tinggal dan inspeksi truk melalui kertas, yang sering menghasilkan laporan yang tidak akurat dan menghambat pembayaran. Dengan workflow sopir, pengiriman, shipper dan ritil menerima produk dan pembayaran mereka secara akurat dan tepat waktu.

Di dunia rantai pasokan, kertas membatasi industri. Wajar untuk percaya bahwa cukup satu pemasok, pengiriman atau ritil besar yang mengadopsi otomasi workflow rantai pasokan, dan yang lain akan mengikuti. Namun, mitra rantai pasokan individu yang ingin berkontribusi pada standarisasi industri yang luas dapat mengambil langkah praktis untuk mempercepat perubahan. Dengan menerapkan surat muatan elektronik, workflow sopir dan capture seluler, perusahaan dapat mendorong kebutuhan untuk meredakan stres yang dirasakan oleh shipper, ritil, pengiriman dan 3PL.

Brian Belcher adalah co-founder dan chief operating officer of Vector, a contactless pickup and delivery platform.