Bagaimana Rantai Pasok Menerapkan Pelajaran Perencanaan Militer Selama Krisis
Manajemen rantai pasok selalu berubah, bahkan saat bisnis seperti biasa. Bencana alam dapat mengekspos atau menekankan kelemahan dalam rantai pasok organisasi. Hari ini kita dihadapkan pada pandemi global yang telah menjatuhkan banyak perusahaan ke lutut. Lebih dari sebelumnya, organisasi perlu menstabilkan dan memaksimalkan upaya mereka untuk mengurangi ancaman dalam rantai pasok mereka sendiri.
Dinamika situasi COVID-19 saat ini memiliki kemiripan dengan misi pertempuran militer, di mana kebutuhan akan komunikasi yang efektif, pengambilan keputusan yang cepat dan perencanaan redundansi adalah kunci untuk menjaga organisasi tetap tangguh. Collaborative Planning Exercise (CPE) adalah proses tiga langkah yang dapat mengidentifikasi, menganalisis, dan mengurangi ancaman terhadap organisasi. Ini adalah adaptasi dari alat perencanaan yang digunakan oleh Angkatan Bersenjata AS yang mendorong pembentukan tim dan pengembangan pemimpin, dan menjaga operasi tetap terposisi dengan baik untuk bereaksi terhadap masa depan yang tidak pasti dan pasar yang volatil.
Rantai pasok global telah dipaksa ke dalam keadaan perubahan historis yang mungkin berlangsung cukup lama. Perencanaan kolaboratif bukan konsep baru, namun seiring kita mendekati minggu dan bulan yang tidak pasti di depan, kebutuhan untuk mengambil keputusan dengan informasi yang terbatas semakin tumbuh.
Kekuatan sejati dari latihan ini berasal dari sesi brainstorming satu jam dengan kelompok yang termasuk staf yang bekerja dalam proses, dengan fasilitator yang terampil yang mendorong dan mengarahkan percakapan. Penting untuk dicatat bahwa pembatasan keterlibatan manajemen atau tingkat eksekutif dalam sesi brainstorming ini memungkinkan staf untuk mengatasi ancaman yang mungkin terlewat atau tidak dibahas.
Sesi brainstorming dengan tim rantai pasok mungkin terdiri dari lima anggota. Idealnya, fasilitator akan bertujuan untuk mendorong diskusi dua ancaman, dua analisis per ancaman, dan dua strategi mitigasi per analisis di setiap langkah proses masing-masing anggota. Tujuan dari sesi satu jam dan tim lima anggota adalah untuk mengidentifikasi tidak kurang dari 10 ancaman langsung, 20 analisis, dan 40 strategi mitigasi.
Langkah 1: Identifikasi Ancaman. Kelompok akan melakukan brainstorming dan mengidentifikasi apa saja yang dianggap sebagai ancaman langsung terhadap rantai pasok. Fasilitator harus mendorong jawaban cepat dan responsif sambil mencatat semua pada papan tulis kering. Contohnya mungkin stabilitas pemasok.
Langkah 2: Analisis Ancaman. Setelah ancaman langsung diidentifikasi, fasilitator akan memandu kelompok untuk menilai cara-cara yang mungkin di mana setiap ancaman dapat mempengaruhi rantai pasok. Efek jangka pendek dan jangka panjang harus dipertimbangkan. Contohnya mungkin bagaimana stabilitas pemasok dapat mempengaruhi rantai pasok perusahaan dalam enam bulan mendatang, tahun depan dan lima tahun ke depan.
Langkah 3: Strategi Mitigasi. Selama langkah akhir ini, fasilitator akan mendorong kelompok untuk mengembangkan strategi mitigasi. Fasilitator akan mendokumentasikannya sehingga dapat diserahkan sebagai hasil. Contohnya mungkin diverifikasi pemasok, pemetaan rantai pasok dan redundansi pemasok.
Ingatlah bahwa fasilitator harus mendorong paling tidak dua hingga lima jawaban per anggota untuk setiap langkah, dan mencatat semua informasi yang relevan di sepanjang jalan.
Fasilitator harus menyusun semua data dan informasi tingkat tinggi yang dibahas untuk menghasilkan hasil pertama, yang disebut Threat Summary. Dokumen ini akan disalin dan didistribusikan ke manajemen atas atau kepemimpinan eksekutif, sambil menyimpan salinan asli untuk referensi historis.
Fasilitator kemudian akan meninjau apa yang telah dicapai, detailkan ancaman langsung yang diidentifikasi, menilai dampak yang mungkin dari masing-masing, dan menciptakan strategi mitigasi. Setelah disusun dan diorganisir, fasilitator akan memberikan hasil kedua kepada manajemen atas atau kepemimpinan eksekutif, yang disebut Detailed Threat Analysis. Ini akan menggambarkan langkah mitigasi yang diusulkan dari sudut pandang kelompok atau tim brainstorming.
Manfaat bagi organisasi yang menggunakan CPE dapat didefinisikan dalam kualitas analisis dari sudut pandang staf lapangan, yang melakukan pekerjaan setiap hari. Melibatkan karyawan whose peran utama dipengaruhi oleh ancaman dalam rantai pasok memberikan wawasan berharga yang sering terlewat di tingkat eksekutif. Proses ini juga meminjam diri pada pemecahan masalah yang proaktif dan berbasis solusi, dan memberikan organisasi dengan timeline pengambilan keputusan yang meningkat dari kepemimpinan, setelah menyediakan data yang diperlukan sebelum terjadinya ancaman.
Organisasi juga dapat memperoleh tingkat kepercayaan yang baru di antara pihak-pihak yang terlibat setelah mengidentifikasi ancaman langsung, yang mengarah pada komunikasi yang jelas dan ringkas mengenai mitigasi. Ini juga mengurangi panik di organisasi saat kondisi membawa perubahan yang tidak terduga, dan memberikan kepemimpinan dengan banyak strategi mitigasi untuk diterapkan.
Dengan mendukung penggunaan latihan satu jam ini, setiap perusahaan dapat memperoleh sumber data yang penting dan relevan untuk pengambilan keputusan lebih lanjut, yang mengarah pada pelayanan pelanggan yang ditingkatkan. Mempersiapkan organisasi Anda untuk bereaksi terhadap yang tidak diketahui dapat meningkatkan kemampuan perusahaan Anda untuk berbalik arah dengan cepat, sementara pesaing Anda tetap bereaksi.
Di bisnis, waktu diukur dengan uang. Untuk pasukan AS di zona pertempuran, itu dapat diukur dengan berapa banyak tentara yang pulang ke rumah. Ketika pasukan berada di lingkungan yang menakutkan, krusial bagi semua pihak untuk diberi informasi dan memahami rencana, mengurangi panik, ketidakpastian dan ketakutan yang datang dengan peristiwa yang tidak terduga. Keputusan cepat biasanya diambil dengan informasi yang terbatas, dan mengandalkan proses perencanaan yang mengidentifikasi dan membahas ancaman langsung, sehingga meningkatkan waktu eksekusi dan meningkatkan tingkat keberhasilan. Kemampuan untuk tangguh dan proaktif dalam identifikasi, analisis dan perencanaan mitigasi ancaman langsung memungkinkan militer untuk menyelamatkan nyawa, dan bisnis untuk menyelamatkan uang. Sekarang lebih dari sebelumnya, organisasi perlu menstabilkan dan memaksimalkan upaya mereka untuk mengurangi ancaman dalam rantai pasok mereka.
Chris Olejnik adalah manajer rantai pasok senior AS yang pensiun. Shellie Jacobucci adalah analis rantai pasok manufaktur.
