Apa yang Dapat Dipelajari Rantai Pasokan dari Perencana Militer di Saat Krisis
Manajemen rantai pasokan selalu berubah, bahkan saat bisnis seperti biasa. Bencana alam dapat mengekspos atau menekankan kelemahan dalam rantai pasokan organisasi. Hari ini kita dihadapkan dengan pandemi global yang membuat banyak perusahaan bertekuk lutut. Lebih dari sebelumnya, organisasi perlu menstabilkan dan memaksimalkan upaya mereka untuk mengurangi ancaman apa pun dalam rantai pasokan mereka sendiri.
Dinamika situasi COVID-19 saat ini memiliki kesamaan dengan misi tempur militer, dalam hal kebutuhan akan komunikasi yang efektif, pengambilan keputusan yang cepat, dan perencanaan redundansi adalah kunci untuk menjaga setiap organisasi tetap gesit. Collaborative Planning Exercise (CPE) adalah proses tiga langkah yang dapat mengidentifikasi, menganalisis, dan mengurangi ancaman terhadap organisasi. Ini adalah adaptasi dari alat perencanaan yang digunakan oleh angkatan bersenjata AS yang mendorong pembangunan tim dan pengembangan pemimpin, serta menjaga operasi tetap pada posisi yang baik untuk bereaksi terhadap masa depan yang tidak pasti dan pasar yang bergejolak.
Rantai pasokan global telah dipaksa ke dalam keadaan perubahan historis yang mungkin berlangsung cukup lama. Perencanaan kolaboratif bukanlah konsep baru, tetapi saat kita mendekati minggu dan bulan yang tidak pasti ke depan, kebutuhan untuk membuat keputusan dengan informasi terbatas semakin meningkat.
Kekuatan sebenarnya dari latihan ini berasal dari sesi brainstorming satu jam dengan kelompok yang mencakup anggota staf yang bekerja dalam proses, dengan fasilitator yang terampil mendorong dan mengarahkan percakapan. Penting untuk diperhatikan bahwa membatasi keterlibatan tingkat manajemen atau eksekutif dalam sesi curah pendapat ini memungkinkan staf untuk mengatasi ancaman yang mungkin diabaikan atau didiskusikan.
Sesi brainstorming dengan tim rantai pasokan dapat terdiri dari lima anggota. Idealnya, seorang fasilitator akan bertujuan untuk mendorong diskusi tentang dua ancaman, dua analisis per ancaman, dan dua strategi mitigasi per analisis dalam setiap langkah proses masing-masing per anggota tim. Tujuan sesi satu jam dan tim beranggotakan lima orang adalah untuk mengidentifikasi tidak kurang dari 10 ancaman langsung, 20 analisis, dan 40 strategi mitigasi.
Langkah 1:Identifikasi Ancaman. Kelompok tersebut akan melakukan brainstorming dan mengidentifikasi apa pun yang diyakini sebagai ancaman langsung terhadap rantai pasokan. Fasilitator harus mendorong jawaban yang cepat dan responsif saat merekam semuanya di papan penghapus kering. Salah satu contohnya mungkin stabilitas pemasok.
Langkah 2:Analisis Ancaman. Setelah ancaman langsung diidentifikasi, fasilitator akan memandu kelompok untuk menilai kemungkinan cara di mana setiap ancaman dapat mempengaruhi rantai pasokan. Pengaruh jangka pendek dan jangka panjang harus dipertimbangkan. Contohnya mungkin termasuk bagaimana stabilitas pemasok dapat memengaruhi rantai pasokan perusahaan dalam enam bulan ke depan, tahun depan, dan lima tahun ke depan.
Langkah 3:Strategi Mitigasi. Pada langkah terakhir ini, fasilitator akan mendorong kelompok untuk mengembangkan strategi mitigasi. Fasilitator akan mendokumentasikannya sehingga dapat diberikan sebagai kiriman. Contohnya mungkin diversifikasi pemasok, pemetaan rantai pasokan, dan redundansi pemasok.
Ingatlah bahwa fasilitator harus mendorong setidaknya dua hingga lima jawaban per anggota untuk setiap langkah, dan mencatat semua informasi terkait di sepanjang jalan.
Fasilitator harus mengatur semua data dan informasi tingkat tinggi yang dibahas untuk menghasilkan penyampaian pertama, yang disebut Ringkasan Ancaman. Dokumen ini akan disalin dan didistribusikan ke manajemen tingkat atas atau pimpinan eksekutif, sambil menyimpan salinan asli untuk referensi historis.
Fasilitator kemudian akan meninjau apa yang telah dicapai, merinci ancaman langsung yang diidentifikasi, menilai kemungkinan efek dari masing-masing, dan membuat strategi mitigasi. Setelah diatur dan diorganisir, fasilitator akan memberikan hasil kedua kepada manajemen atas atau kepemimpinan eksekutif, yang disebut Analisis Ancaman Terperinci. Ini akan menguraikan langkah-langkah mitigasi yang diusulkan dari sudut pandang kelompok atau tim curah pendapat.
Manfaat bagi organisasi yang mempekerjakan CPE dapat didefinisikan dalam kualitas analisis dari sudut pandang staf yang bekerja di lapangan, yang melakukan pekerjaan setiap hari. Melibatkan karyawan yang peran utamanya dipengaruhi oleh ancaman dalam rantai pasokan memberikan wawasan berharga yang sering diabaikan di tingkat eksekutif. Proses ini juga cocok untuk pemecahan masalah berbasis solusi yang proaktif, dan memberikan organisasi waktu pengambilan keputusan yang lebih baik dari pimpinan, setelah menyediakan data yang diperlukan sebelum terjadinya ancaman.
Organisasi juga dapat memperoleh tingkat kepercayaan yang baru ditemukan di antara pihak-pihak yang terlibat setelah mengidentifikasi ancaman langsung, menghasilkan komunikasi yang jelas dan ringkas mengenai mitigasi. Hal ini juga mengurangi kepanikan di antara organisasi ketika kondisi membawa perubahan tak terduga, dan memberikan kepemimpinan dengan berbagai strategi mitigasi untuk implementasi.
Dengan mendukung penggunaan latihan satu jam ini, perusahaan mana pun dapat memperoleh sumber data penting dan relevan untuk pengambilan keputusan lebih lanjut, yang mengarah pada peningkatan layanan kepada pelanggan. Mempersiapkan organisasi Anda untuk bereaksi terhadap hal yang tidak diketahui dapat meningkatkan kemampuan perusahaan Anda untuk menghasilkan uang, sementara pesaing Anda dibiarkan bereaksi.
Dalam bisnis, waktu diukur dengan uang. Untuk pasukan AS di zona tempur, dapat diukur dengan berapa banyak tentara yang pulang. Ketika pasukan berada di lingkungan yang tidak bersahabat, sangat penting bagi semua pihak untuk diberi tahu dan memahami rencana tersebut, mengurangi kepanikan, ketidakpastian, dan ketakutan yang datang dengan peristiwa yang tidak terduga. Keputusan cepat biasanya dibuat dengan informasi terbatas, dan menggunakan proses perencanaan yang mengidentifikasi dan membahas ancaman langsung, sehingga meningkatkan waktu eksekusi dan meningkatkan tingkat keberhasilan. Kemampuan untuk gesit dan proaktif dalam identifikasi ancaman langsung, analisis dan perencanaan mitigasi memungkinkan militer menyelamatkan nyawa, dan bisnis menghemat uang. Sekarang, lebih dari sebelumnya, organisasi perlu menstabilkan dan memaksimalkan upaya mereka untuk mengurangi ancaman apa pun dalam rantai pasokan mereka.
Chris Olejnik adalah pensiunan manajer rantai pasokan senior Angkatan Darat AS. Shellie Jacobucci adalah analis rantai pasokan manufaktur.
